FORUM DES GESTIONNAIRES EN RESSOURCES MATÉRIELLES ÉTAT DE SITUATION DE LA LIVRAISON 2 DE SGR2 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 12 octobre 2011

Contenu de la présentation Objectif de la présentation Mise en contexte Portée du projet Planification du projet Structure du projet Annexes – Processus de la Livraison 2

Objectif de la présentation La présentation a pour objectif d’informer sur : la portée et la planification de la Livraison 2 de SGR2 l’organisation et la gestion du projet

Mise en contexte (1 de 2) Objectif de SAGIR SGR2 – Ressources humaines La modernisation des pratiques et des outils supportant la gestion des ressources humaines Bénéfices globaux L’établissement d’un dossier unique pour chaque employé L’élimination de nombreux documents papier et de la saisie répétitive des mêmes données La simplification et l’automatisation de plusieurs processus

Mise en contexte (2 de 2) La DGSAGIR, en concertation avec le SCT, a terminé les travaux d’analyse de la Livraison 2 Un projet structuré et bien défini Cette analyse a été réalisée avec les préoccupations suivantes : Rencontrer les attentes des MO, ce qui s’est traduit par l’ajout de fonctionnalités non prévues à l’origine Favoriser le remplacement de systèmes ministériels et d’éviter le développement de systèmes parallèles à SAGIR Élaborer une planification réaliste qui tient compte de l’expérience de la Livraison 1 et de la capacité des intervenants à suivre le rythme du projet Prévoir suffisamment de temps pour permettre aux MO de s’approprier les nouvelles façons de faire et investir en matière de gestion du changement

Portée du projet

Portée du projet Bref retour sur la Livraison 1 Dossier de l’employé Structures administratives Postes, emplois, effectifs Suivi masse salariale et des ETC Planification MO Libre-service RH Utilisateurs concernés Spécialisés/libre-service 1 000 / 70 000 Un changement organisationnel majeur Modification des façons de faire Grande complexité du domaine des ressources humaines En période de consolidation Travaux réalisés en concertation avec le SCT et les MO Plan de stabilisation sous le thème « Mobiliser pour consolider » Les travaux en cours concernent notamment le volet « information de gestion RH » Livraison 1 Complétée en Novembre 2010

Portée du projet Fonctionnalités de la Livraison 2 Libre-service assiduité Permis d’absence Gains déclaratoires Horaires de travail Feuilles de temps Liste de rappel / appel Intégration « Mon Espace » Utilisateurs concernés Spécialisés/libre-service 500 / 70 000 Autres fonctionnalités importantes pour notre clientèle Livraison 2 Gestion et calcul des banques de vacances et des congés de maladie pour le personnel à paie variable Détermination de la prochaine date d’avancement d’échelon en fonction des absences pour le personnel régulier et occasionnel Contrôle des reports de vacances autorisés (règles des conventions collectives) Description détaillée des processus en annexe En cours

Portée du projet Clientèle Clientèle de la Livraison 2 Même clientèle que SGR2 Livraison 1 Ministères, organismes et fonds assujettis à la Loi sur la fonction publique Personnel policier assujetti à la Loi sur la police

Planification du projet

Planification du projet La planification du projet prend en considération les éléments suivants : Les leçons apprises de la Livraison 1 L’ampleur du projet et son impact sur la paie Les deux seules périodes propices à l’implantation : mai et octobre Les principales dates Début des travaux : août 2011 Fin de la réalisation de la solution : octobre 2012 Fin des essais : juin 2013 Travaux d’implantation : jusqu’en mai 2014

Planification du projet Échéancier global Contexte : Plus de 70 000 employés à former en peu de temps (3 mois)

Structure du projet

Organisation et gestion du projet

Rôles et responsabilités (1 de 2) Maître d’ouvrage de la Livraison 2 : le SCT Il représente essentiellement les clients (MO), détermine la portée, participe aux différentes étapes de conception et d’essais et approuve la solution finale. De façon plus détaillée : Pilotage des besoins des clientèles Justification des demandes de changement Révision de certains biens livrables Participation à la réalisation des essais d’acceptation Approbation de la solution et des livrables d’affaires Participation au soutien en transformation organisationnelle (TO) dans les MO

Rôles et responsabilités (2 de 2) Le maître d’oeuvre de la Livraison 2 : la DGSAGIR Il assure la réalisation et l’implantation de la solution en clientèle et soutient le maître d’ouvrage dans l’exécution de ses travaux ainsi que les MO lors de l’implantation. De façon plus détaillée : Définition, réalisation, implantation et soutien des MO à l’usage de la solution Soutien la TO et l’implantation au sein des MO Information et formation des utilisateurs

Annexes Processus de la Livraison 2 (1 de 4) 1.1.1 Établir le cadre de gestion du MO (Liv. 2) L’enregistrement du plan de délégation RH en vue d’adapter le cheminement d’approbation en libre-service en fonction du niveau d’approbation requis pour chaque type de traitement en ressources humaines. 2.1.2 Effectuer les changements de salaire et les avancements d'échelon (Liv. 1-2) L’automatisation du calcul de la prochaine date d'avancement d'échelon. 2.2.3 Enregistrer les absences (Liv. 2) La saisie de toutes les absences dans SAGIR, la génération automatique des H920, H800 et des H910 pour toutes les corrections aux banques sauf pour celles résultant d'un changement à l'horaire de travail. Le calcul du service pour l’attribution des banques de vacances et de congés de maladie pour le personnel à paie variable.

Annexes Processus de la Livraison 2 (2 de 4) 2.3.1 Mettre à jour les éléments de l’employé (Liv. 2) L’accessibilité aux panoramas de saisie d’éléments dans le dossier d’un employé. 2.3.2 Attribuer les éléments en lot (Liv. 2) L’ajout d’outils de saisie massive supportant la mise à jour des éléments aux dossiers de plusieurs employés. 2.3.4 Déclarer du temps et des gains (Liv. 2) La saisie de toutes les feuilles de temps pour le personnel à paie variable, la génération automatique des H760, des H620 (sauf les primes répétitives, rétro) et des H010 pour les annulations de transactions de feuille de temps seulement. 4.3.1 Traiter la fin du stage probatoire (Liv. 2) La transmission de rappels automatisés au gestionnaire lorsque la date de fin du stage probatoire arrive à échéance; L’enregistrement du résultat du stage et l’utilisation d’un rapport pour suivre la production de l’évaluation écrite.

Annexes Processus de la Livraison 2 (3 de 4) 5.1.1 Créer et mettre à jour le dossier des personnes (Liv. 1-2) La modification des panoramas de saisie des horaires de travail et les événements prospectifs pour le calcul prévisionnel des ETC; L’ajustement des WEB ADI et des rapports Liv. 1 impactés. 5.1.2 Modifier ou consulter son dossier personnel par libre-service (Liv. 1-2) L’ajout de panoramas en consultation avec possibilité d’impression (Remplace Mon espace) Ex. : Historique d’absences (données saisies après implantation), bulletin de paie, soldes des banques, assurances, primes. L’ajout des fonctionnalités supportant la saisie et l’approbation des demandes de report de vacances et d’heures supplémentaires compensées en libre-service en lien avec les conditions de travail. 5.1.3 Traiter les départs en mutation et les fins d’emploi (Liv. 1-2) L’ajout d’avis au responsable de la rémunération pour l’informer de l’éventuel départ d’un employé. 5.1.4 Attribuer les règles de gestion du temps à l’employé (Liv. 2) La création et le décloisonnement d’horaires de travail uniques dans SAGIR et transfert à SAGIP.

Annexes Processus de la Livraison 2 (4 de 4) 5.2.1 Gérer les listes de rappel/appel (Liv. 2) La saisie des données requises à la production des listes de rappel/appel dans SAGIR; L’automatisation de l’attribution des rangs lors d'un ajout et d'une radiation; La production des listes avec paramètres variables, ainsi que des lettres d'embauche et de radiation. 5.2.2 Produire les rapports de gestion (Liv. 1 et 2) L’ajout des paramètres reliés aux absences, feuilles de temps et gains déclaratoires dans le rapport «Caractéristiques de main-d’œuvre». 5.2.3 Exporter les données de SAGIR (Liv. 1 et 2) Le développement d’interfaces pour exporter les données sur les absences, les feuilles de temps et les gains déclaratoires. L’ajout d'un rapport permettant à chaque intervenant d'identifier les rejets le concernant et de procéder aux correctifs nécessaires. 5.2.4 Importer les données de SAGIP (Liv. 1 et 2) Le développement d’interfaces pour remplacer Mon Espace et importer les soldes des banques de SAGIP; Le retrait de l’interface permettant d’importer les horaires de travail de SAGIP. 5.2.5 Importer les données des systèmes de mission (Liv. 1 et 2) Le développement d’interfaces pour importer les données sur les absences, les feuilles de temps et les gains déclaratoires.