PROCEDURE D’EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES PRESENTATION PROCEDURE D’EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES 17/09/2018

PLAN Objectif Introduction Acteurs de la chaîne des dépenses publiques * 16/07/96 PLAN Objectif Introduction Acteurs de la chaîne des dépenses publiques Procédure normale Procédure exceptionnelle 17/09/2018 *

Objectif Faire découvrir aux acteurs de la chaîne budgétaire le nouveau circuit d’exécution des dépenses publiques 17/09/2018

Introduction L’exécution du Budget au Bénin repose sur le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables. Les opérations d’exécution sont ainsi divisées en deux phases distinctes : une phase administrative et une phase comptable Le nouveau circuit d’exécution des dépenses publiques décrit la nature, le contenu et l’enchainement des tâches qui jalonnent le processus. Il fait suite à la réforme des procédures d’exécution du Budget Général de l’Etat adoptée par le décret 2000-601 du 29/11/2000. 17/09/2018

Introduction Cette réforme se traduit par la déconcentration de la fonction d’ordonnateur et par l’informatisation du circuit de la dépense publique d’où la mise en place à la Direction générale du Budget, d’un Système Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFiP) . Cette déconcentration fait de chaque responsable administratif et financier des Ministères et Institutions de l’ Etat, l’ordonnateur délégué des crédits budgétaires alloués à sa structure. 17/09/2018

* 16/07/96 Introduction Dans le cadre de cette réforme, divers acteurs interviennent dans le processus d’exécution de la dépense : A la phase administrative on distingue: Les administrateurs délégués de crédits Le Ministre chargé des Finances est l’ordonnateur principal unique du Budget Général de l’Etat tandis que les autres Ministres sont des administrateurs de crédits de leur département. Les Ordonnateurs délégués Ce sont les responsables administratifs et financiers à qui les ministres ont à leur tour déléguer le pouvoir d’ engager, de liquider et d’ordonnancer les dépenses. 17/09/2018 *

Introduction Par ailleurs, au niveau départemental et des postes diplomatiques, les Préfets et les ambassadeurs sont les ordonnateurs secondaires. Les gestionnaires de crédits: ce sont les responsables des unités administratives ou coordonnateurs de projets, ils gèrent eux-mêmes leurs crédits; par conséquent, ils reçoivent les livraisons et certifient les factures y relatives. Le Contrôleur Financier (CF) ou son délégué : Pour des raisons d’efficacité, il est nommé auprès de chaque Ministère ou Institution de l’Etat ou Préfet un délégué du CF. 17/09/2018

Introduction A la phase comptable on distingue: le Receveur Général des Finances (RGF) comptable principal de l’Etat. Interviennent également le Receveur des Finances de la Dette placé auprès de la Caisse Autonome d’Amortissement (CAA) et les Receveurs des finances départementaux qui exécutent des opérations pour le compte du RGF. Pour exécuter la dépense publique, les acteurs disposent de deux procédures : la procédure normale et la procédure exceptionnelle 17/09/2018

Introduction La procédure normale est celle généralement utilisée et comprend quatre (04) étapes: l’engagement La liquidation L’ordonnancement Le paiement La procédure exceptionnelle est utilisée pour: La mise en place de la première avance aux régisseurs; Les évacuations sanitaires; 17/09/2018

Les Acteurs de la chaîne des dépenses publiques Les Acteurs qui interviennent au niveau central sont: Les Gestionnaires de crédits Les Agents ordonnateurs Les Ordonnateurs délégués Le Contrôleur Financier et ses Délégués Le Receveur Général des Finances (RGF) 17/09/2018

Les Acteurs de la chaîne des dépenses publiques Les Acteurs qui interviennent au niveau des départements sont: Les Gestionnaires de crédits Les Agents ordonnateurs secondaires Les Ordonnateurs secondaires Les Délégués du Contrôleur Financier Les Receveurs des Finances départementaux 17/09/2018

Procédure normale Cette procédure est utilisée pour les dépenses relatives aux bons de commande, aux contrats de marchés, aux délégations de crédits à l’intérieur et à l’extérieur et aux dépenses dont les pièces justificatives existent déjà. L’engagement procède d’une suite d’opérations effectuées par le gestionnaire de crédit, l’ordonnateur délégué ,le Contrôleur Financier et ses délégués 17/09/2018

Procédure normale I - ENGAGEMENT L’engagement est l’acte initial de la procédure d’exécution de la dépense; il se décompose en deux opérations: L’engagement juridique C’est l’acte par lequel l’organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge . L’engagement comptable C’est l’affectation d’une partie des crédits budgétaires à la réalisation de la dépense résultant de l’engagement juridique. 17/09/2018

Procédure normale Le gestionnaire de crédits Il détermine ses besoins et déclenche le processus d’exécution de la dépense, en adressant le carnet d’engagement rempli accompagné de trois (3) factures pro forma de trois fournisseurs différents au responsable chargé de la gestion financière du ministère l’Ordonnateur délégué (DA-DRFM-DAF etc.) Après le choix d’un fournisseur par l’ordonnateur sur la base du répertoire des prix officiels, le dossier est transmis à l’agent DRFM. 17/09/2018

Procédure normale l’agent DRFM saisit les informations consignées sur la fiche d’engagement et la facture pro forma; Il édite le projet de fiche d’engagement et le transmet au DRFM accompagné de toutes les pièces justificatives. Le DRFM vérifie la cohérence des données saisies par son agent et : valide le dossier en mettant son visa électronique Édite la fiche d’engagement et le bon de commande original Édite le bordereau de transmission des engagements vers le DCF Signe la fiche d’engagement ,l’original du BC et le bordereau de transmission 17/09/2018

Procédure normale Le Contrôleur Financier et ses Délégués (DCF) * 16/07/96 Procédure normale Le Contrôleur Financier et ses Délégués (DCF) Vérifie la présence effective de toutes les pièces Effectue les contrôles règlementaires Effectue le contrôle des informations saisies dans SIGFiP Valide, diffère ou rejette le dossier signe la fiche d’engagement et l’original du BC Edite le bordereau de transmission au DRFM Transmet le dossier physique au DRFM Les dossiers à visa différé ou rejeté sont accompagnés d’une fiche de notification explicitant les motifs. 17/09/2018 *

* 16/07/96 Procédure normale Au bout d’un délai de 15 jrs, si le dossier mis en différé n’est pas satisfait ,il est automatiquement rejeté par le système. Dans le cas de rejet, le crédit est dégagé et une fiche de dégagement égale au montant de l’engagement est édité en deux exemplaires, le dossier physique est transmis au DRFM accompagné de la notification de rejet et d’une copie de la fiche de dégagement. Le dossier bon validé est transmis au DRFM pour la notification et une copie de la fiche d’engagement est gardée par le CF ou son délégué. 17/09/2018 *

Procédure normale Le DRFM Edite les copies 1, 2 et 3 du BC * 16/07/96 Procédure normale Le DRFM Edite les copies 1, 2 et 3 du BC Edite l’étiquette qui sert à authentifier le BC et le colle sur l’original du BC Édite le bordereau d’envoi (BE) au Fournisseur Le DRFM notifie l’original du BC et la copie n° 3 au fournisseur appuyés du BE, la copie n° 2 est gardée par le DRFM tandis que le n° 1 est adressé au gestionnaire de crédits. Notons qu’à ce stade, le DRFM peut encore annuler l’engagement pour des motifs valables. Dans ce cas, il édite une fiche de dégagement de crédits qu’il adresse au DCF. 17/09/2018 *

Procédure normale II- LIQUIDATION * 16/07/96 Procédure normale II- LIQUIDATION Elle a pour but de vérifier la réalité de la dette (la constatation du service fait) et d’arrêter le montant exact de la dépense. Elle ne peut être faite qu’au vu des titres et pièces offrant la preuve des droits acquis par les créanciers (bordereau de livraison, procès verbal de réception, signature des personnes habilitées, certification du service fait …) 17/09/2018 *

Procédure normale- Liquidation * 16/07/96 Procédure normale- Liquidation Le gestionnaire de crédits Reçoit directement du fournisseur la livraison des produits commandés ou des prestations effectuées appuyée d’un bordereau de livraison (BL) ou d’un procès verbal de réception (PV) en présence du comité de réception Procède à l’enregistrement des commandes dans les registres appropriés Certifie le service fait au dos de la facture présentée par le fournisseur Prépare la liquidation en reprenant les calculs et conserve une copie de la facture certifiée 17/09/2018 *

Procédure normale - Liquidation * 16/07/96 Procédure normale - Liquidation Le gestionnaire de crédits Transmet l’ensemble du dossier au DRFM pour le mandatement L’agent Ordonnateur délégué Saisie les données au vu de la facture , du BL ou PV , du BE et du RIB Edite le projet de mandatement qu’il transmet au DRFM suivi des pièces justificatives Le DRFM Vérifie les données saisies, valide le projet de mandatement et édite le mandat Édite le bordereau de transmission des mandats au DCF Transmet le dossier physique au DCF 17/09/2018 *

Procédure normale - Liquidation Le DCF Le DCF procède aux contrôles relevant de sa compétence, Il peut valider, différer ou rejeter le dossier. Si le dossier est validé, alors le bordereau de transmission des mandats est édité et tout le dossier est transmis au DRFM. Le dossier différé ou rejeté est également transmis au DRFM avec la fiche de notification de différé ou de rejet. 17/09/2018

Procédure normale- Ordonnancement * 16/07/96 Procédure normale- Ordonnancement III- Ordonnancement L’ordonnancement est l’acte administratif par lequel, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre est donné au comptable de payer la dette de l’Etat ou celle des autres organismes publics. A la réception du dossier transmis par le DCF : Le DRFM: Ordonnance le mandat Édite et signe le bordereau de transmission des mandats ordonnancés vers le Trésor Transmet le dossier physique au Trésor 17/09/2018 *

Procédure normale - Phase comptable IV – PAIEMENT Le paiement est l’ acte par lequel l’Etat se libère de sa dette. Il est le stade terminal de la procédure d’exécution des dépenses publiques. Le paiement se réalise en deux étapes : la prise en charge du mandat de paiement et le règlement de la dépense. 17/09/2018

Procédure normale – Phase Comptable * 16/07/96 Procédure normale – Phase Comptable La prise en charge des mandats de paiement: A cette étape, l’agent Visa: Vérifie la présence physique des titres énumérés sur le bordereau de transmission Vérifie la qualité de l’ordonnateur délégué et l’assignation de la dépense Vérifie l’exactitude de l’imputation Vérifie la validité de la créance et le caractère libératoire du règlement A l’issue de ces contrôles, l’agent visa valide, diffère ou rejette le mandat 17/09/2018 *

Procédure normale – Phase comptable Validation L’agent visa valide et prend en compte éventuellement les oppositions, appose le cachet « Vu bon à payer » sur le mandat et transmet le dossier à la structure de règlement En cas de différé, l’agent visa édite la fiche de notification de différé à adresser à l’ordonnateur qui dispose d’un délai de 15 jours pour satisfaire aux motifs différé. Passé ce délai, le dossier est rejeté par le système. En cas de rejet, il édite la fiche de notification de rejet appuyée de la fiche de dégagement de crédits à adresser à l’ordonnateur délégué. 17/09/2018

Procédure normale – Phase comptable * 16/07/96 Procédure normale – Phase comptable Le règlement de la dépense: A cette étape, l’agent de la Division Règlement Vérifie la conformité à la règlementation en vigueur du mode de règlement Vérifie la cohérence des informations (Dossier – système) Lorsque les contrôles sont concluants, il saisie le numéro du livre journal Valide la saisie et édite et signe le bordereau de mise en règlement Edite les titres de règlement, les bordereaux de règlement et éventuellement le bordereau de transmission des oppositions Transmet ces documents édités au RGF pour signature 17/09/2018 *

Procédure normale – Phase comptable * 16/07/96 Procédure normale – Phase comptable Le RGF Signe les documents édités Transmet ces documents signés à la Division comptabilité pour paiement matériel de la dépense. Les différentes écritures comptables liées à cette opération sont transcrites au livre journal au vu des documents comptables. Les mandats de paiement et les pièces justificatives sont enfin classés pour l’élaboration du compte de gestion. 17/09/2018 *

Procédure normale – Phase comptable Le paiement matériel se traduit par l’envoi des divers titres de règlement appuyés des documents connexes aux structures destinataires: Le bon de caisse est déposé au guichet du trésor Public pour paiement au bénéficiaire Les avis de crédits sont transmis aux institutions bancaires Le bordereau des autres modes de règlement(chèque trésor) est transmis au service de la trésorerie pour prise en charge et acheminement au service de l’épargne. 17/09/2018

Procédure normale – Phase comptable Le paiement sans ordonnancement: il est utilisé dans le cas des avances aux régisseurs, ou de paiement des dépenses urgentes (cas des évacuations sanitaires). Dans le cas d’espèce, le titre de paiement est un ordre de paiement (OP)émis par l’ordonnateur Le paiement direct par le bailleur de fonds (conformément aux dispositions des conventions de prêts ou de dons) 17/09/2018

Procédure normale – Phase comptable Le paiement direct par le bailleur de fonds (suite) A la réception de l’avis de décaissement du bailleur de fonds au profit du créancier, le RFG constat une dette et passe une écriture de dépense du même montant que le mandat émis; Ce mandat ne donne plus lieu à un paiement matériel de la dépense. 17/09/2018

Procédure normale - Marchés Exécution des dépenses supérieures au seuil des marchés publics (MP) Les modes de passation des marchés publics (Voir Code des MP) Appel d’offre ouvert: Tout candidat qui n’est pas exclu peut soumettre une offre ou une demande. Appel d’offre restreint: Seuls les candidats que l’autorité contractante a décidé de consulter peuvent remettre des offres. Marché de gré à gré: Passé sans appel d’offre après autorisation de la DNCMP. 17/09/2018

Procédure normale - Marchés Les seuils de passation des marchés publics : niveau central La passation d’un MP est obligatoire pour toute dépense dont le montant est > aux seuils suivants: 20 Mions HT pour les marchés de fournitures et de services avec un SC= 80 Mions (SC= seuil de compétence) 60 Mions HT pour les marchés de travaux avec un SC= 200 Mions 10 Mions HT pour les prestations intellectuelles avec un SC= 40 Mions Mions=Millions 17/09/2018

Procédure normale - Marchés Exécution des dépenses supérieures au seuil des marchés publics Acteurs de la chaîne de passation des MP au niveau central de montant < au SC La Cellule de Passation des Marchés Publics (CPMP); Le Gestionnaire de crédits: Maître d’ouvrage; Le DRFM: Ordonnateur Délégué; La Direction Générale des Impôts et des Domaines (DGID). 17/09/2018

Procédure normale - Marchés Exécution des dépenses supérieures au seuil des marchés publics Acteurs de la chaîne de passation des MP au niveau départemental de montant > au SC La Cellule de Passation des Marchés Publics (CPMP); La Direction Nationale des Marchés Publics (DNMP); Le Gestionnaire de crédits: Maître d’ouvrage; Le Préfet: Ordonnateur secondaire; La Direction départementale des Impôts et des Domaines (DGID). 17/09/2018

Procédure normale - Marchés Exécution des dépenses supérieur au seuil des marchés publics (MP) Phase administrative Engagement: matérialisé par le marché dûment signé par le Maitre d’ouvrage (GC),le DRFM ou le Préfet Liquidation Ordonnancement Phase comptable a. Prise en charge b . Règlement c. paiement 17/09/2018

Procédure normale - engagement-ordonnancement La procédure engagement-ordonnancement est une procédure relativement plus courte qui permet d’exécuter certaines dépenses à savoir: Le règlement des factures d’abonnement; Les dépenses relatives aux salaires et primes; Les délégations de crédits à l’extérieur; Les dépenses appuyées d’une décision de mandatement; Les dépenses dont les pièces justificatives sont disponibles; Etc. 17/09/2018

Procédure normale - engagement-ordonnancement Le gestionnaire de crédits: Rassemble les PJ relatives aux dépenses concernées; Procède à la certification des factures et prépare la liquidation à soumettre à la DRFM; Remplit une demande d’engagement qu’il adresse au DRFM. L’Agent DRFM Saisie les données et édite le projet de fiche d’engagement; Transmet le dossier au DRFM pour validation. 17/09/2018

Procédure normale - engagement-ordonnancement Le DRFM Vérifie les données saisies; Saisit son visa électronique; Edite la fiche d’engagement (02)exemplaires en même temps que le mandat de paiement ainsi que le bordereau de transmission (02) exemplaires; Garde une copie de la fiche d’engagement et du bordereau de transmission; Transmet le reste du dossier au CF. 17/09/2018

Procédure normale -engagement-ordonnancement Le CF ou le DCF (cf. procédure normale) Le DRFM Saisit son visa électronique de validation; Signe le mandat papier; Garde copie de la fiche d’engagement; Edite le bordereau de transmission des mandats; Envoie le dossier au Trésor Public (ordonnancement). Le comptable (cf. Procédure normale) 17/09/2018

Procédure normale - réservation de crédits La procédure de réservation de crédits est une nouvelle procédure permettant de faire la réservation de crédits pour toutes les dépenses nécessitant une décision de mandatement. Le gestionnaire de crédits Rassemble les PJ relatives au projet de décision de mandatement qu’il transmet au DRFM. L’Agent DRFM Saisie les données et édite le projet de fiche de réservation de crédits; Transmet le dossier au DRFM pour validation. 17/09/2018

Procédure normale - réservation de crédits Le DRFM: Saisit son visa électronique; Edite et signe la fiche de réservation de crédits et le bordereau de transmission (02) exemplaires; Transmet le dossier au CF. Le DCF: Vérifie les données saisies; Signer la fiche de réservation et la décision de mandatement; Edite le bordereau de transmission; Transmet le dossier au DRFM. Transmet à son tour la décision de mandatement signée au gestionnaire de Crédits pour l’engagement de la dépense. 17/09/2018

Procédure normale - délégation de crédits Définition La délégation de crédits est la mise à disposition des crédits au profit des structures déconcentrées des Ministères et Institutions de l’Etat ou les postes diplomatiques pour l’exécution des dépenses en vue du financement des activités programmées. Nous avons la délégation de crédits à l’intérieur et à l’extérieur Délégation de crédits à l’intérieur Dès la mise en exécution du Budget Général de l’Etat, l’ordonnateur délégué déclenche le processus de délégation de crédits pour les structures déconcentrées. La délégation se déroule comme suit: 17/09/2018

Procédure normale - délégation de crédits à l’intérieur l’Agent DRFM: Procède à la saisie des informations dans SIGFiP Edite le projet de fiche de délégation de crédits qu’il transmet au DRFM Le DRFM: Valide, édite et signe la fiche de délégation de crédits (04 exemplaires: 01 original + 03 copies) Transmet les exemplaires au Préfet Le Préfet: l’ordonnateur secondaire : Procède à la ventilation des fiches de délégation de crédits ainsi qu’il suit: l’original au Receveur des Finances , une copie au Préfet (ordonnateur secondaire),une copie au DCF et une copie au gestionnaire de crédits . 17/09/2018

Procédure normale - délégation de crédits à l’extérieur Dès la mise en exécution du Budget Général de l’Etat, l’ordonnateur délégué (du MAEIAFBE) déclenche le processus de délégation de crédits pour les postes diplomatiques et celui de la défense pour les postes d’attaché militaire. La délégation se déroule comme suit: l’Agent DRFM: Procède à la saisie des informations dans SIGFiP Edite le projet de fiche de délégation de crédits qu’il transmet au DRFM 17/09/2018

Procédure normale - délégation de crédits Le DRFM: Vérifie les données saisies Valide, édite et signe la fiche d’engagement de délégation de crédits, fiche détail de la délégation ordonnancement au paragraphe(original + 2 copies et le mandat de paiement de délégation de crédit à l’étranger Le tout est transmis au DCF pour validation, puis au Trésor pour le transfert des fonds aux postes diplomatiques concernés. 17/09/2018

Procédure exceptionnelle Les dépenses concernées sont: L’émission des ordres de paiement (OP) pour la mise en place de la première avance aux régisseurs et les dépenses urgentes La régularisation des ordres de paiement L’exécution de ces dépenses fait intervenir les mêmes acteurs que la procédure normale Le Gestionnaire de crédits Envoie au DRFM d’une lettre d’appel de fonds précisant l’objet de la dépense , l’imputation budgétaire, le bénéficiaire et le compte du régisseur appuyé d’une demande de réservation 17/09/2018

Procédure exceptionnelle: Emission des OP l’Agent DRFM: Procède à la saisie des informations dans SIGFiP Edite le projet de fiche de réservation de crédits qu’il transmet au DRFM Le DRFM: Valide la fiche de réservation de crédits; Edite le bordereau de transmission et transmet le dossier au DCF. Le DCF: Effectue les contrôle réglementaire; Valide, et signe la fiche de réservation de crédits OP; Edite le bordereau de transmission et transmet le dossier au DRFM. 17/09/2018

Procédure exceptionnelle: Emission des OP Le DRFM: Edite et signe l’OP Edite le bordereau de transmission Envoie le dossier au DCF pour visa. Le DCF: Effectue les contrôles réglementaires; Valide, et signe l’OP; Edite le bordereau de transmission et transmet le dossier au DRFM. Le DRFM Edite le bordereau de transmission de l’OP vers le Trésor Transmet le dossier au Trésor Le RGF: Le comptable effectue les mêmes opérations que la procédure normale 17/09/2018

Procédure exceptionnelle: Régularisation des OP Les dépenses exécutées par OP doivent faire l’objet de régularisation selon la procédure ci-après: Le Gestionnaire de crédits Produit les Pièces justificatives de l’OP et les transmet au DRFM l’Agent DRFM Procède à la saisie des informations dans SIGFiP Edite le projet de mandat de régularisation qu’il transmet au DRFM Le DRFM: Valide, édite le mandat de régularisation portant le même chapitre que l’OP précédemment émis; Edite le bordereau de transmission et transmet le dossier au DCF. 17/09/2018

Procédure exceptionnelle: Régularisation des OP Le DCF: Vérifie les données saisies; Effectue les contrôles réglementaires; Valide et signe le mandat de régularisation Edite le bordereau de transmission et transmet le dossier au DRFM. Le DRFM Ordonnance le mandat ; Edite le bordereau de transmission du mandat ordonnancé vers le Trésor Transmet le dossier au Trésor . 17/09/2018

Procédure exceptionnelle: Régularisation des OP Le RGF: Le comptable Le comptable prend le dossier en charge , effectue les contrôles réglementaires. Lorsque ces contrôles sont concluants, il appose le cachet « vu bon à payer » sur le mandat de régularisation matérialisant le paiement juridique de la dépense. Dès lors, le mandat de régularisation se substitue à cet ordre de paiement et la dépense devient définitive. Le mandat de paiement et les pièces justificatives sont enfin classés pour l’élaboration du compte de gestion. Il convient de mentionner que le mandat de régularisation d’un OP n’entraîne jamais un décaissement matériel de fonds par le comptable public. 17/09/2018

Ainsi s’achève notre présentation Merci pour votre attention Vos questions seront les bienvenues 17/09/2018

FIN DE LA PRESENTATION 17/09/2018