Cours Organisation administrative Chapitre 8 La Méthodologie de l’action : la gestion du temps 17/09/2018

Cours du lundi 15 septembre Horaire : 09H00 à 12H30. Matériel nécessaire : Stylos de couleurs différentes. Crayon papier + gomme. Règle 30 cm. Cahier ou feuille avec quadrillage. Photocopies : Pages 109, . Contenu du cours sur le site Internet. Etudiant / AG OMA / … Plan du cours : Chapitre 8. Correction étude de cas FORMEX : Base de données. Planning. Applications en fin de cours : 1- Conception d’un planning de réservation. 2- Conception d’une liste de contrôle. 3- Conception d’un planning de gestion d’équipes. 4- Conception et tracé d’un graphe PERT. Préparer un diaporama sur la présentation de l’entreprise pour le CPAP. 17/09/2018

Chap 8 Situation professionnelle Lire le texte A. ROBIN page 109. Présentation de l’entreprise. Contexte. Mission. Vous devez planifier l’exécution du projet dans le respect du délai imparti et présenter votre proposition au directeur du cabinet. Réflexion : Par quelle(s) tâche(s) allez-vous commencer ? Quel sera l’ordonnancement définitif (tâche simultanée possible) ? Combien de temps va durer le projet ? Le délai de 3 mois sera-t-il respecté ? 17/09/2018

Chap 8 Situation professionnelle Résolution : 1) Déterminer les activités prioritaires. 2) Recenser, planifier l’enchaînement des tâches. 3) Prévoir la durée globale du projet. 17/09/2018

Chap 8 Les repères du référentiel La ressource temps : Elle a un coût. Elle est allouée avec rigueur. Sa consommation est surveillée. L’AG a un rôle primordial sur ces 3 points. 17/09/2018

Chap 8 (1)Les repères du référentiel Mémoriser les tâches à accomplir : L’agenda. Y mémoriser les tâches. Les exécuter au bon moment. Ex : Un rendez-vous avec un fournisseur. Donner des exemples. L’échéancier. Il faut des tâches identiques à intervalles réguliers. Regroupement de ces tâches en fonction de leur date d’échéance. Ex : Relance auprès de x prospects. 17/09/2018

Chap 8 (2)Les repères du référentiel Déterminer les activités prioritaires : Les tâches liées à un dysfonctionnement. Elles sont liées à la résolution de problèmes. Ex : Retard de règlement d’une facture qui interrompt les livraisons d’un fournisseur. Les tâches appartenant à un processus. C’est une suite de tâches qui se succèdent et qui remplissent une fonction particulière. Il faut que toutes soient exécutées sous peine de retard du processus. Ex : Actualisation d’un tableau de bord pour prendre une décision. L’AG doit faire preuve de vigilance face aux priorités et s’assurer du respect des délais et surveiller l’exécution grâce à des outils comme le planning. 17/09/2018

Chap 8 (3)Les repères du référentiel Recenser, planifier et prévoir les durées : Le recensement des tâches. Il se fera dans une liste de contrôle qui est un tableau de 3 colonnes. La planification. C’est déterminer leur ordre d’exécution et de repérer les antériorités de chacune d’elles. Les tâches simples : Elle n’est précédée que d’une tâche antérieure. Faire signer une lettre au responsable avant expédition. Les tâches complexes : Elle comporte des antériorités multiples. Ex : Plomberie et Electricité sont faites avant la peinture. N° de la tâche Nature de la tâche Durée estimée (en semaines) 17/09/2018

Chap 8 (4)Les repères du référentiel Recenser, planifier et prévoir les durées (suite) : C. La prévision des durées. Au niveau de chaque tâche. Au niveau du projet entier. La durée globale du projet fait l’objet d’un calcul. L’estimation de la durée de chaque tâche. C’est une estimation avec une marge de sécurité (15%). Elle est indiquée quand on dresse la liste de contrôle. Ex : Attente d’une réponse à une demande de renseignement auprès d’une administration, … Le calcul de la durée globale estimée du projet : Réalisation d’un graphe Pert. Il permet de fixer les dates de début au plus tôt de chaque tâche. Il permet de repérer le chemin critique (aucune marge libre). Les marges libres seront mises en évidence. 17/09/2018

Chap 8 (5)Les repères du référentiel Respecter les contraintes et atteindre les objectifs : Le suivi des opérations. L’AG vérifie que l’objectif sera atteint. Elle assure le suivi des opérations. Elle contrôle l’exécution de chaque tâche dans les délais impartis. La liste de contrôle Prévu / Réalisé est un outil de surveillance simple et efficace. Le graphique de Gantt permet de comparer ce qui était prévu avec ce qui a été fait (degré d’avance ou de retard). Outil de gestion du temps : Gestion de projet. Gestion des risques. Gestion des temps. Planification plannings et ressources. 17/09/2018

Chap 8 (6)Les repères du référentiel Respecter les contraintes et atteindre les objectifs : B. Les mesures correctrices envisageables. Accélérer, lorsque c’est possible, l’exécution des tâches critiques. Mobiliser, si nécessaire, les marges libres du processus. Contourner les contraintes en trouvant des solutions alternatives. 17/09/2018

Chap 8 Fiche ressource 1 Le Planning : Définition. Méthode. C’est un outil de visualisation de l’information. Il permet de surveiller l’exécution des tâches. Toutes les ressources de l’entreprise (personnel et matériel) sont mobilisées. Méthode. Il s’agit d’un tableau à double entrée. Titre général au tableau. En abscisse échelle des temps par journée. En ordonnée les ressources utilisées (personne ou matériel). Activité de la ressource dans les cellules (en couleur). Créer un exemple (voir celui du cours). 17/09/2018

Chap 8 Fiche ressource 1 Le Planning : Les différentes catégories de plannings. Les plannings manuels. Plannings papiers. Plannings muraux (à fiches à épaule, à ruban, à gouttières, magnétiques, à fils, …). Voir chez OD Sébastien NICOT. Rechercher des images sur Internet de chaque exemple. M’envoyer ces documents en pièces jointes d’un mail. Différents planning en images. (Sur Internet). Les plannings électroniques ou informatiques. Saisie des ressources et des tâches. Calcul automatique des délais et des marges libres. Mise en évidence du chemin critique. Choix du mode de visualisation et d’impression. Les logiciels. MS Project 2003. Gantt Project (logiciel à télécharger gratuitement). Excel à l’aide d’un graphique. 17/09/2018

Chap 8 (1) Fiche ressource 2 Le Graphe PERT : Définition : C’est une méthode de gestion de projet consistant à mettre en ordre sous forme de réseau plusieurs tâches. Les tâches sont dépendantes et selon une chronologie afin d’aboutir à la fin du projet. 17/09/2018

Chap 8 (2) Fiche ressource 2 Le Graphe PERT : Méthode : Les techniques de représentation. La représentation de tâches en séquence. La représentation de tâches simultanées. La notion de chemin critique. 17/09/2018

Chap 8 Vos références Pôle gestion et organisation (60) : Exercices : Pages 115 à 141. Pôle gestion et organisation (60F) : Pages 28 à 33. Site Internet : http://www3.ac-clermont.fr/pedago/ecogest/pedaenslplt/COMM1STT/comm_organisation.htm Sur mon site Internet : http://alain.megret.free.fr 17/09/2018

Travail pour le prochain cours Chap 8 Applications (Page 117) Conception d’un planning de réservation : Conception d’une liste de contrôle : Conception d’un planning de gestion d’équipes : Conception et tracé d’un graphe PERT : 17/09/2018

Planning Fiche 17/09/2018

Planning magnétique 17/09/2018