Module : TECHNIQUE D’ELABORATION D’UN PLAN DE TRAVAIL ANNUEL République du Bénin Ministère de l’Economie, des Finances et des Programmes de Dénationalisation DIRECTION GENERALE DU BUDGET DIRECTION DU CENTRE DE FORMATION PROFESSIONNELLE Module : TECHNIQUE D’ELABORATION D’UN PLAN DE TRAVAIL ANNUEL Présentée par : Edouard C. SOGLO Directeur du Centre de Formation Professionnelle. (DCFP/ ACF) Août 2015

PLAN Introduction Définition du terme ‘’ Plan de Travail Annuel’’ Etapes d’élaboration d’un Plan de Travail Annuel; Composantes d’un Plan de Travail Annuel Conclusion

Introduction Dans le cadre d’une gestion participative, optimum et efficience des dépenses tant publiques et que privées, le Bénin a adhéré à la pratique de bonne gouvernance dont l’un des axes est la ‘’Gestion Axée sur les Résultats’’ Plusieurs outils sont nécessaires pour la mise de la Gestion Axée sur les Résultats dans les ministères. Il s’agit : CDMT; Budget-Programme; Plan de Travail Annuel.

Ne pas planifier revient à planifier son planifier échec Introduction Deux principes de base : Il n’est pas utile de perdre du temps sur la planification si l’on n’a pas l’intention de suivre et de contrôler un projet ou un programme de façon rigoureuse et systématique. Il est impossible de suivre correctement un projet ou un programme planifié de façon inadéquat. Ne pas planifier revient à planifier son planifier échec

DÉFINITION Le Plan de Travail Annuel (PTA) est l’opérationalisation du budget-programme au cours de la première année d’exercice. C’est est une décomposition détaillée des actions en activités puis des activités en tâches assortie d’un chronogramme d’exécution et précisant la ou les structures responsables ou associées, le coût et la pondération correspondants etc. Il sert de guide pour la mise en œuvre du projet/programme au quotidien et comprend de l’an du budget-programme.

II. Etapes d’élaboration d’un Plan de Travail Annuel Collecte des PTA par structure; Consolidation des données collectées pour sortir un PTA global; Réalisation du premier draft ; Examen et adoption du premier draft du PTA avec les points focaux de la cellule de suivi-évaluation; Finalisation du projet de PTA; Examen et adoption du projet de PTA par l’ensemble des acteurs en atelier de validation Finalisation du PTA et transmission de la dernière version aux différentes structures. NB : Ce processus peut durer plus trois (03) mois. Dans les ministères, il démarre en novembre et prend fin en janvier ou février.

II. Etapes d’élaboration d’un Plan de Travail Annuel (Suite) OBJECTIF ACTION ACTIVITE TACHE RESULTATS Eléments du Budget-Programme Phase d’élaboration du PTA

II. Etapes d’élaboration d’un Plan de Travail Annuel (Suite) OBJECTIFS : Énoncé de ce qu’une organisation entend réaliser au cours d’une période définie avec quantification et ordre de priorité . Y sont associés un ou des indicateurs sur lesquels seront établies les cibles de résultats. RESULTATS : Réalisation constatée à la fin d’une période précise et comparée à une ou des cibles énoncées au début de ladite période. Les résultats sont une preuve de l’impact effectif d’un programme.

II. Etapes d’élaboration d’un Plan de Travail Annuel (Suite) ACTION : Ensemble d’activités planifiées, interdépendantes et cohérentes dont la mise en œuvre permet d’offrir à des bénéficiaires donnés des services ou produits. ACTIVITE : C’est une dérivée des actions. Il s’agit d’un ensemble de tâches séquentielles, interdépendantes et planifiées dont l’exécution devra contribuer à la production d’un extrant l’ensemble des tâches qui permettent la réalisation des actions identifiées. TACHE : La plus petite subdivision d’éléments à réaliser suivant une combinaison de ressources. La tâche constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour réaliser une activité

III. Composantes d’un Plan de Travail Annuel Code Objectifs/Résultats/Actions/Activités/Tâches   Montant Programmé Sources Chronogramme Poids (%) Structure responsable Structures impliquées Mode d'exécution Supervision/ Observations BN Autres J F M A S O N D

III. Composantes d’un Plan de Travail Annuel (suite) Code : Pour repérer l’activité ou la sous-activité, il est affecté un identifiant. Cet identifiant s’obtient à partir de la hiérarchie de l’activité. Exemple : Pour une activité dont le code ou l’identifiant est : 1.1.2.1.3 I : Programme 1 1.1 : Objectif spécifique 1 du Programme 1 1.1.2 : Résultat 1 de l’OS1 du Programme 1 1.1.2.1 : Action 1 du Résultat 1 1.1.2.1.3 : Activité 3 de l’action 1 du résultat 1 Objectifs/Résultats/Actions/Activités/Tâches : Dans cette colonne, il est inscrit les différents libellés des objectifs, des arésultats, des actions, des activités et des tâches.

III. Composantes d’un Plan de Travail Annuel (suite) Montant Programmé : Cette colonne abrite le montant affecté à l’activité. Ce montant peut provenir de plusieurs sources Sources : Il y trois sources pour financer les activités d’une structure de de l’Etat à savoir : Budget National; Fonds Propres; Ressources Extérieures. Au niveau de cette colonne, il est préciser les sources de financement de l’activité. Chronogramme : Il consiste à indiquer avec une croix la période (mois) dans laquelle se dérouleront les tâches et activités. Il doit avoir une cohérence entre la période indiquée et la durée d’une activité ou tâche. Poids (%) : C’est une technique qui consiste à allouer à chaque activité un ensemble de 100 points afin de pouvoir mesurer le niveau de mise en œuvre des activités prévues. Les 100 points sont répartis entre les tâches selon leur importance.

III. Composantes d’un Plan de Travail Annuel (suite) Structure responsable : il est indiqué dans cette colonne l’intitulé de la structure responsable de l’activité. Il peut s’agit de la DGML Structures impliquées : Les structures qui accompagnent la structure responsable dans la mise en œuvre de l’activité. Par exemple la DGB peut être une structure associée à la DGML dans la mise en œuvre de l’activité d’utilisation de véhicules administratifs. Une structure associée peut être pas être dans l’organigramme du Ministère. Mode d'exécution : Il est inscrit dans cette colonne le mode d’exécution. Il s’agit: - Mode direct : Maîtrise Ouvrage Déléguée : Régie : Consultation : Supervision/ Observations : Préciser ici les structures qui doivent superviser l’activité.

PROGRAMME 1 : DEVELOPPEMENT DU SECTEUR DE LA CULTURE Code Objectifs/Résultats/Actions/Activités/Tâches   Montant Programmé Sources Chronogramme Poids (%) Structure responsable Structures impliquées Mode d'exécution Supervision/ Observations BN Autres J F M A S O N D PROGRAMME 1 : DEVELOPPEMENT DU SECTEUR DE LA CULTURE OS1.1 Accroître la production du secteur de la culture R-1.1.1 Un cadre incitatif au développement du secteur de la culture est mis en place 1.1.1.1 Elaboration et adoption de stratégies, et de textes juridiques et réglementaires au profit du secteur de la culture 51 463 1.1.1.1.1 Elaboration du guide de procédures de la Direction Nationale de la Promotion du Livre et de la Lecture 2 000 ATC/DNPL Février à Mai 100 DNPL DPP Consultation CTC Elaboration des documents conceptuels X 10 Sélection d'un Cabinet Mise en œuvre du cahier de charge par le cabinet 60 Validation du guide 20 1.1.1.1.2 Elaboration du manuel de procédures administrative, financière et comptable du Fonds de Développement du Patrimoine Culturel 8 000 SUB / FDPC Février à Juillet FDPC IGM, SGM Direct / Consultation Collecte et traitement des données Elaboration du document Validation du document et transmission au SGM 1.1.1.1.3 Elaboration du manuel de procédures administrative, financière et comptable de la Bibliothèque Nationale ATC/BN Direct Validation du document 1.1.1.1.4 Règlement de la dette relative à l'élaboration du projet de document de stratégie de développement de la Bibliothèque Nationale  2 763 Janvier à Mars DRFM Constitution du dossier de la dette Mandatement de la dette Paiement de la dette 30 1.1.1.1.5 Assistance aux acteurs et associations culturels 25 000 SUB / FAC Janvier à Décembre FAC DPAC, Artistes Direct, Régie CTC, CA Réception des dossiers de sollicitation de l'aide Étude des dossiers 40 Établissement des lettres de notification 25 Paiement des artistes et des ayants droit 1.1.1.1.6 Règlement de la dette relative à l'élaboration du guide de procédures de la DCINE ATC / DCINE Mars à Mai DCINE Préparation du dossier constitutif de la dette Mandatement 50

Conclusion Une démarche systématique et structurée doit être utilisée pour guider l’équipe responsable du développement du plan de référence (formulaires, procédures, méthodes, logiciel de gestion, réunion de lancement, etc.) Les connaissances et habiletés des différentes parties prenantes doivent être mises à contribution. L’équipe responsable de la gestion de l’implantation doit créer un environnement motivant et attractif afin de susciter la participation et l’engagement.