Table d’échanges DGACQ - RPGTI Contrats à commandes 27 septembre 2018

Ordre du jour Les modes d’acquisition de biens informatiques Améliorations pour la production des rapports de ventes (contrats à commandes) Table d’échanges DGACQ / RPGTI

Les modes d’acquisition de biens informatiques Historique du secteur des TI en matière contractuelle Comparaisons des coûts des modes d’acquisition Contexte des offres de location à durée déterminée Historique du secteur public québécois Tendance croissante pour l’acquisition de solutions Recommandation

Historique du secteur TI en matière contractuelle Offre des produits en location ou à l’achat Durée de vie utile du matériel de plusieurs années avant la désuétude Évolution technologique relativement lente Offres de mise à niveau et de passage à des modèles supérieurs (upgrade) des produits Considérations de nature fiscale (amortissement vs dépenses directes) pour le client dans le choix du mode d’acquisition Achat comptant ou achat financé vs location ( durée déterminée ou indéterminée ) Évolution technologique en accéléré à compter des années 80’s Investissements significatifs en développement de produits (R&D et capacités manufacturières) nécessaires pour demeurer concurrentiels Pression accrue des marchés boursiers – résultats trimestriels Évolution des modes d’acquisition offerts Achat comptant ou achat financé vs location-achat (leasing) sur n années avec option d’achat Considérations de nature fiscale (amortissement vs dépenses directes) pour le client et reconnaissance immédiate des pleins revenus pour le vendeur

Historique du secteur TI en matière contractuelle Définitions des modes d’acquisition Achat au comptant ou achat financé Titre de propriété passe à l’acheteur à la livraison (achat comptant) ou lorsque le prêt est complètement remboursé Dépréciation de l’actif (dépenses) selon les règles comptables et fiscales en vigueur Location-achat (« leasing ») Le locateur verse le prix d’achat au manufacturier - distributeur et reçoit du locataire les versements prévus au contrat, lesquels sont tous exigibles Provision contractuelle pour achat à la fin du terme - % du prix d’achat ou Juste Valeur Marchande Les taxes applicables sont calculées sur les versements au contrat Les versements sont traités comme dépenses d’opération par le locataire, sauf si l’option d’achat est d’un dollar (1$) ou au jugement des autorités Location Approche contractuelle peu fréquente et exceptionnelle – modalités particulières Traitée comme dépenses d’opération par le locataire et la reconnaissance des revenus par le locateur est progressive au fil des versements

Comparaison des coûts des modes d’acquisition – (faite le 20 juin 2019) Pour Jetta Comfortline 2019 – (cotation du fabricant via site internet VW Canada) Prix d’achat au comptant: 24 240$ (taxes en sus – transport et préparation inclus) Frais de location-achat sur 60 mois: 284$ une fois par mois Taux de 2,49% / Valeur résiduelle de 41% / Obligation totale de 17,078$ Achat financé sur 60 mois: 423$ une fois par mois Taux de 1,99% - obligation totale de 25 427$ Revente à 41% (9 940$)… obligation totale devient 15 487$ Location via Hertz ou Enterprise (TPS/TVQ comprises / modèle 2018 ) Jour Semaine Mois 35,85$ - 40,73$ 235,22$ - 246,92$ 1 148,62$ - 1 209,29$

Comparaison des coûts des modes d’acquisition - TI Pour une imprimante Xerox AltaLink C8035 Prix d’achat au comptant au guide: 6 250$ Achat financé sur 60 mois: non offert – tierce partie possiblement Frais de leasing pour 60 mois: 105,54$ / mois Option d’achat à la juste valeur marchande à la fin de la période contractuelle habituellement entre 10 et 20% Terminaison en cours de contrat pour la somme actualisée des paiements restants Location sur 60 mois : 113$ / mois (mode exceptionnel) Terminaison du contrat à tout moment – pénalité décroissante dans le temps Possibilité d’achat en cours de contrat

Comparaison des coûts des modes d’acquisition - TI Pour une imprimante HP Color LaserJet Enterprise M775z Prix d’achat au comptant au guide: 3 651,04$ Achat financé sur 60 mois: 69,37$ / mois – HP Finance Frais de leasing pour 60 mois: 65,28$ / mois Option d’achat à la juste valeur marchande à la fin de la période contractuelle habituellement entre 10 et 20% Terminaison en cours de contrat: somme actualisée des paiements restants, plus la JVM au moment pour conserver l’équipement Location sur 60 mois : 70,74$ / mois – HP Finance (exceptionnel) Terminaison du contrat à tout moment – pénalité décroissante dans le temps Possibilité d’achat en cours de contrat – cotation spécifique

Offres de location pour le secteur public québécois Offre de location à durée déterminée de 60 mois Par le manufacturier qui ne peut reconnaitre initialement le plein revenu de la transaction Les frais pour la fabrication et la mise en marché sont totalement encourus à la signature du contrat, cependant que les revenus ne seront reconnus que progressivement au fil des versements reçus Par un tiers qui doit évaluer dans son offre le risque d’un retour prématuré du produit par le client et les divers coûts (d’administration, fiscaux, d’intérêts) tout en générant un profit acceptable Le prix d’achat est versé en totalité au manufacturier par ce tiers à la conclusion de la transaction et les revenus de location seront reconnus progressivement par ce tiers Le manufacturier reconnait pleinement le revenu de la transaction

Offres de location pour le secteur public québécois Mode d’acquisition exceptionnel qu’on ne retrouve pas dans le secteur privé non plus que dans les secteurs publics des autres juridictions canadiennes Les retours d’équipement en cours de contrat ont été très peu nombreux Sujet pouvant être vraisemblablement l’objet de décisions d’affaires futures par les manufacturiers et les tiers

Tendance croissante pour l’acquisition de solutions Acquisition de solutions «tout compris» Comportant matériel, logiciels et services pour une période prédéterminée Services prédéfinis (nature, volume, paramètres de prestation de service, remplacement d’équipement à la terminaison de la période contractuelle, etc….) Matériel et logiciels sont acquis par le fournisseur de la solution (achat comptant ou financé, location-achat) Les coûts encourus par le fournisseur sont intégrés dans la mensualité totale tarifée par produit rendu disponible aux utilisateurs (poste de travail, imprimantes, etc…) Modalités particulières et tarifs conséquents pour des besoins «ad hoc» selon les disponibilités de produits – fournisseurs peu nombreux se spécialisant dans ce type d’opportunités

Recommandations Abandonner l’acquisition en mode location tout en prévoyant Faciliter le transfert d’un contrat location-achat d’un organisme public à un autre pour la période restante au contrat Constituer un inventaire de produits désormais non-requis et disponibles à d’autres organismes Utiliser les processus actuels de disposition d’actifs gouvernementaux lorsqu’approprié Prévoir de sérieuses consultations des participants aux marchés publics préalablement au recours à l’acquisition de solutions «tout compris» afin de rendre un éventuel appel d’offres aligné sur les offres du marché

Merci