Cerem’Avenir Organisation financière et comptable 04/04/2019 Comité technique établissement

Gouvernance et Méthode - Enjeux toitototototoot Gouvernance et Méthode - Enjeux Pilotage et gouvernance Une équipe-projet resserrée, représentative des fonctions concernées Un groupe miroir Méthode Approche par processus Enquête qualitative et quantitative auprès des SG Rencontres : CSP DRFIP, Région Auvergne-Rhône-Alpes, Météo-France, Bibliothèque Nationale de France, Lab EY, DGFIP, DB Enjeux Permettre aux directions de se recentrer sur leur cœur de métier Resserrer la fonction sur des groupes d’acteurs de taille critique (continuité de gestion, professionnalisation) Clarifier et préciser les périmètres de responsabilité Renforcer le pilotage et la sécurisation des processus (procédures, méthodes et référentiels communs) Moderniser les fonctions (notamment dématérialisation) 2 2

Etat des lieux - Principaux constats toitototototoot Etat des lieux - Principaux constats Des ressources importantes mais très dispersées 164 agents / 87 ETP (directions : 49 / services financiers et comptables : 38) Médiane et moyenne des âges = 50 ans Grande dispersion : répartis sur 26 sites Profils polyvalents (non dédiés, maîtrise hétérogène) Des équipes qui ne sont pas à taille critique (fragilité de la continuité de gestion) Une répartition marquée par la prépondérance d’agents de catégorie C : 15 % de A, 31 % de B et 54 % de C (Etablissement : 39,6 % de A, 36,6 % de B et 23,8 % de C) 3 3

Etat des lieux - Principaux constats toitototototoot Etat des lieux - Principaux constats Des modèles de fonctionnement hétérogènes et des besoins non couverts ou insuffisamment Des fonctions faiblement modernisées et peu outillée : dématérialisation balbutiante, non structurée ni outillée Pilotage et maîtrise des processus rendu compliqué par le développement de pratiques et circuits hétérogènes Des points de consensus Possibilité de mutualiser la chaîne financière et comptable 4 4

Etat des lieux - Principaux constats toitototototoot Etat des lieux - Principaux constats Une ligne de partage entre les fonctions d’ordonnateur et comptable peu efficiente Expression du besoin Engagement Service fait Réception de la facture, certification du service fait Emission de la demande de paiement Prise en charge Paiement Ordonnateur secondaire Comptable secondaire Services ordonnateurs Services financiers et comptables Bureau financier Bureau comptable 5 5

toitototototoot L’organisation cible Quel modèle pour clarifier les périmètres ordonnateur-comptable ? Quel niveau de mutualisation ? - Selon le volume des actes traités - En assurant la continuité de gestion (taille critique) - Tout en conservant de la souplesse Quel modèle d’organisation des services mutualisés ? Polyvalent ou spécialisés Modèle service facturier (SFACT) Engagement  service fait Réception facture  paiement Modèle classique Engagement  demande de paiement Paiement 6 6

toitototototoot L’organisation cible 1 ordonnateur principal (DG) 11 ordonnateurs secondaires (directions techniques et territoriales) soutenus dans ces fonctions d’ordonnateur par : 3 Centres de services partagés (CSP) polyvalents, pilotés par la DAGeF qui seront en lien avec la sphère comptable, organisée : autour de l’Agence comptable principale (paye et recettes) et 2 Services facturiers (SFACT, deux agents comptables secondaires) Ces services mutualisés (CSP et SFACT) comprendront au total 50 à 60 personnes, dédiées à ces fonctions 7 7

L’organisation cible Une organisation qui permet : toitototototoot L’organisation cible Direction A Direction B Direction C Dématérialisation Une organisation qui permet : de clarifier les responsabilités de concentrer les acteurs et les professionnaliser d’optimiser les processus avec un impact moindre (cf. organisation actuelle des services financiers et comptables) Expression du besoin Constatation du service fait Centre de service partagé Engagement de la dépense Certification du service fait Service facturier Réception, enregistrement et contrôle de la facture Demande de paiement et paiement 8 8

toitototototoot L’organisation cible 3 Centres de services partagés localisés sur les sites de : Lille Saint Médard en Jalles Bron 2 Services facturiers localisés sur les sites de : Metz Sur ces sites, il y a actuellement 57 personnes intervenant sur la fonction financière et comptable, représentant 34 ETP. 9 9

L’organisation cible Les principes de la trajectoire vers la cible toitototototoot L’organisation cible Les principes de la trajectoire vers la cible Mise en œuvre au 1er janvier 2021 Donner de la visibilité le plus tôt possible sur l’organisation cible (y compris sur le contenu des fiches de poste) Se donner le temps d’accompagner les agents et de préparer la future organisation Plan d’accompagnement (montée en compétences, repositionnement,…) Etablir les processus cibles Préparer la dématérialisation Paramétrer les outils Dispositif particulier d’assistance au démarrage et à la mise en œuvre 10 10