Prescripteurs Astuces et Bonnes pratiques 29 Septembre 2016

Sommaire Evolution N° de produit fournisseur (flux 1) Mettre à jour les coordonnées téléphoniques + contact pour la DAPO / FRANKEL Punch Out : Ne pas modifier la Quantité dans Equinox Tolérance Réception Zone commentaires certification de facture  Supprimer les paniers sauvegardés Rappel sur les boutons de Copie adresse de livraison Zoom reporting BI sur le panier de bout en bout

Evolution : Griser la zone N° de produit fournisseur Contexte Pour les paniers Punch Out, certains prescripteurs modifiaient le numéro du produit fournisseur dans Equinox . Or, cette information est envoyée par le fournisseur et concerne la référence du produit dans son système. Si l’information est modifiée, le fournisseur ne retrouve plus son produit dans son système informatique et peut refuser la commande. Mise en production: fin Août Suite au call prescripteur du 26.05.2016, l’évolution a été acceptée et le champ Numéro de produit fournisseur a été grisé pour les flux catalogues (flux 1). Cela évitera toute problématique de refus de commande.

Mise à jour de « Mon profil » - besoin DAPO et Frankel Information sur « Mon profil »: Dans le cadre des paniers effectués en punch out DAPO et Frankel, ces fournisseurs souhaitent pouvoir disposer de vos coordonnées téléphoniques en cas de besoin. Pour ajouter mes coordonnées téléphoniques et nom du contact sur mon profil : 1. Je clique sur Mon profil 2. Je clique sur Traiter depuis la fenêtre « Options personnelles » Par défaut, mes données individuelles : ‘’Qualité’’, ‘’Prénom’’, ‘’Nom’’ sont renseignées. 3. Je clique sur 4. Je sélectionne une ligne et je clique sur Détails pour visualiser / modifier le détail des informations d’adresse et de contact 5. Si besoin, je modifie / complète les éléments d’adresse de livraison / coordonnées téléphoniques + contact NB : L’adresse saisie sera utilisée par défaut dans mes paniers, commandes… (une seule adresse valable pour tous les fournisseurs) 6. Je clique sur Sauvegarder Pour les paniers DAPO sur livraison directe (livraison de grosses palettes), la DAPO appelle systématiquement pour convenir d’un rendez-vous pour la livraison. Il est préconisé de renseigner la zone « chez »  nom du contact. 6 2 4 1 3 5 5 4

Modification de la quantité dans le Punch Out   Les modifications de quantité pour les paniers « PUNCH OUT » doivent se faire uniquement sur le catalogue du fournisseur PUNCH OUT Certains messages d’erreurs peuvent apparaitre dans les catalogues Punch Out liés à des problèmes de stock, de distribution… Par exemple le message d’erreur suivant qui apparait pour une quantité non autorisée dans le Punch Out n’apparaitra pas dans Equinox Impact : Les commandes peuvent être refusées par le fournisseur si vous modifiez la quantité dans Equinox. RAPPEL : Si au moins un poste de la commande est en erreur, l’ensemble de la commande est refusée par le fournisseur.

Tolérance réception Réception manuelle  excédentaire 1/2 Réception manuelle  excédentaire Dans notre solution, il est possible d’effectuer une réception excédentaire de 20% dans la limite de 10 000€ (HT). Cette tolérance de dépassement peut s’effectuer que si je n’ai pas réceptionné en totalité mon poste de commande. Dans mon panier, je peux cliquer sur Contrôler pour vérifier les limites de + 20% en quantité, plafonné à 10.000 € HT du montant commandé de mon poste, avant de confirmer ma réception. Si je suis en dessous des limites : un message système d’information s’affiche. Si je suis au dessus des limites : un message d’erreur s’affiche. Le système m’interdit de réceptionner en l’état. Je dois modifier mes quantités réceptionnées dans les limites autorisées.

La certification d’une facture : Consulter un commentaire 1/2 Consulter un commentaire saisi par le comptable sur la facture à certifier 1/ Avant de s'affecter la facture à certifier, je peux visualiser le commentaire saisi. Pour cela : a) Je sélectionne la sous-vue : Certification Factures b) Je clique sur le lien objet de la facture à traiter : - Cas Particulier… ou Facture à certifier… c) L’image facture apparaît, je clique sur « Terminer » d) Je clique sur dans l’historique du tableau de bord de la facture à certifier Une fenêtre s’ouvre et je peux lire le ou les messages saisis.

La certification d’une facture : Consulter un commentaire 2/2 Consulter un commentaire saisi par le comptable sur la facture à certifier 1/ Après l'affectation de la facture à certifier, je peux visualiser le commentaire saisi. Pour cela : a) Je sélectionne la sous-vue : Factures à approuver" b) Je clique sur lien objet : - La facture… est en attente d’approbation c) Je clique sur d) Une fenêtre s’ouvre, et je clique sur e) Je peux lire le ou les messages saisis.

Supprimer les paniers sauvegardés Certains prescripteurs conservent des paniers au statut « sauvegardé » pendant une longue période et peuvent ne plus être d’actualité. Si les paniers sauvegardés n’ont pas vocation à être transformés en commande, il serait nécessaire de procéder à leur suppression. Pour cela, un filtre sur le statut du panier est à effectuer dans les critères de recherche sur l’onglet « mes paniers » Procédure à suivre pour la suppression d’un panier au statut « Sauvegardé » Sélectionner le panier puis cliquer sur le bouton « Supprimer » : La suppression de ces paniers « sauvegardés » permettra d’alléger le système par le biais d’un archivage. Ils seront stockés avec un statut supprimé. « Nettoyage » à effectuer régulièrement

Rappel sur les boutons de Copie adresse de livraison Panier contenant plusieurs articles / postes Depuis votre panier et sur l’onglet Vous disposez du bouton d’action qui vous permet de copier l’adresse de livraison saisie ou modifiée sur un poste, vers tous les autres postes du panier. En effet, pour éviter tout retard et problématique de livraison du fournisseur, il est important de bien fiabiliser et contrôler l’adresse de livraison, sur tous les postes du panier. Par habitude, le premier poste du panier est plus souvent fiabiliser, et les autres postes qui suivent, ne le sont pas. Ce qui peut engendrer des problèmes de livraison et incompréhension de la part du fournisseur. Nb : l’adresse de livraison par défaut reprise dans votre panier et celle indiquée dans votre profil.

Manipulation WeBEx: Consulter sa liste de paniers en Webex 1/2 Facture Réception Fournisseur Catalogue Prix Commande sur catalogue automatique 1 2 3 Je clique sur pour consulter mon/mes panier(s). 1 Je filtre ma liste de panier en fonction de la recherche que je souhaite faire. 2 Si j’utilise au quotidien ce filtre je peux le sauvegarder en cliquant sur et en le nommant. Je pourrais récupérer mon filtre en le sélectionnant : . Je clique sur « OK » pour lancer ma recherche. 4 3 9 4 Je peux mettre en forme ma requête. 5 5 En tant que prescripteur je ne vois que mes paniers et ceux que j’ai fait pour le compte de. Les contrôleurs de gestion et les experts immo voient la liste des paniers de leur entité. 6

Manipulation WeBEx: Consulter sa liste de paniers en Webex 2/2 Supprimer une colonne de ma sélection : 2 possibilités : Je clique sur ma colonne puis je glisse vers le haut (en maintenant le clic), dès que la croix apparaît je relâche la souris. Je fais descendre le champ dans  « Caractéristiques libres ». 5 Ajouter un champ qui ne fait pas parti de ma sélection : Je fais monter le champ dans « lignes » et je peux choisir la place de celui-ci. 6 Faire un total en fonction d’une colonne : Je fais un clic droit sur la colonne souhaitée puis je clique sur « Caractéristiques ». Je choisis dans la liste déroulante du champ  « Afficher résultat » Toujours et je clique sur OK. 7 7 8 8 Je souhaite afficher un attribut d’un champ (ex n° de siret pour le fournisseur): Je fais un clic droit sur la colonne « fournisseur », puis je clique sur « Caractéristiques », je vais dans l’onglet « Attributs », je sélectionne l’attribut, je clique sur Ajouter et je clique sur OK. 7 8 8 7 8 9 Je sauvegarde ma mise en forme: Je clique sur puis je nomme ma mise en forme et je la retrouve en cliquant sur Je peux exporter sur Excel, imprimer ou envoyer ma requête en cliquant sur le, bouton adéquat :

Contacts utiles : SVP SAFIR et SVP FOURNISSEURS Votre appel concerne l’utilisation du logiciel avec le profil prescripteur tapez 0 L’ utilisation avec un autre profil tapez 1 Une question métier relative au contrôle de gestion tapez 2 Le N° de support unique pour accéder au SVP SAFIR qui répond à toutes les questions concernant Equinox 0820 028 000 (choix 2.2) Svp.declic@laposte.fr Pour toutes relances et réclamations fournisseurs, ces derniers sont invités à contacter la cellule SVP FOURNISSEURS de Brive compta-fournisseurs.courrier@laposte.fr Tél : 05 55 18 77 00

Réponses aux questions posées en séance Les questions posées par les utilisateurs en rapport avec leurs propres activités ont fait l’objet de réponses spécifiques. 1 Est-il possible de supprimer l’imputation budgétaire qui est mise par défaut lors de la création d’un panier ? 2 Il n’est malheureusement pas possible de mettre à blanc le champs d’imputation car c’est une donnée héritée de votre entité par défaut. C’est un point de paramétrage unique pour tous les utilisateurs, par défaut il est positionné en « ordre » avec la possibilité de basculer en projet (eotp) En cas de panier en Flux 4 (traité par le service achat national), comment puis-je retrouver le contrat et la commande qui ont été émis 3 Après validation/fabilisation de votre panier (par les différents acteurs du processus), l’acheteur traitera celui-ci et un email  automatique vous sera envoyé avec le N° de contrat en référence à votre panier. Dans le cas d’un panier sans qu’il n’ait de contrat (donc une transformation du panier directement en commande par l’acheteur), vous pouvez retrouver la commande en interrogeant votre panier, et en allant dans l’onglet «documents associés ».