Initiation à la comptabilité générale Les opérations de dépenses Les opérations de recettes De l’exécution du budget à l’inscription chez le comptable

documentation Les annexes techniques Le plan comptable 2008 Le « gavard » gestion financière chez berger levrault Sites internet présentés lors des interventions des 5 et 9 septembre 2008

L’organisation financière en EPLE Principe de séparation des ordonnateurs et des comptables Le chef d'établissement, ordonnateur des dépenses et recettes L'agent comptable, gardien de la régularité des opérations comptables Principe d'autonomie administrative et budgétaire des EPLE membres du groupement (personnalité morale) Principe d'unité de caisse Art 44 du règlement général sur la comptabilité publique Aménagement au principe: la comptabilité générale de chaque établissement rattaché est tenue séparément par l'agent comptable

La comptabilité en partie double Mandat 39 Mandat 8 Qu’est-ce qu’un compte? C’est le reflet de la situation financière à une date précise (ex: Compte 6011 qui retrace tous les mandats de denrées alimentaires) Il appartient à la nomenclature utilisée en comptabilité budgétaire ( classe 1,2,3,6 et 7) ou en comptabilité générale (classe 4, 5 et 8) On peut le formaliser par un compte en « T ». Il possède un débit, un crédit, un solde qui est soit débiteur soit créditeur soit nul 6011

Les comptes en T Par convention le Débit est à Gauche DEBIT CREDIT Par convention le Débit est à Gauche Et le Crédit à Droite Solde débiteur Le cumul des opérations faites au débit est supérieur au cumul des opérations faites au crédit La différence entre le cumul du débit et le cumul du crédit = Le solde débiteur DEBIT CREDIT Solde créditeur Le cumul des opérations faites au crédit est supérieur au cumul des opérations faites au débit La différence entre le cumul du débit et le cumul du crédit = Le solde créditeur Si le cumul des opérations faites au crédit est égal au cumul des opérations faites au débit alors le solde est nul

Correspond ici à la situation du compte R2 6011 Exemple du compte 6011 1er mandat le 9 janvier 2008 : 600 euros 2d mandat le 20 janvier 2008 : 2326 euros Ordre de reversement le 30 janvier : 200 euros Sur la situation des dépenses engagées les charges nettes sont de : 2726 euros (2926 diminués de 200 euros) En comptabilité générale DEBIT CREDIT 6011 Correspond ici à la situation du compte R2 6011 Pour un compte utilisé par des chapitres différents (Compte 6068 par exemple), cela représenterait le cumul des opérations de tous les comptes 6068 de tous les chapitres Les écritures ont été passées avec une date de prise en charge (au fur et à mesure de la réception des titres de dépense) 9/01/08 600 20/01/08 2326 200 30/01/08 2926 200 Le cumul des opérations faites au débit et au crédit 2726 Solde débiteur

La comptabilité en partie double Comment fonctionnent les comptes ? : jamais tout seuls Si l’on passe une écriture de débit sur un compte, on passe obligatoirement une écriture de crédit sur un autre compte. Pourquoi ? : 1) faciliter les recoupements et éviter les malversations 2) Matérialiser la dualité de chaque transaction comptable exemple avec un mandat de denrées alimentaires de 300 € passé aujourd’hui Le comptable réceptionne le mandat en l’inscrivant au débit du C/6011: il retranscrit ainsi l’opération budgétaire dans la comptabilité de l’établissement . et constate la dette de l’établissement vis-à-vis des fournisseurs au crédit du compte 4012, dette dont il acquittera l’établissement en procédant au paiement. *C’est la prise en charge du comptable

la classe 6 et 7 : exécution du budget Les comptes sont organisés en « classes » (1,2,3,4,5,6,7,8) qui donnent son premier chiffre au compte la classe 6 et 7 : exécution du budget La classe 6 = Tous les comptes de dépenses. Les mandats sont inscrits au débit et les ordres de reversements au crédit. La classe 7 = Tous les comptes de recettes. Les ordres de recettes sont inscrits au crédit et les ordres de réduction au débit. Ce sont des comptes dits de résultat ils correspondent à l’exécution budgétaire

LES OPERATIONS QUOTIDIENNES de l'AGENT COMPTABLE Ce sont toutes les opérations comptables qui découlent de l'activité de l'ordonnateur. il convient de distinguer deux types d'opérations comptables : automatiques et manuelles. Les opérations comptables automatiques: QUE SE PASSE –T'IL DANS LE LOGICIEL GFC ? Réception des mandats (DEBIT classe 6 / CREDIT classe 4) et des titres de recettes (DEBIT classe 4/ CREDIT classe 7) Envoi des disquettes de paiement au trésor ( DEBIT classe 4/ CREDIT classe 5 ) Envoi au trésor des bordereaux d'encaissement des chèques reçus ( DEBIT classe 5/ CREDIT classe 4)

LES OPERATIONS DE DEPENSES Opérations faites chez l'ordonnateur: L'engagement ( acte de l'ordonnateur qui fait naitre une obligation et une charge : bon de commande, convention, contrats, marchés…) La liquidation (c'est la vérification du service fait et du montant de la charge: bon de livraison, facture…) Le mandatement ou ordonnancement (c'est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer la dette : mandats, feuillets budgétaires…) C'est la phase d'opportunité, compétence exclusive de l'ordonnateur.

Ces sommes sont donc utilisées L’outil du gestionnaire: la situation des dépenses engagées Exemple de présentation d’un chapitre A1 organisé par code de gestion et C par compte et codes de gestion Montants engagés = le bon de commande a été fait Et engage donc l’établissement (par la signature de l’ordonnateur) Ces sommes sont donc utilisées Ce qui reste à utiliser compte tenu des sommes déjà payées Et des sommes engagées Montants votés = autorisation de dépense Montants mandatés = livraisons ou prestations effectuées et factures payées Comptes et codes de gestion Tels que votés

L’EPCP et le comptable L’EPCP permet au chef d’établissement de signer et exécuter immédiatement tout marché recensé sans soumettre à l’autorisation du conseil d’administration chaque contrat ou commande (donc tous les bons de commandes). Outre ses contrôles habituels (exacte imputation budgétaire et comptable de la dépense, disponibilité des crédits, ...), le contrôle du comptable sur l'EPCP consiste exclusivement à vérifier que le montant total mandaté pour chaque ligne de la nomenclature n’a pas dépassé le montant prévu par l’EPCP adopté par le conseil d’administration.

Opérations faites chez le comptable Prise en charge des mandats par le comptable C'est la phase de régularité. Le comptable a une mission de contrôle (qualité de l'ordonnateur, disponibilités des crédits, existence et validité des pièces justificatives fournies, exacte imputation des dépenses…). Le mandat est réceptionné en compta générale soit directement pour l'établissement siège, soit par une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattaché. Inscription des écritures dans les livres de comptes (les chapitres et codes de gestion disparaissent)

Comptabilité budgétaire Comptabilité générale La prise en charge du comptable Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Opérations Dépenses Engagement Liquidation Prise en charge du comptable Mandatement TRANSFERT informatique GFC Compta Réception des écritures Validation GFC Ordo Documents Disquette TRANSFERT Écritures générées

Regroupement comptable Dans l’établissement d’origine Regroupement comptable Comptabilité Établissement rattaché Comptabilité Établissement support Opérations Dépenses Engagement Liquidation Mandatement Prise en charge du comptable Mandats TRANSFERT informatique GFC Ordo Documents Fichier d’écritures GFC Compta Réception des écritures Validation TRANSFERT Écritures générées

Examen des comptes au 21 janvier =cumul de toutes les écritures passées avant l’inscription de l’écriture de ce jour Pourquoi mouvementer le débit du compte de classe 6 : Le débit c’est ce que l’on doit faire ou ce que l’on doit à quelqu’un, au débit on inscrit les charges que l’on a et les dépenses à faire les concernant (le débit est un flux sortant) Au solde créditeur du 4012, la sommes de 2899 euros indique que nous n’avons pas encore payé le fournisseur

Le suivi des recettes : La situation des recettes Recettes supplémentaires Les dépenses concernant Ces recettes seront autorisées Par Décision budgétaire modificative Le suivi des recettes : La situation des recettes Recettes dont les titres ne Sont pas faits Montants votés = recettes Autorisées permettant les dépenses Montant des recettes faites Comptes et codes Tels que votés

LES OPERATIONS DE RECETTES Opérations chez l'ordonnateur: Constatation de la recette (acte qui fait naître un droit au profit de l'établissement : état effectifs élèves, convention d'hébergement…) Liquidation de la recette ( vérification du montant du droit : avis aux familles..) Ordonnancement ( ordre donné par l'ordonnateur au comptable de poursuivre le recouvrement :émission de l'ordre de recette)

LES OPERATIONS DE RECETTES Opérations chez le comptable: Prise en charge de l'ordre de recette après vérification de la régularité de l'opération ( existence d'un arrêté de subvention, vote tarifs appliqués et délibération CA ,caractère exécutoire de l'acte autorisant la recette…) Le recouvrement incombe à l'agent comptable qui est tenu de procéder à toutes les diligences nécessaires au risque de mettre en jeu sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Le titre de recette est réceptionné en comptabilité générale, soit directement pour l'établissement siège, soit par le biais d'une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattaché Exemple d’un ordre de recettes de produits scolaires. Le comptable l’inscrit au crédit du C/70621 Et au débit du C/4112 ( familles-frais scolaire-exercice courant) qui constate les créances de l’établissement, créances dont il assurera le recouvrement si besoin par voie contentieuse.

Comptabilité budgétaire générale Opérations Recettes Constatation de droits Liquidation Prise en charge du comptable Ordres de recettes TRANSFERT informatique GFC Compta Réception des écritures Validation GFC Ordo Documents Disquette TRANSFERT GFC Compta Réception des créances GFE Disquette ou mail TRANSFERT Écritures générées

Examen des comptes 70621 et 4112 Correspond À la liste des Créances c’est-à-dire aux sommes à recouvrer par le comptable : aujourd’hui, le montant est égal à l’ordre de recette parce que nous n’avons pas encore encaissé (les avis aux familles viennent tout juste d’être postés) Correspond à la recette faite sur les familles pour faire fonctionner le service annexe d’hébergement (R2)

Les ordres de reversement Ordre de reversement du 30 janvier (un fournisseur à qui l’on a payé une facture par erreur qui doit nous rembourser la somme de 200 euros) Si nous avions diminué la charge en passant par le 4012 Le solde du compte du4012 devient anormalement débiteur

Différences entre ordre de reversement et certificat de réimputation

Réponse: Ordre de reversement : une dépense a été payée à tort (charge indue, erreur de créancier) Diminue un compte de charge (ordre d’atténuation de dépense) Au cours du même exercice budgétaire

Réponse: Ordre de reversement : une dépense a été payée à tort (charge indue, erreur de créancier) Diminue un compte de charge (ordre d’atténuation de dépense) Au cours de l’ exercice N+1 or

Certificat de réimputation: transfert d’une dépense ou une recette d’un compte de charge ou de produit vers un nouveau compte suite à une erreur initiale Possible avant clôture de l’ exercice

Les ordres d’annulation de recettes Se passent au même compte de classe 4 que les ordres de recettes mais au Crédit 30

La réforme des comptes trésor au 1/01/08 Un compte trésor ouvert pour chaque établissement membre du groupement ( sauf pour les GRETA et CFA qui n’ont pas la personnalité morale) Chaque EPLE disposera d'un cadre complet en classe 4 et classe 5 Une exception : Le compte 531 ( caisse) sera uniquement ouvert dans la comptabilité de l'établissement support La technique comptable des comptes de liaison permettant le suivi de la trésorerie ( 513/452 ) n'existera au 1/01/08 que pour retracer les éventuelles opérations effectuées pour le compte d'établissements rattachés en numéraire sur la caisse de l'établissement support. Il y aura donc un 452. dans la compta de l'établissement support et un 5132 dans les établissements rattachés et un 5133 dans les GRETA. Principe de l’unicité de caisse Chaque établissement dispose de son chéquier 31

Nouveau schéma depuis le 1/01/08 Les comptes du collège rattaché Les comptes de l’établissement support Tous les comptes de la classe 5 ( sauf le 531 ) 5151 = solde du relevé trésor Toujours débiteur Trésorerie du collège 5132 retracera les Opérations d’encaissement et de décaissement de numéraires faites à l'agence Comptable pour le compte du Collège rattaché Tous les comptes de la classe 5 531 5151 = solde du relevé trésor Toujours débiteur Trésorerie du lycée 452. (subdivisé Par établissement rattaché) Retracera les opérations D'encaissement et de décaissement de Numéraires faites pour le compte du collège rattaché Solde débiteur Solde créditeur =

Le paiement Exemple 1: Pour payer les fournisseurs du mandat précédemment réceptionné au 6011, le comptable fait un chèque ou envoie la disquette de paiement à la trésorerie. Dans le même temps, il inscrit la somme de 2326€ au débit du 4012 (il solde le compte des dettes de l’établissement) et au crédit du 5159 (chèques à payer) 33

Comptabilité budgétaire Le paiement Comptabilité Générale Comptabilité budgétaire Opérations Paiement informatique GFC Compta Réception du paiement Règlement Disquette trésor Écritures générées

A partir du 1er janvier 2008, PAIEMENT dans un établissement rattaché Dans l’établissement d’origine Comptabilité Établissement rattaché Comptabilité Établissement support Opérations Paiement informatique GFC Compta Réception du paiement Règlement Écritures générées

Le paiement: Le comptable paye le fournisseur et annule la dette de l’établissement Opération de paiement Correspond aux chèques faits Ou aux disquettes envoyées non Encore inscrits sur le relevé trésor

le recouvrement (encaissement) Exemple 2: Le comptable encaisse une demi-pension de 50€ en espèces et 2 chèques de demi-pension de 75 euros (soient 150 euros), versés par des familles Il inscrit la somme en espèces au crédit du C/4112 et au débit du 531 (caisse), et la somme par chèque au crédit du C/4112 et au débit du C/5112 (chèques envoyés en compensation) 37

Comptabilité budgétaire générale Le recouvrement Opérations Encaissement informatique GFC Compta Fiche quotidienne d’encaissement Bordereau chèques Écritures générées

Opérations informatique Écritures générées A partir du 1er janvier 2008, RECOUVREMENT dans un établissement rattaché Dans l’établissement d’origine Comptabilité Établissement rattaché Comptabilité Établissement support Opérations Encaissement informatique GFC Compta Fiche quotidienne d’encaissement Bordereau chèques Écritures générées

Le recouvrement : Le comptable encaisse des fonds et éteint une créance Opération d’encaissement Correspond au montant Des espèces contenues dans La caisse Correspond Aux bordereaux de chèques envoyés À la trésorerie non encore portés Sur le relevé trésor Correspond À la liste des Créances (les 200 euros ayant été automatiquement enlevés des créances Concernées par l’acte d’encaissement)