DMFS Discussion with MFRC Board Chairs Discussion entre la DSFM et les conseils d’administration des CRFM 19 April / avril 2011

Call to Order Ouverture Staff in attendance: Personnel présent: Celine Thompson, DMFS / DSFM Colonel Russ Mann, DQOL / DQV Major Marianne Kaduck, Deputy DQOL/ Adjointe DQV Alla Ivask, National Manager MFS / gestionnaire nationale SFM Laurie Ogilvie, National Manager PPD / gestionnaire nationale DPP Sue Goddard, Senior Manager MFS /gestionnaire supérieure MFS CWO NormandTrepanier, QOL / QV Julie Leblanc, Communications Manager / gestionnaire des communications Chantal Beauchamp, Information Coordinator / coordinatrice de l’information Listening to the discussion: À l’écoute de la discussion: Field Operations Managers / Les gestionnaires des opérations régionales

Agenda Ordre du jour Call to order / Opening Remarks Transition plan for DMFS DMFS Update: Community Site Visits DMFS Update: Board Training Project DMFS Update: Issues Resolution DMFS Update: The Mind’s The Matter DMFS Update: Canadian Conference on Medical Education (CCME) and family access to health care Open Forum: Discussion and questions Final Statements / Conclusion Ouverture : Remarques préliminaires Plan de transition pour la DSFM Mise à jour DSFM : Visites communautaires consultatives Mise à jour DSFM : Projet de formation pour les conseils d’administration Mise à jour DSFM : Résolution de problèmes Mise à jour DSFM : Le pouvoir de l’esprit Mise à jour DSFM : Conférence canadienne sur l'éducation médicale (CCEM) et l’accès aux soins de santé pour les familles Forum ouvert : Discussion et questions Énoncés finaux / Conclusion

Transition DMFS/DSFM Continuity Solid framework built on 20 years experience Seamless transition Business as usual Building/Developing relationship Continuité Cadre solide reposant sur 20 années d'expérience Transition sans incident Nous procèdons comme d’habitude Développement de relations 2

Community Site Visits Visites communautaires consultatives Initiated by DMFS to provide an opportunity for community engagement and participation in discussions to facilitate the well-being of CF families locally and nationally Occur once every two years Hosted by the local CO and facilitated by the Field Operations Manager responsible for that location CF families and local service providers invited to attend to provide feedback on successes, challenges, gaps and opportunities in programs and services available in their area A CSV report is produced, reflecting meeting, and then distributed to CoC, environmental commands and Boards of Directors Observations from families are passed along to the appropriate persons within CF National Military Family Council has expressed an interest in attending upcoming Community Site Visits Initié par la DSFM pour fournir une opportunité pour l'engagement communautaire et la participation à des discussions afin de faciliter le bien-être des familles des militaires au niveau local et national. Se produit une fois tous les deux ans Organisée par le Cmdt local et facilité par les gestionnaires des opérations régionales responsable de cette localité. Les familles des militaires sont invitées à participer pour fournir leur rétroaction sur les réussites, les défis, les lacunes et les opportunités dans les programmes et services disponibles dans leur région. Un rapport de la VCC est produit, reflétant la réunion, et est ensuite circulé à la CdC, au commandement d’armée, et les conseils d’administration Les observations des familles sont transmises à des personnes appropriées au sein des FC Le Conseil national pour les familles des militaires a exprimé un intérêt à assister aux prochaines visites communautaires consultatives. 3

Board Training Project Projet de formation pour les conseils d’administration What DMFS heard at Summits I and II DMFS is currently developing four training modules dealing with key areas of Board-identified priorities at Summit I and II Financial Oversight: Responsibilities of Boards of Directors Legal Responsibilities of Boards of Directors Boards of Directors Accountability and Responsiveness to Membership Succession Planning and Recruitment for Boards of Directors Ce que la DSFM a entendu lors des sommets I et II La DSFM est en train de développer quatre modules de formation portant sur des domaines clés qui ont été identifiés comme priorités par les conseils lors des sommets I et II Surveillance financière: responsabilités des conseils d'administration Responsabilités légales des conseils d'administration Responsabilité et réactivité de l'abonnement des conseils d'administration Planification de la relève et du recrutement pour les conseils d'administration At Summits I & II Boards of Directors indicated that they experience challenges with HR responsibilities, financial oversight, legal responsibilities, as well as accountability to membership and succession planning. They requested either more training opportunities or access to specialists in those areas. DMFS explored the possibilities of a similar type of set up that we currently have with HR Group. Unfortunately that was not even remotely possible. We therefore chose to increase training and training opportunities in the aformentioned areas. DMFS sent out a call for proposals to 10 companies who had the expertise in these areas. HR Group won the bid. 4

Issues Resolution Résolution de problèmes Occasionally, individuals or families contact DMFS staff, the Family Information Line (FIL) or the FamilyForce website for help in addressing an issue they may have experienced at their local Military Family Resource Centre (MFRC). In all cases, these individuals are advised that MFRCs are third party, not for profit independent organizations, governed by a Board of Directors, that the Board is the Employer of Record, not DMFS. The individual is further advised that DMFS is simply a funder. DMFS staff immediately refer them back to the MFRC and encourage them to contact the Executive Director, reminding them that this is the proper process to follow. The MFRC Executive Director is given a head’s up by its FOM À l’occasion, des individus ou des familles communiquent avec le personnel de la DSFM, la Ligne d'information pour les familles (LIF)) ou le site Web Forcedelafamille pour de l'aide afin de résoudre un problème par rapport à leur centre de ressources pour les familles militaires (CRFM) locale. Dans tous les cas, ces personnes sont avisées que les CRFM sont des tierces parties, et des organismes sans but lucratif indépendant, dirigé par un conseil d'administration, et que le conseil est l'employeur officiel, et non la DSFM. Par ailleurs, l'individu est informé que la DSFM est tout simplement un bailleur de fonds. Le personnel de la DSFM les réachemine au CRFM et les encourage à communiquer avec le directeur général, en leur rappelant que c'est le processus approprié à suivre. Le directeur général du CRFM est avisé par son GOR.

The Mind’s The Matter Le pouvoir de l’esprit Completion of second bilingual video program to assist youth living with a family member who has an Operational Stress Injury (OSI). The Minds the Matter is available on www.FamilyForce.ca. Developed through an innovative partnership between DMFS and the Royal Ottawa Hospital Foundation (ROH). First of its kind for military families. User is engaged in an experience by personally relating to characters, scenarios and experiences depicted in the program. All the underlying content and principles adhere to empirically sound, evidence-based practices for mental health intervention as certified by the ROH. Allows users to acquire the life skills necessary for preventing, coping with, and/or recovering from the issues being addressed. Users who complete the program feel empowered to prevent, overcome, and better adapt to the life challenges associated with OSIs. Achèvement du programme du deuxième vidéo bilingue pour aider les jeunes vivant avec un membre de la famille qui a une blessure de stress opérationnel (BSO). Le pouvoir de l’esprit est disponible sur www.Forcedelafamille.ca Première en son genre pour les familles militaires. Développé grâce à un partenariat novateur entre la DSFM et la Fondation de santé mentale Royal Ottawa (HRO) L'utilisateur s’implique dans une expérience où il peut s’identifier avec les personnages, les scénarios et les expériences représentées dans le programme. Tout le contenu sous-jacent et les principes adhérent à des pratiques fondées sur des faits scientifiques solides pour l’intervention en santé mentale tel que certifié par l’HRO. Permet aux utilisateurs d'acquérir les compétences de vie nécessaires pour prévenir, faire face à, et/ou récupérer de la problématique abordée. Les utilisateurs qui terminent le programme se sentent outillés à prévenir, à surmonter, et à mieux s'adapter aux défis associés aux BSO. Director Military Family Services (DMFS) recently completed the development of the second edition of bilingual virtual story board program to assist youth living with a family member who has an Operational Stress Injury (OSI). The program, entitled “The Minds the Matter” / “Le pouvoir de l'esprit”, is available on www.FamilyForce.ca site. “The Minds the Matter” / “Le pouvoir de l'esprit” is a first of its kind for military families. It was developed through an innovative partnership between DMFS and the Royal Ottawa Hospital Foundation (ROH). The program was designed and developed in such a way that the user is engaged in an experience and is drawn into the relevant lessons by personally relating to characters, scenarios and experiences depicted in the program. The program does not simply present fact-based documents or information about the subject matter, but rather, users are able to observe, and engage in, interactive experiences that simulate his or her real-life predicaments and challenges. This allows the user to participate in and feel the relevance of the issues, and experience effective ways of dealing with an OSI. All the underlying content and principles of the program, whether teaching materials, or interactive exercises, advice, etc. adhere to empirically sound, evidence-based practices for mental health intervention as certified by the ROH. The program does not simply provide academic information regarding the issue or educate users on the clinical intervention protocol, instead it allows users to acquire the life skills necessary for preventing, coping with, and/or recovering from the issues being addressed. Users who complete the program feel empowered to prevent, overcome, and better adapt to the life challenges associated with OSIs. They develop the capacity to employ the techniques being taught to change the ways they think, feel, and act. While the interactive portion of this program targets a youth audience, all age groups benefit from the learning that is presented. 9 8

CCME and access to healthcare CCEM et l’accès aux soins de santé Conférence canadienne sur l'éducation médicale a permis de rencontrer et de dialoguer avec: - l'Association des facultés de médecine du Canada (AFMC), - l’Association canadienne des médecins résidents (CAMR) -le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) -le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) Intention du CEMD est que nos efforts soient -modestes -consistants -mutuellement bénéfiques Canadian Conference of Medical Educators allowed for meetings and discussions with: - The Association of Faculties of Medicine of Canada (AFMC) - The Canadian Association of Internes and Residents (CAIR) -The College of Family Physicians of Canada (CFPC) -The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada (RCPSC) CDS-intent is for our efforts to be -modest -consistent -mutually-beneficial 9 9

Open Forum Forum ouvert Questions?

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