La gestion par activités (ABM) S o l u t i o n s ` La gestion par activités (ABM) pour mieux gérer les coûts et les processus dans l’organisation.

LA COMPAGNIE HYPERION Ventes annuelles de 500 M $ US 6 000 clients au total Détient 15 à 20 % du marché américain Logiciel HABM se vend 60 000 $ US pour 10 utilisateurs + coûts d ’implantation + la formation Mise à jour annuelle Autres produits offerts : Essbase, Performance measurement

QUI SONT LES COMPÉTITEURS ? ABC Technologies Armstrong Laing ICMS Lead Software QPR Oracle

Qui utilise Hyperion - ABM ? The Model Approach en Service Déploiement du système ABM Version 02.02.F2.OKE.GENMEP NOTES Qui utilise Hyperion - ABM ? Société de Télécommunications Compagnie d'Assurance Vie Société financière Société de distribution Grand Centre Informatique BENEFICE : Société de Télécommunications Primaire : Coût des services Autre : Coût des activités Amélioration des flux Planification des capacités Compagnie d'Assurance Vie Primaire : Comprendre les facteurs d'expansion Autre : Reconception des flux Plan stratégique Services extérieurs Société financière Primaire : Réduction des coûts par établissement Autre : Amélioration continue Planification des capacités Rationalisation des sous-traitants Société de distribution Primaire : Compréhension des coûts par dépôt Autre : Réduction des coûts d'emballage Amélioration du service client Grand Centre Informatique Primaire : Meilleur rapport coût/performance pour le client Autre : Planification des ressources Nouvelle technologie Comparaison des coûts internes avec les coûts externes Page 0.20

La gestion par activités The Model Approach en Service Introduction Version 02.02.F2.OKE.INT NOTES La gestion par activités 1- Principaux concepts (ABC-ABM) 2- Concepts de base 3- Déploiement ABM/HABM 4- Conclusion Page I.3

ABC est une méthode qui : The Model Approach en Service Gérer par les activités Version 02.02.F2.OKE.GENMEP NOTES ABC est une méthode qui : Mesure le coût et la performance des activités, des ressources et des dépenses. Assigne des ressources aux activités et affecte le coût des activités aux objets en fonction de l'usage qu'ils en font. Admet qu'il existe une relation de cause à effet entre ce qui conduit les coûts et les activités qui les consomment. ABM est une méthode qui: Permet de gérer la comptabilité par activités Permet d ’améliorer les processus de l ’entreprise Coût des objets : Pourquoi avons-nous besoin de coûts ? Par exemple : - Processus - Services - Ligne de produits - Clients Conducteurs de coûts : un facteur qui crée ou influe sur le coût : Par exemple : - Un nombre d'ordres d'achat peut influencer le coût d'un service achat. Le besoin conduit la consommation d'activité et de ressource. Nous utilisons les débits de service ou d'activités réalisées pour mesurer le niveau de l'activité. ABC utilise, soit les conducteurs de coûts, soit les consommations d'activités pour affecter les ressources aux activités et les activités aux coûts des produits. Il existe deux approches pour l'ABC : - décomposition des coûts - T.M.A. (The Model Approach) Page 0.9

La gestion par activités The Model Approach en Service Version 02.02.F2.OKE.INT NOTES La gestion par activités 1- Principaux concepts (ABC-ABM) 2- Concepts de base 3- Déploiement ABM/HABM 4- Conclusion Page I.3

Management de la performance The Model Approach en Industrie Version 02.02.F2.OKP.ETAP1 Management de la performance NOTES Planification stratégique Planification, opérationnelle et budgets Mesure de la performance Management de la performance de l ’organisation Gestion par activités Benchmarking Gestion de la rentabilité Consolidation financière, reporting et analyse Page 1.9

Gestion par activités Gestion des processus Coûts par activités Gérer par les activités The Model Approach en Industrie Version 02.02.F2.OKP.ETAP1 NOTES Gestion des processus Coûts par activités Gestion par activités Gestion des contraintes Gestion de la capacité Page 1.9

Le lien entre l ’ABC et l ’ABM The Model Approach en Industrie Gérer par les activités Version 02.02.F2.OKP.ETAP7 Le lien entre l ’ABC et l ’ABM NOTES ABC Ressources « variables » Organisation Ressources « fixes » ABM Causes (inducteurs de coûts) Mesures de performance Activités ABM Produits Services Clientèle ABC Page 7.4

Hyperion - ABM est une voie nouvelle pour mettre en place ABC The Model Approach en Service Gérer par les activités Version 02.02.F2.OKE.GENMEP NOTES Hyperion - ABM est une voie nouvelle pour mettre en place ABC dans le but de ... utilisant ... Créer des ponts entre la perception financière et opérationnelle Le Modèle de Flux Représentation graphique des opérations, des données financières et des relations Planifier et améliorer les étapes de fonctionnement En plus d'améliorer la pertinence des informations financières résultant d'une approche ABC, TMA : Créé une perception visuelle des flux et de leur coût à chaque niveau, intégrant les données de flux et de finance : - utilisant les niveaux et les coûts, - les contraintes de capacité. Vous aide à identifier les perspectives de mesure de performance et à jeter les bases d'une amélioration continue : - détermine les mesures appropriées, - un outil pour les optimisations à court terme aussi bien que les améliorations en cours, - détermine les impacts des stratégies d'amélioration des performances. Procure un support pour les "simulations" de décisions d'organisation et financières : - examine les conséquences de stratégies diverses avant leur mise en place, - identifie les domaines hautement sensibles. Réaliser des simulations de décision stratégique Page 0.15

La méthodologie éprouvée Hyperion-ABM : The Model Approach en Service Déploiement du système ABM Gérer par les activités Version 02.02.F2.OKE.GENMEP NOTES La méthodologie éprouvée Hyperion-ABM : huit étapes de mise en application. 8) Mettre en place un management type ABM 7) Interpréter les nouvelles informations 6) Valider le modèle 5) Construire le modèle Etape 1 : Définit les limites du projet - Estime les résultats financiers - Choisit le domaine à étudier, le niveau de détail et le temps de période nécessaires - Spécifie le temps et les moyens nécessaires pour le projet Etape 2 : Identifie les activités, les ressources et les mesures de sortie - Détermine les activités clés à étudier - Identifie le coût des objets qui pilote ces activités Etape 3 : Dessine les schémas - Cartographie les flux dans le cadre du projet Etape 4 : Recueille les informations et les règles - Identifie les données et les règles nécessaires - Rassemble les informations des différentes sources Etape 5 : Construit le Modèle - Construit le modèle sur ordinateur Etape 6 : Valide le Modèle - Sur la base de données historiques - Valide les résultats de flux et de finance Etape 7 : Interprète le modèle - Explore les résultats des ressources clés - Examine quels sont les organisations et les procédés qui fournissent au client le meilleur prix/service Etape 8 : Met en place - Prévoit l'évolution de la demande - Explore les impacts des changements sur l'entreprise - Améliore la profitabilité 4) Recueillir les informations et les règles 3) Dessiner les schémas 2) Identifier activités, ressources et outils de mesures 1) Définir l’étendue du projet Page 0.21

Exemple de scénario utilisant le système HYPERION ABM The Model Approach en Service Application de la gestion par activités Version 02.02.F2.OKE.INT NOTES Exemple de scénario utilisant le système HYPERION ABM S o l u t i o n s Page I.3

Pour modéliser : symboles et règles Gérer par les activités NOTES Pour modéliser : symboles et règles Ressources « variables » (ex.: matériel) Ressources « fixes » (ex.: loyer) Activités /traitements Regroupements Demandes (produits, services) Gérer les ressources Gérer les Activités Page 4.16

La gestion par activités The Model Approach en Service Version 02.02.F2.OKE.INT NOTES La gestion par activités 1- Principaux concepts (ABC-ABM) 2- Concepts de base 3- Déploiement ABM/HABM 4- Conclusion Page I.3

(Activity Based Management) The Model Approach en Service Gérer par les activités Version 02.02.F2.OKE.GENMEP NOTES Utiliser un modèle ABM (Activity Based Management) . Support de décisions stratégiques . Analyse des unités de coûts . Mesurer l'efficience et l'efficacité . Budgétiser . Etudes spéciales Bénéficier d'un modèle ABC : Sur la base d'informations financières plus pertinentes, il procure une base pour améliorer les choix stratégiques : - politique tarifaire, - décisions sur des lignes de produits ou de services, - décision de faire ou acheter, - rationaliser. Les informations d'unité de coûts sont utiles pour : - comprendre les coûts des activités les plus onéreuses, - évaluer les opportunités de réduire certains coûts, - établir des mesures de performances, - tarifier de nouveaux produits ou services, - évaluer des décisions de sous-traitance. Comprendre les coûts des activités, aider les décideurs à améliorer l'efficience et l'efficacité des flux : - tester et hiérarchiser les efforts de baisse des coûts, - valeur ajoutée ou non valeur ajoutée, - réorganisation tournée vers le client, - mesure de performance. Utiliser le modèle pour s'aider à préparer ses budgets : - accélérer les procédures budgétaires, - obtenir des processus d'équipe pluridisciplinaire, - facile à modifier, flexible, - capable de traiter la saisonnalité, - relie planification et baisse des coûts. Page 0.17

Avantages et inconvénients de l'approche Hyperion - ABM The Model Approach en Service Gérer par les activités Version 02.02.F2.OKE.GENMEP NOTES Avantages et inconvénients de l'approche Hyperion - ABM Pour : Contre : . Demande un nouveau regard sur les organisations . Logiciel pas très convivial . Formation nécessaire . Disponible en anglais seulement . Points de vue des opérations et des finances . Analyse moins détaillée . Capacité de visions multiples . Implique des équipes multi-disciplinaires . Méthodologie éprouvée . Capacité dynamique . Utilise un diagramme Avantages et Inconvénients de TMA Avantages : Procure au responsable une vue en deux dimensions (flux et finance) orientées sur les valeurs clés de l'entreprise. Les informations financières et non financières sont reliées dans une même analyse. La description multi-vision demande moins de détail dans l'analyse, tout en évitant les sur- simplifications du modèle. Facilite la capacité des équipes multifonction à réussir une prévision stratégique. Méthode éprouvée. Procure une possibilité de jouer plusieurs scénarios de façon dynamique. Inconvénients : Nécessite une compréhension des activités importantes, ainsi que des coûts par des responsables hors production, qui ne sont pas toujours familiarisés avec les analyses de flux. Page 0.16

Définition des objectifs Mesure des Performances Déploiement du système ABM The Model Approach en Service Version 02.02.F2.OKE.GENMEP NOTES En quoi Hyperion-ABM concourt à une amélioration continue ? Analyse des Activités Analyse des Coûts Définition des objectifs Amélioration des flux Réorganisation Mesure des Performances Hyperion-ABM Les objectifs sont identifiés par rapport aux facteurs déterminants de succès à partir du plan stratégique: Par ex. : Baisse des prix Part de marché Zéro défaut L'analyse des activités identifie les relations entre les objectifs de l'entreprise, les activités et la consommation de ressources. L'analyse des coûts identifie le coût des activités. L'amélioration continue des flux comporte la modification des activités pour : - éliminer gaspillages et redondances - améliorer qualité et efficience - augmenter la productivité - améliorer le service au client Le B.P.R. suppose une réorganisation totale de l'activité plutôt qu'une amélioration continue. ABC est une analyse orientée client des activités et des flux qui permet aux dirigeants de rendre positif le bilan financier des modifications de stratégie et de flux. Les mesures financières et d'activité de la situation présente comparées aux prévisions apportent une source d'informations pour résoudre plus tard les problèmes. ABC est une composante importante de la direction par les résultats financiers. Page 0.19