CONSEIL D’AGENCE COMPTABLE 7 décembre 2017

ACTUALITES Convention de groupement comptable Un nouveau modèle de convention a été diffusé le 30 novembre 2017 par le recteur. ODICé Le ministère a validé la version 2017 de l’outil de diagnostic ODICé élaborée par deux groupes de travail académiques.

ODICé Principales évolutions : Renforcement du thème « régie » pour la partie « ordonnateur » et « organisation » pour la partie « agence comptable » Création d’un thème « pilotage » dans la partie « agence comptable » Suppression des thèmes « logements », « budget annexe » et « organigramme fonctionnel » dans la partie « agence comptable »

ODICé ODICé s'adapte à l'augmentation du périmètre des agences comptables : en mettant l'accent sur les processus d'organisation et de pilotage de la fonction comptable, en induisant la notion d'amélioration continue dans le diagnostic des risques. Les deux parties sont rééquilibrées : ODICé ordonnateur passe d’un poids relatif de 40% dans la version 2014 à 48% dans la version 2017.

ODICé ORDONNATEUR ODICé 2014 ODICé 2017 11 thèmes 185 questions

NOMBRE DE QUESTIONS VERSION 2014 NOMBRE DE QUESTIONS VERSION 2017 ODICé ORDONNATEUR THEME NOMBRE DE QUESTIONS VERSION 2014 NOMBRE DE QUESTIONS VERSION 2017 Organisation 23 17 Budget 15 16 Dépenses 25 21 Recettes 20 Régies 11 22 Opérations spéciales 24 Patrimoine 14 Aides financières élèves Objets confectionnés 13 Voyages scolaires EPLE Employeur 4

ODICé AGENCE COMPTABLE 15 thèmes 281 questions ODICé 2014 13 thèmes 219 questions ODICé 2017

ODICé AGENCE COMPTABLE THEME NB DE QUESTIONS V. 2014 NB DE QUESTIONS V. 2017 Organisation 18 32 Pilotage -- 14 Recouvrement 37 36 Dépenses 12 Caisse-Trésor-Valeurs 40 33 Patrimoine 9 8 Stocks 5 Aides financières élèves 6 Objets confectionnés 7 Régies 17 11 Voyages scolaires 10 Rémunérations 15 Comptabilité générale 42 Logements 3 Budget annexe 1 Organigramme fonctionnel 56

PROCEDURES Mises à jour et rappels Mise à jour des ordonnateurs Décision de l’Ordonnateur précisant la nature et les conditions d’emploi des dépenses payables avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable Etape 9 - Envoi à l’huissier Procédure de recouvrement des créances des débiteurs privés Trésorerie/Régisseur Trésorerie/Régie de recettes Stocks Procès-verbal de contrôle interne comptable

PROCEDURES Mises à jour et rappels Amortissements Règlements sur duplicata de facture Bourses de collège Pièces justificatives de la dépense Liste des mandats "fournisseurs" Mandatement sur duplicata de facture Rejet de bourse Pièces justificatives des ordres de paiement

FOCUS SUR LE RECOUVREMENT GFC permet d’assurer le recouvrement des créances, mais :  il n’automatise pas les actions en fonction des échéances  il n’offre pas de garantie de traçabilité des opérations  il ne permet pas un pilotage du processus Or, 4 établissements du groupement totalisent plus de 1 000 créances annuelles.

FOCUS SUR LE RECOUVREMENT Le groupement comptable a donc créé sa propre application : AGIR (Application de Gestion Intégrée du Recouvrement) Ses objectifs :  Garantir l’exhaustivité du suivi de la procédure, y compris lorsqu’elle est complexe (échéanciers, surendettement…)  Offrir des indicateurs de suivi des phases amiable et contentieuse du recouvrement, et permettre une analyse prospective des risques financiers.

ESPACE DOCUMENTAIRE Un espace documentaire, ou GED (Gestion électronique de documents) est un lieu de stockage en ligne de documents actualisés.  4 répondants sur 11 à l’autodiagnostic sur le plan d’action pensent ne pas disposer des documents harmonisés les plus récents.  10 répondants sur 11 souhaitent la création d’un intranet commun à l’agence comptable.

ESPACE DOCUMENTAIRE L’espace documentaire du groupement pourrait contenir :  Les fiches de procédures actualisées.  Des modèles administratifs vierges (conventions de mandat, échelonnements de paiement, courriers aux familles pour les voyages...)  Les comptes rendus de réunions et de conseils.  Vos propositions…

Débat d’orientation sur le plan d’action 2018/2020 Le plan d’action 2018/2020 doit être adopté au Conseil d’Agence de juin 2018. Un questionnaire diagnostic de 22 questions a été adressé à 14 personnes : 6 ordonnateurs, 5 adjoints gestionnaires ou faisant fonction, la fondée de pouvoir, l’adjointe du gestionnaire-comptable et un personnel de l’agence comptable. 11 ont répondu.

Débat d’orientation sur le plan d’action 2018/2020 Les tendances du diagnostic : L’ossature de la démarche qualité est confortée : Organisation du diagnostic des risques approuvé à 73% Modalités de circulation de l’information, contenu des conseils d’agence et des contrôles sur place : 100% de satisfaction. Utilité reconnue des audits annuels (75%) et des dialogues de gestion (80%)

Débat d’orientation sur le plan d’action 2018/2020 Les tendances du diagnostic : Des pistes d’amélioration sont proposées : sur la fréquence du diagnostic des risques. sur les modalités de préparation des conseils d’agence. sur le contenu et la forme des dialogues de gestion.

Débat d’orientation sur le plan d’action 2018/2020 Les tendances du diagnostic : Des demandes de formation / information sont formulées : sur les procédures en vigueur. sur le rôle de conseil de l’agent comptable. la lecture du compte financier, les écritures de comptabilité générale, les opérations de paie, l’analyse financière, l’analyse de la balance, les risques de l’ordonnateur, la gestion de fait.

Débat d’orientation sur le plan d’action 2018/2020 Les actions à mener : Adapter le modèle académique de convention de groupement Ecrire le plan d’action 2018/2020 du groupement Améliorer la trame du dialogue de gestion annuel Instituer un comité de pilotage des conseils d’agence Organiser des formations Créer l’espace documentaire du groupement

Débat d’orientation sur le plan d’action 2018/2020 Sous quelle forme conduire ces actions ? Proposition 1 : organiser des groupes de travail sous l’égide de l’agent comptable. Proposition 2 : créer 4 processus sur le modèle des labels qualité et répartir le pilotage de ces processus entre 4 membres du conseil d’agence.

Débat d’orientation sur le plan d’action 2018/2020 Processus Objectif Action Stratégie et organisation Pilotage efficient du système de management par la qualité Adapter le modèle académique de convention de groupement Ecrire le plan d’action 2018/2020 instituer un comité de pilotage des conseils d’agence Information et conseil Améliorer la trame du dialogue de gestion annuel Compétences des personnels Organiser des formations Maîtrise documentaire Assurer la traçabilité, la diffusion et l’accessibilité des informations relatives à l’activité Créer l’espace documentaire du groupement