Présentation de l’outil de suivi financier du GSF Atelier du Fonds Mondial pour l’Assainissement sur le suivi des résultats et des finances

Contexte Absence d’un calendrier défini pour la soumission des rapports des sous-bénéficiaires à l’Agence d’Exécution (AE). Absence de mise en application des échéances de reporting. Absence d’échéances de reporting et de modèles standardisés Rapprochement des comptes bancaires Temps excessif passé à corriger les erreurs des documents financiers Les rapports reçus de la part du WSSCC au début du projet indiquaient que des informations incomplètes/inexactes étaient reçues des AE, résultant en de multiples approximations. Ce constat illustrait la durée du processus et la somme d’efforts parfois nécessaires pour finaliser les rapports. Absence d’un calendrier défini pour la soumission des rapports des sous-bénéficiaires à l’AE - l’AE a indiqué que les rapports leur sont transmis tous les mois, alors que les sous-bénéficiaires ont affirmé envoyer un rapport par trimestre. Cela montre une divergence dans la compréhension de ce qui est requis de la part des différentes parties prenantes en ce qui concerne le reporting. Absence de mise en application des échéances de reporting - les sous-bénéficiaires ne soumettaient pas leurs rapports à temps et dans certains cas, les rapports soumis ne comportaient pas toutes les informations nécessaires. Rapprochement des comptes bancaires - les rapprochements des comptes bancaires et du grand livre n’étaient pas effectués du tout dans certains cas ou pas systématiquement dans d’autres. Les sous-bénéficiaires ne rapprochaient pas les comptes bancaires et ceux du grand livre et ne les faisaient pas vérifier ni approuver par le responsable financier. Temps excessif passé à corriger les erreurs des documents financiers. Les rapports reçus de la part du WSSCC au début du projet indiquaient que des informations incomplètes/inexactes étaient reçues des AE, résultant en de multiples approximations. Ce constat illustrait la durée du processus et la somme d’efforts parfois nécessaires pour finaliser les rapports.

Contexte Risque d’effectuer un double paiement Absence de pièces justificatives pour les paiements Documents non autorisés Pas de communication sur le calendrier de déboursement des fonds du programme Rétention des dossiers Avances comptabilisées en tant que dépenses Reporting non conforme aux livres des comptes Reporting sur des dépenses partielles Divergence entre les dépenses déclarées (non vérifiées) et les dépenses vérifiées Autres revenus incorrectement comptabilisés Absence d’un calendrier défini pour la soumission des rapports des sous-bénéficiaires à l’AE - l’AE a indiqué que les rapports leur sont transmis tous les mois, alors que les sous-bénéficiaires ont affirmé envoyer un rapport par trimestre. Cela montre une divergence dans la compréhension de ce qui est requis des différentes parties prenantes en ce qui concerne le reporting. Absence de mise en application des échéances de reporting - les sous-bénéficiaires ne soumettaient pas leurs rapports à temps et dans certains cas, les rapports soumis ne comportaient pas toutes les informations nécessaires. Rapprochement des comptes bancaires - les rapprochements des comptes bancaires et du grand livre n’étaient pas effectués du tout dans certains cas ou pas systématiquement dans d’autres. Les sous-bénéficiaires ne rapprochaient pas les comptes bancaires et ceux du grand livre et ne les faisaient pas vérifier ni approuver par le responsable financier. Temps excessif passé à corriger les erreurs des documents financiers. Les rapports reçus de la part du WSSCC au début du projet indiquaient que des informations incomplètes/inexactes étaient reçues des AE, résultant en de multiples approximations. Ce constat illustrait la durée du processus et la somme d’efforts parfois nécessaires pour finaliser les rapports.

Contexte Le fait qu’une organisation dispose des dernières technologies n’est pas la garantie d’avoir des rapports financiers complets, exacts et performants. Un bon exemple de ce constat est le cas d’un sous-bénéficiaire dont la comptabilité et les rapports financiers étaient excellents alors que tous les processus utilisés étaient manuels.

Outil de reporting financier du WSSCC Objectif de suivi, de vérification et d’analyse des rapports financiers et des dépenses des AE et des sous-bénéficiaires. Réduire les délais de reporting grâce à l’agrégation et la collecte automatiques des données financières. Permettre de suivre les décaissements et les dépenses presque en temps réel et améliorer par conséquent le suivi financier. Permettre d’harmoniser le reporting et la vérification des informations financières auprès de tous les partenaires de mise en œuvre. Être intégré dans l’outil Suivi et Evaluation (S&E) en tant qu’outil complet de suivi des résultats du programme. Alimenter les données pour les analyses du rapport qualité-prix .

Caractéristiques du système Gérer tout ce qui est associé à la mise en place des subventions, au reporting et au suivi d’un projet. Reporting – sur le programme et les aspects financiers Processus de révision et commentaires sur le reporting – de la part des Agences d’Exécutions et du GSF et réponses des sous-bénéficiaires et des AE Module contrats et décaissements – enregistre les échéances de décaissements (programmés et réels) et les échéances contractuelles Analyse et représentation visuelle des données – analyse approfondie en utilisant les données/informations recueillies Emails auto-générés – des rappels par email seront envoyés à des intervenants clés concernant différents flux de travail Calendrier – affiche les dates (programmées et réelles) des rapports, des décaissements Base utilisateurs – contient les coordonnées des utilisateurs, les informations sur l’organisation Bibliothèque de documents – contient tous les documents concernant un bénéficiaire sous l’onglet ‘document’ du système

Conception de l’outil Une base de données en ligne rassemblant le détail des dépenses au niveau national Consolidation des rapports au niveau des AE (national) et au niveau du Secrétariat à Genève Tableaux de bord intégrés pour faciliter la prise de décision a. Une base de données en ligne rassemblant le détail des dépenses au niveau national Le GSF encourage les programmes nationaux à mettre fin au problème de l'assainissement et l’hygiène inadéquats en mettant l’accent sur les méthodes de changement de comportement. Cela nécessite des mouvements financiers entre le WSSCC et les Agences d’Exécution, et les sous-bénéficiaires de celles-ci. Afin d’effectuer une analyse de « rapport qualité-prix » et mettre en place un système de suivi, il est absolument essentiel de connaître en détail la façon dont les fonds transférés aux AE et aux sous-bénéficiaires ont été utilisés dans la mise en œuvre du programme. A cet effet, le système proposé permettra à chaque AE et sous-bénéficiaire de consigner leurs dépenses respectives en détail. Il s’agit uniquement des dépenses qu’ils auront encourues pour la mise en œuvre du programme. Il est extrêmement important que tous les détails nécessaires soient consignés lors de la saisie des informations relatives aux dépenses, cela permettra de renforcer le processus de suivi et de contrôle interne que le GSF a l’attention de mettre en place. b. Consolidation des rapports au niveau des AE (national) et au niveau du Secrétariat à Genève Le sous-bénéficiaire d’un pays envoit les détails de ses dépenses à son AE. L’AE d’un pays reçoit de multiples rapports provenant de multiples sous-bénéficiaires. La consolidation de tous ces rapports impliquent de nombreux échanges sur ces rapports entre l’AE et les sous-bénéficiaires, ce qui conduit généralement à des erreurs et un travail redondant. Les chiffres consolidés de l’exercice en cours sont repris dans le rapport d’avancement du GSF et dans d’autres rapports nationaux, il est donc primordial qu’il n’y ait aucun problème concernant l’exactitude de ces chiffres. Partager des informations erronnées a des effets préjudiciables et laisse une impression négative auprès des différentes parties prenantes (les donateurs, les médias, les forums de levées de fonds, etc.) L’outil de suivi financier proposé permettra de mettre fin à ces problèmes, puisque la fonction de consolidation au niveau des AE et du Secrétariat de Genève sera assurée par l’outil, sans aucune interférence manuelle dans le processus. Une fois que tous les détails des dépenses auront été saisis par les sous-bénéficiaires et que les rapports auront été approuvés par les AE, l’outil effectuera la fonction de consolidation. Le GSF approuvera les rapports soumis par les AE, avant qu’ils ne soient consolidés au niveau du Secrétariat de Genève. c. Tableaux de bord intégrés pour faciliter la prise de décision À l’heure actuelle, il est tellement fastidieux de préparer les rapports consolidés que cela ne laisse que très peu de temps pour analyser les chiffres communiqués. L’outil de suivi financier en ligne proposé affichera les extrants dans un tableau de bord pour les différents utilisateurs. Par exemple, lorsqu’un sous-bénéficiaire se connecte au système, le tableau de bord indiquera le résumé des fonds reçus et des fonds utilisés par ce sous-bénéficiaire. Dans la mesure où l’agrégation des données est la fonction de cet outil, les résultats seront mis à jour automatiquement dès que de nouvelles transactions sont saisies dans le système. Le tableau de bord indiquera également la performance du sous-bénéficiaire par rapport aux cibles établies du programme. Il indiquera aussi les extrants pour les coûts unitaires par résultat obtenu. L’affichage des tableaux de bord au niveau des AE comprendra d’autres options, il sera par exemple possible de comparer les résultats de multiples sous-bénéficiaires en utilisant les fonctions du tableau de bord. Ces différentes options d’affichage permettront sans aucun doute de faciliter la prise de décision.

Collecte des données/ informations Étapes du système Collecte des données/ informations Traitement Analyse Intrants Tous les formulaires, flux de travail pour les budgets et les rapports Actions du système Les intrants sont automatiquement traités par le système Extrants Analyse, emails auto-générés, calendrier, visuels, fonctions de recherche

Projets Modifier le rapport d’après les commentaires et préparer la réponse Compléter les rapports financiers Notification de l’approbation du rapport NON Analyser et commenter le rapport financier du sous-bénéficiaire (SG) Approuver le rapport Rapport finalisé OUI Modifier le rapport d’après les commentaires et préparer la réponse Consolider et compléter les rapports financiers Notification de l’approbation du rapport NON OUI Analyser et commenter le rapport financier de l’EA Approuver le rapport Rapport finalisé

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