Préparer un DOSSIER pour les Décideurs Utiliser les ressources existantes. 1. Qui sommes-nous pour présenter un dossier. 2. Rôle et fonctions dun dossier aux élus 3. Composantes dun tel dossier 4. Les outils disponibles. 1. Qui sommes-nous pour présenter un dossier. 2. Rôle et fonctions dun dossier aux élus 3. Composantes dun tel dossier 4. Les outils disponibles. 1

Un bon dossier ne réinvente pas la roue 2

Le rôle des fonctionnaires Définit le rôle, le contenu et lorientation des dossiers 1 1 3

Quen dit le Gouvernement du Québec ? 4

v Les gestionnaires municipaux sont en relation constante avec les membres du conseil. (…) De manière générale, les gestionnaires se chargent dappliquer les décisions prises par le conseil et agissent comme intermédiaires entre le conseil et la population. Les gestionnaires municipaux sont en relation constante avec les membres du conseil. (…) De manière générale, les gestionnaires se chargent dappliquer les décisions prises par le conseil et agissent comme intermédiaires entre le conseil et la population

élu Les Publications du Québec Session de formation sur ladminisration municipale une fois 1992 les images qui suivent sont tirées de 6

rôle des fonctionnaires à partir de leur expérience et de leur compétence professionnelle ils proposent au conseil des politiques nouvelles ou des modifications aux politiques déjà adoptées ils suggèrent diverses solutions en faisant ressortir les avantages et les inconvénients de chacune et en donnant toutes les informations nécessaires à une prise de décision. 7

le conseil attend des fonctionnaires quils agissent dans lintérêt de la municipalité informent et régulièrement le conseil sur la situation administrative te financière de la municipalité signalent les besoins futurs de la municipalité et fassent les recommandations quils jugent appropriées recommandent, le cas, échéant, ladoption de politiques visant à assurer la santé, la sécurité, ou le bien-être de la collectivité ou, encore, à améliorer les services administratifs 8

Le dossier sinsère dans un processus de décision Son contenu doit éclairer la décision 2 2 9

Quest-ce quun processus de décision? Processus qui amène à choisir une option parmi plusieurs en vue datteindre un objectif…. en tenant compte des conséquences et des antécédents, des ressources et des contraintes….. Le processus qui mène à une décision consiste à mesurer la conformité ou à évaluer les risques en fonction de lobjectif à atteindre pour solutionner un problème 10

Trois classes de décisions: décisions de conformité ou courantes (programmées) En conformité avec une politique, un budget, etc. Le dossier démontre.. la conformité décisions risquées (univers aléatoire) Il y a des inconnus, on dépend de lenvironnement qui bouge... Montrer lenvironnement et le taux de risques et les enjeux, puis les options de gestion de ces risques et enjeux. décisions à laveugle (univers inconnu) Décision novatrice ou improvisée Le dossier démontre la pertinence par rapport aux besoins, est faisable et les risques sont circonscrits 11

De quoi peut être est fait le dossier ? Les dimensions et les contenus à documenter

Doù viennent les informations pour la décision De lévaluation des effets et des moyens des programmes en cours dans le milieu (municipalité ou organisme) : ces information permettent de maintenir, modifier ou abandonner les activités ou infrastructures en question. Des demandes ad hoc de la population desservie et des orientations politiques locales. De létat des lieux: de la pratique des autres, des tendances générales dans la région, la province et ailleurs, et les informations générales sur le milieu. 13

Le dossier peut comprendre Énoncé et justifications de lobjectif ou des résultats Besoins, problèmes Contexte et enjeux Sociaux Politiques Mesures deffets et dimpacts Présentation doptions État de lart (ce qui existe ou a été réussi) Disponibilité Étalonnage ( comparaison) Énoncé, impacts et mesure tatténuation des risques Succès ou échecs Financiers Politiques Faisabilité ou accessibilité Critères de sélection des options « étalonnage » et standard Faisabilité (technique et financière) 14

Faits Enjeux et risques Options Faits Enjeux et risques Options Individus & Collectivité Individus & Collectivité Dynamique politique Logistique & pratiques Gestion Financement Dépenses Gestion Financement Dépenses 15

Une visite de quelques ressources de référence

Les ressources sur la démographie, la société et les pratiques de loisir Âge et sexe État matrimonial Situation de lhabitation Caractéristiques de la famille Caractéristiques du ménage Langues parlées Immigration Citoyenneté Lieu de résidence (1 an et 5 ans auparavant) Population autochtone Niveau détudes & Domaine détudes Activités Profession Lieu de travail Mode de transport au travail Population des minorités visibles Revenus Individus & Collectivité Individus & Collectivité 17

Statistiques Canada: le profil des communautés Profils des communautés de 2006 Ces profils présentent des renseignements au niveau des communautés tirés du Recensement de la population de L'utilisateur peut effectuer une recherche sur une zone d'intérêt en entrant son « nom de localité » 18

Profil des communautés 19

Institut de la statistique du Québec 20

Institut de la santé publique du Québec 21

Pratiques de loisir Plusieurs sites sont à consulter. Voir la liste dans votre bulletin spécial. Toutefois les tendances sont signalées principalement dans les bulletins de 22

Le MAMROT Analyses financières de votre municipalité : Gestion Financement Dépenses Gestion Financement Dépenses amrot.gouv.qc. ca/ 23

Portrait de lensemble et des postes de dépenses 24

Park and Recreation ARTICLES 48 PEOPLE 4178 DOCUMENTS 268 QUESTIONS7 Park and Recreation ARTICLES 48 PEOPLE 4178 DOCUMENTS 268 QUESTIONS7 International City/County Management Association Une réseau de savoir 25

La bibliothèque électronique en loisir La Bibliothèque électronique en loisir (BEL) recense des documents réalisés ou publiés par les différents ministères, municipalités ou organismes. On y retrouve les documents publics et ce que l'on appelle communément la « documentation grise » composée de documents de travail utilisés à l'interne dans le milieu professionnel du loisir. La mise en ligne de cette « documentation grise » a l'avantage incontestable de répondre aux besoins et questions posées par les acteurs du loisir qu'il soit éducatif, familial, scientifique, récréotouristique, scolaire, etc. 26

A vous de jouer 27