Groupe d'expertise en gestion des documents au gouvernement du Québec Diffusion du plan de classification dans un site Internet - Guide de référence Groupe d'expertise en gestion des documents au gouvernement du Québec Journée-rencontre WebÉducation 15 avril 2009

GEGD Crée le 22 mai 2003 Dans un véritable esprit de partenariat avec les ministères et les organismes du gouvernement du Québec, promouvoir l'excellence dans le domaine de la gestion des document sur tout support entre les spécialistes en gestion des documents ainsi qu'avec les groupes apparentés et tout autre instance dans le domaine

Règlement sur la diffusion de l’information […] (1) Pour le gestionnaire de documents Faire partie du comité sur l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels Coordonner la diffusion du plan de classification et sa mise à jour dans le site Internet de son organisation Participer avec les unités administratives à l’identification des documents à être diffusés Coordonner l’application des règles de conservation relatives aux documents diffusés

Règlement sur la diffusion […] (2) Article 4.  Un organisme public doit diffuser dans un site Internet les documents ou les renseignements […], dans la mesure où ils sont accessibles en vertu de la loi Exemples : organigramme avec noms, registres publics, études et recherches qui présentent un intérêt pour l’information du public, etc.

L'article 4, alinéa 4 Le plan de classification de ses documents exigé en vertu du deuxième alinéa de l'article 16 de la Loi ou, selon le cas, la liste de classement exigée par le premier alinéa de cet article

Constitution d’un comité de travail Madame Lise Boutet Ministère des relations internationales Madame Lynda Chabot Société d'habitation du Québec Monsieur Jean-Pierre Chamard Ministère de la Justice Monsieur Claude Lamarre Ministère de la Santé et des Services sociaux Madame Francine Légaré Hydro-Québec Monsieur Michel Lévesque Directeur général des élections Madame Nathalie Thibault Musée national des beaux-arts du Québec Avec la collaboration de Madame Lucille Dion Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et à l'accès à l'information

Son mandat En vertu de l'application du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, analyser et faire des recommandations sur les modalités de diffusion du plan de classification prévue à l'article 4, quatrième alinéa dudit règlement Production d’un document : un guide

Un guide : pour qui Aux responsables de la gestion documentaire d'un ministère ou d'un organisme public ; Pour être utile à toute personne qui s'est vue confier la responsabilité de mettre en œuvre le Règlement Pour ceux qui veulent connaître un modèle de plan de classification qui pourrait être diffusé dans un site Internet

Ses objectifs (1) Définir ce qu'est un plan de classification et en présenter un modèle Permettre de diffuser un plan de classification simple et facile de consultation pour les citoyens et suffisamment complet pour exercer leurs droits en matière d'accès aux documents

Ses objectifs (2) Viser à favoriser une plus grande harmonisation dans les sites Internet quant à la diffusion du plan de classification Proposer la création d'une section dédiée à l'accès à l'information en vue d'harmoniser les sites Internet et faciliter la consultation de ces sites par les citoyens

Utilisation libre-service Il s'agit d'un guide de référence Chaque ministère et organisme est libre de choisir le type de plan de classification qu'il veut diffuser

Plan de classification - définition Structure hiérarchique et logique de rubriques et de sous-rubriques représentant les processus et les activités de l’organisme et permettant la classification, le classement et le repérage des documents.

Plan de classification (1) Partie introductive Définition Objectifs Description de la structure Raisons légales Lexique

Plan de classification (2) Modèle de base Codification - Titres de contenu Forme hiérarchisée des activités Format de diffusion : PDF

04000 RESSOURCES FINANCIÈRES 04100 STRUCTURE BUDGÉTAIRE 04200 CYCLE BUDGETAIRE 04210 Revue de programmes 04220 Budget détaillé 04230 Prévisions budgétaires et rapport financier préliminaire 04232 Notes explicatives 04233 Reddition de compte 04240 Réallocation budgétaire 04300 CONTRÔLE ET SUIVI BUDGETAIRE 04310 Engagements financiers de 25 000 $ et plus 04320 Suivi budgétaire 04322 Suivi de la rémunération 04324 Évolution budgétaire 04326 Indicateurs financiers 04328 Rapports financiers périodiques

Plan de classification (3) Texte introductif sur le WEB

Plan de classification (5) Le plan de classification vous permet de mieux comprendre la structure des activités de l’organisation à partir de laquelle ses documents ont été classés. Il n’a pas pour objectif de vous relier directement à un dossier ou à un document via un hyperlien. Il est simplement un outil de référence qui vous permet de valider si les documents recherchés font bien partie des activités de l’organisation.

Index Pas requis par le règlement Utile pour la recherche dans le plan de classification Liste des titres des rubriques et des sous-rubriques sous forme alphabétique Termes associés et complémentaires Format de diffusion : PDF

Budget détaillé 04220 Contrôle et suivi budgétaire 04300 Cycle budgétaire 04200 Engagements financiers de 25 000 $ et plus 04310 Enveloppes budgétaires Évolution budgétaire 04324 Indicateurs financiers 04326 Notes explicatives – prévisions budgétaires 04232 Prévisions budgétaires et rapport financier préliminaire 04230 Rapports financiers périodiques 04328 Réallocation budgétaire 04240 Reddition de compte 04233 Répartition du budget de base 04210 Ressources financières 04000 Revue de programmes Structure budgétaire 04100 Suivi budgétaire 04320 Suivi de la rémunération 04322

Section sur l’accès Le Règlement ne prévoit pas l’obligation de créer une page ou une section dédiée à l’accès à l’information dans le site Internet. Le comité de travail du GEGD est d’avis qu’une telle section faciliterait l’exercice du droit d’accès des citoyens.

Autres éléments à considérer Les documents déposés ainsi que ceux en lien devront être assujettis à des règles de conservation spécifiques Responsabilité de contrôle Conservation du site WEB