MindUp : Cartographie dynamique des échanges d’e-mails Intégré avec votre messagerie Bonjour, je suis X Je vais vous présenter MindUp, un logiciel de collaboration intelligente pour les projets et groupes de travail, intégré avec la messagerie électronique habituelle. 1 1

Des projets transversaux Le challenge des entreprises aujourd’hui Des projets transversaux Des équipes dispersées Une multitude d’e-mails MindUp a été conçu pour répondre au challenge des projets modernes : - Des équipes, dispersées géographiquement et organisationnellement - Qui collaborent sur des projets pour atteindre ensemble des objectifs - Et qui pour cela s'échangent de nombeux e-mails et documents 2 2

Souffrez-vous de ce symptôme? Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe 3 3

4 4 Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe 4 4

Mails à lire pour suivre le projet A Mails à lire pour suivre le projet B Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe Mails qui ne serviront jamais 5 5

Pièces jointes : Chacun la sienne ? 6

en perte de productivité A combien en estimez-vous le coût productif annuel? ~20 000 $ / an / personne en temps passé 1 mois / an / personne en perte de productivité Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe 7 7

Les faits : Les plateformes collaboratives Un taux d'équipement important mais seulement 20% d'utilisation Les utilisateurs favorisent l'e-mail : 99% d'utilisation [Microsoft] Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe 8 8

Les challenges : Plateforme vs. habitudes des utilisateurs : la faille e-mails 9

Relations fournisseurs / clients : quelle visibilité ? 10

Mais la collaboration par mail n’est pas efficace

Notre approche est simple: Transformer les échanges de mails en plateforme collaborative PAS D’INSTALLATION! MARCHE AVEC TOUT CLIENT MAIL!

Création d’un espace de travail avec les adresses mail Consulter Analyser Décider Capitaliser Business Issues Tous les jours, gérer des problèmes des idées Pour les transformer en décisions et en actes MindUp 13 13

Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer Pour les utilisateurs c'est très simple : Ils ne se servent pas de MindUp, mais de leur mesasgerie habituelle pour donner leur avis Ils reçoivent un mail MindUp, structuré, qui reprend les différents points 14 14

Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer Pour les utilisateurs c'est très simple : Ils ne se servent pas de MindUp, mais de leur mesasgerie habituelle pour donner leur avis Ils reçoivent un mail MindUp, structuré, qui reprend les différents points 15 15

MindUp permet de naviguer et de comprendre rapidement et facilement un grand nombre d’e-mails Zoomons sur la cartographie... Ici l'on retrouve la structure de la disccussion A gauche, on retrouve “Suivi projet X”, avec toutes les réponses qui ont été exprimées sur ses différents points, dont “Risque financier sur Z”. Sur cette dernière contribution, deux avis ont été exprimés : l'un par Steve, qui a tempéré (ROUGE) en soulignant que “peu de fluctuations prévues” sur les matières premières, et l'autre par Rich, qui a appuyé (VERT) en confirmant le risque de change. Etc Etc Au lieu d'avoir 23 mails dans sa boîte de réception, tous nommés “Re: Suivi projet X” et mélangés avec les mails des autres projets, les mails personnels, les SPAMs, etc. chacun a accès à un espace partagé pour le projet où l'on retrouve les échanges et les documents de manière structurée et organisée. 16 16

Consulter Analyser Capitaliser Décider MindUp Business Issues Echanges par e-mail dans le groupe Relances Centralisation des pièces jointes Cartographie des échanges Moteur de recherche Tri automatique des messages Consulter Analyser Décider Capitaliser Business Issues Tous les jours, gérer des problèmes des idées Pour les transformer en décisions et en actes MindUp Tableaux de bord Intégration SharePoint Génération de documents de synthèse Conclusions et suivi des décisions 17 17

Fonctionnalité : Centralisation automatique des échanges et des pièces-jointes du projet 18 18

Avantage : MindUp aide à contrôler la surcharge de mail Mails automatiquement classés dans le projet A, que je suis Mails automatiquement classés dans le projet B, que je ne suis pas x x B x x A x x Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe Mails hors MindUp, je les traite en dernier 19 19

Les faits : Les réunions Les intervenants passent entre 25 et 80% du temps en réunions Mais ils évaluent eux-mêmes leur productivité entre 33% et 47% Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe 20 20

Mails reçus et lus par le participant X Mails reçus et lus par la participante Y Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe Mails concernant le sujet de la réunion 21 21

La réunion : Pas de vision partagée ! 22

Avantage : MindUp facilite la préparation des réunions Génération en 1 clic d’une synthèses des derniers échanges de mails sur un sujet A Les symptômes de cette situation sont : - on passe des heures chaque jour à lire, écrire, classer, et rechercher des e-mails - malgré cela, on reprend tout depuis le début pendant des réunions longues et nombreuses - on perd des informations et documents - on constate des difficulités de coordination dans le groupe 23 23

Fonctionnalité : Génération de synthèses Un résumé des échanges comme support de réunion 24 24

Les indicateurs peuvent s’intégrer Fonctionnalité : Tableaux de bord Vision globale pour piloter et anticiper son business Discussions Espaces Les indicateurs peuvent s’intégrer aux tableaux de bord BI 25 25

Fonctionnalité : Intégration SharePoint Les mails et documents échangés par mails sont intégrés au projet 26 26

Avantage : Réconcliation entre plate-forme et habitudes des utilisateurs (e.g. SharePoint) e-mails MindUp 27

Valeur ajoutée Coûts par personne Trier les e-mails: 3 heures/semaine Analyser les e-mails/agir: Temps passé en réunion: 6 heures/semaine Pièces jointes E-mail: 240 MB/an

Et si l’on économisait: Valeur ajoutée Et si l’on économisait: 20% (Bonus) Coûts par personne Trier les e-mails: 3 heures/semaine Analyser les e-mails/agir: Temps passé en réunion: 6 heures/semaine Pièces jointes E-mail: 240 MB/an

Valeur ajoutée 20% (Bonus) Coûts par personne Trier les e-mails: Et si l’on économisait: 20% (Bonus) Coûts par personne Trier les e-mails: 3 heures/semaine Analyser les e-mails/agir: Temps passé en réunion: 6 heures/semaine Pièces jointes E-mail: 240 MB/an Valeur pour 100 personnes 128 000 €/an (1.7 personnes supplémentaires) 256 000 €/an (3.4 personnes supplémentaires) ______________________ 512 000 €/an (7 personnes supplémentaires)

Bénéfices GAINS DE TEMPS DANS LES MAILS ET REUNIONS Le classement des mails par projet et la cartographie de discussions font gagner 4 heures/personne/semaine REDUCTION DES DELAIS Relances et générations de synthèses font économiser de 25 à 65% du temps passé en réunion CAPITALISATION La centalisation des données du projet - Capitalise la connaissance au fil de l'eau - Divise la taille des boîtes mail CHIFFRES : McKinsey / Gartner / etc. “une étude Gartner montre qu'un cadre passe X heures / an en réunion” *** “une étude X montre que ...” DEPLOIEMENT IMMEDIAT Vous avez une adresse mail ? Vous avez MindUp !

Merci ! 32 32