Plan de charge et anticipation, Pour un pilotage plus efficace du Cabinet Une collaboration Experts-comptables / Cegid… via les «groupes de travail APRIMEX » Mai 2008

PLAN DE CHARGE Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

PLAN DE CHARGE Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Quel est le contexte d’utilisation de ce type d’outils au sein des cabinets ?

PLAN DE CHARGE : le contexte Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet La gestion des plans de charge est peu utilisée au sein des cabinets Elle nécessite un « effort » minimum (qui peut être considérablement réduit par une pré alimentation (à partir des données n-1 par exemple)), ...mais qui s’avère vite payant. Certains cabinets utilisent des outils annexes Bureautiques (comme MS-Excel) avec quelques inconvénients : Pas forcément facile en terme de création, d’accès, puis de mises à jour Données saisies non liées à celles des produits Cabinet (et notamment à la saisie des temps réels des collaborateurs), analyses non directes Multiplication des outils Risque de non pérennité du tableau qui peut s’avérer vite périmé, …

Quels sont les enjeux et les bénéfices pour le Cabinet ? PLAN DE CHARGE Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Quels sont les enjeux et les bénéfices pour le Cabinet ?

Environnement incertain Et avoir les moyens … d’anticiper ! PLAN DE CHARGE : les enjeux Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Les enjeux et les avantages pour les cabinets sont nombreux, en terme de PILOTAGE de « l’entreprise » Cabinet Bonne gestion de l’entreprise Cabinet Planifier les ressources et les compétences, Mesurer l’impact des changements Environnement incertain Nécessité d’une réactivité toujours plus grande Et avoir les moyens … d’anticiper ! Éviter de trop « subir » la pression des clients Anticiper les « goulets d’étranglement » Éviter les erreurs de formations des collaborateurs (au regard de ce qui est planifié et de leurs compétences actuelles) Anticiper les embauches nouvelles en fonction des besoins

ORGANISATION et PRODUCTIVITÉ du cabinet MANAGEMENT des ressources PLAN DE CHARGE : les enjeux Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Autres enjeux pour piloter « l’entreprise » Cabinet ORGANISATION et PRODUCTIVITÉ du cabinet Aide à la standardisation du suivi des dossiers pour plus de productivité pour le Cabinet Meilleure répartition de la charge globale de production du Cabinet Pouvoir ré organiser à terme, après analyse, la réalisation dans le temps de certains travaux MANAGEMENT des ressources Visibilité précise du planning (à court et moyen terme) pour les collaborateurs Optimisation facilitée du travail de chacun au regard de ses compétences / éliminer les coûts de sur-compétence Données d’évaluation du travail annuel du collaborateur permettant de mener une politique de motivation basée sur le fruit de leur travail

SUIVI DES MISSIONS, DES CLIENTS DÉVELOPPEMENT du Cabinet PLAN DE CHARGE : les enjeux Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Autres enjeux pour développer « l’entreprise » Cabinet SUIVI DES MISSIONS, DES CLIENTS Meilleure efficacité dans le contrôle et le suivi des missions récurrentes Relation avec le client favorisée, par une meilleure planification, puis un meilleur contrôle (permettant notamment d’avertir suffisamment tôt le client en cas de dérapage éventuel, ou encore d’ajuster les honoraires) DÉVELOPPEMENT du Cabinet Bonne maîtrise des ressources disponibles = élément clé de la stratégie de développement du Cabinet vis à vis de la bonne tenue future des nouvelles missions, des nouveaux dossiers Connaître la période la plus propice pour proposer telle ou telle nouvelle mission, et mieux ordonner également ses actions « Marketing »

Une sélection d’exemples PLAN DE CHARGE Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Une sélection d’exemples

PLAN DE CHARGE : exemples d’utilisation Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Pour démarrer plus rapidement et efficacement Une fonction d’alimentation automatique du plan de charge des missions à partir du réalisé de N-1 est proposée.

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Ecran de saisie et de modification du plan de charge de la mission La saisie peut être réalisée par collaborateur, ou par prestation / collaborateur … en nombre d’heures par mois. Les totaux pour cette mission sont visibles en bas d’écran, globalement et par mois. La colonne « affecté » indique le nombre total d’heures prévues. La colonne « réalisée » indique les temps saisis par les collaborateurs. La différence entre ces 2 éléments est visible dans la colonne « écart ».

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Collaborateur : consultation de son plan de charge Depuis le Bureau Cegid, le collaborateur peut consulter son plan de charge et connaître ses affectations par missions pour les mois à venir.

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Responsable : détail des affectations (plan de charge global détaillé) Cet écran multi critères permet de connaître les affectations globales et par collaborateur, et selon de nombreux autres critères liés aux clients, aux collaborateurs …; avec également la possibilité d’accéder au détail.

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Responsable : analyse comparative entre le prévu et le réalisé Un écran multi critères permet de générer vos comparatifs par mois ou de date à date, par client ou groupe de clients, assistant, mission … Comparaison entre le réalisé et l’affecté aux collaborateurs, en cumul ou selon le niveau de détail demandé

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Responsable : analyses de charges Cet écran permet de connaître instantanément l’état de la charge des collaborateurs sur une période à venir : qui est en sous ou sur charge ? Sur qui planifier de nouveaux travaux ? … Exemple : pour la période du 01/03 au 30/04, le collaborateur « Couvry » est en légère sous charge globale (-1 heure pour 300 heures planifiées sur 301 de disponibles); il est par contre en sous charge en mars (-13), mais attention en sur charge en avril (12).

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Responsable : tableau de bord global Etat paramétrable permettant de comparer le prévu, au réalisé, au facturé (en heures et en montants)

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Responsable : réalisez vos propres analyses croisées dynamiques (cube) Outil paramétrable permettant de croiser de nombreux critères pour vos analyses.

PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Ecran de ré affectation de la charge prévue sur un collaborateur vers un autre collaborateur

Merci de votre attention PLAN DE CHARGE Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Merci de votre attention