Les principes budgétaires et comptables Formation des nouveaux gestionnaires 19 septembre 2013 Denis Jagu, Myriam Lesellier

Les principes budgétaires et comptables 1. Les grands principes budgétaires et leur mise en œuvre dans l’EPLE 2. La contexture budgétaire 3. L’articulation entre les recettes et les dépenses 4. L’exécution budgétaire 5. Les nouveautés introduites par la RCBC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

Petits préalables La « comptabilité » est un ensemble de techniques qui servent à décrire une réalité financière La « comptabilité publique » est un ensemble de règles de droit, partie du droit public Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

Un gestionnaire d’EPLE, quand il « fait de la compta », Utilise un certain nombre de techniques comptables, la plupart très simples Dans un environnement juridique précis (la comptabilité publique) Dans un univers professionnel particulier (L’EPLE) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1. Les grands principes budgétaires et leur mise en œuvre dans l’EPLE L’annualité, l’unité, l’universalité, la spécialité, la sincérité et l’équilibre La séparation de l’ordonnateur et du comptable Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.1.1 L’annualité budgétaire Le budget constitue une autorisation de percevoir des recettes et d’engager des dépenses Cette autorisation est limitée dans le temps La durée de cette autorisation est l’année civile Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.1.1 L’annualité budgétaire (suite) Le budget est en « droits constatés » Tous les droits acquis au cours d’un exercice doivent faire l’objet d’un titre de recettes au cours de cet exercice Toutes les dépenses doivent être liquidées et ordonnancées au cours de l’exercice auquel elles se rattachent (art. R421-67 et R421-73 du code de l’éducation) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.1.2 L’unité budgétaire Toutes les dépenses et toutes les recettes sont présentées sur un document unique Cela ne s’oppose pas à des regroupements, par sections ou service, généraux ou spéciaux Cela n’interdit pas les budgets annexes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.1.3 L’universalité budgétaire Toutes les recettes viennent indistinctement financer toutes les dépenses On ne peut pas affecter une recette précise à une dépense précise (principe de la non affectation) On ne peut pas diminuer le montant d’une dépense par le montant d’une recette (principe de la non contraction) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.1.3 L’universalité budgétaire (suite) Cette règle connaît une exception qui, dans les EPLE, a une importance fonctionnelle et financière majeure: les ressources spécifiques, dont les ressources affectées Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.1.4 LA Spécialité Les crédits ouverts au budget d’un service ne peuvent pas être affectés à d’autres services Un établissement ne peut recevoir de mandat pour des activités totalement étrangères à sa mission Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.1.5 La sincérité budgétaire Les quatre principes précédents perdraient tous leur sens si les prévisions de recettes et de dépenses n’étaient pas sincères Une sous évaluation ou une sur évaluation fausserait l’équilibre Les recettes et les dépenses sont donc évaluées le plus précisément possible, compte tenu des éléments d’information disponibles Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.1.6 L’équilibre budgétaire Les recettes doivent couvrir l’ensemble des dépenses Le total des dépenses ne peut pas excéder le total des recettes Le principe d’équilibre ne s’oppose pas à ce qu’un budget soit présenté en déséquilibre, couvert par le fonds de roulement (il s’agit d’un déséquilibre voulu, financé et autorisé) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.2 La séparation de l’ordonnateur et du comptable En comptabilité publique, la réalisation des opérations de recettes et de dépenses est confiée exclusivement à deux personnes: l’ordonnateur et le comptable Les deux fonctions sont incompatibles La dualité des fonctions garantit l’honnête utilisation des deniers publics Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

1.2 La séparation de l’ordonnateur et du comptable (suite) Dans les EPLE, cette séparation est organisée selon un système particulier Elle place le gestionnaire comptable, mais aussi le gestionnaire matériel, dans une situation originale, en regard des autres administrations publiques. Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2. La contexture budgétaire Le budget initial Les modifications apportées au budget en cours d’exercice La section de fonctionnement et la section d’investissement Les services généraux Les services spéciaux Les réserves Les domaines et les activités Les comptes du Plan Comptable Général L’état prévisionnel de la commande publique Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

Attention: travaux! La réforme du cadre budgétaire et comptable (RCBC) a modifié considérablement la contexture budgétaire à compter du 1/1/2013 Instruction codificatrice M9.6 Evolution de l’outil GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.1 Le budget initial Le budget initial décrit toutes les prévisions de recettes et de dépenses de l’exercice à venir Son vote par le conseil d’administration est un acte politique majeur (il matérialise l’autonomie de fonctionnement de l’EPLE) Il est voté au niveau du service Exécutoire 30 jours après sa réception au représentant de l’Etat, à la collectivité de rattachement et à l’autorité académique Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.2 les MODIFICATIONS Apportées AU BUDGET EN COURS D’EXERCICE Elles viennent tout au long de l’exercice modifier le volume et/ou la structure du budget Parce que des recettes ou des dépenses nouvelles se font jour Parce qu’une manière d’exécuter une dépense apparaît mieux appropriée que celle qui avait été prévue Parce que des programmes d’activités sont modifiés Parce que des subventions affectées sont attribuées,… Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.2 les MODIFICATIONS Apportées AU BUDGET (SUITE) Les décisions de l’ordonnateur (DO) Virement à l’intérieur d’un service Ne modifient pas le montant des crédits ouverts Les décisions budgétaires modificatives (DBM) non soumises au vote du CA Ressources nouvelles spécifiques, reconstatation des produits scolaires, amortissements Modifient le montant des crédits ouverts à un service mais ne modifient pas la structure du budget Les DO et les DBM sans vote Sont immédiatement exécutoires Sont présentées pour information au prochain CA Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.2 les MODIFICATIONS Apportées AU BUDGET (SUITE) Les décisions budgétaires modificatives (DBM) soumises au vote du CA Virement entre les services, ressources nouvelles non-spécifiques, prélèvement sur le fonds de roulement Modifient la structure du budget Exécutoires 15 jours après accusé de réception des autorités chargées du contrôle Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.3 LA section de fonctionnement et LA SECTION D’INVESTISSEMENT La section de fonctionnement est formée des services généraux et des services spéciaux La section d’investissement (section des opérations en capital) est réservée aux dépenses immobilisables et à leur financement (plus de 800 € HT) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.4 Le service général et les services spéciaux, avec ou sans réserves Le service général correspond en dépenses et en recettes au fonctionnement courant (activités pédagogiques, vie de l’élève, administration et logistique) Les services spéciaux décrivent, en recettes et en dépenses, des activités ou des missions particulières (bourses nationales, service de restauration et d’hébergement, mutualisations) Les service général et certains services spéciaux ont des réserves Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.5 Les SERVICES Généraux De dépenses et de recettes Au nombre de 3: Activités pédagogiques (AP): enseignement général et technologique, formation continue, apprentissage, périodes de stages en entreprise, voyages scolaires, sorties éducatives, projets pédagogiques Vie de l’élève (VE): amélioration de la vie des élèves et des étudiants, santé et citoyenneté, aides sociales (hors bourses nationales) Administration et logistique (ALO): viabilisation, fonctionnement, entretien général, administration générale, sorties d’inventaire, amortissements, provisions Leurs frontières peuvent poser des questions (auxquelles il faut apporter des réponses sous forme de choix) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.6 Les services spéciaux De dépenses et de recettes Distincts des activités principales de l’établissement Au minimum au nombre de deux Bourses nationales (SBN): exclusivement ces bourses, ni bourses départementales, ni fonds sociaux Restauration et hébergement (SRH) s’il n’est pas géré en budget annexe D’autres peuvent être créées facultativement Mutualisations, besoin spécifique d’indentification d’une activité,… Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.7 Le SERVICE de la section D’INVESTISSEMENT Un service unique: les opérations en capital (OC) Pour les acquisitions supérieures à 800 € -les immobilisations- (en dépenses) et leur financement (en recettes) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.8 Les réserves Les réserves (du service général et des services spéciaux qui en sont dotés) sont formées par les excédents de recettes sur les dépenses des années antérieures. Elles sont un élément du patrimoine de l’établissement Certains services spéciaux n’ont pas de réserves Parce qu’ils doivent couvrir leurs charges par leurs produits et sont donc toujours en équilibre (ex. bourses nationales) Certains services spéciaux ont des réserves parce qu’ils assurent une vente de prestations (ex. restauration et hébergement, mutualisations) Les réserves sont une réalité comptable mais ne sont plus un indicateur budgétaire; elles ne sont plus égales au fonds de roulement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.9 Les domaines et les activités Sont les échelons inférieurs de description budgétaire Permettent d’identifier ou de regrouper toutes les dépenses et les recettes que l’établissement souhaite identifier Sont censés s’articuler avec le projet d’établissement et le contrat d’objectifs Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.9 Les domaines et les activités (suite) Sont libres de définition (ils peuvent varier considérablement en nombre et en objet suivant les établissements) Sont obligatoires en dépenses et facultatifs en recettes N’apparaissent pas en comptabilité générale Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.10 Les codes d’activités Sont l’échelon le plus fin Composés de 9 caractères alphanumériques Commençant par 0 lorsqu’ils sont créés l’établissement Commençant par 1 lorsqu’ils correspondent à une activité définie par l’Etat et que celui-ci l’a défini Commençant par 2 lorsqu’ils correspondent à une activité définie par la collectivité de rattachement et que celle-ci l’a défini Les 4 caractères suivants dépensent du financeur, les 4 derniers de l’établissement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.10 Les codes d’activités - des exemples CODES ACTIVITE ETAT.xls CODES ACTIVITE CG14.xls Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.11 EXEMPLES DE BUDGETS budget sellier.pdf malherbe rcbc projet.xlsx Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.12 Les comptes du plan comptable général Petit rappel sur les classes de compte En dépenses, le compte de classe 6 n’apparaît qu’au moment de la liquidation; il n’existe pas au budget En recettes, le compte de classe 7 est mentionné au budget (et les domaines et – rappel - activités sont facultatifs Quelques exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

2.12 L’état prévisionnel de la commande publique (EPCP) En cours de disparition Classe les dépenses selon une nomenclature par nature définie par l’établissement et selon les procédures d’achat du code des marchés publics Poursuivait un double objectif: satisfaire à l’obligation légale faite à tout acheteur public de définir ses besoins, de les évaluer et de les organiser dans le respect des principes de la commande publique (art.5 du CMP) autoriser le chef d’établissement à signer les marchés figurant sur cet État Prévisionnel sans avoir à réunir le conseil d’administration (art R421-20 du code de l’éducation): supprimé par la RCBC Devrait être remplacé par un état des marchés, contrats et conventions (EMCC) suivi dans GFC et présenté avec le budget initial Une autorisation annuelle de signer les marchés d’une durée inférieure à un an et d’un montant inférieure aux seuils de la commande publique formalisée est maintenant présentée tous les ans au CA (délégation prévue par l’art. L 421-20 du code de l’éducation) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

3. L’articulation entre les recettes et les dépenses Le cas particulier du service annexe d’hébergement Les ressources affectées L’articulation entre les services et les chapitres La mécanique des réserves L’articulation entre les services et les réserves Les documents budgétaires dans GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

3.1 Le cas particulier du service annexe d’hébergement Établit un lien particulier entre les recettes et les dépenses Varie d’un département ou d’une région à l’autre depuis les derniers transferts de compétences (acte II de la décentralisation) Exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

3.2 les ressources affectées Les ressources affectées sont issues d’un engagement contractuel ou conventionnel Elles ne sont acquises qu’à hauteur des dépenses effectivement réalisées Exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

3.3.1 L’articulation des dépenses et des recettes articulation dépenses recettes.doc Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

3.3.2 La mécanique des réserves Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

3.3.3 L’articulation entre les services et les réserves articulation services et réserves.doc Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

3.4 Les documents budgétaires dans GFC Les états du budget L’historique d’ouverture des crédits L’historique des prévisions de recettes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4. L’exécution budgétaire Les phases de la dépense Les phases de la recette Les opérations de rectification Les opérations avant ordonnancement Les pièces justificatives Les outils de suivi dans GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4.1 Les phases de la dépense L’engagement La liquidation L’ordonnancement (le mandatement) Le paiement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4.2 Les phases de la recette La liquidation L’ordonnancement Le recouvrement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4.3 Les opérations de rectifications D’un mandat: l’ordre de reversement D’une recette: l’ordre d’annulation ou de réduction de recette Servent à rectifier des erreurs de liquidation Les réimputations servent à rectifier des erreurs de services ou de comptes en dépenses et en recettes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4.4.1 Les exceptions à la règle: les opérations avant ordonnancement Les dépenses avant ordonnancement (également appelées sans ordonnancement préalable), sont réservées strictement à des opérations particulières (dépenses urgentes, loyers, menues dépenses, certaines dépenses sur contrats,…) Il existe aussi des recettes avant ordonnancement (tickets repas, objets confectionnés,…) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4.4.2 Les exceptions à la règle: le paiement avant service fait Certaines dépenses peuvent être faites avant service fait: abonnements, loyers, avances, achats d’ouvrages, dépenses de voyages,… Leur liste est également strictement réglementée Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4.4.3 Les doubles exceptions à la règle Certaines dépenses peuvent être à la fois sans ordonnancent préalable et avant service fait: abonnement eau, EDF, … Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4.5 Les pièces justificatives les justifications de la dépense sont précisément et limitativement énumérées; leur fourniture est indispensable Les justifications de la recette explicitent la liquidation Le contrôle de ces pièces incombe au comptable Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

4.6 Les outils du suivi de l’exécution budgétaire dans GFC La situation des dépenses engagées La situation des recettes Les listes et les historiques Petite démonstration Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

5. Les nouveautés introduites par la RCBC 5.1 les amortissements 5.2 les provisions 5.3 la capacité d’autofinancement (CAF) 5.4 le fonds de roulement (FdR) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

5. 1 les amortissements Constat de la diminution d’année en année de la valeur des immobilisations (acquisitions > 800 €) Sont une dépense Lorsque l’immobilisation a été acquise au moyen d’une subvention, on amortit également son financement (la « neutralisation de l’amortissement »), qui est une recette Implique qu’un tableau des durées d ’amortissements ait été voté en CA Code d’activité prédéfini dans GFC Exemples Conséquences sur le résultat, la capacité d’autofinancement et le fonds de roulement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

5. 2 les provisions Pour répartir des risques et des charges sur plusieurs exercices Doivent résulter d’un évènement survenu au cours de l’exercice Doivent être probables et estimées approximativement Sont une dépense Code d’activité prédéfini dans GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

5. 3 la capacité d’autofinancement (caf) Surplus monétaire dégagé par la différence entre recettes encaissables et dépenses encaissables, cad ignore les opérations d’ordre comme les amortissements ou les provisions CAF = résultat – (amortissements + provisions – neutralisation amortissements) Lorsque la CAF est d’un montant négatif, on parle d’insuffisance d’autofinancement (IAF) Dans un établissement qui a mobilisé ses réserves dès le budget initial, par exemple pour financer sa dotation aux amortissements, l’IAF est une situation normale (déficit programmé) Est un indicateur majeur du budget Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

5. 4 le fonds de roulement et sa variation Différence entre les emplois stables et les ressources stables Fonds de roulement = réserves + (somme des amortissements + somme des provisions – somme des neutralisations des amortissements) Variation du fonds de roulement = CAF ou IAF - déficit de la section d’investissement Est un indicateur majeur du budget Exemple: pièce B1.3 Malherbe.pdf Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

Textes et documents de référence Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Code de l’éducation Instruction codificatrice M9.6 (3 tomes et annexes) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

Textes et documents de référence (suite) Décret n° 2007-450 du 25 mars 2007 modifiant le code général des collectivités territoriales (annexe à l’art. D 1617-19 du CGCT, liste des pièces justificatives de la dépense) Et/ou instruction codificatrice n° 07-024 M0 du 30 mars 2007 (même contenu que ci-dessus, mais commenté) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

Textes et documents de référence (suite) Instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses (paiement avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable) « La gestion des établissements scolaires locaux du second degré », J. GAVARD et autres, édition Berger-Levrault Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

Pour aller plus loin sur la Réforme du cadre budgétaire et comptable (RCBC) Site de la DAF: idaf.pleiade.education.fr (utilisateur: ven, mot de passe: zen) Site de l’ESEN: www.esen.education.fr Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013