Réaliser un dossier documentaire pour le web Olivier GARRY Documentation française Chef de produit vie-publique.fr olivier.garry@df.gouv.fr

Objectifs de la formation Identifier les caractéristiques d’un dossier numérique et sa place dans la politique éditoriale et la charte produit Mettre en place le projet éditorial Créer et gérer un dossier documentaire électronique

Programme des deux journées 1ère journée: Qu’est-ce qu’un dossier documentaire ? Le dossier documentaire pour le web Le projet éditorial, pilier essentiel Définition des besoins Les dossiers et le produit Créer un dossier documentaire Principe et processus Les outils, les méthodes, les techniques Gérer les dossiers et les mises à jour Communiquer sur ses dossiers Etude de cas… 2ème journée: …Etude de cas Exercices pratiques

Qu’est-ce qu’un dossier documentaire ? ……………électronique ? Ensemble structuré d’informations de nature différente autour d’un sujet ou thème : notion d’organisation d’information précise et factuelle Produit documentaire à forte valeur ajoutée Réponse à des usagers ayant besoins d’informations sélectionnées, organisées (commentées) et mises à jour Identique au papier, avec en plus : Valorisation du sens par l’organisation des ressources: -lisibilité de l’organisation sélection de ressources pertinentes uniques commentaires possibles des ressources Dimension structurante : renouvellement de l’analyse des attentes des utilisateurs Mise à jour cruciale Travail coopératif Valorisation du travail des documentalistes

Les dossiers dans la fonction documentaire Techniques documentaires classiques Recherche Tri et sélection Indexation (optionnelle) Organisation des documents – plan Rédaction synthèse (au moins introductive) et leur positionnement face au web…

Les dossiers et le web : rôle de médiation d’information Les ressources sur le web sites (publics, d’entreprises, d’organismes) portail banques de données répertoires, annuaires généraux annuaires spécialisés rubriques, dossiers, guides interactifs etc. Les tendances…. Annuaires de + en + multiservices Moteur de recherche aux interfaces simplifiées Information très abondantes avec repérage difficile pour l’internaute …et des besoins forts Annuaires sélectifs et pertinents Guides thématiques Dossiers spécialisés

Un projet éditorial, pilier essentiel Etat des lieux de la ligne éditoriale Une réflexion produit: Analyse des besoins et attente des utilisateurs Insertion dans un cadre plus large (site, portail, intranet…) Charte ergonomique, charte internet :lecture « en ligne », non linéaire ( hiérarchie de l’information spécifique) Définition d’une charte éditoriale cohérente Identification des enjeux au sein de organisation Détermination des moyens, contraintes, compétences avec répartition des rôles

Un projet éditorial, une démarche orientée utilisateur ? Analyse des besoins utilisateurs … Importance du contenu pour l’internaute L’offre de contenu : socle du projet éditorial Les qualités d’un dossier Clair Structuré Compréhensible A jour Définition de l’offre de contenu Une charte éditoriale Une charte rédactionnelle Une charte produit Une modélisation des dossiers Besoins utilisateurs

Un projet éditorial, plusieurs modèles possibles de dossiers Les différentes formes de dossiers Le dossier conteneur La notion de collection ( education.gouv.fr, vie-publique.fr, ladocumentationfrancaise.fr) Le dossier d’actualité (vie-publique) Le dossier « mise en valeur » Le dossier « exhaustif » …

La charte éditoriale : définition et concrétisation Document de référence pour l’équipe Les objectifs éditoriaux et leur position dans la ligne produit Les moyens de réalisation : compétences, types de documents utilisés, outils de production L’organisation du contenu : niveaux de lecture, lisibilité, style, écriture, ergonomie… (validation produit) Les règles de mises à jour et l’actualisation Le circuit de validation Le document finalisé peut servir d’instrument de communication avec les utilisateurs

Schéma d’organisation avancée 2 Présentation en comité de coordination des dossiers en ligne 3 Validation des sujets et de leur orientation O 1 Idées de sujet + argumentaire 4 Collecte des informations 5 Proposition d’un plan détaillé 6 Validation du plan (équipe) 7 Rédaction des contenus et photos Cadre formel préalable : définition de la collection, du format, etc… 8 Validation 1ère version du dossier (équipe) 9 Secrétariat de rédaction) Mise en pré-diffusion 11 Validation ligne produit Validation contenu + ligne générale 12 Corrections /modification) 10 14 Mise en ligne 13 BAT Niveau contenu Niveau produit Niveau équipe

Créer un dossier documentaire : les étapes incontournables Délimiter le sujet (dans le cadre de la charte éditoriale) Rechercher et collecter les documents existants (par type de documents) ceux qui servent à comprendre la problématique et qui serviront à écrire les synthèses les documents à proposer en ressources url (distinction en documents internes et externes) Structurer le dossier : faire le plan, le sommaire Réaliser le dossier selon le type de dossier défini Rédiger l’éditorial Tester, faire valider en pré-diffusion Mettre en ligne

Créer un dossier documentaire : les outils Les outils de recherche Moteurs de recherche : recherche précise ou complexe (opérateurs booléens, recherche d’expression….) Annuaires pour explorer des portails ressources (nomade, yahoo, voila, lycos, etc.) Les outils bureautiques Pour l’organisation du dossier et de ses pages Les outils de publications De l’éditeur html simple aux logiciels intégrés(Frontpage, DreamWeaver) Outils avancés : XML, logiciels de gestion de contenus Les techniques à mettre en œuvre Techniques de rédaction sur le web Navigation et ergonomie des écrans (reflexion produit)

Créer un dossier documentaire : l’organisation avec les outils bureautiques Préalable : définir l’arborescence logique du dossier (contenu, rubriquage, navigation) Préparation des répertoires pour ‘ranger’ l’information : un répertoire par rubrique Structurer le contenu des pages : utilisation des niveaux de titre pour leur valeurs logiques (saisie en mode plan) Nommer les fichiers et répertoires de façon explicite (aide à la navigation et au référencement) sans accent, sans espace, tout en minuscule (lien avec équipe internet)

Les éditeurs HTML en code source comme un éditeur de texte, mais avec vérification du code : par ex HTML Kit Éditeurs HTML wysiwig (Amaya, Mozilla, FrontPage express) Éditeurs de sites : éditeurs HTML dotés de fonctions avancées (gestionnaires de liens, transfert de pages ftp, etc ex. Dreamweaver)

Exemple de saisie sous Editeur avancée

Les outils avancés : XML et gestion de contenus XML : eXtensible Markup Language Langage de balisage, meta-langage (possibilité de créer des balises), format de base de l ’échange d ’informations. permet de structurer un document et de gérer son contenu et de donner au même contenu différentes formes (pages HTML, document PDF…). Gestion de contenus:outil intégrant le workflow, la production et la diffusion de contenus pour le web. Exemples : vignette, zope, spip, tipo3….

Les techniques de rédaction Entonnoir Rédiger des textes courts. L ’information importante doit être en haut de la page (pyramide inversée, entonnoir) Une page ne doit être ni trop longue, ni trop large et l ’information principale doit être en haut de la page Permettre un repérage rapide : Ecrire en langage clair et favoriser une lecture rapide en structurant la page et en mettant en valeur les mots importants (gras) …utiliser les listes à puces Utiliser les liens hypertextes pour découper le texte trop long en blocs d ’informations autonomes (pas de découpage linéaire) …bloc de texte Information principale Titre, chapo, intertitre Information précise Injtertitre, texte doc

Navigation et ergonomie des écrans Rappel : les internautes ont besoin d’outils de navigation « naturels » Prévoir des outils de navigation interne : chemin, retour sur la page d ’accueil, retour haut de page Proposer une ergonomie fonctionnelle : Élargir ou approfondir une information proposer des liens contextuels au sein ou en regard de l’éditorial (place des liens internes et des liens externes) Complément de contenus apport éventuel de l’image en tant qu’information.

Gérer des dossiers Web Dater ses dossiers (datation des articles, du dossier) Gérer ses dossiers : vérification des liens brisés (un outil : Xenu) Mettre à jour ses dossiers et mettre en valeur les mises à jour

Faire connaître et communiquer sur ses dossiers Principes Indexation Référencement Positionnement Quelques conseils Title Metas (keywords, description…) Déclaration d’urls Echange de liens Gestion partagée ? Équipe éditoriale ? Équipe internet ?

Exemples de dossiers le dossier bruit du ministère de l ’environnement : http://www1.environnement.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=215 les dossiers de l ’INJEP : http://www.injep.fr/docu/prod/DOSS/DOSS03/CEL/Index.html Les dossiers du Monde diplomatique : http://www.monde-diplomatique.fr/cahier/europe/ Les dossiers de education.gouv.fr : http://www.education.gouv.fr/thema Les dossiers Politiques publiques : http://www.ladocumentationfrancaise.fr/dossier_polpublic/index.shtml Dossiers de l’INRA http://www.inra.fr/actualites/DOSSIERS/index.html

Exercice pratique Etape 1 : délimiter le sujet Etape 2 : effectuer un premier recueil des informations utiles Etape 3 : rechercher sur le Web. Sélectionner les ressources et insérer les adresses dans un document Word en rédigeant un court texte introductif Etape 4 : structurer le dossier en rédigeant les chapeaux, les titres… Etape 5 : Finaliser l ’ensemble Etape 6 : rédiger la note introductive (s ’il vous reste du temps…)

Exemple de modélisation CheminN1>cheminN2>cheminN3 Liens externes Nom du lien url Nom du dossier Niveau 1 Niveau 2 Accroche : azetyu azetyu azertyu azertyu azertyu, azertyu, azertyu photo Intertitre Texte texte