Formation au leadership d'Optimist International Présidents de club élus

Travailler conjointement avec votre secrétaire-trésorier

Personne ou personnes importantes Le secrétaire et/ou le trésorier sont les deux personnes les plus importantes avec qui vous travaillerez. Votre collaboration étroite facilitera votre année et vous aidera à mieux vous organiser.

Tâches du secrétaire-trésorier Conserver et mettre à jour les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et de toutes les réunions d’affaires. Tenir des registres des membres, d’assiduité et des services au club. Préparer et soumettre régulièrement des états financiers au conseil d’administration et l’état financier annuel pour la réunion annuelle de club. Préparer et présenter tous les rapports requis à Optimist International et le district dans les délais prescrits. Conserver et mettre à jour tous les dossiers pour les cotisations et l’argent amassé et distribué. Payer dans les délais prescrits les cotisations internationales et de district. Comme vous pouvez le constater, les fonctions qu’occupe votre secrétaire et/ou votre trésorier ne sont pas de tout repos. Une bonne partie de votre succès repose sur leur capacité de bien accomplir leurs tâches. Il est essentiel de garder les voies de communication ouvertes afin de disposer des renseignements là et quand vous en avez besoin. Un bon secrétaire-trésorier rendra votre travail en tant que président beaucoup plus facile et moins stressant. Un bon secrétaire-trésorier veille à la collecte des cotisations auprès des membres pour ensuite les verser à temps. Il se charge aussi de soumettre les rapports, les procès-verbaux et les documents dont vous n’aurez pas à vous soucier.

Autres tâches

Le secrétaire est responsable de : Se tenir à jour dans les correspondances. Envoyer des cartes de prompt rétablissement. Aider à préparer les ordres du jour. Et la liste continue... Les secrétaires occupent bien d’autres fonctions, surtout si votre club est petit et qu’il n’y a personne d’autre pour assumer ces responsabilités, notamment les anniversaires, les cartes de prompt rétablissement, les ordres du jour et les histoires pour les médias.

Féliciter lorsque c’est justifié Assurez-vous de toujours donner au secrétaire-trésorier les compliments qu’il mérite. Un simple merci ou une petite tape sur l’épaule, c’est très apprécié. Souvenez-vous d’eux à la remise des marques de reconnaissance! N’oubliez pas de remercier le plus souvent possible. Soulignez le travail bien fait devant les membres du club. Lors de la remise des marques de reconnaissance, assurez-vous que les membres savent que c’est grâce au secrétaire-trésorier qu’ils disposent des renseignements les plus récents et qu’ils reçoivent des marques de reconnaissance.

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