Abacus : Transmissions de données (Swissdec-ELM, TVA, SCOM, AFF, OFS) 06.11.2018 Salle de formation CEG, Neuchâtel 08.11.2018 Salle de formation CEG, Neuchâtel Ça commence ici… Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / service.ceg@ne.ch / T +41 32 717 81 00

Informations générales Matinées 9h15 – 11h15 Présentations thématiques & Questions et discussion 11h20 – 12h00 Atelier Formation Pause repas 12h – 13h30: Food truck (payant), boissons offertes à la cafétéria du CEG Après-midis 13h30 – 15h30 Présentations thématiques & Questions et discussion 16h00 – 17h00 Ateliers techniques 17h00 Apéritif à la cafétéria Vendredi 9.11, Saint-Aubin: Journée d’information et conférence sur le thème Le changement: le subir ou le gérer?

Informations générales Tout au long de la semaine du Forum CEG 2018 vous pouvez transmettre vos questions et remarques concernant les divers thèmes abordés. Vous pouvez également nous envoyer des clins d'œil sous forme de photos. Comment procéder ? Utilisez simplement votre QR Code personnel au verso du billet.   A la fin de chaque Forum l'orateur prendra le temps de traiter les questions et remarques soumises.

ABAcus V2018 (G4) Logiciel ERP V2018 (G4) 1ère partie : Exports des données comptabilité des salaires 2ème partie : Extractions des données comptabilité financière Ce forum est composé de deux parties.

1ère Partie Comptabilité des salaires Guichet unique SWISSDEC

Guichet Unique (GU) Possibilité de transmettre les décomptes et certificats dans le guichet unique depuis Abacus

Guichet Unique (GU) BUT Le but : L’employé consulte son bulletin de salaire dans le guichet unique

Guichet Unique (GU) PREREQUIS Projet initié par le partenaire, planifié par le CEG Contrôle de la licence Abacus Le partenaire doit avoir un compte « Professionnel » au GU

Guichet Unique (GU) PRINCIPES Envoi des documents de tous les employés (y compris ceux qui n’ont pas le GU) Procédure de recherche sur les personnes inscrites Courriel de notification à l’employé pour l’ajout du document dans GU Procédure standard pour les personnes non présentes au GU

Guichet Unique (GU) Génération du L14 avec archive dans un répertoire dédié (L31). A ce moment là les documents sont dupliqués dans le serveur Abacus et un log est enregistré dans un serveur Abacus Une procédure automatique tourne toutes les heures et contrôle le serveur Abacus pour voir si y a des documents dans le Serveur Abacus. Si c'est le cas, les documents sont copiés dans un autre serveur. En parrallèle, un WS contrôle si des documents sont disponibles dans le serveur CEG. Le WS récupère, sur la base du document (L14), le n° AVS et la date de naissance dans Abacus ainsi que le numéro de personne dans la BDP. Sur la base des infos du point 3, le WS contrôle la présence au GU - Si oui le document est envoyé et il y a un mail de notification à l'employé ; Après ce contrôle, le WS met à jour le paramétre (L31) "Présent au GU". Une fois le travail effectué un fichier est en enregistré dans un serveur au CEG Une fois que les logs sont enregistrés, deux mails sont envoyés au partenaire chaque nuit (la nuit qui suit le traitement du L14) Le premeir à 23h59 - Etape 1/2 copie des fichier entre serveur Le deuxième à 05h30 - Etape 2/4 fin du traitement du SIEN Les logs doivent être contrôlé par le partenaire, traiter les éventuelles erreurs et si tout est ok. Le partenaire peut générer le L14 pour les employés non présent au GU.

Guichet UNIQUE (GU) PERIODE DE TRAITEMENT Contrôle des données des employés Calcul des salaires (présaisies et contrôles) Traitement des documents Archivage pour GU Génération des documents (hors GU) Préparation des paiements Validation de la période Procédure standard en tout point. Aucun changement pour le mandant. Seule particularité, le traitement L14 se fait en deux fois. Petit rappel d’une procédure standard, aller jusqu’au L17 pour être sur que tout est ok. Une fois les salaires versés, faire le L18 et l’imputation comptable.

SWISSDEC - Exports ELM «ELM», la norme suisse pour les salaires de Swissdec La norme ELM est la procédure uniforme de déclaration des salaires établie par Swissdec ABACUS  Certifié Swissdec But : Arrêter de remplir de multiples formulaires à la main Un seul programme dans Abacus. Comment ça fonctionne ?

Comptabilité salariale certifiée Swissdec (Abacus) SWISSDEC - Exports ELM Comptabilité salariale certifiée Swissdec (Abacus) ELM Destinataires - AVS/CAF - Assureurs - SUVA - Admin. Fiscales - OFS Il faut vérifier si vos destinataires sont compatibles avec Swissdec (liste exaustive à disposition sur le site) Admin fiscale NE, ok. CCNC, ok. Les grandes assurances, ok. Avant de se lancer, il faut demander le profil ELM des destinataires. En cas d’intérêt un premier contact avec votre répondant Abacus est nécessaire. En détail, comment ça fonctionne ?

SWISSDEC – EXPORTS ELM © Factsheet Swissdec, réf. 3904.f Les destinataires de données salariales vous demandent de déclarer vos salaires. Les données cryptées sont transmises directement depuis votre programme salaires au répartiteur, qui les fi ltre puis les distribue. Les données salariales parviennent aux destinataires correspondants sous forme cryptée. Vous recevez une notification électronique vous informant, selon les données transmises, des prochaines étapes: Confirmation via un lien de validation sur un site sécurisé mis en place par les destinataires (assureurs/AVS/CAF/OFS) Obtention d’une quittance pour l’impôt à la source et la déclaration d’entrée ou de sortie AVS Indication du nombre de certificats de salaire transmis par canton En fonction de la notification: Vous vérifiez l’exactitude et l’exhaustivité des données transmises sur le site spécifique des assureurs, de l’AVS ou de la CAF, puis les validez directement sur le site en quelques clics. Vous obtenez en quelques clics la quittance relative à l’ensemble des transmissions d’impôt à la source Vous obtenez en quelques clics auprès de l’AVS les attestations d’assurance pour les personnes entrées en service Vous visualisez en quelques clics le nombre de certificats de salaire transmis par canton. Les assureurs et les Caisses de compensation AVS/ CAF établissent un décompte des masses salariales pour l’année écoulée, puis vous transmettent le dé- compte défi nitif des primes et des cotisations. Selon la nature du décompte choisi, les cantons vous fournissent un décompte d’impôt à la source mensuel. © Factsheet Swissdec, réf. 3904.f

SWISSDEC – EXPORTS ELM En cas d’intérêt ? Demander les informations ELM aux destinataires https://www.swissdec.ch/fileadmin//user_upload/Empfaengerli ste.pdf Données de contact par assurance disponible sur le site de swissdec Important, ne pas demander les informations à votre courtier/conseiller. Veillez à utiliser l’adresse e-mail de contact.

SWISSDEC – EXPORTS ELM Que faire dans Abacus ? Paramétrage (CEG) Mise à jour du L31 (Partenaire) Programmes L2995 Paramétrage CEG : Code assurance, taux, etc. Paramétrage Partenaire : Mise à jour du L31 (N°AVS, code IS, données statistiques, etc.)

SWISSDEC – EXPORTS ELM Seul et unique programme. Depuis ce programme, possibilité de tester les données avant de les transmettre. Donc si vous êtes intéressé par ces exports, merci de prendre contact avec les destinataires de données qui vous concerne et de transmettre les informations à votre répondant Abacus.

SWISSDEC – EXPORTS ELM ELM – Electronik Lohn Management

2ème Partie Comptabilité financière Décompte TVA Indicateurs financiers (SCOM) Extraction AFF Extraction OFS

TVA Le décompte en ligne deviendra la norme A partir de la version 2018 d’Abacus il sera possible de transmettre les décomptes au format XML Procédure inchangée jusqu’à l’impression du formulaire Nécessaire d’avoir un accès à «AFC Suisse Tax»

TVA Rappel de la procédure dans Abacus Préparation des décomptes provisoires Contrôles et corrections des informations Préparation des décomptes définitifs Edition des formulaires Concordance annuelle (provisoire et définitive) Préparation des décomptes provisoires Décomptes à préparer par adhérent TVA Contrôles des informations Listes de contrôle à disposition. A noter, qu’il est possible de bloquer les écritures sur la période contrôler jusqu’à la finalisation des décomptes Préparation des décomptes définitif Il est important de rendre les décomptes définitifs afin de figé la situation. Les écritures « décomptées » ne seront plus modifiable et supprimable – Le système garanti ainsi les informations transmises à l’AFC. Il est possible de passer des nouvelles écritures sur une période décompté définitivement Edition des formulaires Jusqu’à la V2017 d’Abacus au format papier Dès la V2018, au format XML ou au format papier Concordance annuelle Une fois la procédure de bouclement terminé et avant d’effectuer le bouclement «informatique», il faut faire la concordance annuelle. Cette étape permet d’identifier si il existe des écritures qui n’ont pas été décompté. Si c’est le cas, un formulaire de correction doit être fourni à l’AFC.

TVA Génération du fichier XML – Programme F539

TVA Génération du fichier XML – Programme F539 Résultat lors de l’édition du fichier XML J’ai pris volontairement une période avec une erreur. Donc le système effectue un contrôle. Si les contrôles sont fait en amont, il n’y aura pas de message normalement. Une fois le fichier créé, il peut être téléchargé sur votre poste et puis repris dans « AFC Suisse Tax »

Exports pour le SCOM Indicateurs financiers Depuis l’introduction du nouveau plan comptable MCH2, les indicateurs décrivant la situation financière des communes ont été modifiés. Selon Art. 57 du RLFinEC, le service de statistique est chargé de la publication de la statistique financière de l'Etat et des communes, en collaboration avec le service financier de l'Etat et le service des communes. La situation financière est présentée en priorité à l’aide des indicateurs financiers décrits dans l’annexe 3 du RLFinEC.

Exports pour le SCOM Indicateurs financiers

Exports pour le SCOM Indicateurs financiers Nouvelle liste Abacus via F31

Exports pour l’AFF Interface CSV pour l’Administration fédéral des finances AFF La section statistique financière de l'Administration fédérale des finances (AFF) a demandé au service des communes de se faire livrer les données relatives à la statistique financière des cantons par un service centralisé. Le CEG a été désigné comme interlocuteur pour les communes du canton de Neuchâtel. (directive AFF) Les données doivent être livrées au format CSV dans un seul fichier pour l’ensemble des communes du canton.

Exports pour l’AFF Interface CSV pour l’Administration fédéral des finances AFF Nouvelle liste F31 Interface CSV-Schnittstelle

Exports pour l’OFS Extraction du compte routier ED-ÖFIN pour l’OFS L'Office fédéral de la statistique (OFS) invite par écrit les communes concernées à lui livrer directement leurs données comptables pour le compte routier de l'OFS Extraction Abacus F5593 selon modèle prédéfini par le CEG.

Vos questions Et remarques Lecture des questions ou remarques posées depuis le site Réponses https://webceg.ne.ch/pls/pex4/f?p=301 Que montrer ? Que «orienté» FINANCES ou bien un peu «RH» ??

CONTACTEZ-NOUS Une équipe à votre service CEG – Centre de solutions ERP - Abacus Adresse: Verger-Rond 2 4ème étage Est 2000 Neuchâtel Email: Luigi.margiotta@ne.ch Jean-Marc.Joerg@ne.ch Denis.Ribeiro@ne.ch Documentation: https://portailceg.vdn.ne.ch Une équipe à votre service PORTAIL D’ASSISTANCE https://app2.vdn.ne.ch/itop-prod/pages/ Merci d’utiliser le Système iTop pour communiquer vos demandes d’assistances. En détaillant la demande : type de demande, contexte, message d’erreur de l’application, copie(s) d’écran(s), …

Merci de votre attention. Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / service.ceg@ne.ch / T +41 32 717 81 00 © CEG Neuchâtel