e-GRH ou comment élaborer un cahier des charges Cours Master 2 e-GRH ou comment élaborer un cahier des charges

Cours du 23 mars 07 Objectifs de e-GRH Planning des cours Synthèse du cours B3/ FPG 105 Réfléchir aux sous groupes à former 23/03/07 e-GRH

Des changements d’emploi du temps et … de salles le 23 mars et 1er juin de 9h à 12h en salle 31.3.12 mais en juin on ne connait pas la salle le 6, 27 avril et 4 mai prévu de 14h à 17h en salle 31.3.09 - en fait c'est le matin salle 31.3 12 le 15 mai et 12 juin de 18h15 à 21h45 en salle 31.3.07 le 30 juin 2007 de 8h30 à 17h30 en salle 39.2.64 (examen) 23/03/07 e-GRH

Planning des cours le 23 mars et 1er juin de 9h à 12h en salle 31.3.12 le 6, 27 avril et 4 mai de 14h à 17h en salle 31.3.09 le 15 mai et 12 juin de 18h15 à 21h45 en salle 31.3.07 le 30 juin 2007 de 8h30 à 17h30 en salle 39.2.64 (examen) 23/03/07 e-GRH

Objectifs du cours Elaboration d’un cahier des charges Reconfiguration des processus d’une des grandes fonctions de la Fonction RH : Faire un état des lieux de la situation actuelle Redéfinir les besoins et les tâches 23/03/07 e-GRH

Système d’information « Le SI est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base aux décisions » Hugues ANGOT 23/03/07 e-GRH

Les pôles du système d’information d’une entreprise Fournisseurs Sous-traitants Ventes Clients Tenue et gestion des stocks Production Achat Gestion des RH Comptabilité et Finances Banques Organismes sociaux 23/03/07 e-GRH

Système d’information : 4 grandes actions/ fonctions Collecte Traitement Stockage Diffusion 23/03/07 e-GRH

Système d’information et ERP SIRH : Système d’information pour la fonction RH ERP est SI ERP peut avoir une dimension RH Mais, ERP n’est pas nécessairement SIRH tout comme SIRH n’est pas nécessairement ERP 23/03/07 e-GRH

Système d’Information et NTIC IP Des outils pour : Consulter de l’information Gérer de l’information 23/03/07 e-GRH

De la nécessité de disposer d’informations RH Immatériel dimension essentielle Mondialisation des groupes NTIC= Gain de productivité potentiellement considérable Effet d’échelle (efficacité) GRH passe dans la logique « flux d’information » Rôle accru des compétences 23/03/07 e-GRH

Pourquoi mettre en place un SIRH (= base RH commune) ? Homogénéiser la complexité de la gestion des salariés au niveau de groupes éclatés en de nombreuses structures (établissements, filiales…) possédant chacune des logiciels spécifiques, Intégrer dans un même outil différentes fonctionnalités : paie, temps de travail, formation, entretiens individuels, évolution de carrières, compétences, recrutement…. 23/03/07 e-GRH

Remise en question de l'organisation L'informatisation de l'ensemble des procédures d'une entreprise Processus Redéfinir la façon de travailler : à quoi cela sert, où est la valeur ajoutée ? Revoir (revisiter) les tâches, les procédures et les fonctions de l'entreprise pour les faire entrer dans un système d'information Travail de reingénierie (ou reconfiguration) et de création 23/03/07 e-GRH

Le réingénierie ou la remise en question de l'organisation Réflexion sur les procédures, les tâches, les missions et les fonctions de la DRH Attentes et besoins de chacun de ces acteurs par rapport à la fonction RH Nouvelles possibilités avec un SIRH : Plus, moins, mieux et différent 23/03/07 e-GRH

Informations Technique Organisation Outils Processus Utilisateur Créateur Décideur/ Manager Producteur Technique Outils Organisation Processus

Différencier processus et procédures Les processus (progrès) : "Ensemble des flux d’informations conçues comme actives et organisées dans le temps" flux valeur information Les procédures (procéder) : "Ensemble de règles d'organisation d'ordre administratif pour parvenir à un certain résultat" "Ensemble des règles, des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis pour parvenir à une solution juridictionnelle" "Série de formalités juridiques qui doivent être remplies" 23/03/07 e-GRH

Des procédures aux processus (Reconfigurer/ reingénierie ) Modéliser Remettre à plat Privilégier le résultat de l’action (=quelle Valeur Ajoutée) et non l’action Dissocier résultat et habitude Tout cela nécessite méthode d’intervention= rigueur et systématisation 23/03/07 e-GRH

A la base de la reconfiguration : l’analyse fonctionnelle Objectifs de l’analyse fonctionnelle Répondre à la question « A quoi ça sert ? » Hiérarchiser les priorités Etablir le ratio utilité/coût Analyser la valeur Une méthode : Conduire le changement Impliquer les utilisateurs Etre précis sur les éléments clés en définissant : les finalités du service à mettre en œuvre les contraintes Les critères mesurables (quantitatifs et/ou qualitatifs) 23/03/07 e-GRH

L’analyse fonctionnelle doit définir Périmètre impliqué par le SIRH et en dehors Procédures actuelles Processus cibles Modélisation doit permettre d’évaluer le gain temps/qualité 23/03/07 e-GRH

Modéliser une fonction Modéliser : Représentation simplifiée Cela nécessite de modéliser le maximum de procédures en les « revisitant » ---> des processus Chaque fois des contextes spécifiques 23/03/07 e-GRH

Le résultat est différent de l’action (habitude) 1- L’action (tache) crée-t-elle de la valeur ajoutée? Non Suppression Oui 2- Cette action (tache) est-elle satisfaisante ? (client et benchmarking) Non Cette action (tache) est-elle au cœur de votre métier ? Non Extern. Oui (Ne rien changer) Peut-on le reconfigurer et l’améliorer (diminution des coûts et délais, augmentation de la productivité, de la qualité…) Oui 23/03/07 e-GRH

3 niveaux pour définir les processus et les tâches Niveau 1 : vision d’ensemble de la fonction Personnel Niveau 2 : une description de chacune des grandes fonctions Niveau 3 : une description détaillée de chacune des tâches 23/03/07 e-GRH

Niveau 1 : vision d’ensemble de la fonction Personnel comprenant Une cartographie générale sous forme de modélisation des grands flux d’information (=les processus), Le recensement des informations disponibles (référentiels, bases de données…), Un vocabulaire et une sémantique. 23/03/07 e-GRH

Définir les grandes tâches de chacune des grandes fonctions Niveau 2 : une description de chacune des grandes fonctions permettant de  Définir les grandes tâches de chacune des grandes fonctions Modéliser les processus articulés par les procédures et les tâches de chaque fonction, Recenser des informations disponibles (référentiels, bases de données…) et les acteurs concernés 23/03/07 e-GRH

Niveau 3 : une description détaillée de chacune des tâches par Une analyse fonctionnelle de chacune des tâches Leurs besoins et leurs productions en interface (en définissant les acteurs concernés et les informations reçues, produites et diffusées) 23/03/07 e-GRH

Thèmes possibles ? Mobilité Gestion des postes et emplois Pilotage et gestion administrative Gestion des compétences Recrutement Entretien individuel Formation

Les étapes d’un projet Paramétrage Déploiement du progiciel Reprise des données Adaptation du progiciel Adaptation organisationnelle Déploiement Formation des personnes Cahier des charges et choix éditeur et intégrateur Analyse des écarts Spécifications fonctionnelles et techniques Reconfiguration des processus 23/03/07 e-GRH

Les 4 groupes Outil de gestion des étapes de recrutement permettant de disposer de tableaux de bord (SPIE 750p) J Christophe Barat : recrutement Fabienne Le Cann : DAF/RH PME Ingénierie (Pilotage Administrative, entretien annuel…) Youssou Seye : formation SSII 400p (tableaux de bord et gestion de compétences) Gérald Candelle : Alliance Française 233p. Mise en place d’un logiciel pour des Congés/Absences (SSII, 400p) Isabelle Moghimi : RRH SSI Christine Lubat : Administrative Paye, Vinci, (mise en place HR access) 200p Delphine de La Chapelle : Stagiaire RH Lapeyre, 12 000p (Définition des besoins en Formation) Sylvestre Borgne : RRH Viaccess, 200p (Reporting, Entretiens annuel) Mise en place de la gestion du DIF (Reuters, 350p) Céline Jeunehomme : assistante RH Myriam El Barch : DRH/Com Marianne, 70 p + 150 pigistes (DIF) Anne Guérand : Master Recherche mobilité Jessica Carpentier : Assistante RH, Sitel, 3500p (Formation, entretien annuel) Isabelle Demailly : Consultante Psychologue dans un cabinet insertion, 10p Gestion du recrutement (Informatique CDC, 1200p) Héléne Ravineau : assistante RH, Informatique Laëtitia Fosse : chargée de formation organisme de formation, 15p Haby Keita : RRH Office Universitaire de la Presse (DIF sur Hypervision ?) 40p + 200 CD+2500 autres statuts