GESTIONNAIRE DE BASE DE DONNEES – NIVEAU ELEMENTAIRE - MS ACCESS Formation MS-Outlook Alain Wafflard www.burotix.be alain.wafflard@burotix.be 0471 427 996 Ressources : www.burotix.be  formation  support de cours ISFCE Etterbeek IFOSUP Wavre IFC Ixelles IEPSCF Evere IPAM La Louvière EPFC Bruxelles Professeur : Alain Wafflard

Introduction

Que propose Outlook ? E-mail Contacts Calendrier Tâches One Note

Messagerie électronique base

Lire ses e-mails Ruban « view » : Disposition des fenêtres Folder pane / Navigation Pane Lien vers Calendrier, Contacts, etc. Reading pane To-Do Bar Ruban « view » : « Show as conversations » Groupement des messages apparentés Lire un e-mail Volet de lecture ou fenêtre séparée

Préparer et envoyer un e-mail 1/2 Format Texte brut ou HTML ? Editeur « à la Word » Envoyer un e-mail Quels folders sont-ils impliqués ? Ajouter une pièce jointe Ruban « Insert » ou copie/coller ? Insérer une image, etc.

Préparer et envoyer un e-mail 2/2 Quick Parts Signature Brouillon Importance « Delivery Receipt » « Delay delivery »

Répondre à un e-mail Recevoir un e-mail Répondre à qui ? Mise en forme particulière Répondre à qui ? À l’expéditeur ou à tous les destinataires Répondre comment ? En tant que destinataire principal (« À »/« To ») Copie carbone (« CC ») Copie carbone invisible (« CCI »/« BCC ») Transférer un e-mail

Gérer ses e-mails 1/2 Classer ses e-mails Rechercher un e-mail Delete ! Récupérer un e-mail supprimé Read/unread Folder Catégorie « Follow-Up » Filtrer / Trier Rechercher un e-mail Ruban « search » Exercice : chercher les e-mails envoyés par ExcelTips

Gérer ses e-mails 2/2 Imprimer un e-mail « Quick steps » / Actions rapides Règles Pour les e-mails reçus ou envoyés Condition => Action Possibilité de modifier le contenu de l’e-mail ruban « message » / actions / edit

Options & Configuration Quick Access Bar Backstage Option : « conserver mail envoyé » Option : Format texte ou html Option Advanced : « send immediatelu when connected »

Messagerie électronique avancé

E-mail : exploitation Combien y a-t-il d’e-mails envoyés par l’UCM ? Plusieurs façons possibles Combien y a-t-il d’e-mails envoyés à Cefora1 ? Combien y a-t-il d’e-mails reçus le 26 avril 2017 ?

E-mail : formattage (conditionnel) Faites en sorte Que les mails non-lus de votre folder « Inbox / Boîte de réception » soient affichés en vert et gras. Que les deux premières lignes du mail soient affichées dans la liste des mails, en plus du sujet, expéditeur, etc. Que les e-mails soient présentés par expéditeur et par titre Bonus : Quel expéditeur indique-t-il toujours le même titre dans ses mails ?

E-mail : règles (rules) Créez une règle qui place tous les mails entrants dont le sujet contient le mot « chimie » dans un folder éponyme (à créer si nécessaire). Que chacun envoie un mail à ses quatre collègues proches, deux à gauche, deux à droite Sujet : « projet chimie » Body : « le projet chimie va bientôt commencer » Sujet : « projet physique  » Body : « le projet physique va bientôt commencer » Que chacun checke ses mails …

Contacts base

Gérer ses contacts 1/2 Ajouter un contact Modifier un contact From scratch « File as » « Save & New » Modifier un contact Zone « notes » All fields

Gérer ses contacts 2/2 Organiser les contacts Ruban « search » : rechercher un contact Affichage : « people », « business card », « list », etc. Envoyer un e-mail à partir d’un contact Contact / Ruban « home » / e-mail

Groupe de contacts Créer un groupe de contacts Ajouter un membre au groupe de contacts Membre déjà existant dans les contacts Nouveau membre Seul l’e-mail suffit Supprimer un membre existant

Contacts avancé

Contacts : exploitation Trouvez le site web de la société Seamans Furniture Combien y a-t-il de contacts chez Sound Advice ? Présentez les contacts groupés par catégories Présentez les contacts groupés par catégories puis par entreprise Donnez des couleurs aux catégories

Agenda / Calendrier

Calendar : rendez-vous Placez-vous sur le calendrier, au niveau de notre semaine. Créez 4 rendez-vous intitulés « projet chimie » et 4 rendez-vous intitulés « projet physique » Chacun d’une durée de 2h ou 3h Pendant les heures de bureau , matin ou après-midi, en tenant compte d’une pause à midi. Ménagez des intervalles libres entre chaque rendez-vous.

Calendar : réunion Organisez une réunion sur le sujet « projet chimie » avec vos quatre voisins. Invitez-les. Trouvez un espace de temps disponible pour tous ! Répondez à leurs demandes Approuver Refuser Proposer un autre moment

Calendar : exploitation Rechercher l’ensemble des rendez-vous organisés cette semaine. Placez cette liste dans un fichier excel. Danger à prévenir : surplus de rendez-vous, pourquoi ?

Tâches

Tâches Mettez à jour les tâches déjà définies dans votre Outlook. Date de début : aujourd’hui Échéance : fin de la semaine État d’avancement : « en cours » Priorité : normale Créez trois nouvelles tâches À partir d’un mail À partir d’un rendez-vous À partir d’un contact Visualisez le tout dans votre Calendrier Outlook

Gestion du Temps

Gestion du Temps : « 4D » Delete Delegate Do it later Do it now

Gestion du Temps : « 4D » & Outlook “Delete” “Do it later” = Tasks & Calendar Ignorer une conversation Tâches Bloquer un expéditeur Tâches, sans plus Clean up Tâches + importance et urgence Tâches + due dates Classer les mails Tâches + planning => Calendar search filters Mails search folders Mails => Tâche Physical folders Mails => Calendar “Delegate” Automatisation : creuser advantage Déléguer (schéma OL 2013 « gestion du temps » - p 8) Règles « Do it now » On quitte Outlook et on va travailler !

Fil RSS

Fil RSS (ou Flux RSS) Exemples : Comment les trouver ? http://www.lesoir.be/services/rss http://www.lemonde.fr/rss/ http://www.rtl.be/info/page/flux-rss-rtl-be/650.aspx (?) http://rss.rtbf.be/media/rss/audio/global_recent.xml Etc. Comment les trouver ? Google Search, saisir « fil rss »