PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES ANF Sciencesconf – Meudon 10/11 octobre 2013

Sommaire ›La plateforme Sciencesconf.org ›Le portail ›L’espace conférence ›Site web ›Gestion scientifique ›Dépôt, sélection, envoi de mails, édition ›Inscription ›Paramétrage, paiement 2

INTRODUCTION 3

Historique ›2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. - Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD ›Septembre 2009 Début de la réalisation ›Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme ›Mars 2013 Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7  825 conférences gérées aujourd’hui 4

Présentation Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le « cloud CCSD » offrant : ›Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: ›Des adresses mails spécifiques Exemple: ›Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc. ›Demande d’hébergement simple via un site dédié  Aucune infrastructure informatique locale 5

PORTAIL ›CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd ›ANNUAIRE des conférences ›CALENDRIER des évènements ESPACE CONFÉRENCE ›POUR LES PARTICIPANTS -Inscription -Soumission ›POUR LES ORGANISATEURS -Hébergement et personnalisation du site web -Statistique de consultation -Suivi des inscriptions -Outils de sélection des contributions -Mise en place du programme -Envoi de mail -Edition électronique -Transfert vers l’archive ouverte HAL Organisation 6

Le portail d’entrée 7

Le portail ›Demande d’hébergement de la conférence ›Informations sur les conférences en cours 8

Création d’une nouvelle conférence ›Demande de création en 4 étapes :  Définition de la conférence  Informations complémentaires  Personnalisation du site internet  Récapitulatif ›Validation de l’hébergement sur la plateforme par le CCSD  Vérification d’éligibilité  Délai moyen 48 heures  Espace Conférence disponible 9

Consultation des événements (1) ListeRSS 10

Consultation des événements (2) chronologique Carte 11

Tutoriel [1] ›Présentation du portail ›Création de l’espace conférence 12

[CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence 13

Accès Participant ›Inscriptions ›Dépôt des résumés et communications ›Programme, annonces ›Consultation des informations de la conférence 14

Accès Organisateur (1) ›Site Web  Hébergement  Personnalisation (gabarit, apparences, contenu, …)  Statistiques de consultation ›Inscription  Construction du questionnaire  Suivi des inscriptions 15

Accès Organisateur (2) ›Gestion scientifique  Outils de sélection des contributions  Mise en place du programme  Envoi de mail (appel à soumission, relance, …)  Edition électronique  Transfert des communications sur l’archive ouverte HAL ›Administration  Configuration des listes (thématiques, types de dépôt, …)  Paramétrage de la conférence (période de soumission, de relecture, d’inscription, …) 16

Rôles utilisateurs Webmaster ›Personnalisation du site web (apparence + contenu) Coordinateur ›Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition des soumissions) ›Sélection des soumissions Relecteur ›Evaluation des soumissions Rédacteur ›Accès aux évaluations des relecteurs Gestionnaire (à venir) ›Accès à la liste des inscrits Administrateur ›Configuration de la conférence ›+ droit webmaster + droit coordinateur 17

Tutoriel [2-3] ›Accès à l’espace conférence Connectez-vous sur votre espace conférence  URL du site :  Identifiants de connexion : « adminX »  Mot de passe « adminX » Le site est fermé. Seules les personnes possédant un ro ̂ le spécifique sur le site peuvent se connecter. ›Création de comptes utilisateurs et attribution des privilèges 18

SITE WEB 19

Administration Site Web ›Langues de l’interface  Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence ›Charte graphique  En-tête Personnalisation du bandeau du site  Disposition Mise en page du site  Apparence Définition du thème graphique ›Menu  Ajout / Suppression de pages d’informations ›Statistiques de consultation 20

En-tête du site (1) 3 méthodes de personnalisation : ›Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées ›En-tête image ›En-tête HTML 21

En-tête du site(2) 22

Disposition Définition de la structure du site web: ›Menu Vertical ›Menu Horizontal 23

Apparence 3 méthodes de personnalisation du style : ›Styles prédéfinis ›Formulaire rapide  Style créé automatiquement avec les informations renseignées ›Style avancé  Accès aux feuilles  de styles CSS 24

Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence ›Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, … ›Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, …  Possibilité de définir des droits d’accès aux différentes pages du site en fonction des rôles utilisateurs 25

Pages prédéfinies (1) ›Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur ›Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence ›Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions 26

Pages prédéfinies (2) ›Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée ›Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS ›Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence 27

Pages personnalisables ›Page d’accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) ›Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) ›Galerie photo Diaporama des photos déposées ›Liens extérieurs ›Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) ›Fichiers déposés ›Dates importantes 28

Statistiques › Outil externe d’analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence ›Possibilité d’utiliser   29

Tutoriel [4] ›Personnalisez votre espace conférence  Configuration générale  Disposition  Apparence  En-tête du site ›Créez le menu de votre site  Ajoutez les différentes pages proposées par l’application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, …) 30

GESTION SCIENTIFIQUE 31

DÉPÔT 32

Configuration ›Définition des types de dépôts (oral, poster,…), des thématiques ›Définition des règles de dépôt:  Type de dépôt  Format du résumé  Période de dépôt  Alerte mail ›Choix des métadonnées demandées lors du dépôt  mots-clés, des auteurs, … 33

Dépôt pour les participants 4 étapes :  Métadonnées  informations sur la soumission (titre, …)  Auteurs  Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs  Fichier(s)  Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, …)  Conversion automatique dans le format PDF  Récapitulatif 34

SÉLECTION 35

Configuration ›Définition des relecteurs  Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission) ›Définition des options de relecture  Relecture (anonymisation possible)  Périodes par type de dépôt ›Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs  Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, …  1 note par critère pondérant la note finale ›Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts:  Accès aux avis des relecteurs  Sélection des dépôts 36

Relecture ›Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur ›Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur ›1 grille par dépôt ›Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques) 37

Tutoriel [5-7] ›Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt  Configuration générale  Types de dépôts  Thématiques ›Configuration de la relecture  Règles générales  Grille d’évaluation  Affectation des papiers 38

Tutoriel [8-10] ›Dépôt de résumés ›Evaluation des résumés ›Sélection des résumés 39

PUBLIPOSTAGE 40

Alias mails ›Création automatique d’un alias par conférence ›Possibilité de créer d’autres alias préfixé par l’identifiant de la conférence   Ex: 41

Apparence des mails ›Personnalisation de la structure des mails envoyés par l’application 42

Modèles de mails ›Personnalisation du contenu  Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt  Confirmation inscription  … ›Création de nouveaux modèles  Annonce colloque,  Appel à communication,  … 43

Listes de destinataires ›Créations de liste de destinataires prédéfinies  Pour préparer les appels à communication  Pour informer les participants  … 44

Publipostage ›Sélection destinataire  Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …)  Ajout de nouvelles adresses mails ›Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails  Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi (%USER%, %CONFERENCE%, …) ›Options supplémentaires  Ajout de pièces jointes  Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, … ›Historique des mails envoyés 45

Tutoriel [11] ›Présentation du module d’envoi de mails  Création de liste de destinataires  Création de modèles de mails  Outil de publipostage 46

EDITION 47

Programme de la conférence ›Ajout d’événements  Session,  Discours,  Pause,  … ›Ajout des interventions dans les sessions  Récupéré dans les soumissions acceptées 48

Vue journée 49

Vue journée 50

Vue semaine 51

Vue semaine 52

Vue détaillée 53

Vue détaillée 54

Vue détaillée 55

Edition PDF 56

Edition électronique ›« recueil des résumés » ou actes ›Sélection de la source des données  Type de dépôt  Grouper les soumissions ›Ajout de pages prédéfinies  Sommaire  Indexe par auteur  Liste de participants  Intercalaires (session) ›Ajout de fichiers extérieurs (au format PDF)  Export du document au format PDF 57

Intégration des actes dans HAL ›Export vers HAL en 1 clic ›Accord nécessaire des déposants ›Enrichissement de l’archive ouverte HAL ›Création automatique d’une collection pour la conférence ›Enrichissement des listes d’articles pour les laboratoires ›Diffusion large à travers l’archive ouverte 58

Tutoriel [12-13] ›Commencez à créer le programme de la conférence  Ajoutez des évènements session, accueil, … ›Editez le recueil des résumés de votre conférence ›Présentation export HAL 59

INSCRIPTION 60

Configuration ›Configuration du module d’inscription  Période d’inscription  Validation par l’administrateur des inscrits  Limite du nombre d’inscrits  Alerte mail ›Construction du questionnaire d’inscription personnalisé 61

Construction du formulaire ›Informations non modifiables  Champs de création de compte ›Informations personnalisables  Champ texte,  Liste déroulante,  Bloc de description,  Case à cocher,  …  Définition des champs obligatoires 62

Tutoriel [14.1] ›Paramétrez le module d’inscription. Pour le moment ne pas configurer le paiement des frais d’inscription. ›Construisez le questionnaire d’inscription en utilisant les différents objets proposés 63

Paiement des frais d’inscription ›Sélection des moyens de paiement  Chèque, bon de commande, en ligne ›Définition du montant des frais d’inscription  En fonction des catégories (chercheurs, étudiants, …)  En fonction des dates ›Possibilité d’ajout d’options  À partir du formulaire d’inscription créé auparavant exemple: participation au repas de gala : +50€ 64

Paiement en ligne (direct) ›Via Paybox ›Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox. ›via AzurColloque ›prochainement 65

Paiement en ligne (via passerelle) Service local (université, …) Service de paiement (PAYBOX, banque, …) utilisateur Service comptable  Paiement  Envoi données  Redirection paiement  Etat paiement  Retour paiement Etat comptable 66

Tutoriel [14.2] ›Paramétrez le paiement des frais d’inscription  Ajoutez le paiement en ligne URL site paiement : 67

Inscription pour les participants ›Lien d’inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l’administrateur ›Le participant complète le formulaire d’inscription ›Il reçoit une confirmation de son inscription par mail  Si paiement : ›Le système présente le montant des frais d’inscription ›Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens définis par l’administrateur) 68

Tableau de bord des inscrits ›Accès en temps réel aux inscription pour la conférence ›Possibilité d’être alerté pour chaque nouvelle inscription 69

Tutoriel [15] ›Testez maintenant l’inscription à la conférence ›Accédez au tableau de bord des inscrits (administrateur) 70

Liens utiles ›Portail principal › ›Support formation › › ›Support › ›Contact 71

QUESTIONS ? 72