Mots d’ouverture Sherry Sharpe

L’évolution de la fonction de contrôleur moderne et le rôle de l’évaluation des coûts Mike Lionais Contrôleur général adjoint intérimaire, Gestion financière, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Croissance et intégration de l’évaluation des coûts au gouvernement du Canada Erin Barkel Analyste de politique principale, Centre d'expertise de l'établissement des coûts, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Pause-santé / réseautage

Panel - prise de décisions et l’importance de l’information fournie par l’évaluation des coûts Troy Crosby, directeur général, Secteur des grands projets de défense, Services publics et Approvisionnement Canada Nandini Srikanthia, directrice générale, Direction des biens immobiliers et de l’integration des services, l’Agence du revenu Canada Binyam (Ben) Solomon, scientifique principal, Recherche et développement pour la défence Canada Dan Ross (modérateur), cadre en résidence et professeur invité, école de gestion Telfer, université d’Ottawa

Lunch et réseautage

Introduction à l’analyse de l’incertitude et des risques Allan Weldon Directeur, Finances et Établissement des coûts (Stratégie), Défense nationale

CADRE SUR LES RISQUES LIÉS AUX COÛTS SOUS-MINISTRE ADJOINT (FINANCES) Centre d’établissement des coûts de la Défense CADRE SUR LES RISQUES LIÉS AUX COÛTS Séminaire sur le perfectionnement professionnel pour la gestion des projets SOUS-MINISTRE ADJOINT (FINANCES) Allan Weldon Directeur exécutif – Centre d’établissement des coûts de la Défense Le 25 Janvier 2018

Aperçu Contexte Rôles et responsabilités du dirigeant principal des finances Cadre sur les risques liés aux coûts Exemple

Contexte et étapes initiales Modernisation de la gouvernance en matière de gestion financière au sein du gouvernement fédéral Rôles et responsabilités du dirigeant principal des finances Processus d’attestation du dirigeant principal des finances Harmonisation du processus d’établissement des coûts du ministère de la Défense nationale (MDN) avec les normes de référence internationales Nous avons tenu compte de la façon dont les alliés établissent les coûts Nous nous sommes joints à l’International Cost Estimation and Analysis Association Analyse des risques liés aux coûts – domaine où des améliorations s’imposent Les normes de l’industrie et les normes universitaires ont été adoptées dans le cadre des contraintes des politiques existantes de la fonction publique, de l’environnement opérationnel du dirigeant principal des finances et du MDN ainsi que des exigences des intervenants Le travail est effectué par une combinaison du personnel du Centre d'analyse et de recherche opérationnelle et du dirigeant principal des finances

Rôles et responsabilités du dirigeant principal des finances en matière de risques financiers 4.2.2 Diriger et gérer la fonction de gestion financière du ministère, ce qui comprend ce qui suit : 4.2.2.1 Fournir des conseils et un soutien financiers stratégiques aux administrateurs généraux et aux cadres supérieurs du ministère pour s’assurer que : 4.2.2.1.1 Les plans de programme et les décisions organisationnelles importantes sont fondés sur une analyse financière saine. 4.2.4 Exécuter une fonction de remise en question en matière de gestion financière, notamment l’évaluation des prévisions et des plans financiers du ministère pour déterminer si : 4.2.4.2 Les principales hypothèses financières qui sous-tendent les plans sont raisonnables et leurs répercussions pluriannuelles ont été évaluées; 4.2.4.3 Les risques financiers et les stratégies d’atténuation ont été recensés. 4.2.6 Informer rapidement l’administrateur général et le contrôleur général du Canada dans les cas suivants : 4.2.6.1 Le ministère est exposé à un risque financier majeur, notamment lorsqu’il existe une possibilité que le ministère dépasse la limite de ses crédits.

Affirmations du dirigeant principal des Finances La nature et l’étendue de la proposition sont raisonnablement décrites et des hypothèses matérielles (voir la définition) ayant une incidence sur les besoins financiers ont été divulguées et appuyées. Les risques significatifs ayant une incidence sur les besoins financiers, la sensibilité des besoins financiers aux changements des hypothèses clés et les stratégies d’atténuation des risques ont été divulgués. Les besoins en ressources financières ont été divulgués et sont conformes aux hypothèses énoncées dans la proposition et des options visant à contenir les coûts ont été envisages. Le financement a été identifié et est suffisant pour répondre aux besoins financiers pour la durée prévue de la proposition. La proposition est conforme à la législation et aux politiques en matière de gestion financière et les autorités compétentes en gestion financière sont en place ou sont demandées dans la proposition. Des contrôles financiers clés sont en place pour soutenir la mise en œuvre et le fonctionnement continu de la proposition

Affirmations du dirigeant principal des Finances # 2 Critère 2.1 - Les risques clés ont été pris en compte 2.1.1 Compte tenu de l’environnement actuel et des informations disponibles, les risques clés ayant un impact financier sont identifiés, clairement décrits et divulgués comme il convient. 2.1.2 Les risques ont été pris en compte dans le contexte du profil ministériel des risques. Critère 2.2 - La probabilité et l’impact des principaux risques ont été pris en compte 2.2.1 La probabilité et l’impact des risques clés sur les besoins financiers, si les risques se matérialisent ou si les hypothèses changent, on été examinés, évalués et articulés. 2.2.2 La sensibilité des besoins financiers au changement, en cas de matérialisation d’un risque clé, a été pris en compte. Critère 2.3 - Les stratégies de réponse au risque et d’atténuation sont claires 2.3.1 Les stratégies d’atténuation pour les risques clés ayant des impacts financiers sont claires et raisonnables. 2.3.2 Les stratégies de réponse et d’atténuation des risques pour les risques clés ayant des impacts financiers sont adaptées à la probabilité et à l’impact des risques.

Comprendre l’incertitude et le risque est l’état, même partiel, d’une déficience d’information lié à la compréhension ou à la connaissance d’un évènement, de ses conséquences ou de sa vraisemblance. (variabilité d’un évènement) Risque fait référence à l’effet de l’incertitude sur les objectifs. C’est l’expression de la probabilité et de l’impact d’un évènement susceptible d’affecter la réalisation des objectifs d’une organisation. (exposition à la perte ou au gain)

Comprendre l’incertitude et le risque L’analyse du risque et de l’incertitude informerait sur les limites et le niveau de confiance de l’estimation des coûts L’analyse de sensibilité quantifie la variance (c’est-à-dire les meilleurs et les pires scénarios) induite dans l’estimation par les facteurs de risque identifiés La probabilité d’occurrence est ensuite considérée pour établir le niveau de confiance de l’estimation Upper cost estimate boundary Lower cost estimate boundary Les décideurs sont pleinement informés du risque financier et de la décision qui leur est demandée – en particulier sur ce qui pourrait mal se passer, pour combien, et dans quelles circonstances cela risque de se produire * Peter R Garvey, Brian Flynn, Peter Braxton & Richard Lee (2012), “Enhanced Scenario Based Method for Cost Risk Analysis: Theory, Application and Implementation”, Journal of Cost Analysis and Parametrics, 5:2, pg 114

Aperçu du Cadre sur les risques liés aux coûts Détermination des risques Évaluation quantitative des risques liés aux coûts Production de rapports sur les risques liés aux coûts

Étapes de la détermination des risques liés aux coûts Lignes directrices en matière de gestion intégrée des risques du MDN et des Forces canadiennes Déterminer la mission et l’objectif principaux qui pourraient être à risque et la période de temps considérée (Horizon 1, 2, or 3) Mission/Objectif : estimation ponctuelle/informations financières à l’étude Ce qui pourrait faire en sorte que les valeurs considérées s’écartent des estimations ponctuelles calculées.

Étapes de la détermination des risques liés aux coûts (suite) Déterminer les gens, l’expertise, les outils et les techniques qui sont nécessaires pour effectuer l’évaluation des risques (par ex. scénarios, séances de remue-méninges, listes de vérification et critères à utiliser) Déterminé par les caractéristiques du projet / de l’initiative Parties prenantes typiques chef de projet/programme, directeur de projet/programme Économistes, représentants du processus de gouvernance, experts en la matière dans le domaine applicable

Étapes de la détermination des risques liés aux coûts (suite) 3. Considérer les causes et les scénarios possibles pour expliquer pourquoi et comment les risques pourraient se produire Comprendre l’initiative Description du programme/Charte du Projet Complexité du projet et évaluation des risques Horaires, organigrammes, etc. Collecter des données Méthode Delphi, remue-méninges, etc. Compiler le registre des risques de coûts Approche standardisée

Étapes de la détermination des risques liés aux coûts (suite) 4. Effectuer une analyse des intervenants pour déterminer leur tolérance aux risques, leur point de vue et leur attitude 5. Identifier le responsable de chaque risque et le niveau de contrôle qui existe pour chaque risque. Contingence Autres stratégies d’atténuation

Évaluation qualitative des risques liées aux coûts Méthodes qualitatives Analyse qualitative du risque lié aux coûts Norme d’attribution de contingence Surveillez les pièges – substantiels et indicatifs

Évaluation quantitative des risques liés aux coûts Méthodes quantitatives Méthode des facteurs de coût « Estimation en trois points » Axé sur le changement de coût plutôt que sur l’impact du risque Méthode des facteurs de risque Concentré sur le risque L’impact du risque sur le coût doit être quantifié

Évaluation quantitative des risques liés aux coûts Élaboration d’un cadre à quatre étapes pour l’analyse des risques liés aux coûts : Choisir les méthodes Déterminer l’amplitude et les probabilités des risques globaux Analyse de sensibilité Distributions triangulaires Évaluer les éventualités associées au projet Effectuer une analyse de sensibilité

Production de rapports sur les coûts Une analyse de sensibilité sur les éléments de la structure de découpage des risques liés aux coûts L’estimation des coûts de base du projet et son degré de probabilité La distribution cumulative (courbe en S) des coûts du projet en dollars de l'année d'établissement du budget, y compris les probabilités associées à l'estimation des coûts de base et à la réserve de prévoyance retenue pour éventualités Les coûts selon l'année, ajustés en fonction des risques et en dollars de l'année d'établissement du budget, représentant l'étalement des risques

En pratique – Détermination des risques liés aux coûts Examiner et comprendre l’information produite dans le cadre du processus d’approbation du projet - Évaluation de la complexité et des risques du projet - Registre des risques inhérents au projet - Charte du projet - Discussions avec les intervenants (effectif affecté au projet, experts en la matière, industrie) Conseil des risques liés aux coûts Entrevues Élaborer un registre des risques liés aux coûts et confirmer les données auprès des intervenants

En pratique – Évaluation quantitative des risques liés aux coûts – Analyse de sensibilité

Courbe en S – Évaluation ponctuelle

Courbe en S – Éventualités

Prochaines étapes Intégrer les renseignements dans les processus de gouvernance Tolérance aux risques Structure des paragraphes d’autorisations Apporter d’autres améliorations

Des questions?

Organigramme du processus d’établissement des coûts Initiation et recherche Votre public, ce que vous estimez et pourquoi vous faites une estimation sont d’une importance capitale. Évaluation Les étapes de l’évaluation des coûts sont itératives et peuvent être réalisées selon un ordre varié ou en même temps. Analyse La confiance dans la gamme de l’estimation est cruciale pour le décideur. Présentation La documentation et la présentation constituent un facteur décisif du résultat de l’estimation de coûts. L’analyse, la présentation et la mise à jour des étapes des estimations peuvent contribuer à la répétition des étapes précédentes de l’évaluation Définir l’objectif de l’estimation Élaborer le plan de l’estimation Cerner les règles de base et les hypothèses Définir le programme Obtenir les données Déterminer la structure de l’estimation Élaborer l’estimation ponctuelle et la comparer à une estimation des coûts indépendante Effectuer une analyse de la vulnérabilité Effectuer une analyse des risques et de l’incertitude Documenter l’estimation Présenter l’estimation à la haute direction à des fins d’approbation Mettre à jour l’estimation pour rendre compte des coûts/changements réels

Exercice en équipe - élaborer un registre des risques Vrenti Ghergari Gestionnaire, Centre de calcul des coûts en défense - Ministère de la Défense Nationale, Gouvernement du Canada

Pause-santé / réseautage

De l’analyse de l’incertitude et des risques aux mesures de contingence Vrenti Ghergari Gestionnaire, Centre de calcul des coûts en défense - Ministère de la Défense Nationale, Gouvernement du Canada

Mot de clôture Merci d'être venu!