Le recrutement électronique au CERN HR Département des Ressources Humaines IT-AIS Services dInformation Administrative UNIGe - 25 août 2008 CERN: Le globe de la Science et de lInnovation

2/17 Recrutement Le plus grand laboratoire de recherche en physique des particules au monde Fondé en 1954, 20 Etats membres Budget annuel denviron CHF 800K Financements externes pour les expériences Plus de personnes sur site chaque jour 8000 physiciens « visiteurs » 3500 personnes dentreprises externes 2500 titulaires 500 boursiers, étudiants, apprentis Organisation internationale suivant sa propre règlementation et établie sur Suisse et France Le CERN

3/17 Différents programmes Titulaires4 ans Boursiers1 an (max 3) Attachés scientifiques1 an (max 2) Etudiants techniques6 -12 mois Doctorants1 an (max 3) Etudiants dété1-2 mois Programmes spéciaux Programme de stagiaires (France, Portugal, Espagne etc.) Programmes sur fonds israéliens Pour les nationaux du Japon et autres pays asisatiques Union Européenne: Boursiers Marie-Curie Programmes de doctorants spécifiques (Allemagne, Autriche) Programme détudiants dété américains Apprentis

4/17 Différentes procédures TitulairesBoursiersAttachés Etudiants techniques Doctorants Etudiants dété Progr. spéciaux Formulaire spécifiqueXXXXXXX Filtrage déligibilitéXXXXXXX Rapports par des tiersXXX Présélection expertsXX Présélection départementsXXXXX Comité de sélectionXXXX Entretien dembaucheX QuotasX Sélection First In First Served X

5/17 Différents formulaires TitulairesBoursiersAttachés Etudiants techniques Doctorants Etudiants dété Progr. spéciaux Informations personnellesXXXXXXX Historique éducationXXXXXX LanguesXXXXXX InformatiqueXXXXX Historique carrièreXXX Informations spécifiquesXXXXXXX CV + Diplomas etc.XXXXXXX Rapport professeursXXX Information sur familleXX

6/17 Situation avant 2003 Basé principalement sur des documents papier Environ 6000 candidatures titulaire par an Saisie manuelle dans Oracle HR dune partie des données Milliers de photocopies pour distribution dans les Départements Pas daccès aux bases de données pour les utilisateurs CERN Communication minimale (voire inexistante) avec les candidats

7/17 iCams de HireServe Front Office Back Office Utilisateurs HR (du monde entier) + Utilisateurs Départements Produit choisi après appel doffre: iCams de HireServe Ltd Fonctionne entièrement sur le web

8/17 Processus (poste de titulaire) Candidat iCams Vacance de poste Formulaire Sections Formulaire Candidature Utilisateur RH Utilisateur Département Demande douverture de poste

9/17 Front Office Auto-enregistrement par les candidats Recherche de poste texte libre, recherches pré-définies, agents de recherche Formulaires de candidature divisés en sections réutilisables (développé pour le CERN) Données personnelles Education, qualifications Langues etc… Documents attachés (CV, photo, diplômes, etc.) Auto-contrôle de létat de la candidature Toute communication par mail (et SMS) Version « Intranet » pour recrutement interne

10/17 BackOffice Compatible avec Single Sign On du CERN (développé pour le CERN) Système de distribution interne par dossiers (développé pour le CERN) Partage de commentaires Progression et mise à jour des candidats Envoi de courrier à un groupe de candidats Formulaires de candidature lisibles et exploitables Recherche libre dans les formulaires et CV Rapports spécifiques très faciles à développer

11/17 Systèmes de dossiers (étud. techniques) TSC AB Dept Représentant AB TSC FI Dept Représentant FI Candidatures TSC Utilisateur Dept HR Collègue C Collègue A Collègue B TSC IT Dept Représentant IT Collègue D

12/17 Intégration avec dautres systèmes Electronic Document Handling Création automatique des vacances de poste depuis EDH (API fourni)

13/17 Intégration avec dautres systèmes Person Matching Comparaison entre candidat et personnes dans OHR pour éviter les doublons Oracle HR Transfert des candidats dans Oracle HR après matching pour éviter la double-saisie Récupération de données CERN sur les candidats depuis Oracle HR Création/mise à jour des utilisateurs back office automatique (API fourni)

14/17 Quelques faiblesses… Menus du Back Office peu configurables Pas de transformation des documents dans un format unique (PDF) Pas de solution dimpression en batch satisfaisante Interface multilingue pas supportée Back Office en anglais Petite compagnie…

15/17 Quelques forces… Excellent support utilisateur, très réactif Architecture PL/SQL simple à comprendre Souplesse pour les utilisateurs HR ( s, formulaires de candidature, statuts)… …et les développeurs (création de rapports, liens avec Oracle ApEx etc.) Apparence du Front Office totalement contrôlable Facilité dintégration de développements spécifiques (écrans etc) Petite compagnie…

16/17 Ce que ça a apporté… (Presque) plus de papier… Environ candidatures par an Données saisies par environ nouveaux candidats chaque année Disponible 365 / 7 / 24 A pu être étendu à des processus semblables à du recrutement (Staff Child, HST …)

17/17 Pour la suite… Nouvelle interface pour le Back Office Utilisation du modèle de compétences du CERN dans les vacances de poste Utilisation du modèle de compétences du CERN dans les formulaires de candidature?

18/17 Infos supplémentaires CERN - IT - HR HireServe