Calendrier de diffusion et contenu des lots © amue 2014

GBCP : planning global Finalement le lot 2 est livré « début octobre ». Lot 1 : livré début juin pour recette => livré aux sites au plus tard début septembre (avec perso en amont si j’ai bien compris ...) Lot 2 : livré fin décembre, mais installable en production qu’en janvier (à cause du non conditionnement total) 21/09/2018 © amue 2015

Contenu et diffusion du lot 1 Le lot 1 sera livré à l’Amue en juin 2015, il sera diffusé aux établissements en septembre 2015 ( avec perso en amont). © amue 2014

Les nouvelles nomenclatures Nomenclature comptable (plan comptable M9) Les nouveaux comptes budgétaires Notion d’enveloppes pour les dépenses Notion de recettes globalisées (5 catégories) Notion de recettes fléchées (6 catégories) Les nouvelles destinations pour les dépenses Les fonds, nouvel axe obligatoire, pour les recettes Les groupes de PFI (nécessaires pour l’édition des états et des reports budgétaires) : tous les PFI devront appartenir à un groupe de PFI. © amue 2014

Les nouveaux centres financiers Les centres financiers portent désormais la notion de CRB (centre de responsabilité budgétaire) ou de SO (service opérationnel) Un nouveau centre financier peut être mis en œuvre pour isoler les contrats de recherche Fongibilité entre les enveloppes de fonctionnement et d’investissement © amue 2014

La programmation et la reprogrammation Nouveau paramétrage mis en œuvre pour l’élaboration budgétaire Saisie du budget d’engagement et de paiement sur des nouveaux types de pièce Possibilité de reprogrammer son budget y compris en faisant de la fongibilité asymétrique ou de la fongibilité entre fonctionnement et investissement pour les contrats de recherche Outil de chargement en masse du budget pluriannuel © amue 2014

Les états disponibles Les états de la souche Sifac actuelle pourront être utilisés pour le suivi de l’élaboration (programmation et reprogrammations) en AE et en CP : Comparer deux versions d’un même exercice (FMRP_RW_BUDVER) Détail d’élaboration budgétaire par type d’opération (FMRP_RW_BUDGET) Détail des pièces de saisies budgétaires (FMEDDW) Reporting par ratios (FMKFR01) De nouveaux ratios et variantes vont être proposés pour suivre l’élaboration sur la pluriannualité © amue 2014

Les nouveaux contrôles du disponible (1) Le contrôle des AE est fait : Réglementairement, au niveau des budgets principaux et annexes Le système agrège la programmation et l’exécution des centres financiers qui sont de niveaux inférieurs aux budgets principaux et annexes et fait un contrôle par enveloppe Au niveau du CRB Le système agrège la programmation et l’exécution des centres financiers qui sont de niveaux inférieurs au CRB, et fait un contrôle par enveloppe / global (choix de l’établissement). Si CRB de recherche, alors le contrôle agrège également les enveloppes de fonctionnement et investissement pour faire le contrôle. Optionnellement, au niveau SO et/ou opérations : Enveloppe Global Pas de contrôle Fongible © amue 2014

Contrôle de disponibilités des opérations pluriannuelles Simple suivi : Il n’y a pas de contrôle limitatif au niveau de l’opération : le fait de gérer le projet en opération pluriannuelle a pour seul objectif de suivre l’exécution des dépenses et des recettes effectuée dans le cadre du projet Budgétisation spécifique : Il y a un contrôle limitatif par enveloppe et par an au sein du projet. Programmation détaillée : Il y a un contrôle limitatif sur la totalité du projet : le responsable de l’opération dispose d’une autorisation de dépense correspondant au montant total de son projet. Les contrôles par enveloppe et par an sont effectués au niveau du CRB. Particularité des contrats de recherche : Les enveloppes de fonctionnement et d’investissement sont fongibles. © amue 2014

Les nouveaux contrôles du disponible (2) Le contrôle des CP : S’effectue au niveau 1, par enveloppe (comme pour les AE) Est déclenché au moment du paiement (rapprochement entre facture et paiement). Le contrôle de disponibilité des recettes est évaluatif pour les PR comme pour les RE Le contrôle des PR est similaire au contrôle sur les AE Le contrôle des RE est similaire au contrôle sur les CP © amue 2014

Contenu et diffusion du lot 2 Le lot 2 sera livré à l’Amue en octobre 2015, il sera diffusé aux établissements de la vague 1 en décembre 2015 mais installable en janvier ( à cause d non conditionnement totale). © amue 2014

Les évolutions du flux de la dépense Impact budgétaire sur les AE lors de la validation de la commande Message d’erreur si non modification de la date de livraison Possibilité d’utiliser l’échéancier des livraisons (au niveau poste) pour définir différentes dates de livraison ou de facturation qui seront reprises dans le plan de trésorerie Consommation des crédits de paiement (CP) au moment du rapprochement de la pièce de facture et de la pièce de paiement Pouvoir faire des commandes multi CRB au sein d’une même société Possibilité d’avoir plusieurs adresses de livraison dans l’édition du bon de commande Pouvoir effectuer des commandes multi niveau de besoin (descendu au niveau poste) © amue 2014

Impact budgétaire du flux de la dépense (1) Engagement financier Engagement juridique Certification du service fait Demande de paiement Paiement S. Facturier = comptable Comptable Ordonnateur Ordonnateur Ordonnateur Le gestionnaire saisit l’EF Le gestionnaire saisit l’EJ L’ordonnateur le contrôle et le valide L’ordonnateur certifie le service fait Le gestionnaire saisit la facture Le comptable réalise le paiement AE +81 -81 +51 -51 +54 -54 +54 -54 +57 CP +54 -54 +54 -54 +57 © Amue 2014

Impact budgétaire du flux de la dépense (2) Dépenses sans EJ préalables Engagement financier préalable facultatif pour réservation des AE Consommation des AE lors du pré-enregistrement de la facture Ajustement des AE lors de la prise en charge de la facture par le comptable et prévision des CP (pas de contrôle de disponible) Consommation des CP lors du rapprochement entre la demande de paiement et le paiement (F110 / F-53) FMX1 FV60 FBV0 F110 EF EJ SF DP (ordonnateur) Prise en charge (comptable) Paiement CHD AE +81 -81 +60 -60 +54 CP +54 -54 +57 Même si le paiement a eu lieu avant DPAO c’est lors du rapprochement avec la facture que les CP sont consommés © amue 2014

Comptabilisation de l’avance Impact budgétaire des frais de déplacement Ordre de mission Comptabilisation de l’avance Paiement Avance Etat de frais DP / Etat liquidatif Paiement Validation de l’OM : Consommation des AE Comptabilisation de l’avance : Prévision de CP pour le montant de l’avance Paiement de l’avance : Consommation des CP Saisie de l’état de frais : Ajustement des AE Comptabilisation de la DP : Ecriture comptable et prévision de CP Rapprochement entre la DP et le paiement : consommation des CP AE +52 -52 +54 +52 -52 +54 CP +54 -54 +57 +54 -54 +57 © amue 2014

Les dépenses de personnel Les dépenses de personnel sont intégrées via chargement d’un fichier en date comptable correspondant à la date de paiement des agents Impact en AE lors de l’intégration Impact en CP lors du rapprochement avec les pièces de tréso Possibilité d’intégrer la paie avec un lien vers une réservation de crédits : La réservation de crédit est annuelle Consomme la totalité des AE sur l’année de saisie -> blocage de l’enveloppe de personnel du CRB Le lien vers la réservation doit être mis en œuvre pour tout le monde en même temps donc décaler à fin 2016 © amue 2014

Typologie des marchés Impact GBCP sur le module MARCHES Classification des marchés selon 4 familles GBCP Code Typologie des marchés Définition ORDI Marché ordinaire Marché à bon de commande unique : le lancement d’une étape du marché est suivi par une prise de commande immédiate. Les étapes du marché sont reconductibles ou non. BC Marché à bons de commande Marché à bons de commande multiples : le lancement d’une étape du marché n’est pas obligatoirement suivi par une prise de commande immédiate. TC Marché à tranches Chaque étape du marché est constituée d’une tranche ferme et d’une tranche conditionnelle. Chaque tranche est à bon de commande unique : lorsque qu’une tranche est lancée elle est obligatoirement suivie d’une prise de commande. Les tranches sont non reconductibles. Une tranche conditionnelle non réalisée peut ou non donner lieu à un dédit. MIXTE Marché mixte Marché à bon de commande unique ou/et à bons de commande multiples, à étapes reconductibles ou non © amue 2014

Principaux impacts sur la gestion des marchés Dans le module Marchés, les enveloppes de niveau 1 devront être associées à un CRB Le marché ne génère pas d’impact budgétaire. Ce sont les bons de commande en référence au marché qui consomment les AE. Le gestionnaire habilité doit saisir le ou les bons de commandes qui consomment les AE, à concurrence du montant engagé envers le tiers Le paiement des avances consomme les CP La retenue de garantie ne diminue pas l’impact en CP. La retenue de garantie est considérée comme un acte de comptabilité générale sans impact budgétaire. © amue 2014

Principaux impacts sur la gestion des marchés Les tranches conditionnelles sont des tranches optionnelles planifiées dans les marchés ; l’établissement peut faire le choix de les commander ou de ne pas les commander. Elles ne consomment donc pas les AE jusqu’à leur affermissement. En cas de dédit sur tranches conditionnelles : création d’une commande afin d’engager budgétairement l’établissement : quoi qu’il arrive, l’établissement devra payer le dédit au prestataire. © amue 2014

Processus Recette  PR  RE 97 Encaissement Budgétisation de la prévision de recette Validation de l’engagement Constatation de la créance Certification de la créance Prise en charge comptable Encaissement Prévision de recette globalisée ou fléchée Enregistrement de la commande de vente Création de la facture de vente Validation de la facture (étape optionnel) Le comptable prend en charge la facture de vente L’encaissement est rapproché de la facture de vente Budgétaire  PR  RE D411 C7 D5 C411 Compta géné Compta ana 97 © amue 2014

La gestion des avances clients La gestion des avances peut être effectuée par le biais des demandes d'avances des commandes de ventes : il y a impact budgétaire en RE lors du rapprochement des demandes d'avance (pièce statistique) et de l'encaissement. Les demandes d’avances peuvent également être créées via une liquidation directe de pièce statistique. Dans ce cas, c’est également au rapprochement de cette demande d’avance et de l’encaissement qu’il y aura un impact sur les RE.  © amue 2014

Subventions sans condition - Dons Pour les subventions sans condition, la constatation de la créance est simultanée à la création de la commande de vente, ainsi que l’émission de la facture. Possibilité de saisir un échéancier de paiement dans la commande : plusieurs postes avec conditions de paiement différentes qui généreront en VF01 plusieurs factures et plusieurs postes de contrepartie, avec chacun une échéance différente Ces échéances seront reprises dans le plan de trésorerie, si le paiement de la subvention est prévu en plusieurs fois. © amue 2014

Le plan de trésorerie Tableau de trésorerie réglementaire cible © amue 2014

Le plan de trésorerie Composition du tableau : Chaque cellule est composée, pour chacune des catégories : Du plan de trésorerie N-1, auquel est appliqué un coefficient ( par rubrique et mois) Des prévisions de trésoreries manuelles Des prévisions de trésoreries semi-automatiques Des prévisions de trésoreries déduites de l’avancement des flux Le montant de chaque cellule est calculé suivant la formule suivante : Réel N-1 * Coeff. de pondération + Prévisions manuelles + Prévisions issues des flux La catégorie des prévisions de trésoreries liée à l’avancement des flux sera déduite des comptes budgétaire imputés au cours du flux; cela permettra de dissocier les opérations budgétaires / non budgétaires / fléchées ou non fléchées. © amue 2014

Simplification processus prestation interne Commande d’achat Interne Commande de vente Facture d’achat Transformation en commande de vente. Transformation effectuée avec succès Facture de vente / Comptabilisation 1 2 3 3’ 4’ 5 4 © amue 2014

Simplification processus prestation interne Diminution du disponible d’AE chez l’acheteur lors du lancement de la commande d’achat La comptabilisation s’effectue directement lors de l’enregistrement de la facture de vente (VF01) Impact comptable et budgétaire dès la facturation (impact en AE sur le type de valeur 54 et sur le compte budgétaire F_PI). Augmentation du disponible d’AE chez le vendeur © amue 2014

Ajout d’ informations supplémentaires dans la convention onglet « Avenant » contenant le tableau des différents avenants de la convention. onglet « OP. pr. Cptes de tiers » contenant l’ensemble des opérations pour comptes de tiers lié à l’opération : Date de début Durée (nb jours) Montant 30/06/2014 180 150000 € Tiers Montant Date de reversement prévisionnelle © amue 2014

Contenu et diffusion du lot Etat Le lot Etat sera livré à l’Amue en mars 2016, il sera diffusé aux établissements de la vague 1 à l’été 2016. © amue 2014

Liste des Etats réglementaire Tableau 2 : Autorisations budgétaires (prévisionnel) Tableau 3 : Dépenses par destination et recettes par origine (prévisionnel) Tableau 4 : Equilibre financier : (prévisionnel) Tableau 5 : Opérations pour le compte de tiers (prévisionnel) Tableau 6 : Situation patrimoniale (prévisionnel) Tableau 7 : Tableau de passage (prévisionnel) Tableau 9 : Opérations liées aux recettes fléchées (prévisionnel) Tableau 10 : Tableau agrégé des opérations pluriannuelles Tableau 11 : Tableau détaillé des opérations pluriannuelles © amue 2014

Liste des Etats opérationnels Etat de suivi des marchés (lien entre marché bon de commande et conso des AE) Suivi des commandes de vente (lien entre eOTP, jalon et facturation) Suivi d'exécution  annuel global Dépense Suivi d'exécution  annuel global Recette Suivi d'exécution  annuel détaillé Dépense Suivi d'exécution  annuel détaillé Recette Suivi pluriannuel Global Echéancier de CP Echéancier de RE Opérations liées aux recettes fléchées (réalisé) Tableau agrégé des opérations pluriannuelles  Autorisations budgétaires (réalisé) Dépenses par destination et recettes par origine (réalisé) Equilibre financier : (réalisé) Tableau de passage (réalisé) © amue 2014

Contenu et diffusion du lot 3 Le lot 3 sera livré à l’Amue à l’été 2016, il sera diffusé aux établissements de la vague 1 à l’automne 2016. © amue 2014

Les reports de budget Les reports : Elargissement des règles. Pour les AE/CP non consommés à temps (fin d’année N), possibilité de : Déprogrammer (en N) et reprogrammer (en N+1) les AE et CP non consommés, à l’occasion d’un Budget Rectificatif de fin d’année ou d’un Budget Rectificatif de début N+1. Et/ou Faire des reports, suite au vote du Budget Initial, à présenter au prochain Conseil d’Administration. © amue 2014

Les reports de budget Conditions de report : Sur certaines opérations pluriannuelles (PPR, PPI, Opé pluriannuels d'enseignement et formation continue, financées par des tiers, pour les tranches non exécutées). Ces règles s’appliquent donc autant pour les reports du budget d’engagement que pour les reports du budget de paiement. Sur les CP ayant donné lieu à service fait : « Les crédits de paiement non consommés en fin d'exercice peuvent être reportés, sur décision de l'organe délibérant, dans la limite des dépenses pour lesquelles le service fait a été certifié au cours de l'exercice, et dont le paiement n'est pas intervenu. Cette décision fait l'objet d'un budget rectificatif » © amue 2014

Report des flux Les pièces non totalement payées ou encaissées, doivent être reportées sur l’exercice budgétaire suivant, pour continuité des flux sur l’exercice suivant et donc suivis sur le même objet de l’historique des mouvements, quel que soit l’exercice d’origine (commandes notamment) . Ce report d’engagement ne doit pas entrainer de consommation d’AE sur exercice N, ni de diminution de consommation sur exercice N-1. Le report d’engagement sera donc assimilé à un report technique dans SIFAC. © amue 2014

Clôture annuelle des opérations pluriannuelles Méthodes de comptabilisation automatisée: Disparition des RA Disparition de la méthode à l’achèvement Convention à l’avancement avec contrepartie : fonctionnent comme la méthode d’avancement d’aujourd’hui (classes 6 et 7 et charges indirectes uniquement prises en compte dans le calcul de l’avancement) Subvention avec condition d’octroie : Constatation d’une subvention à recevoir de fonctionnement (calcul sur la base de la classe 6 et 7) sans prise en compte de l’amortissement et des reprises de quote-part des subventions. Pas d’impact budgétaire. Constatation d’une subvention à recevoir d’investissement (calcul sur la base de la classe 2 et la classe 1). Pas d’impact budgétaire. © amue 2014

Pièce de blocage de fond Lorsqu’une pièce d’engagement reportée est revue à la baisse (notion de retrait d’engagement) : la consommation d’AE des exercices clôturés ne peut être modifiée et les AE ne peuvent pas être restituées sur l’exercice en cours sauf cas de dérogations. Pour cela création d’une pièce de blocage de fond en automatique qui pourra être supprimée ou modifiée si on se trouve dans un cas dérogatoire (habilitation donnée à un faible nombre de personnes) © amue 2014

Opérations d’inventaire sans flux de trésorerie Les opérations d’inventaire ont un impact uniquement comptable et ont pour finalité de respecter l’indépendance des exercices comptables. Elles n’ont pas d’impact budgétaire : création d’un type de pièce particulier. © amue 2014

Contenu et diffusion du lot 4 Le lot 4 sera livré à l’Amue à l’été 2016, il sera diffusé aux établissements de la vague 1 à l’automne 2016. © amue 2014

Taux de sondage dans la plan de contrôle du CHD Le besoin est d’ajouter un contrôle par sondage dans le CHD Ce contrôle par sondage implique de bloquer un certain pourcentage de facture au paiement qui rentre dans le plan de contrôle Exemple : Le plan de contrôle veut que 10% des factures inférieures à 10€ pour le CFI xxx soient bloquées Dans cette hypothèse, nous aurions 1 facture sur 10 qui rentre dans ce plan de contrôle qui sera bloquée au visa Cela implique de modifier le plan de contrôle du CHD avec : l’ajout du taux des factures à contrôler l’ajout d’un index permettant de calculer les factures passants par le plan de contrôle (invisible par les utilisateurs) © amue 2014

Mise en place du service fait en deux temps Engagement financier Ordonnateur Engagement juridique Ordonnateur Constatation du service fait Gestionnaire Service Métier Certification du service fait Ordonnateur Demande de paiement S. facturier = comptable Paiement Comptable Le gestionnaire saisit l’EF Le gestionnaire saisit l’EJ L’ordonnateur le contrôle et le signe Le gestionnaire vérifie la conformité de la livraison à l’EJ L’ordonnateur certifie le service fait Le gestionnaire saisit la DP Le comptable prend en charge Le comptable réalise le paiement Suppression des impact budgétaire 54 en cas d’écart de facture, finalement il est préférable de le traité dans les « erreurs au cours du flux » AE +81 -81 +51 -51 +54 -54 +54 CP +54 -54 +54 -54 +57 21/09/2018 © Amue 2014

Mise en place des devis Afin de tracer dans l’outil la naissance de créance, possibilité de mettre en place les devis. Le passage par cette étape est facultatif. Les objectifs sont les suivants : Réaliser une précommande de vente : cela pourrait permettre aux personnes à l’origine des recettes, mais n’ayant pas les habilitations appropriées, d’initier les recettes dans Sifac. Envoyer un devis au client Le devis peut ensuite être transformé en commande de vente © amue 2014

La mise en place de la fiche opération Etat affichant des données générales, financières et contractuelles de la convention Certaines informations sont issues: de la convention elle-même du (des) contrat(s) et commande(s) de ventes associées à cette convention si certaines informations sont hors outil, l’utilisateur devra les compléter manuellement. Solution d’implémentation : génération d’un fichier Excel depuis SAP © amue 2014