LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV AGENDA Types de commandes dans BAAN Etapes des commandes CT et DT Traitement des reliquats Traitement des retours Gestion des contrats 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Types de commande dans BAANIV Types principaux : CT = Commandes normales liées ou non à un contrat DT = Livraisons directes Commandes de RETOUR : CR = Retours négatifs RT = Retours positifs 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Etapes 1- Saisie et édition de commande tdpur4401m000 2- Note de reçu de marchandise tdpur4410m000 3- Gestion des réceptions tdpur4120m000 4- Note de réclamation tdpur4420m000 5- Gestion accords tdpur4121m000 6- Note de stockage tdpur4421m000 7- Note de retour tdpur4411m000 8- Transfert dans SIRIAC pl/sql 1 x / jour 9- Traitement des ordres d’ achat reçus tdpur4223m000 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Saisie et édition de commande La commande peut être : soit saisie manuellement (CT uniquement) soit résulter du transfert d’un ordre INV (CT et DT) Elle doit ensuite être éditée dans Baan pour pouvoir être réceptionnée 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Exemple d’édition de commande 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Note de reçu de marchandise 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Réception de la commande La quantité sur le bulletin de livraison est de 50 pc et la quantité constatée est de 40 pc 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Note de réclamation Lorsque la quantité indiquée sur le bulletin n’est pas correcte, on peut éditer une note de réclamation: 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Gestion des accords (contrôle qualité) 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Note de stockage 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Note de retour 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Gestion données enlogement Juste avant la mise en stock du matériel, on peut encore, dans la gestion des données d’enlogement, modifier les quantités à enloger : Qté à modifier 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Commandes CT et DT : Etapes finales Après l’enlogement, la commande est transférée dans Siriac pour être facturée L’étape finale est le traitement des ordres livrés Seules les lignes entièrement livrées seront traitées Les reliquats généreront : une nouvelle ligne de livraison dans Baan (qui subira les étapes habituelles) le transfert d’une nouvelle sous-commande dans Siriac 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Traitement des reliquats : Les reliquats peuvent être gérés : Dans la gestion des réceptions Dans la gestion des reliquats d’achat Dans ces deux gestions, on peut : Confirmer le reliquat modifier le reliquat le supprimer (mettre la quantité à 0) 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Gestion des reliquats : exemple Nous avions commandé 100 pces, reçu 50 pces (sur bulletin), constaté 40 pces et accepté 30 après le contrôle de qualité. Le reliquat proposé par le système est de 70 pces. Cette quantité peut être modifiée ou mise à 0. Qté à modifier 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

En résumé : vie d’une commande : Création de la commande (manuelle ou transfert inv) Edition de la commande Arrivée de la marchandise : Edition de la note de reçu de marchandise Gestion réception Edition de la note de réclamation Gestion du contrôle de qualité (si article soumis) Edition de la note de stockage Edition de la note de retour Enlogement de la marchandise Transfert de la commande dans Siriac (uniquement les quantités réceptionnées) pour facturation et paiement Traitement dans Baan des Ordres d’achat reçus 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Gestion des Retours - Procédure générale Un retour peut survenir : Avant la mise en stock : après la réception, en cas de non conformité quantitative ou qualitative après le contrôle de qualité, si la marchandise n’est pas acceptée Après la mise en stock : suite à un retour utilsiateur après un contrôle dans le stock Pour un retour avant la mise en stock : les documents nécessaires au fournisseur sont produits par Baan Note de réclamation Note de retour Pour un retour apès la mise en stock: les commandes de retour (CR et RT) doivent être créées Dans tous les cas : une demande d’expédition doit être créée dans Siriac 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Gestion des Retours - Retours après la mise en stock Types d’ordres à utiliser : Retours temporaires : création d’une commande CR et d’une commande RT Retours définitifs : création d’une commande CR Lors de la création de ces ordres, pour assurer le lien avec la commande initiale Entrer la référence de cette commande dans le champ ‘référence A’ format CTnnnnnnn ou DTnnnnnnn Ces ordres seront transférés dans Siriac comme une sous-commande de la commande initiale 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV Gestion des contrats Création dans CFU : soit renouvellement contrat initial soit résultat appel d’offres Transfert dans Siriac des en-têtes de contrat Transfert dans Baan des en-têtes et des lignes Contrat créé dans Baan avec le statut ‘ouvert’ Pour le rendre actif : modifier le statut de ‘ouvert’ à ‘en cours’ C F U BAAN SIRIAC Procédure AO/DO En-tête du contrat: statut = ouvert En-tête du Marché : données globales Pas de blocages Marche Renouvellement Lignes du contrat 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Gestion des contrats : Changement du statut d’un contrat Pour changer le statut d’un contrat : Gestion contrats d’achat (tdpur3101m00) Gestion statut contrat d’achat (tdpur3110m000) Touches de fonction à utiliser : ctrl + D Contrat ouvert ctrl + A Contrat en cours ctrl + E Contrat fermé Plusieurs contrat peuvent avoir le statut ‘ouvert’, mais un seul doit avoir le statut ‘en-cours’ 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV

Gestion des contrats : Résultat du changement de statut ARTICLES : Fournisseur Devise Prix d’achat Unité prix d’achat Dernier prix d’achat Prix moyen d’achat CONTRATS STATUT: 1-Ouvert 2-En Cours 3-Fermé Pas de modification Modification dans les 3 tables Mise a jour données additionnelles (ref. contrat) FACTEURS DE CONVERSION: -modification facteur conv. ou création nouveau record DONNEES ADDITIONNELLES : -modification ou suppression de la référence au contrat 11/12/2018 LA VIE D’UNE COMMANDE DANS BAAN IV