Présentation des résultats de lenquête Afigese - Oppale 2008 et analyse des bonnes pratiques locales en matière de pilotage des démarches de performance

Les démarches locales de Performance 2 Sommaire Partie I) Résultats de lenquête: recensement des modalités dimplémentation Partie II) Suggestion de bonnes pratiques Modalités des démarches de performance

Les démarches locales de Performance 3 Partie I) Résultats de lenquête: recensement des modalités dimplémentation 1.1) Niveau davancement et périmètre de la démarche 1.2) Laccompagnement de la démarche Modalités des démarches de performance

Les démarches locales de Performance 4 Des démarches de performance fortement diffusées 67,7% des collectivités engageront une démarche de Performance de type LOLF à court terme 52 % de répondants La suite des résultats de cette enquête ne concerne que les 42,3% de collectivités sétant actuellement engagées dans une démarche de type LOLF État de participation à l'enquête EnquêtésRépondants L'engagement des collectivités dans des démarches de type LOLF 42,3% 25,4% 32,3% Déjà engagée S'engagera prochainementNe s'engagera pas dans futur proche Enquêtés Répondants

Les démarches locales de Performance 5 Des démarches de performance récentes pour la majorité des collectivités Année dinitiation de la démarche

Les démarches locales de Performance 6 Des démarches soutenues par la hiérarchie, mais une participation limitée Linitiation de la démarche revient principalement au haut de la hiérarchie politique et administrative et à la direction des finances et du contrôle de gestion La définition et lanimation de la démarche revient principalement aux administratifs (Contrôle de gestion et Finances) et à la direction générale Les élus, directions et services opérationnels, et agents, sont peu associés au projet Taux de participation des acteurs dans la démarche % Initiation de la démarcheDéfinition et animation du projet Associé à la communication du projet Maire/Psdt Elus DGS Directeurs/services opérationnels Directions/services fonctionnels Agents administratifs Agents opérationnels Consultants Détail des statistiques diapo 8…

Les démarches locales de Performance 7 Des segmentations stratégique et budgétaire bien abouties ¾ des collectivités ayant engagé une démarche de performance ont mis en œuvre une nouvelle architecture budgétaire performante (volet budgétaire) Plus de la moitié des collectivités ont responsabilisé les directions (volet responsabilisation) et associé des objectifs et indicateurs de performance globaux à cette architecture budgétaire (volet performance) ¼ environ des collectivités ont engagé un dispositif dévaluation tant à un niveau global quindividuel Le niveau dengagement des collectivités dans la démarche de performance Définition de la segmentation stratégique en M/P/A Quantification budgétaire des M/P/A Détermination des moyens alloués aux M/P/A Détermination d'objectifs et d'indicateurs globaux de performance Mise en relation des M/P/A avec les docs budgétaires réglementaires Responsabilisation des directions Globalisation des enveloppes budgétaires Évaluation des politiques publiques et des M/P/A Définition d'objectifs et d'indicateurs individuels de performance Évaluation des directions et des agents Autres %

Responsabilisation, finalisation, opérationnalisation 1. Gestion globalisée des moyens 2. Structuration par programmes et missions 3. Introduction dindicateurs de performance et de systèmes de suivi ( Carassus et Favoreu, 2005) De lopérationnel au stratégique 1. Mise en place dun système de suivi: Instruments de mesure Dynamique danimation Dynamique de suivi régulier des résultats 2. Finalisation de la gestion 3. Adaptation de lallocation de ressources (Demeestère, 2005) Les démarches locales de Performance 8 Une stratégie dimplémentation progressive Scénarios dimplémentation progressive de la démarche

Les démarches locales de Performance 9 Du stratégique à lopérationnel, une démarche en entonnoir Ordre dimplémentation des différentes étapes

Les démarches locales de Performance 10 Une démarche globale Une démarche globale de performance pour la grande majorité des collectivités: –Pour 95,8% des collectivités, cette démarche sapplique à lensemble de leurs services –Pour 4,2% des collectivités, cette démarche sapplique à un ou quelques services/directions –Pour 80% des collectivités, cette démarche sapplique à la totalité de leur budget –Pour 20% des collectivités, cette démarche sapplique à une seule partie de leur budget

Les démarches locales de Performance 11 Partie I) Résultats de lenquête: recensement des modalités dimplémentation 1.1) Niveau davancement et périmètre de la démarche 1.2) Laccompagnement de la démarche Modalités des démarches de performance

Les démarches locales de Performance 12 La quasi totalité des collectivités ont mis en œuvre un pilotage global Moins de la moitié des collectivités ont élaboré un pilotage par direction Les élus (commissions politiques) sont peu impliqués dans le suivi des politiques publiques Taux de collectivités ayant développé des groupes « projets » autour de leur démarche de performance % Un pilotage transversal, peu suivi par les élus 90 69, ,8 41, Comité de pilotage de la démarche Groupes de travail par direction Responsable de Mission, de Programme ou d'objectif par direction Référent LOLF dans chaque direction pour assurer l'interface avec les porteurs de la démarche Commissions politiques et administratives autour des missions et programmes Exemple diapo suivante…

Les démarches locales de Performance 13 Ville de Bordeaux: –COPIL : direction générale réunie en COPIL; –Groupes de travail transversaux créés ou en cours de création; –Stratégie immobilière et économie d'énergie (en cours), évaluation des agents (en 2008); –Responsabilisation par programme (pas avant fin 2008 car responsabilisation effective probablement en 2010); –Groupes de travail par programme préconisés pour définir les PAP; –Référent LOLF: c'est aujourd'hui souvent le Responsable de Programme (RP) (donc directeur ou chef de service); existence ou mise en place de référents par DG; –Existence de RP ; pas de responsable de missions administratifs pour l'instant; –Enjeu du prochain mandat : adaptation des délégations et commissions aux missions / politiques. Une commission regrouperait plusieurs politiques ou missions. A suivre... Exemple

Les démarches locales de Performance 14 Un SI en cours dadaptation (1/3) Afin de mettre en œuvre leur démarche de performance: 71,4% des collectivités ont effectué une refonte totale des procédures de leur système dinformation budgétaire et comptable; 42,8% ont réalisé un changement de logiciel financier 28,6% ont effectué une déconcentration des actions comptables et financières dans les différentes directions opérationnelles; 28,6% ont effectué une déconcentration du contrôle de gestion entre services contrôle de gestion et directions opérationnelles.

Les démarches locales de Performance 15 Des technologies cloisonnées… Les systèmes basiques sont les plus répandus Les systèmes de stockage sont diversifiés et cloisonnés Linformation nest pas centralisée Un SI en cours dadaptation (2/3)

Les démarches locales de Performance 16 … Mais une floraison dinitiatives 78% des collectivités souhaitent développer un SID à très court terme La majeure partie des collectivités sont en phase de production de systèmes intégrés Un SI en cours dadaptation (3/3)

Les démarches locales de Performance 17 La communication en interne sur la démarche de performance porte: –Pour 95% des collectivités, sur des informations générales sur la démarche; –Pour 75% des collectivités, sur les M/P/A retenus; –Pour 50% des collectivités, sur les politiques publiques segmentées; –Pour 25%, sur les objectifs envisagés; –Pour 20%, sur la qualité des services publics locaux; –Pour 31,3%, sur les indicateurs de performance fixés/valeurs cibles; –Pour 20%, sur les moyens alloués/engagés; –Pour 15%, sur les résultats obtenus et état davancement par rapport aux objectifs fixés. Une communication interne généraliste

Les démarches locales de Performance 18 La communication en externe sur la démarche locale de performance: –20,8% des collectivités ont communiqué en externe sur la démarche de performance engagée: Pour 100% dentre elles, cette communication porte sur des informations générales sur la démarche; Pour 60% dentre elles, la communication porte sur les M/P/A retenus; Pour 40% dentre elles, la communication porte sur les politiques publiques segmentées et les objectifs envisagés; Pour 20% dentre elles, la communication porte sur les indicateurs de performance fixés et les valeurs ciblées, et les moyens alloués/engagés; La communication ne porte dans aucune des collectivités sur les résultats obtenus et état davancement par rapport aux objectifs fixés, et sur la qualité des services publics locaux. Une faible communication externe

Les démarches locales de Performance 19 Pour quasiment 90% des collectivités, limplication de la direction générale dans le projet, semble nécessaire à sa réussite Pour la grande majorité des collectivités, le succès tient également au respect de la progressivité du changement (organisationnel, culturel) A noter que limplication des élus et la création dinteractions transversales internes ne sont des facteurs de succès que pour moins de la moitié des collectivités Les facteurs clés de succès des démarches locales de performance % Bénéficier d'un soutien et d'une implication de la direction générale Adapter la démarche "Lolfique" aux caractéristiques de la collectivité Respect du principe de progressivité de la démarche Avoir prévu un groupe "Projet" autour de la démarche Acculturer progressivement la collectivité à la démarche de performance "Lolfique" Bénéficier d'un soutien et d'une implication des élus de la collectivité Avoir créé des interactions entre les différents acteurs de la collectivité 89,3 78,6 67,9 64,3 60,7 57,1 46, Les facteurs clés de succès de limplémentation des démarches

Les démarches locales de Performance 20 Hiérarchisation des facteurs clés de succès de la démarche

Les démarches locales de Performance 21 Sommaire Partie I) Résultats de lenquête: recensement des modalités dimplémentation Partie II) Bonnes pratiques dimplémentation de la démarche Modalités des démarches de performance

Les démarches locales de Performance 22 Partie II) Bonnes pratiques dimplémentation de la démarche –2.1) Un peu de théorie(s) –2.2) / à la mise en œuvre –2.3) / à laccompagnement –2.4) / à la chronologie des étapes –2.5) / à la communication Modalités des démarches de performance

Les démarches locales de Performance 23 Causes des échecs, nature des démarches de performance Des attentes exacerbées: - Analyse de données remplace les choix politiques - Objectivité des indicateurs -Prise en compte de toutes les dimensions de la performance -Compréhension et appropriation immédiate par les utilisateurs - Prise de décision consensuelle Par nature, les démarches de performance sont: - Incomplètes: la performance est multidimensionnelle => multiples méthodes de mesure - Ambigües: multiples manières dinterpréter les indicateurs => multiples conclusions pour laction - Subjectives : les acteurs sélectionnent et interprètent les informations en fonction de leurs intérêts institutionnels 2.1) Un peu de théorie (s)

Les démarches locales de Performance 24 Une démarche de performance est une construction de sens partagé - La démarche de performance doit émaner de lorganisation elle-même - Le dialogue de gestion et la variété des participants déterminent lutilisation des information produites - Le lien information-apprentissage action nest pas mécanique: lamélioration des informations nest quun moyen des démarches de performance - Le changement se situe dans les pratiques des agents - Les propriétés intrinsèques de la démarche ne suffisent pas à la porter - Le changement dépend du réseau dacteurs qui vont faire évoluer le projet - Leviers de responsabilisation: - Auto-mesure - Valorisation du travail - Communication ascendante 2.1) Un peu de théorie (s)

Les démarches locales de Performance 25 Adapter la démarche de performance aux caractéristiques de la collectivité Définir le projet via une concertation entre politiques et administratifs Impliquer les élus à tous les niveaux de la démarche Bénéficier dun soutien et dune implication de la direction générale Associer lensemble des acteurs de lorganisation à la communication autour du projet 2.2) Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre de ces démarches

Les démarches locales de Performance 26 Créer un groupe « projet » autour de la démarche Acculturer progressivement la collectivité à la démarche de Performance Appliquer la démarche de performance à lintégralité du budget de la collectivité Appliquer la démarche de performance à lensemble des services de la collectivité Créer des interactions entre les différents acteurs de la collectivité Élaborer un nouveau Système dInformation Décisionnel à léchelle de la collectivité 2.2) Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre de ces démarches

Les démarches locales de Performance 27 Créer un groupe de pilotage de la démarche Élaborer des groupes de travail par direction Désigner des responsables de Missions, Programmes, ou objectifs par direction Constituer des commissions politiques et administratives autour des Missions et/ou Programmes 2.3) Bonnes pratiques en matière daccompagnement de ces démarches

Les démarches locales de Performance 28 Définir la segmentation stratégique en M/P/A Déterminer les moyens alloués aux M/P/A Globaliser les enveloppes budgétaires Définir des objectifs et indicateurs globaux de performance Mettre en relation larchitecture en M/P/A avec les documents budgétaires réglementaires Évaluer les politiques publiques et les objectifs associés aux M/P/A Définir des objectifs et indicateurs collectifs et individuels de performance Évaluer les directions et les agents 2.4) Bonnes pratiques en matière de chronologie de ces démarches

Les démarches locales de Performance 29 Diffuser des informations générales sur la démarche Communiquer sur les M/P/A retenus Communiquer sur les Moyens alloués/engagés Communiquer sur les objectifs et les indicateurs envisagés/valeurs ciblées Communiquer sur les résultats obtenus et état davancement par rapport aux objectifs fixés Communiquer sur la qualité des services publics locaux 2.5) Bonnes pratiques en matière de communication

Merci de votre attention