Les voyages scolaires COMPTABILISATION A COMPTER DU 1 ER JANVIER 2008 Différents types d’ écritures La comptabilisation des acomptes sur 2 exercices 1

Voyage des 3èmes du collège fodad… Ce voyage facultatif au Paradis espagnol concerne 32 personnes dont 30 élèves et 2accompagnateurs, il s’effectuera les 22,23 et 24 mars. BUDGET PREVISIONNEL  DEPENSES : Transport DON QUIROTTE 4000,00€ L’Auberge Espagnole 3100,00€ Visite la Tour Efole 200,00€ Parc de la Vilaine 200,00€ Cafétéria « Kscrout » 500,00€ Le Total des dépenses s’élève à 8000,00€ pour 32 personnes. Le coût de revient du voyage s’élève à 250,00€ par personne. RECETTES : FSE 1450,00€ Familles 5100.00€ Subvention de la collectivité de rattachement 1000,00€ Contribution entre services 450,00€ 30 élèves participent au voyage : 5100€ / 30= 170€ La famille de chaque élève participant règlera la somme de 170€ en deux versement. 1er versement : 100,00€ mois de janvier 2ème versement : 70,00€ mois de février 2

Le financement SUBVENTIONS = Ressources affectées D’Etat ( ZEP, projet établissement…) D’autres organismes publics (collectivités) Information du CA, DBM de niveau 2 LES DONS FSE Associations de parents d’élèves Organismes privés Le CA doit accepter le principe de son versement et de son utilisation avant toute perception FONDS PROPRES Service général Service spécial Contribution entre services par DBM de niveau 3 SUBROGATION DE CREANCES (aides individuelles) Fonds sociaux (évitent discrimination fondée sur revenus des parents) Divers organismes (CAF, municipalités, comités d’entreprise). Payent en lieu et place des familles. et depuis 2005, les chèques vacances… 3

Les dépenses Rappel : les dépenses ne sont engagées que lorsque les décisions du CA sont exécutoires et que les crédits sont inscrits au budget. AVANT LE VOYAGE - bons de commande - versement d’acomptes ou d’arrhes ( 1 contrat est conclu) Arrhes : EPLE les perd en se désistant mais n’est pas contraint à l’exécution du contrat. Acompte : engagement ferme des 2 parties, obligation d’ acheter. - dérogation aux règles de paiement après service fait (acompte jusqu’à 70%). CF : BO règle du paiement après service fait PENDANT LE VOYAGE - AC seule personne habilitée à manier les fonds publics - Des menues dépenses peuvent être effectuées dans le cadre d’une régie temporaire. 4

La régie temporaire Régie de dépenses prévue par le chef d’établissement pour permettre à une personne désignée régisseur d’avance du voyage (pour la durée de celui-ci) de partir avec une somme permettant de faire face à des dépenses. La régie peut être couplée à une carte bleue (attention, celle-ci est au nom du régisseur et doit être demandée par l’intermédiaire du comptable au Trésor) Rédiger la régie (signée par le chef d’établissement), la transmettre au comptable qui délivrera l’avance contre reçu. Prévenir le professeur qu’il devra conserver les justificatifs des dépenses. Au retour, il restituera le montant du reliquat de l’avance au comptable et les dépenses seront mandatées pour ordre au N3. Texte sur le débet des régisseurs (décret 2008-227 du 5 mars 2008) 5

La convention de mandat 6

La convention de mandat 7

L’exécution budgétaire Les voyages et sorties facultatifs se gèrent au chapitre N3 qui est dit « sans résultat » (pas de réserves), les recettes doivent être rigoureusement égales aux dépenses ce qui suppose parfois une possibilité d’ajustement (participation du FSE par exemple) Les voyages ou sorties obligatoires sont en totalité sur le chapitre A1, ou sur les services spéciaux suivants : J1 (enseignement technique) J31 (Projet d’établissement) Un reliquat inférieur à 8 euros peut resté acquis à l’établissement après un délais de 3 mois. Au-delà de 8 euros la somme est restituée aux familles. 8

Les écritures comptables La comptabilité des ressources des familles 4118 familles part aux voyages scolaires exercice courant 4117 familles part aux voyages scolaires exercice antérieur 4191 avance reçue des familles N3/7067 contribution des familles aux voyages scolaires 1.ENCAISSEMENT DES AVANCES DES FAMILLES / VALIDATION DES FQE Lorsque les élèves versent des avances (ce qui est généralement le cas), ces sommes sont suivies au compte 4191. Ensuite, elles sont transférées dans « les produits » du voyage au 4118 9

Les écritures comptables Les encaissements 1.ENCAISSEMENT DES AVANCES DES FAMILLES / VALIDATION DES FQE Sur caisse : 531 Par chèque bancaire : 5112 puis 5151 Une autre possibilité depuis 2005……… 10

Les écritures comptables La comptabilité des chèques vacances Un préalable: le vote du CA , l’agrément ANCV Remise à l’ encaissement Remboursement par l’ANCV (retour relevé trésor) 11

Les écritures comptables LES VOYAGES SE GERENT DANS LES COMPTES DE: « RESSOURCES AFFECTEES » Le comptable, au vu de la prévision budgétaire prend en charge le voyage dans 2 comptes parallèles, celui des produits à recevoir (de racine 46826 qui suit l’encaissement des recettes) et celui des charges à payer ( de racine 46866 qui suit l’avancement des dépenses). 12

Les écritures comptables La comptabilité des ressources affectées 468263 ESP produit à recevoir 468663 ESP Charge à payer 2. Encaissement de la subvention de la collectivité de rattachement 3. Encaissement du don du FSE 13

Les écritures comptables La comptabilité des ressources affectées 468263 ESP produit à recevoir 468663 ESP Charge à payer 4. Prise en charge de la subvention de la collectivité de rattachement( écriture manuelle) 3. Prise en charge du don du FSE (écriture manuelle) 14

Les écritures comptables Fonds social La commission de fonds social décide de l’ attribution d’ une aide pour 2 élèves pour une somme globale de 500€ Le montant accordé est assimilé à un paiement de la famille Mandat Affectation au voyage Ordre de recette 15

Les écritures comptables Les contributions entre services Le principe:  «  un service donne, un service qui reçoit » Une DM de l’ ordo type11 (virement dans chapitre A1 ou J1 ou J31…..) pour alimenter un compte 6588 OU Une DM de prélèvement sur fonds de réserve pour alimenter un A1 6588 ou J1… ET Une DM de type 38 pour vote au chapitre N3 ( avec code de gestion) 16

Les écritures comptables Les contributions entre services Le principe:  «  un service donne, un service qui reçoit » MDT PRISE EN CHARGE OR OR 17

Les écritures comptables Les mandats Paiement des factures: Mandat régie: 18

Les écritures comptables Affectation des avances Pour le montant nécessaire à l’équilibre de la dépense Constatation des reliquats (gestion des reliquats > 8€) 19

Les écritures comptables Les ordres de recettes La subvention du conseil général Le don du fse La part des familles Pour mémoire: Contribution entre services Cf diapo 13 20

Les écritures comptables La comptabilité des acomptes Sur l’ exercice N Encaissement au 4191 (recette avances) transfert en produits constatés d’avance Paiement de l’ acompte du voyage Ordre de reversement Pour ordre 2500 21

Les écritures comptables La comptabilité des acomptes Compte 486 - Charges constatées d'avance Le compte 486 enregistre les frais engagés par l'établissement au cours d'un exercice et qui seront imputés à l'exercice Suivant auquel ils se rapportent. En effet, les comptes de la classe 6 enregistrent toutes les charges des qu'elles se produisent et comprennent ainsi des charges engagées pendant cet exercice, mais qui concernent l'exercice suivant. Pour rétablir le résultat de l'exercice, les charges de l'exercice suivant sont transférées en fin d'exercice au débit du compte 486. Le montant de ce transfert est effectué au vu d'un ordre de reversement par le crédit des comptes de charges intéressés. Le compte 486 est débité par le crédit du compte intéressé de la classe 6 sur émission d'un ordre de reversement. Le compte 486 est crédité, à l'ouverture de l'exercice suivant, par le débit des comptes de charges intéressés de l'exercice. En cas de besoin, le compte 486 peut être subdivisé . 22

Les écritures comptables La comptabilité des acomptes Sur l’ exercice N+1 Mandat pour ordre de l’ acompte du voyage Le 486 est soldé Les encaissements sont basculés , les prises en charge , les or y compris celui de l’ acompte sont effectués sur l’année correspondante à la dépense N3/7067    5100 (montant total) OR 23

Compte 4091 : acompte. (Source gestionnaire03) 2ème méthode: Compte 4091 : acompte. (Source gestionnaire03) La question se pose souvent du paiement des acomptes, notamment pour les voyages, sur un exercice alors que l’opération sera finalisée sur l’exercice suivant. La mécanique comptable est d’une simplicité enfantine et consiste en une opération hors budget se traduisant par un ordre de paiement de l’ordonnateur du montant de l’acompte avec utilisation du compte 4091. Acompte de 1000 € payé en novembre 2007, sur un montant total de la facture de 3000€ pour un voyage effectué en mars 2008. En N (2007) : 4091-5159 : 1000 (paiement de l’acompte) ; bilan de sortie du 4091 justifié au cofi. En N+1 (2008) : 4091- 890 : 1000 (reprise en BE du compte) N3 6 - 4012 : 3000 ( mandatement de la facture totale due au voyagiste) 4012 - 5159 : 2000 (montant de l’acompte déduit du paiement) 4012- 4091 : 1000 (régularisation de l’acompte) 24

Les écritures comptables conseils Créer des codes de gestion par voyage en dépense et en recette Idem pour la classe 4 25

Des dessins … Comptabilité budgétaire Comptabilité Générale ENC OR Dépenses N3 Voyagiste : 7100 Dépenses de Régie : 900 Total : 8000 Recettes N3 Participation familles : 5100 Subvention CG : 1000 Participation FSE : 1450 Contribution entres services:450 Total 8000 ENC Comptabilité Générale Charges à payer OR Comptes classe 7 Produits à recevoir Comptes Classes 6 = Encaissements Subventions Fond social Foyer socio-éducatif N3 26