« hôpital numérique » Kit de pilotage simplifié d’un projet

Objectifs du module A l’issue de cette journée, vous serez capables de : Comprendre les phases d’un projet au regard des objectifs Identifier les enjeux opérationnels associés au projet pour lui donner du sens Définir les objectifs du projet Etablir le processus global du projet Savoir animer une gestion des risques Savoir communiquer autour d’un projet

Agenda de la formation 1. Introduction 2. Cadrage d’un projet 3. Gestion par les risques 4. Conclusion

Les bases de la gestion d’un projet Coût Périmètre Délais

Cycle de vie d’un projet jalons financiers environ environ environ Cadrer le projet € .35% € .35% Marché Appel Cahier des d’offres MOM VA VSR Vérifications Cahier des Plan Charges PQP déploiement Spécifier Sélectionner Clôturer Contractualiser Démarrer Installer Paramétrer Tester Déployer Mesurer qualité er performances Pilote Évaluer P0 : Avant Projet ? P2 : Acquisition P3 : Lancement P4 : Mise en œuvre P5 : Exploitation P6 : Fin DSP Étude Note de Actualisation Bilan d’opportunité: cadrage stratégie, valeur ajoutée Piloter : manager le projet et conduire le changement P1 : Directoire CoPil CoPil CoPil CoPil Planification cadrage choix lancement déploiement de fin Dossier de Suivi du Tableau de suivi de budget bord DG projet

Outil ANAP – Note de cadrage La note de cadrage est définie au tout début du projet lorsque la décision de mettre en œuvre le projet a été prise (donc à l’issue de la phase de Go/Nogo). Elle a pour but d’expliciter les objectifs attendus et les éléments majeurs du projet. Elle répond aux questions suivantes : • qui est le client ? • quels sont les objectifs ? • quel est le délai ? • quel est le budget ? • quelle rentabilité est attendue ? A cette fin, les éléments qui y sont présentés sont : • les objectifs et les enjeux du projet ; • les acteurs, y compris les acteurs externes ; • les équipes ; • les échéances majeures ; • l’organisation de projet.

Agenda de la formation 1. Introduction 2. Cadrage d’un projet 3. Gestion par les risques 4. Conclusion

La gestion des risques – l’analyse La gestion des risques permet d’anticiper les difficultés au cours d’un projet. Elle se fait en trois étapes itératives. 1. L’analyse : identification la plus exhaustive possible des risques et pondération

La gestion des risques – la réduction des risques 2. La réduction : définition et mise en œuvre du plan d’actions de réduction des risques avec intégration au plan d’actions du projet. Cette étape permet de: Identifier les risques pour lesquels une action de réduction est nécessaire (niveau de risque le plus élevé) Définir les actions de réduction pertinente Consulter les interlocuteurs pertinents (élargir au-delà de l’équipe projet si nécessaire) Définir les actions, acteurs et échéances Formaliser (en complément de l’étape 1)

La gestion des risques – le suivi 3. Le suivi : mise à jour du tableau de suivi pour identifier les nouveaux risques, requalifier les risques déjà identifiés et faire le point sur le plan d’actions/ Mettre en place un suivi régulier permet notamment de : Compléter si nécessaire la liste des risques identifiés Actualiser l’évaluation de leur criticité Suivre la réalisation des actions de réduction Procéder à une analyse dynamique : Risque réduit Risque accru

Cycle de vie d’un projet SI – Etape d’acquisition jalons financiers environ environ environ Cadrer le projet € .35% € .35% Marché Appel Cahier des d’offres MOM VA VSR Vérifications Cahier des Plan Charges PQP déploiement Spécifier Sélectionner Clôturer Contractualiser Démarrer Installer Paramétrer Tester Déployer Mesurer qualité er performances Pilote Évaluer P0 : Avant Projet ? P2 : Acquisition P3 : Lancement P4 : Mise en œuvre P5 : Exploitation P6 : Fin DSP Étude Note de Actualisation Bilan d’opportunité: cadrage stratégie, valeur ajoutée Piloter : manager le projet et conduire le changement P1 : Directoire CoPil CoPil CoPil CoPil Planification cadrage choix lancement déploiement de fin Dossier de Suivi du Tableau de suivi de budget bord DG projet

Outil ANAP – Cycle de vie d’un projet SI Le schéma est composé de trois types d’informations matérialisées par trois niveaux :   Le niveau principal qui est composé des étapes fonctionnelles d’un projet système d'information type, correspond à la partie centrale du schéma ; Le niveau pilotage - conduite du changement qui positionne au niveau de l’étape fonctionnelle adéquate, sur la partie basse du schéma, les principaux comités de pilotage du projet ; ceux qui sont stratégiques et qui doivent, a minima, impérativement être tenus ; Le niveau juridique et financier qui positionne sur la partie haute au niveau de l’étape fonctionnelle adéquate, les recettes à effectuer conformément au contrat signé avec l’éditeur/prestataire. Face à chacune de ces étapes, une estimation du montant à engager est indiquée.  C’est la synchronisation et l’alignement de ces types d’informations qui contribuent au bon déroulement d’un projet.

Cycle de vie d’un projet SI – Etape de lancement jalons financiers environ environ environ Cadrer le projet € .35% € .35% Marché Appel Cahier des d’offres MOM VA VSR Vérifications Cahier des Plan Charges PQP déploiement Spécifier Sélectionner Clôturer Contractualiser Démarrer Installer Paramétrer Tester Déployer Mesurer qualité er performances Pilote Évaluer P0 : Avant Projet ? P2 : Acquisition P3 : Lancement P4 : Mise en œuvre P5 : Exploitation P6 : Fin DSP Étude Note de Actualisation Bilan d’opportunité: cadrage stratégie, valeur ajoutée Piloter : manager le projet et conduire le changement P1 : Directoire CoPil CoPil CoPil CoPil Planification cadrage choix lancement déploiement de fin Dossier de Suivi du Tableau de suivi de budget bord DG projet

Outil ANAP – Plan qualité projet Le Plan Qualité Projet (PQP) détaille la mise en œuvre pratique du suivi du projet. L’ensemble des acteurs du projet doit se conformer strictement à ce plan qui est discuté et signé par les directeurs de projet respectifs de la MOA et de la MOE. Le cycle de réalisation du PQP est décrit dans le tableau suivant :

Outil ANAP – Cahier de vérification Le cahier de vérification permet, dès la phase de lancement, de s’accorder précisément avec le MOE du type de tests qui seront exécutés et des modalités de réalisation de ces tests. Les vérifications sont de quatre ordres : La mise en ordre de marche (MOM) à l’issue de la phase d’installation ; La vérification par le MOE du paramétrage fait par l’établissement ; La vérification d’aptitude (VA) à l’issue de la phase de test ; La vérification de service régulier (VSR) à l’issue de la phase de déploiement. La mise en place d’un cahier des vérifications le plus exhaustif possible permet de réduire les risques d’échec du projet, en décelant les erreurs à chacune des étapes de test et le plus tôt possible.

Cycle de vie d’un projet SI – Etape de mise en œuvre jalons financiers environ environ environ Cadrer le projet € .35% € .35% Marché Appel Cahier des d’offres MOM VA VSR Vérifications Cahier des Plan Charges PQP déploiement Spécifier Sélectionner Clôturer Contractualiser Démarrer Installer Paramétrer Tester Déployer Mesurer qualité er performances Pilote Évaluer P0 : Avant Projet ? P2 : Acquisition P3 : Lancement P4 : Mise en œuvre P5 : Exploitation P6 : Fin DSP Étude Note de Actualisation Bilan d’opportunité: cadrage stratégie, valeur ajoutée Piloter : manager le projet et conduire le changement P1 : Directoire CoPil CoPil CoPil CoPil Planification cadrage choix lancement déploiement de fin Dossier de Suivi du Tableau de suivi de budget bord DG projet

Outil ANAP – Suivi de projet Le suivi de projet liste les actions et décisions classées par grands chantiers, ce qui permet un suivi de leur évolution au cours du temps. Ci-après un modèle de suivi de projet pour le circuit du médicament d’un établissement:

Outil ANAP – Suivi du budget Le tableau de suivi de bord du budget d’un projet est un outil clé-en-main qui permet à l’établissement d’établir son budget prévisionnel et de le suivre dans le temps. Les dépenses suivantes sont ainsi considérées:

Outil ANAP – Tableau de bord Budget et ressources Indicateurs généraux Nature Unité œuvre Prévu Consommé Reste à faire Personnel interne J*h 2500 1200 1600 Direction de Projet 500 230 270 MOE K€ 600 320 280 Licences 1080 650 430 Infrastructure 53 58 Fonctions Coûts Délais Avancement Risques 20 40 60 80 100 Risque Niveau risque Plan d’action de réduction Régression fonctionnelle N/A Avancement des travaux Réunion hebdomadaire comité projet Démobilisation des utilisateurs Pas de communication à relancer Augmentation charge interne Externalisation de certaines prestations   Exemple de tableau de bord Point d’attention La rupture de charge prévisible des équipes pour les tests rend difficile le maintien de l’échéance pour la VA. Un plan d’action (suivi des risques) évalue notre capacité à trouver des ressources externes. Une étude sera présentée au prochain COPIL de mars.

Outil ANAP – Ateliers risques Cet outil / atelier permet de donner des pistes pour fiabiliser la gestion des risques et objectiver l’évaluation de la criticité. Il permet par ailleurs d’aborder la gestion des risques au sein de vos projets. La gestion des risques permet d’anticiper les difficultés. La gestion des risques se fait en trois étapes itératives. 1. L’analyse : identification la plus exhaustive possible des risques et pondération

Outil ANAP – Atelier de déploiement Cet outil/atelier vise à aider les Directions dans la sécurisation et la réussite du déploiement de projets SI en: Partageant les points de vigilance à anticiper pour optimiser le déploiement dans sa durée. Approfondissant les choix de stratégie de déploiement. Aidant à la prise de décisions clés du déploiement en tenant compte des moyens et des contraintes de l’établissement.

Outil ANAP – Atelier de déploiement

Cycle de vie d’un projet SI – Etape d’exploitation jalons financiers environ environ environ Cadrer le projet € .35% € .35% Marché Appel Cahier des d’offres MOM VA VSR Vérifications Cahier des Plan Charges PQP déploiement Spécifier Sélectionner Clôturer Contractualiser Démarrer Installer Paramétrer Tester Déployer Mesurer qualité er performances Pilote Évaluer P0 : Avant Projet ? P2 : Acquisition P3 : Lancement P4 : Mise en œuvre P5 : Exploitation P6 : Fin DSP Étude Note de Actualisation Bilan d’opportunité: cadrage stratégie, valeur ajoutée Piloter : manager le projet et conduire le changement P1 : Directoire CoPil CoPil CoPil CoPil Planification cadrage choix lancement déploiement de fin Dossier de Suivi du Tableau de suivi de budget bord DG projet

Outil ANAP – Ateliers Gains Cet outil représente une méthodologie basée sur l’analyse des processus permettant de mesurer l’usage et les gains. 3 types d’indicateurs: projet, usage, gain/d’impact Un bon indicateur est: pertinent, utile, solide, mesurable et vérifiable L’atteinte des objectifs est évaluée en: Déclinant les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels, Identifiant dans les processus les éléments de gains potentiels, Mesurant les impacts du projet via des indicateurs positionnés à des points de mesure pertinents médecin Acteurs secrétaire Diffusion papier Compte rendu diffusé Arrivée du patient Accueil Consultation Dictée CR Saisie CR Validation Signature CR Quelle diffusion ? Mode ? Stockage Envoi sécurisé Eléments d’entrée Eléments de sortie Activités

Outil ANAP – Autodiagnostic fin de projet Au préalable de la définition du bilan de projet, la définition de la fin des projets est essentielle. L’outil de d’autodiagnostic fin de projet permet ainsi d’évaluer si un projet d’établissement est « terminé », et ce sur la base de critères fonctionnels, métiers, organisationnels/conduite du changement, techniques et contractuels (qui représentent les 5 axes du questionnaire à remplir). La seule visée de cet outil est pédagogique. Il permet d’accompagner les porteurs de projet dans la phase de clôture de leur projet en leur fournissant un cadre de référence et des bonnes pratiques. Une fois le questionnaire rempli, l’outil génère un radar représentant l’écart entre niveau existant et souhaité. Sont ensuite développés pour chaque axe des actions prioritaires et secondaires

Outil ANAP – Guide méthodologique bilan de projet L’objectif de la démarche est de mettre en avant le besoin de conclure un projet, d’évaluer le projet, de capitaliser le savoir-faire, et de se projeter sur la suite du projet en mode routine. Cette démarche de bilan de projet s’effectue au moyen de deux outils : L’outil Excel d’autoévaluation de la fin de projet, disponible sur le site de l’ANAP Le présent guide de bilan de projet

Outil Excel d’autoévaluation de fin de projet Guide de bilan de projet Outil ANAP – Guide méthodologique bilan de projet Outil Excel d’autoévaluation de fin de projet Guide de bilan de projet Objectifs : Valider si le projet est ou non terminé Vérifier l’atteinte des objectifs fonctionnels, techniques, organisationnels / métier, conduite du changement et contractuel du projet Quand l’utiliser ? Quand vous souhaitez savoir si votre projet est terminé (service pilote ou déploiement généralisé) Afin de préparer le bilan de projet Où le trouver : Outil Excel autoportant à télécharger sur : www.anap.fr. Objectifs : Réaliser de manière collaborative un bilan du projet Réaliser un bilan du management du projet afin d’en tirer des leçons utiles pour les projets à venir Analyser et qualifier les difficultés rencontrées durant le projet, et déterminer si elles ont été ou non maîtrisées (via une analyse des risques) Centrer le bilan de projet sur les améliorations qui relèvent de la responsabilité de l’établissement Quand l’utiliser ? Une fois le projet terminé - validation préalable via l’outil d’autoévaluation de fin de projet Le Comité de pilotage décide de l’opportunité de réaliser le bilan de projet et du délai adéquat après la fin de projet. Il est toutefois recommandé de réaliser cette démarche « à froid », c’est-à-dire quelques mois après que le projet ait été déclaré terminé 27 27

Outil ANAP – Guide méthodologique bilan de projet Le guide de bilan de projet de l’ANAP propose une démarche collaborative. A ce titre, cette démarche doit être réalisée dans le cadre d’un séminaire. La démarche de bilan de projet se décompose en 6 étapes:

Outil ANAP – Diagnostic du projet à chaque étape

Outil ANAP – Kit simplifié de Pilotage de Projets Le Kit de Pilotage de Projets comprend 13 outils sur lesquels les ambassadeurs peuvent capitaliser : Une description du cycle de vie projet présentant les phases, les activités et les documents livrables à chaque étape Un questionnaire d’aide à l’évaluation et à la réflexion sur les modalités de conduite du projet (des activités correctives sont proposées dès que la réponse est donnée directement dans le questionnaire). Une restitution graphique permettant de visualiser la situation sur chaque activité/livrable. Les principaux modèles de documents indispensables à la conduite du projet. Des supports méthodologiques pour la gestion de projet. Cycle de vie d’un projet SI Cahier de vérification Plan qualité projet Note de cadrage Suivi de projet Suivi de budget Tableau de bord Ateliers Gains Ateliers risques Ateliers de déploiement Autodiagnostic fin de projet Guide méthodologique bilan projet Autodiagnostic Gouvernance SI Outil - Evaluer et piloter un nouveau projet de système d'information (Kit Simplifié de Pilotage de Projet SI) Date de publication : mars 2012 Ce kit, développé dans le cadre de l’accompagnement des projets Hôpital 2012 SI production de soins, est une proposition de méthodologie simplifiée de conduite de projet. Ces outils / méthodologies sont utilisables à différentes étapes du cycle de vie projet et permettent d’assurer sa pérennité.