Trousse de démarrage d’un intranet Éléments de base Patrick Parent Chargé de projet contenu Assemblée nationale du Québec Éléments de base à mettre dans sa trousse, mais ce n’est pas une recette. La recette finale doit être adapter aux besoins, à la culture et à la réalité de l’organisation. L’édimestre, webmestre, chargé de projet et l’équipe intranet doivent mettre leur propre mélange d’épices, leur saveur, leur couleur, etc.

Les 3 étapes essentielles L’avant-projet : réflexion stratégique un site intranet pourquoi, pour qui, comment ? Le projet : viser l’efficacité et la performance définir la structure, les contenus, les visuels et les fonctionnalités de base L’après projet : garantir la pérennité des ressources, une méthode et des outils Un intranet : un moyen, pas une fin!

L’avant-projet : réflexion stratégique Un site intranet pourquoi, pour qui? identifier les objectifs, les attentes et les besoins des gestionnaires, mais surtout des utilisateurs croiser et analyser les données recueillies définir les enjeux communs et les objectifs à atteindre, les types de contenus Exemple : lorsque j’étais au ministère du Revenu, ils avaient effectué un sondage et organiser des focus groupe pour connaître les besoins, les attentes et les suggestions des utilisateurs. Discuter avec les gens, leur demander d’exprimer leurs besoins et attentes envers un intranet, mais surtout les faire parler de leur tâches quotidiennes, des documents et des outils qu’ils utilisent, etc. Vous devez penser Web pour eux, imaginer des outils, des moyens auxquels ils ne pensent pas et qui seraient très utiles pour eux.

Types de contenus Intranet Mission, organigramme, liste des comités, événements à venir, grands dossiers, nominations, communiqués internes, visites virtuelles, calendrier de vacances, avis de nomination, rapports, plan stratégique, offres d’emplois, trousse d’accueil, bottin, etc. Formulaires administratifs, moteur de recherche, applications et outils de gestion, banque de données, procédures, modèles de lettres, instructions de travail, dictionnaires, lexiques, formation en ligne, etc. Informationnel Relié à la tâche (processus) Intranet Transactionnel Collaboratif Formulaires électroniques transactionnels, catalogue d’achats en ligne, réservation de salles, etc. Forum de discussion, wiki, blogues, site ou espace de travail partagé, messageries instantanées, webcam, agenda de groupe, etc.

L’avant-projet : réflexion stratégique Objectifs (quelques exemples) : développer un sentiment d’appartenance au sein de l’organisation offrir un accès centralisé à une information juste, pertinente et fréquemment mise à jour offrir un accès centralisé aux outils reliés aux tâches quotidiennes du personnel

L’avant-projet : réflexion stratégique Un site intranet : comment ? tisser une toile de collaboration : mobiliser, agir en équipe, décentraliser l’alimentation du site rédiger un cadre de gestion et une politique éditoriale Un site intranet est un outil d’information stratégique !

L’avant-projet : réflexion stratégique Équipe intranet : exemple de structure Décideurs Comité de direction Gestionnaires Responsables des spécialités thématiques Rédacteurs Partenaires Direction des ressources informationnelles Édimestre, webmestre ou coordonnateur site intranet Comité intranet ou comité éditorial La convergence des missions et des responsabilités ! Correspondants de contenus ou edimestres sectoriels Infographiste(s) Intégrateur (s) Web et multimédia Webmestre technique Programmeurs ou fournisseurs de services en programmation Web

Le projet : viser l’efficacité et la performance Concevoir l’arborescence : architecture des contenus et des services/outils en ligne en fonction des objectifs d’information en fonction des besoins et attentes de la clientèle Identifier les contraintes techniques liées : au serveur hébergeur au contexte d’utilisation à la mise à jour : html ou outil de gestion de contenu (CMS)

Le projet : viser l’efficacité et la performance Élaborer des maquettes de positionnement clarifier, hiérarchiser et mettre en valeur les contenus

Le projet : viser l’efficacité et la performance Exemples d’outils de gestion de contenu CMS Régie du bâtiment Éditeur de manchettes Assemblée nationale Les outils de gestion : permettre aux producteurs de contenu de se concentrer à leur principale tâche = créer des contenus ! Très utile pour faciliter la décentralisation, presque essentiel lorsque la personne responsable du site est seule ou l’équipe intranet est réduite.

Le projet : viser l’efficacité et la performance La conception graphique Web au service de l’information et des messages : signe, valorise et structure les contenus (iconographie, logos, couleurs, animation, etc.) au service de l’efficacité : conçoit une navigation rapide et facile (ergonomie) au service des émetteurs et des utilisateurs : personnalise, facilite l’adhésion et la réappropriation Au-delà de la beauté, la création s’appuie sur des objectifs précis !

Le projet : viser l’efficacité et la performance La rédaction Web Deux incontournables le style direct et court des textes signés (identifier la source) Un peu de conception-rédaction pour : personnaliser créer un ton homogène Les pièges à éviter le «fourre-tout» ne pas s’adapter aux besoins des utilisateurs La rédaction doit interpeller et inciter à lire ! Vos utilisateurs sont aussi des internautes, ils lisent et visitent d’autres sites, ils comparent. Comparez vous aussi, lisez des sites d’information, de médias, de divertissements ou même des sites commerciaux. Demandez-vous ce qui vous accrochent, ce que vous aimez ou ce que vous aimez pas. Autant que possible, éviter le langage trop administratif, prenez un style journalistique ou raconter des histoires au lieu de simplement décrire des faits…

L’après projet : garantir la pérennité Lancer et relancer l’intérêt des utilisateurs Viser l’efficacité et la performance jour après jour mesurer l’achalandage du site intranet : indispensable ! l’équipe intranet : essentielle effectuer un sondage de satisfaction après un certain temps Informer du projet, le mettre en marché jour après jour élaborer une stratégie de lancement «sur mesure» : innover ! utiliser les outils existants pour relancer régulièrement l’intérêt Un site intranet est un outil vivant ! N’ayez pas peur d’utiliser des goodies qui attirent : photos des employés, petites annonces, annonces de 5 à 7 et de party, etc. Utilisez la publicité pour faire la promotion de vos contenus et outils, publier des listes d’abonnement, des fils RSS, des sondage express sur des sujets variés, des documents vidéo et audio, etc. N’oubliez pas, vos utilisateurs visitent d’autres sites Web, ils ont des attentes élevés…

Exemples d’intranet Portail intranet Assemblée nationale Jean-Sébastien Cloutier Ces nouvelles capsules ont fait l’objet de nombreuses félicitations de la part des intranautes et semblent bien accomplir leur mandats puisque ces derniers affirment se servir régulièrement des règles, trucs et astuces que l’on y retrouve.

Exemples d’intranet Portail intranet Assemblée nationale Jean-Sébastien Cloutier Ces nouvelles capsules ont fait l’objet de nombreuses félicitations de la part des intranautes et semblent bien accomplir leur mandats puisque ces derniers affirment se servir régulièrement des règles, trucs et astuces que l’on y retrouve.

Exemples d’intranet Portail intranet Assemblée nationale Jean-Sébastien Cloutier Elle concerne plutôt le volet utile de notre Portail; toutes les petites sections qui n’on pas un lien directe avec le travail, mais qui ont tout de même un grand impact sur les relations de travail et l’aspect plus humain du Portail. Ainsi, il nous est possible de savoir rapidement la température ou encore les conditions routières avec lesquelles nous devrons composer en revenant du travail, par exemple. Les deux sections que je te propose de présenté pour montrer l’aspect utile ainsi que le caractère ouvert et divers de notre intranet sont les suivantes :

Exemples d’intranet Intranet ministère de la Justice Louise Plante Le journal interne suscite beaucoup d’intérêt.

Exemples d’intranet Intranet ministère de la Justice Louise Plante Le babillard électronique : un service apprécié.

Exemples d’intranet Intranet ministère de la Justice Louise Plante Réservation de salles.

Exemples d’intranet Intranet ministère de la Justice Louise Plante Un projet en cours : la possibilité de consulter son dossier d’assiduité (vacances, maladies, temps supplémentaire, salaire, etc.).

Exemples d’intranet Intranet de la Régie du bâtiment Isabelle Gagnon Récemment la RBQ nous avait de la difficulté à trouver un moyen de diffusion des reportages télé nous concernant puisque les gestionnaires sont partout à travers le Québec. Donc, ils ont rassemblé dans l’intranet, sous forme électronique, les reportages diffusés sur les réseaux télé, ce qui se faisait venir auparavant sur une vidéocassette et postée à tous les gestionnaires de la RBQ un partout dans la province. La nouvelle méthode est plus efficace, plus rapide et plus économique.

Exemples d’intranet Intranet de la Régie du bâtiment Isabelle Gagnon Lorsqu’un employé ouvre pour la première fois l’intranet… La visite guidée l’oriente et lui présente l’outil interne. Par la suite, la visite est accessible en tout temps dans « À propos de l’intranet ».

Merci! Patrick Parent, chargé de projet contenu pparent@assnat.qc.ca 418 643-4711