Forum CEG 2018 ETIC nouveautés Polyvalence Qualité Satisfaction Mercredi 7 novembre 2018 CEG, Neuchâtel ETIC nouveautés UNE INTERACTION HUMAINE POUR L’INFORMATIQUE PUBLIQUE DE DEMAIN Ça commence ici… Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / service.ceg@ne.ch / T +41 32 717 81 00

Informations générales Matinées 9h15 – 11h15 Présentations thématiques & Questions et discussion 11h20 – 12h00 Atelier Formation Pause repas 12h – 13h30: Food truck (payant), boissons offertes à la cafétéria du CEG Après-midis 13h30 – 15h30 Présentations thématiques & Questions et discussion 16h00 – 17h00 Ateliers techniques 17h00 Apéritif à la cafétéria Vendredi 9.11, Saint-Aubin: Journée d’information et conférence sur le thème Le changement: le subir ou le gérer?

Informations générales Tout au long de la semaine du Forum CEG 2018 vous pouvez transmettre vos questions et remarques concernant les divers thèmes abordés. Vous pouvez également nous envoyer des clins d'œil sous forme de photos.

Informations générales Comment procéder ? Utilisez simplement votre QR Code personnel au verso du billet.   A la fin de chaque Forum l'orateur prendra le temps de traiter les questions et remarques soumises.

20 minutes : Evolutions à venir Le programme : ETIC - nouveautés Durée: 13h30-15h30 / 2h00 40 minutes : Evolutions réalisées 20 minutes : Evolutions en cours 20 minutes : Evolutions à venir 40 minutes de discussion, retour sur expériences, besoins,…

ETIC – nouveautés Evolutions réalisées en 2018 ETIC - Inventaires Gestion de la facturation Centralisation des documents en lien avec l’habitant ETIC – CDH Catalogue des adresses de toute la Suisse   ETIC – facturation Report de soldes ABACUS Nous allons juste énumérer rapidement ces évolutions et ensuite les présenter plus en détail domaine par domaine

ETIC – nouveautés Evolutions en cours de réalisation ETIC - Objets Etat locatif du bâtiment Evolutions à venir  ETIC - CDH Suivi des dossiers habitants

ETIC – nouveautés Evolutions réalisées en 2018 C’est Parti…

Contrôle des habitants Console Guichet unique ETIC – nouveautés Evolutions réalisées en 2018: ETIC - Inventaires Contrôle des habitants Objets Facturation Cimetière Accueil Extrafamilial Console Guichet unique Console ETIC Sedex Inventaires Personnes ETIC Gérer la vie de la CITE Inventaires Tout d’abord un petit rappel: ETIC- Inventaire c’est quoi ? C’est un des modules ETIC

ETIC – nouveautés Gestion du port ETIC - Inventaires : Gérer des collections d’objets et leurs relations Bateau Propriétaire Place à l’eau Loue Appartient Est attribuée Gestion du port C’est un des modules ETIC qui sert à gérer n’importe quel collections d’objets (Des chiens, des arbres, mobilier urbain, …) et leurs relations ou entre ces objets et des informations des autres modules ETIC (habitants, facturation)

ETIC – nouveautés Evolutions réalisées en 2018: ETIC - Inventaires Gestion de la facturation Gérer les contrats, commandes et lignes de commandes depuis les fiches d'inventaire.  Centralisation des documents Gérer les documents liés à un habitant tels que contrats, autorisations de séjours, documents d'identité, abonnements, etc... Deux développements spéciaux effectués en lien avec ETIC - Inventaires

ETIC – nouveautés ETIC – Inventaires / Gestion de la facturation Facturation et Inventaire sont des modules séparés créés à l’origine pour effectuer des travaux spécifiques dans des domaines différents Mais que faire par exemple si une même personne gère le port et la facturation du port ? Encapsulation de la facturation dans l’inventaire

ETIC – nouveautés Etc… CdH Port Réseaux ETIC – Inventaires / Centralisation des documents Situation initiale: Tous les documents liés à un habitant sont stockés dans différents dossiers bureautiques Habitant CdH Etc… Port NE Roule Réseaux Chaque domaine a SON répertoire = difficulté de retrouver toutes les informations d’un habitant

ETIC – nouveautés ETIC – Inventaires / Centralisation des documents Situation désirée: Retrouver rapidement tous les documents liés à un habitant Habitant Document d’identité Contrat port Abo. TV Contrat NE Roule Contrat jardin Il est bien clair que ce besoin pourrait être intégré dans un processus de mise en place d’une GED. Mais la mise en place d’une GED ne se fait pas par un coup de baguette magique, c’est une démarche globale qui est un long travail qui prend du temps. Depuis le dossier de l’habitant on accède rapidement à tous les documents qui lui sont liés

ETIC – nouveautés ETIC – Inventaires Démo pratique… Depuis le dossier de l’habitant on accède rapidement à tous les documents qui lui sont liés

ETIC – nouveautés Evolutions réalisées en 2018: ETIC - CDH Catalogue des adresses de toute la Suisse Pouvoir sélectionner les adresses suisses sur la base du référentiel fourni par SWISSTOPO qui aura force obligatoire pour les administrations dès 2020-2021   L’introduction de ce référentiel dans ETIC est liée à la mise en place de la gestion des messages eCH-0093 (processus d’annonce d’arrivées et de départs) Gérer le changement c’est aussi répondre aux exigences stratégiques fédérales eCH-0093 (processus d’annonce d’arrivées et de départs)

ETIC – nouveautés ETIC – CDH / Catalogue des adresses de toute la Suisse Seules les rues du canton de NE étaient répertoriées dans ETIC, maintenant on accède sans problème à n’importe quelle adresse de Suisse. Juste un exemple graphique, pour les amateurs de Monopoly…

ETIC – nouveautés ETIC – CDH / Catalogue des adresses de toute la Suisse Rappel sur les moyens de recherche d’adresses… Aucun critère n’est obligatoire et les diverses combinaisons possibles sont les suivantes : « Rue numéro » « Rue numéro », « Numéro postal » et/ou « Localité » « Rue numéro », « Numéro postal » et/ou « Localité », « Canton » (Abrégé ou non) « Rue numéro », , « Canton » (Abrégé ou non) « Rue numéro », « Numéro postal » « Rue numéro », « Localité » « Rue numéro », « Numéro postal » « Localité », « Canton » On a profité de cette nouveauté pour compléter les moyens de recherche d’adresses : ,,VD 54,,VD Chemin 54,,VD

ETIC – nouveautés ETIC – CDH / Catalogue des adresses de toute la Suisse Démo pratique…

ETIC – nouveautés Evolutions réalisées en 2018: ETIC - Facturation Les reports de soldes : Le retour !!! Déduire de la facture ETIC les soldes enregistrés dans ABACUS en faveur du client 3 modes de déduction des reports de soldes possibles : Déduction «par client» des soldes en faveur du client Déduction «par contrat» des soldes en faveur du client Soldes en faveur du client ne sont pas déduits de la facture Déduction sur la facture émise de la totalité des reports de solde du client. Dans ce cas seuls les soldes liés à un contrat sont déduits de la facture. Dans ce cas les soldes ne sont pas déduits sur aucune facture du client. Les travaux de compensation des soldes dans Abacus ou de remboursement des soldes sont à faire manuellement par la commune.

ETIC – nouveautés Evolutions réalisées en 2018: ETIC - Facturation Le numéro de document ABACUS (= No de facture ETIC) et le montant déduit se retrouve sur la facture ETIC

ETIC – nouveautés Evolutions réalisées en 2018: ETIC - Facturation Compensation automatique dans Abacus D212 – Détail de paiement

ETIC – nouveautés ETIC – Facturation / Les reports de solde Démo pratique…

ETIC – nouveautés Evolutions en cours en de réalisation C’est Parti…

ETIC – nouveautés Evolutions en cours de réalisation: ETIC - Objets Etat locatif du bâtiment : Phase 1 = EN PRODUCTION Etat locatif du bâtiment : Phase 2 = en cours de réalisation La Phase 1 de ce projet est EN PRODUCTION depuis la version de fin juin 2018 Il nous a été demandé quelques améliorations qui sont en cours de réalisation

ETIC – nouveautés ETIC - Objets / Etat locatif du bâtiment : Phase 1 : Objectifs Au bureau: Permettre une visualisation rapide de la situation d'un bâtiment et de ses logements Sur le terrain: Faciliter le contrôle d'un état locatif ETIC lors de la visite d’un bâtiment

ETIC – nouveautés ETIC - Objets / Etat locatif du bâtiment : Phase 1 Ajout d’un onglet « Etat locatif » Démo: Le Locle: Rue Alexis-Marie-Piaget   16

ETIC – nouveautés ETIC - Objets / Etat locatif du bâtiment : Phase 1 Edition d’un état locatif « Détaillé » ou « Synthétique » - Etat locatif détaillé avec tous les occupants - PDF+ Export Excel possible - Etat locatif synthétique avec Nb d’occupants par logement Détaillé Synthétique

ETIC – nouveautés ETIC - Objets / Etat locatif du bâtiment : Phase 1 Possibilité d’éditer / extraire d’un état locatif « Détaillé » ou « Synthétique » pour : Un secteur Une rue Un bâtiment Etat locatif détaillé avec tous les occupants - PDF+ Export Excel possible Etat locatif synthétique avec Nb d’occupants par logement

ETIC – nouveautés Démonstration ETIC - Objets / Etat locatif du bâtiment : Phase 1 Démonstration Etat locatif détaillé avec tous les occupants - PDF+ Export Excel possible Etat locatif synthétique avec Nb d’occupants par logement

ETIC – nouveautés ETIC - Objets / Etat locatif du bâtiment : Phase 2 : Objectifs Optimiser l’affichage de l’état locatif – Phase 1 Trier la liste des cellules par numéro d’étage et numéro de cellule ETIC Diminuer la longueur du numéro physique de la cellule à 3 positions Abréger le titre de la colonne « étage » Raccourcir la colonne « Localisation » Ordonner les colonnes de l’écran de manière identique à celles de la liste synthétique Mettre un bouton « remarque » à la place de la zone « Remarque » Ajouter des informations Mettre le chef de ménage à la place de la zone « Remarque » Mettre le nombre d’habitants par logement dans une info bulle

ETIC – nouveautés ETIC - Objets / Etat locatif du bâtiment : Phase 2 : Objectifs Optimiser l’affichage de l’état locatif – Phase 1 Trier la liste des cellules par numéro d’étage et numéro de cellule ETIC Diminuer la longueur du numéro physique de la cellule à 3 positions Abréger le titre de la colonne « étage » Raccourcir la colonne « Localisation » Ordonner les colonnes de l’écran de manière identique à celles de la liste synthétique Mettre un bouton « remarque » à la place de la zone « Remarque » Ajouter des informations Mettre le chef de ménage à la place de la zone « Remarque » Mettre le nombre d’habitants par logement dans une info bulle

ETIC – nouveautés Evolutions à venir C’est Parti…

ETIC – nouveautés ETIC CDH - Suivi des dossiers habitants : Description Solution intégrée au registre des habitants permettant le suivi des dossiers en lien avec les opérations du contrôle des habitants avec une gestion des échéances et la possibilité de documenter les suivis (ajout de documents et notes). Avantages Toutes les informations sont au même endroit Un gain de temps dans la gestion des dossiers  L’égalité de traitement des dossiers  La diminution du risque d’erreur  Aujourd’hui la solution utilisée consiste à créer des observations temporaires avec une échéance. Puis, l’édition de listes en fonction d’échéance choisie permet d’effectuer un traitement manuel des informations contenues dans les observations. Les communes utilisent également divers outils (Excel, Outlook, …) sans lien direct avec le registre.

ETIC – nouveautés ETIC CDH - Suivi des dossiers habitants : Principe de base Le contrôle des habitants convoque les citoyens pour des motifs connus (naissance, avis de mutation, mariage, majorité, constat de l'agent recenseur, …). La convocation se fait par l’envoi d’un courrier mentionnant le motif et le délai accordé au citoyen pour se mettre en règle. Lorsque le délai est échu, si le citoyen n'est pas en règle, une nouvelle étape du processus doit être effectuée (rappel, mise à l’amende, …). Les étapes se succèdent jusqu’à clôture du suivi. Exemple de la naissance, courrier de bien venu avec demande de dépôt d’acte d’origine pour l’enfant.

ETIC – nouveautés ETIC CDH - Suivi des dossiers habitants : Planification Développement et test novembre 2018 à mars 2019 Mise en production pour commune(s) pilote(s) fin mars 2019 Ouverture aux communes souhaitant la fonctionnalité courant 2019 Aujourd’hui la solution utilisée consiste à créer des observations temporaires avec une échéance. Puis, l’édition de listes en fonction d’échéance choisie permet d’effectuer un traitement manuel des informations contenues dans les observations. Les communes utilisent également divers outils (Excel, Outlook, …) sans lien direct avec le registre.

CONTACTEZ-NOUS Une équipe à votre service CEG – Centre de solutions Administrations Adresse: Verger-Rond 2 4ème étage Est 2000 Neuchâtel Email: Assistance-ETIC.CEG@ne.ch Documentation: https://portailceg.vdn.ne.ch Une équipe à votre service POUR TOUTE DEMANDE https://app2.vdn.ne.ch/itop-prod/pages/ Merci d’utiliser le Système iTop pour communiquer vos demandes. En détaillant la demande : type de demande, contexte, message d’erreur de l’application, copie(s) d’écran(s), …

Merci de votre attention. Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / service.ceg@ne.ch / T +41 32 717 81 00 © CEG Neuchâtel