Session #4 L'organisation

Le processus de management Mobiliser

L'organisation, définition Agencement des ressources humaines d'une entreprise en vue d'en réaliser le plus efficacement possible la mission et les plans.

Le processus d'organisation Identifier et classifier les activités Regrouper les activités Départementalisation Identifier les responsables de groupe et l'autorité qui leur sera nécessaire Décentralisation (délégation d'autorité) Intégrer horizontalement et verticalement Courants Définir les tâches de chacun Responsabilités

En d'autres mots ... Identifier et classifier les activités selon les objectifs poursuivis Regrouper les activités selon les priorités recherchées (clients, produits) Placer les regroupements aux niveaux appropriés selon leur importance et l'autorité que l'on veut leurs accorder S'assurer que les informations pourront bien circuler Définir les tâches en fonction des ressources disponibles

L'organigramme les lignes ne peuvent pas représenter toutes les relations, seulement les relations principales d'autorité mettre sur un même niveau les fonctions équivalentes utiliser des titres similaires pour un même niveau penser aux courants(circulation de l'information)

L'organigramme C'est une photo dans le temps Il est évolutif Il doit être cohérent avec les objectifs et stratégies de l'organisation

Monsieur ORGANISATION 1- Sommet hiérarchique Président, vice-présidents, adjoints 1 2- Corps hiérarchique Directeur des ventes, directeur d'usine, chef de produit, chef de production 4 5 2 3- Centre opérationnel Contremaître ou surintendant dans le processus de production 4- Technostructure Analyse financière, contrôle interne, recherche de marché, recherche appliquée, formation, perfectionnement, méthodes et procédures 3 5- Support logistique Service juridique,relations publiques,négociation conventions, tarification, paie, livraison & réception, cafétéria, etc

L'organisation informelle affinité ami conflit

c r i s e d' é v o l u t n crises d'évolution

De la structure verticale à la structure horizontale Voici dix règles établies par la firme McKinsey pour amorcer une structure horizontale : 1] S'organiser autour du processus, non pas de la tâche; • Centrer les objectifs sur les besoins du client, tels que de bas prix ou un service rapide. • Identifier les processus qui rencontrent ces besoins. • Ces processus, non pas des départements tels que vente ou production, deviennent les principales composantes de l'entreprise.

De la structure verticale à la structure horizontale 2] Aplatir la hiérarchie en minimisant les subdivisions du processus; • Il est préférable d'arranger quelques équipes en parallèle, chacune faisant plusieurs étapes du processus, plutôt que d'avoir plusieurs équipes en série, chacune ne faisant qu'une petite partie du processus. 3] Donner aux leaders seniors la charge du processus ainsi que la responsabilité de sa performance;

De la structure verticale à la structure horizontale 4] Associer les objectifs de performance et l'évaluation de toutes les activités à la satisfaction des clients; 5] S'assurer que les équipes, non les individus, sont au centre du «design» et de la performance de l'organisation; • Les individus travaillant seuls n'ont pas la capacité de continuellement améliorer le flux de travail.

De la structure verticale à la structure horizontale 6] Combiner les activités managériales et non-managériales aussi souvent que possible; • Laisser les équipes de travailleurs prendre en main l'embauche, l'évaluation et les cédules. 7] Souligner l'importance que chaque employé développe plusieurs compétences; • Quelques spécialistes seulement sont requis.

De la structure verticale à la structure horizontale 8] Informer et former les gens sur la base du juste-à-temps et du besoin de performer; • Les chiffres bruts vont directement à ceux qui en ont besoin pour leur travail, sans passer par le management. • On entraîne les travailleurs (vendeurs, machinistes,...) à s'en servir.

De la structure verticale à la structure horizontale 9] Maximiser les contacts des fournisseurs et des clients avec tout le monde dans l'organisation; • Ce qui signifie aller sur le terrain ainsi que la formation de comités «ad hoc» pour résoudre les problèmes par les employés, aussi souvent que requis. Ces comités inclueront, à l'occasion, des fournisseurs et des clients. 10] Récompenser le développement des habilités individuelles et la performance des équipes plutôt que seulement les performances individuelles.

La départementalisation ... regroupements le nombre de travailleurs le temps les fonctions les territoires les produits la clientèle les canaux de distribution le procédé

La départementalisation ... regroupements Structure matricielle Structure adhocratique

Structures et répercussions, exemples Par fonction si: stratégie requière un produit supérieur l'environnement est stable non si coop. interdépart. requise Par produit si: stratégie avec emphase sur cédules, coûts, profits la coopération entre spécialistes est requise l'innovation est critique

La corporation modulaire, l'impartition Maintenir bas le coût unitaire Se concentrer sur les investissements où elle détient l'avantage concurrentiel Se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux et sous-contracter le reste Doit collaborer étroitement avec ses fournisseurs et choisir la bonne spécialité Vision pour reconnaître ce que les clients veulent

La corporation modulaire, l'impartition NIKE Dell Computer Chrysler

Pouvoir et autorité Pouvoir: habileté à influencer, vient des relations, de la compétence, de la personnalité Responsabilité: devoir de faire quelque chose Une responsabilité ne se délègue pas Autorité: droit de commander Autorité Line et Staff (M. Organisation)

Monsieur ORGANISATION 1- Sommet hiérarchique Président, vice-présidents, adjoints 1 2- Corps hiérarchique Directeur des ventes, directeur d'usine, chef de produit, chef de production 4 5 2 3- Centre opérationnel Contremaître ou surintendant dans le processus de production 4- Technostructure Analyse financière, contrôle interne, recherche de marché, recherche appliquée, formation, perfectionnement, méthodes et procédures 3 5- Support logistique Service juridique,relations publiques,négociation conventions, tarification, paie, livraison & réception, cafétéria, etc

Limites de l'autorité Limité par l'autorité que possède son patron Limité par le chevauchement, un même champ de responsabilité Limité par l'acceptation de ses subordonnés, récompenses ou punitions vs efforts L'autorité peut difficilement s'exercer à long terme sans l'accord de ceux sur lesquels elle s'exerce

Décentralisation Décentralisation fédérative ou par centres de profit Décentralisation fonctionnelle ou par départements Besoin occasionnel de recentraliser

Délégation En fonction des résultats escomptés En fonction des personnes Maintenir la communication Contrôles adéquats Reconnaître le succès, analyser l'erreur

Circulation de l'information Intégrer horizontalement et verticalement en fonction des relations d'autorité et du système d'information La circulation de l'information doit aider à la prise de décision, à la bonne marche des opérations Donc, la structure doit faciliter la communication

Les tâches, description Titre Opérateur d'ordinateurs Définition Opérer des ordinateurs et autres appareils électroniques sous supervision. Caractéristiques et responsabilités L'opérateur d'ordinateurs est de la classe des ouvriers journaliers ... Qualifications Expérience : Minimum d'un an dans un secteur connexe Formation : DEC, techniques informatiques. Supérieur immédiat Classification

Spécialisation et enrichissement Productivité École opérationnelle Taylor Hertzberg Spécialisation

Exemple de structure Évaluer la structure à partir des stratégies à réaliser Voir acétates de la caisse "X" de Desjardins

Quelques principes d'organisation Principe d'objectifs La mission principale de chaque vice-président et des cadres intermédiaires doit être écrite et connue par tous les cadres de l'entreprise (l'organigramme doit être diffusé et expliqué). Principe de spécialisation Grouper les fonctions secondaires sous les fonctions principales. Note :La spécialisation peut être associée à une fonction comme marketing, production, etc, ou à une clientèle particulière ou à un produit.

Quelques principes d'organisation Principe de coordination S'assurer qu'il existe une communication efficace entre les groupes hiérarchiques et les groupes de l'état-major, c'est-à-dire des rencontres. Principe d'autorité Déléguer l'autorité ou décentraliser le pouvoir de décision aux vice-présidents et cadres intermédiaires (surtout aux cadres hiérarchiques).

Quelques principes d'organisation Principe de responsabilité S'assurer que les cadres hiérarchiques soient responsables de leurs actions en effectuant un processus de contrôle. Principe de définition S'assurer qu'il existe des définitions de fonctions pour tous les postes. Principe d'équilibre L'autorité déléguée à tous les cadres doit correspondre à la responsabilité.

Quelques principes d'organisation Éventail de subordination Il ne devrait pas y avoir plus de trois ou quatre personnes qui relèvent d'un patron. Note :De nos jours, la tendance est de donner beaucoup plus de pouvoir et de lattitude, ce qui amène des structures avec moins de niveaux hiérarchiques et plus de personnes relevant d'un même patron. Principe de balance L'organisation doit contenir suffisamment d'unités administratives pour offrir efficacement ses services et ses produits à la clientèle.

Quelques principes d'organisation Principe de continuité L'organisation doit être structurée en fonction de la mission et des objectifs de l'entreprise; faire des modifications nécessaires si de nouveaux services, projets et activités sont ajoutés. Aussi, il est important de former les cadres opérationnels et intermédiaires dans le but de s'assurer qu'ils puissent remplacer leurs patrons.

Le prochain cours Bien lire les annexes au chapitre 6, L'organisation Lire le chapitre 4, Les décisions dans l'entreprise Préparez les décisions de l'année 13 FIN