Table d’échanges DGACQ - RPGTI Contrats à commandes 21 février 2018

Sujets de discussion Rappel des objectifs de la table d’échanges DGACQ-RPGTI Retour sur la formule relative aux contrats à commandes pour la micro-informatique adoptée à l’été 2016 – micro-informatique & serveurs Intel (999107478) Pistes d’amélioration identifiées Préoccupation relative aux modalités contractuelles convenues Évolution technologique – considérations pour le futur Autres sujets de discussion à venir

Table d’échanges DGACQ-RPGTI Mise en place en 2008 Objectifs Assurer des représentations concertées des fournisseurs relativement à la technologie et aux processus d’acquisition Favoriser la standardisation de modalités contractuelles de façon à éviter les «crises» en période de réponse à des appels d’offres Fournir un cadre d’échanges relativement à des changements envisagés et à des difficultés rencontrées Exemples de sujets traités Homologation de produits (NSTL) Responsabilité conjointe et solidaire (formulaire) Délais de livraison et pénalités Substitution de produits Modifications de prix Recours à un réseau de distribution au choix du fabricant

Contrats à commandes Nouvelle approche adoptée Micro-Informatique & Serveurs Intel (999107478) / Impression (999xxxxxxx) Nouvelle approche adoptée Disparition du configurateur – frilosité initiale des clients à utiliser les sites internet des manufacturiers Plus grande flexibilité pour les clients – accès à toutes les options offertes par les manufacturiers Responsabilisation des clients en regard des prix et des options offertes (règle du 10%) Possibilité (libre choix) pour les équipementiers de recourir aux réseaux de distribution et de revendeurs Préoccupations des fournisseurs (prix, taux de change, substitution, délais de livraison et pénalités, etc.) traitées de façon satisfaisante Pistes d’amélioration identifiées Communications Charge de travail administratif

Pistes d’amélioration - Communications Rendre disponibles aux clients les informations fournies à la DGACQ par les soumissionnaires Les divers contacts chez les fournisseurs et leurs responsabilités, ainsi que les processus d’escalade chez les fournisseurs Spécifique à chaque entreprise et à son réseau de distribution (revendeurs «national» ou «local») Personnalisé aux différents marchés (Ministères et organismes, Santé, Éducation, Municipal) Les sites web exigés des soumissionnaires (détails techniques des produits par catégorie et prix avant escompte) via un lien au fichier Excel de référence identifiant les fournisseurs éligibles (fourchette du 10%) Documenter les processus d’escalade au sein de la DGACQ pour les clients et les fournisseurs Niveaux de service à être précisés – délai de réponse par palier Prise de contact par téléphone et/ou courriel Les personnes responsables par domaines d’intervention

Pistes d’amélioration – charge de travail administratif Rapports trimestriels des ventes requis des soumissionnaires Variation du format du document à compléter et utilisation de menus déroulants Identification variable des clients (ex. MTQ, M.T.Q., Min. des transports, Transport Québec, etc.) Niveau de détails requis apparait excessif et accroit le risque d’erreurs Erreurs d’intégration au CSPQ ramenées aux soumissionnaires pour correction Convenir d’une simplification du rapport tout en s’assurant de satisfaire aux exigences réglementaires et aux objectifs poursuivis Consolidation des informations au niveau approprié Minimisation des modifications et leur impact en cours de contrat Objectif de réduction de la charge de travail à la DGACQ et chez les fournisseurs

Préoccupation relatives aux modalités contractuelles convenues Les modalités contractuelles présentes au contrat à commandes 999107478 ont répondu aux préoccupations des fournisseurs Compréhension que ces modalités devenaient les nouveaux standards pour les futurs appels d’offres et que d’éventuelles modifications à leur apporter seraient au préalable discutées avec les fournisseurs Appel d’offres 999107809 lancé ultérieurement comportait d’anciennes modalités relatives aux délais de livraison, fluctuation de la devise canadienne, modifications des prix alors que certaines étaient absentes Possibilité de non-participation directe des équipementiers décidée par leurs services juridiques ou de majoration des prix soumissionnés résultant de l’évaluation des risques encourus

Évolution technologique – considérations pour le futur Standard de clavier ACNOR Diminution prévisible et déjà constatée de l’offre de produits supportant la norme Recommandation du clavier «canadien français» ou «canadien bilingue» faite en 2013 demeure pertinente Fin de vie annoncée de la 6e génération des processeurs Intel – Dernière version compatible avec Windows 7 et 8.x Possibilité pour les fournisseurs de commander chez Intel cette technologie jusqu’en juin 2018 Production limitée par lots – impact prévisible sur la disponibilité pour intégration aux produits des équipementiers et sur les délais de livraison Impact majeur sur les clients qui ne seront alors pas en mesure de déployer Windows 10 – solution de remplacement à identifier

Autres sujets de discussion à venir Conditions différentes applicables aux grands centres urbains et les régions Délai de livraison Service après-vente Livraison de lots importants de produits à une même adresse Contrat de location vs contrat de location-achat (leasing) Sujets de la part du CSPQ? Prochaines étapes?

Merci