Le recrutement électronique au CERN CERN – Organisation européenne pour la recherche nucléaire Le recrutement électronique au CERN Lucy Lockwood Département des Ressources Humaines François Briard Services d’Information Administrative Etat de Genève - 21 avril 2009 CERN: Le globe de la Science et de l’Innovation

Le CERN Le plus grand laboratoire de recherche en physique des particules au monde Fondé en 1954, 20 Etats membres Budget annuel d’environ 1 milliard de CHF Financements externes pour les expériences Plus de 14’000 personnes sur site chaque jour 9’000 physiciens « visiteurs » 3’000 personnes d’entreprises externes 2’300 titulaires 500 boursiers, étudiants, apprentis Organisation internationale suivant sa propre règlementation et établie sur Suisse et France CERN is the European Laboratory for Particle Physics, the world's largest particle physics research centre. Founded in 1954, the Laboratory was one of Europe's first joint ventures, and has become a shining example of successful international collaboration. From the original 12 signatories of the CERN convention, membership has grown to the present 20 Member States. The Laboratory sits astride the Franco-Swiss border west of Geneva at the foot of the Jura mountains. Some 6 500 scientists, half of the world's particle physicists, use CERN's facilities. They represent 500 universities and over 80 nationalities. From materials science to computing, particle physics demands the ultimate in performance, making CERN an important test-bed for industry. Founded in 1954, the laboratory was one of Europe's first joint ventures and includes now 20 Member States. Recrutement

Différents programmes Titulaires 4 ans Boursiers 1 an (max 3) Attachés scientifiques 1 an (max 2) Etudiants techniques 6 -12 mois Doctorants 1 an (max 3) Etudiants d’été 1-2 mois Programmes spéciaux Programme de stagiaires (France, Portugal, Espagne etc.) Programmes sur fonds israéliens Pour les nationaux du Japon et autres pays asisatiques Union Européenne: Boursiers Marie-Curie Programmes de doctorants spécifiques (Allemagne, Autriche) Programme d’étudiants d’été américains (NMS) Apprentis

Différentes procédures Titulaires Boursiers Attachés Etudiants techniques Doctorants Etudiants d’été Progr. spéciaux Formulaire spécifique X Filtrage d’éligibilité Rapports par des tiers Présélection experts Présélection départements Comité de sélection Entretien d’embauche Quotas Sélection “First In First Served”

Différents formulaires Titulaires Boursiers Attachés Etudiants techniques Doctorants Etudiants d’été Progr. spéciaux Informations personnelles X Historique éducation Langues Informatique Historique carrière Informations spécifiques CV + Diplômes etc. Rapports de professeurs Informations sur la famille

Situation avant 2003 Basé principalement sur des documents papier Environ 6’000 candidatures titulaire par an Saisie manuelle dans Oracle HR d’une partie des données Milliers de photocopies pour distribution dans les Départements Pas d’accès aux bases de données pour les utilisateurs CERN Communication minimale (voire inexistante) avec les candidats

iCams de HireServe Produit choisi après appel d’offre: iCams de HireServe Ltd Fonctionne entièrement sur le web, basée sur Oracle “Front Office” “Back Office” http://cern.ch/jobs Utilisateurs HR (du monde entier) + Utilisateurs Départements

Processus (poste de titulaire) Formulaire Candidat Utilisateur RH iCams Vacance de poste Sections Formulaire Candidature Demande d’ouverture de poste Utilisateur Département

Front Office Auto-enregistrement par les candidats Recherche de poste texte libre, recherches pré-définies, agents de recherche Formulaires de candidature divisés en sections réutilisables (développé pour le CERN) Données personnelles Education, qualifications Langues etc… Documents attachés (CV, photo, diplômes, etc.) Auto-contrôle de l’état de la candidature Toute communication par mail (et SMS) Version « Intranet » pour recrutement interne

BackOffice Compatible avec Single Sign On du CERN (développé pour le CERN) Système de distribution interne par “dossiers” (développé pour le CERN) Partage de commentaires Progression et mise à jour des candidats Envoi de courrier à un groupe de candidats Formulaires de candidature lisibles et exploitables Recherche libre dans les formulaires et CV Rapports spécifiques très faciles à développer

Systèmes de dossiers (étud. techniques) Candidatures TSC-2003-2 Utilisateur Dept HR TSC-2003-2 Dept A Représentant Dept A Collègue C Collègue A Collègue B TSC-2003-2 Dept C Représentant Dept C TSC-2003-2 Dept B Représentant Dept B Collègue D

Intégration avec d’autres systèmes Electronic Document Handling Création automatique des vacances de poste depuis EDH (API fourni) 12

Intégration avec d’autres systèmes Person Matching Comparaison entre candidats et personnes dans OHR pour éviter les doublons Oracle HR Transfert des candidats dans Oracle HR après matching pour éviter la double-saisie Récupération de données CERN sur les candidats depuis Oracle HR Création/mise à jour des utilisateurs back office automatique (API fourni)

Ce que nous n’utilisons pas… Accès pour agences externes de recrutement Communication par SMS Workflow décisionnel pour publication de poste

Quelques faiblesses… Pas de solution d’impression en batch satisfaisante (v7?) Interface (front et back office) unilingue Petite compagnie…

Quelques forces… (1) Excellent support utilisateur, très réactif Architecture PL/SQL simple à comprendre Souplesse pour les utilisateurs HR (e-mails, formulaires de candidature, statuts)… …et les développeurs (création de rapports, liens avec Oracle ApEx etc.) Apparence du Front Office totalement contrôlable (HTML et CSS) Facilité d’intégration de développements spécifiques (écrans etc)

Quelques forces… (2) Filtre PDF pour les documents des candidats Interface traduisible dans toute langue Aide personnalisable Tout dans la base de données (données, interfaces, documents, batch jobs etc) Petite compagnie…

Ce que ça a apporté… (Presque) plus de papier… Environ 15’000 candidatures par an Données saisies par environ 10’000 nouveaux candidats chaque année Disponible 365 / 7 / 24 A pu être étendu à des processus semblables à du recrutement (Staff Child, HST …)

Pour la suite…

Pour la suite…

Pour la suite…

Pour la suite…

Pour la suite…

Pour la suite… Version 7 (été 2009?) Back office personnalisable au moyen de « portlets » définis par l’administrateur Formulaires de candidature aussi format PDF Utilisation du modèle de compétences du CERN dans les vacances de poste Utilisation du modèle de compétences du CERN dans les formulaires de candidature?

Infos supplémentaires CERN francois.briard@cern.ch - GS lucy.lockwood@cern.ch - HR http://ais.cern.ch http://cern.ch/jobs HireServe info@hireserve.com http://www.hireserve.com HireServe User Group http://cern.ch/hireserveusergroup (access required)