ATELIERS BAAN IV MODULE 5 : Magasins spécifiques ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

STATISTIQUES GENERALES MAGASIN ANNEE NB LIGNES MONTANT LIV. DIRECTES 2003 2874 14 294 718 2004 4242 18 088 219 00 2 -12 569 -6 072 133 44 22 971 50 16 326 CH 3545 5 335 939 3480 4 629 682 EDI 11325 1 474 446 12476 1 578 068 LT 694 192 864 745 168 280 MP 23903 1 767 027 24237 2 026 842 MS 103970 7 898 780 108140 9 331 745 PC 2475 171 590 2416 201 155 SSM 2435 25 402 2277 26 313 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1 – SSM – Self service Meyrin 2 – CH – Computer Hardware MAGASINS TRAITES 1 – SSM – Self service Meyrin 2 – CH – Computer Hardware 3 – LT – Labo Telecom 4 – STO – Pool Electronique 5 – 133 – Stockage ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

PLAN PAR MAGASIN Historique Fonction Utilisation de Baan Customisations Problèmes constatés Solutions Evolution prévue ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.1 Magasin SSM – Historique - Fonction A l’origine, 2 magasins selfs service: SSM – site de Meyrin SSP – site de Prévessin Fonctionalité offerte : Self service : le client se sert lui-même et paie à la sortie Mise à disposition d’articles ‘courants’ Conditionnement spécifique (en général plus petit que l’unité de vente) A la sortie: Création par le magasinier d’une demande DS Lecture de la carte magasin, lecture du code-barre du scem, saisie de la quantité, ticket de caisse Opérations en batch : Désenlogement chaque soir Réapprovisionnement quotidien dans le même enchainement Lancement d’un inventaire ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.2 Magasin SSM – Aujourd’hui Compte tenu des effectifs disponibles et après consultation avec les utilisateurs, il a été décidé de conserver un seul magasin self (SSM). Les articles associés au SSM se trouvent maintenant au magasin central dans des emplacements spécifiques Les articles sont prélevés directement par le magasinier Le type de demande utilisé est maintenant ‘DD’ (demande emportée) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.3 – Magasin SSM - Statistiques Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES 1548 E01 3 Nombre de demandes (année en cours) TYPE D’ORDRE NOMBRE DE LIGNES DD 2236 DR 19 10 lignes/jour en moyenne ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.4 – Magasin SSM - Paramétrage Magasin à prélèvement indirect : approvisionné via le module DRP Définition d’une structure de distribution ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.5 – Fonctionnement Les demandes des selfs sont maintenant traitées comme des demandes urgentes (type DD) Tous les soirs, un job systématique tourne pour: Générer le désenlogement des selfs Inutile??????? Lancer le réapprovisionnement Générer un inventaire Traité ??????? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.6 – Magasin SSM – Conditionnement La plupart des articles selfs ont un conditionnement différent de l’unité de vente standard (1299 articles sur 1551) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.6 Magasin SSM – Conditionneuse Pour permettre d’effectuer le conditionnement spécifique pour les selfs, une machine à conditionner a été mise en place. Elle est censée compter automatiquement les articles et les mettre dans les sachets Elle utilise un logiciel PC interfacé avec Baan pour cette opération OBSOLETE ? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.6 Magasin SSM – Menu Conditionneuse OBSOLETE ? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.7 Magasin SSM - Réapprovisionnement Le réapprovisionnement des magasins selfs est lancé tous les soirs en batch Toutes les opérations sont automatisées Les ordres DRP sont archivés dans le job du samedi matin ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.8 – Magasin SSM - Customisations tdilc5210m000 – Génération ordres inventaire : Modification pour inventorier les selfs en ordre croissant de no de scem sans tenir compte de la catégorie abc et de la date de dernier inventaire – Customisation plus utilisée Conditionneuse selfs : Impression étiquettes Configuration imprimante Inventaires selfs : Réconciliation des données chargées dans le pistolet – Abandonné? OBSOLETE ? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.9 – Magasin SSM - Améliorations Modifier le job systématique journalier pour enlever étapes inutiles -(désenlogement, inventaire?) Supprimer les customisations inutiles (ne pas les porter sur C4) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

1.10 – Magasin SSM – Stratégie future Les moins: Fonctionalité initiale en régression (équipement code-barre abandonné, demandes saisies manuellement, matériel prélevé par les magasiniers…) Conditionnement spécifique: coût de fonctionnement Coûts annexes : stockage, etc… Les plus : (point de vue utilisateurs) Disponibilité immédiate du matériel (ex.visserie Bossard) Conditionnement plus proche des besoins ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2. 1- Magasin CH – Historique - Fonction Le magasin CH gère la vente des PC, Macs, imprimantes et accessoires aux utilisateurs du Cern Il est intégré dans Baan depuis 2002 Au début uniquement les PC Ensuite, les imprimantes sont venues s’ajouter ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.2 – Magasin CH – Statistiques (1) Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES 78 E01 4 Nombre de demandes (année en cours) TYPE D’ORDRE NOMBRE DE LIGNES DD 153 DE 3257 DR 31 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.2 – Magasin CH – Statistiques (2) Nombre de commandes (année en cours) TYPE ORDRE NOMBRE DE LIGNES CT 253 Transactions de stock (année en cours) TYPE TRANSACTION NOMBRE DE TRANSACTIONS Correction de stock 2 Transfert de stock 1 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.2 – Magasin CH – menu Baan ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.3 – Magasin CH - Utilisation de Baan Utilisation de Baan conforme aux magasins centraux Particularités : Articles gérés par lots (PC, imprimantes) Pas de contrôle de qualité Réapprovisionnement manuel Envoi d’un mail à l’utilisateur après confirmation picking Définition d’emplacements d’urgence, bloqués pour le désenlogement et permettant de conserver une partie du stock pour des raisons de sécurité (dépannage urgent, etc..) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.4 – Magasin CH - Customisations tdilc9202m000 – Lancement désenlogement : Génération AUTOMATIQUE d’un mail à l’utilisateur (PC) tdinv7410m000 – Edition transactions stock Nouveau layout du report table ttiitm901400 – Données additionnelles article Ajout de nouveaux champs (envoi mail, adresse mail) Nouvelle forme Catalogue magasins : lien avec le catalogue du PC shop ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.5 – Magasin CH - Problèmes Délai administratif de réapprovisionnement : Aller-retours entre magasin central et CH -> 20 articles en rupture de stock soit ¼ des articles Volume de stockage disponible Nécessité de découper les quantités dans les commandes par suite de manque d’espace de stockage Saisie complexe (pour les articles gérés par lots) Réceptions, transactions de stock, désenlogement, demandes emportées Problèmes office integration Incompatibilité avec Windows XP ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.6 – Magasin CH – Solutions proposées Délai administratif de réapprovisionnement : Problème de coordination et de circulation de documents Réapprovisionner via ordres INV? Volume de stockage disponible Réaménagement de l’espace de stockage en cours Saisie complexe (pour les articles lotis) Solution pour les demandes emportées en cours d’implémentation Ecrans simplifiés à envisager pour réceptions, transactions de stock Problèmes office integration Voir nouvelles fonctionnalités offertes par la version Web Sinon, upgrade office integration actuel ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.6 – Magasin CH – Last minute Problème : en raison des garanties de deux ans accordées par les fournisseurs, nécessité de gérer par lots les alimentations et les mémoires Solution : Idéalement : gestion ‘par lot’ et un no de lot par réception mais on perd la traçabilité du no de série La gestion des caractéristiques par lot ne permet de saisir qu’une occurrence par caractéristique Solution temporaire : gestion à l’unité (autant de nos de lots que d’occurrences de l’article) Inconvénient : alourdit la saisie des réceptions et complique les désenlogements Solution à envisager : créer une table accessible depuis la gestion des lots permettant, pour un no de lot donné, de saisir les nos de série correspondants. Idéalement, il faudrait également saisir la réf de la commande dans le code lot fournisseur Avantages : traçabilité des nos de série assurée Un seul lot à créer par article et par réception ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

2.7 – Magasin CH – Futur Intégration dans Baan des composants, accessoires, etc.. actuellement vendus sous TID Intégration des livres techniques Intégration des MACS ? Location PC Mise en place d’une fonctionnalité identique au Pool Electronique ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3. 1- Magasin LT – Historique - Fonction Le magasin LT (Labo Telecom) gère la vente des téléphones portables et de leurs accessoires aux utilisateurs du CERN Il a intégré Baan depuis octobre 2001 Les activités supportées dans Baan sont : Réapprovisionnement, stockage et vente de téléphones portables Génération des listes pour la douane française Les téléphones sont gérés par lots Le numéro de gravage qui était précédemment le no de lot est maintenant remplacé par le no de série ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.2 – Magasin LT – Statistiques (1) Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES 4 E01 1 E02 2 Nombre de demandes (année en cours) TYPE D’ORDRE NOMBRE DE LIGNES DD 2 DE 760 DR 7 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.2 – Magasin LT – Statistiques (2) Nombre de commandes (année en cours) TYPE ORDRE NOMBRE DE LIGNES CT 20 Transactions de stock (année en cours) TYPE TRANSACTION NOMBRE DE TRANSACTIONS Correction de stock 3 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.2 – Magasin LT – menu Baan ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.3 – Magasin LT - Utilisation de Baan Utilisation de Baan conforme aux magasins centraux Particularités : Articles gérés par lots Pas de contrôle de qualité Réapprovisionnement manuel Après la réception, création d’un enregistrement par lot dans la table ‘gestion du statut des articles Labo Telecom’ Génération de la liste pour la douane française ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.4 – Magasin LT - Customisations Chargement Base de données Radiom dans Baan: Nouvelle table cddev015 Nouvelle session cddev0027m000 – gestion statut articles labo telecom Nouvelle session cddev0028m000 – Impression statut articles Telecom (édition de la liste pour les douanes) Customisations pour mise à jour de cette table après réception de la commande du fournisseur ou après confirmation du picking ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.4 – Magasin LT - Gestion statut articles TELECOM ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.4 – Magasin LT – Liste pour les douanes ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.5 – Magasin LT – Problèmes Accès en recherche au lot par Soit le code lot fournisseur Soit le no de certificat (no appel) Solution : index à ajouter dans la gestion des lots ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

3.6 – Magasin LT – Futur ? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.1 – Magasin STO – EPool Historique - Fonctionalité Le Pool Electronique utilise Baan depuis l’année 2000 D’abord dans une compagnie spécifique (+ une compagnie test) Puis depuis fin 2003 dans la compagnie 400 Sa fonction principale est la location de matériel électronique aux utilisateurs Depuis quelque temps, les demandes de location peuvent être saisies dans EDH ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.2 – EPool – Statistiques (1) Nombre d’articles associés CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES EPL 982 Nombre de demandes (année en cours) TYPE D’ORDRE NOMBRE DE LIGNES EPL 2187 EPR 1715 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.2 – – EPool Statistiques (2) Transactions de stock (année en cours) TYPE TRANSACTION NOMBRE DE TRANSACTIONS Achat 90 Transfert de stock 1291 Correction de stock 2 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.2 – EPool – menu Baan ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.3 – EPool - Utilisation de Baan Le Epool utilise uniquement la partie vente, transactions de stock dans Baan Les achats ne sont pas gérés dans Baan (commandes ponctuelles) Le désenlogement n’est pas utilisé : seules les demandes de type emporté sont utilisées ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.3 – EPool Location - principe Les demandes de location sont saisies via des demandes emportées (type EPL) Une fois le désenlogement effectué, un enregistrement est créé dans la table de location (tcepo020) Une fois par mois, la facturation s’effectue sur la base de la table de location (tcepo020) et de la table de profil de location (tcepo030) Les retours de location sont saisis via des demandes emportées de type EPR Une fois le désenlogement effectué, l’enregistrement correspondant à la sortie (demande EPL initiale) est mis à jour et la période de location est close ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.3 – EPool Locations - Sortie EPL Ligne ordre de vente (EPL) Enregistrement créé dans Table de location ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.3 – Epool Locations - Retour EPR Ligne ordre de vente (EPR) Enregistrement modifié dans Table de location ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.3 – EPool Location - Profil location ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.3 – EPool location – Facturation ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.3 Epool location – changement code ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.4 – EPool – Gestion reparations Nouvelle session pour saisir les coûts de réparation et les commentaires éventuels ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.5 – EPool - Customisations Saisie et désenlogement ordres de vente emportés Gestion des lots Spécificités articles Intégration demandes location EDH Tables spécifiques Epool : tcepo 010 (profil) ,20 (location), 30 (facture mens.), 40 (réparation) , 41-42 (textes rép.) + gestions correspondantes Facturation Epool Transfert en comptabilité (Oriac) Lien entre catalogue Epool et catalogue magasins ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.6– EPool - Problèmes Code budgétaires inactifs : Nombreuses anomalies lors du transfert vers Oriac environ 1000 lignes posent problème Demandes emportées non désenlogées Complexité écrans (ordres de vente, transactions de stock ) due à la gestion des lots ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.7 – EPool – Solutions proposées Codes budgétaires inactifs : La transaction tcepo0220m000 permet de modifier globalement les codes inactivés. Elle a été modifiée pour la rendre plus efficace Demandes emportées non désenlogées L’écran simplifié qui va être développé permettra de solutionner ce problème Saisie complexe : écrans simplifiés à prévoir pour les ventes et pour la saisie des transactions de stock ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.8 EPool – demandes de développements Facture à produire après désenlogement d’une demande emportée Spécifications à fournir Autres? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

4.9 – EPool – Futur Vente d’équipement ?? Utilisation des profils de location avec prix de location décroissant en fonction de la vétusté Gestion orientée coûts Intégration frais de réparation et frais annexes Calcul d’amortissement réel des équipements Détermination prix de location ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

5. 1- Stockage 133 – Historique - Fonction La section du Bâtiment 133 met à disposition des departements du Cern un espace de stockage pour entreposer des marchandises sur la base de demandes de stockage reçues des utilisateurs Sur demande des utilisateurs, les marchandises stockées peuvent être sorties du stock ou mises à la récupération Ce secteur utilise Baan depuis 1999 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

5.2 – Stockage 133 – Statistiques Nombre de transactions de stock (année en cours) TYPE DE TRANSACTION NOMBRE Achat 20 Vente 101 Nombre de lots dans Baan AVEC STOCK STOCK = 0 417 508 ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

5.3 – Stockage 133 - Utilisation de Baan Ce secteur utilise une instance de Baan spécifique (compagnie 410) Un seul magasin (H33) et un seul article (PALMT) Ce magasin est géré par emplacements et l’article par lots Les caractéristiques spécifiques par lot sont gérées pour entrer de nombreuses informations relatives à un lot (voir écran dans slide suivant) Toutes les entrées et sorties de stock se font via des transactions de stock. Les modules achat et vente ne sont pas utilisés ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

5.3 – Stockage 133 – Caractéristiques spécifiques lots ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

5.4 – Stockage 133 - Customisations Fournisseurs : la table des fournisseurs contient les données relatives au clients Index changé sur tables tdilc101, tdilc102 et tdltc001 ainsi que sur les consultations correspondantes tdilc1599m001 – Edition transactions stock Nouvelle transaction permettant d’afficher toutes les transactions de stock relatives à un article/lot donné (vente, achat, correction de stock) Impression des étiquettes avant mise en stock : Application extérieure (Visual Basic) ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

5.4 – Stockage 133 - Affichages ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

5.5 – Stockage 133 - Problèmes Secteur assez autonome – peu de support Quelques incohérences au niveau du stock Codification à changer si migration vers 400: Ex : emlacements : @1 271 Ex : numéros de lot avec un espace : 00002RSVSTKG MS ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004

5.7 – Stockage 133 – Futur Intégration dans la compagnie 400? Facturation au client de l’espace mis à disposition? ATELIER5 – MAGASINS SPECIFIQUES 1O/11/2004