Opération d’une association ou d’un club: Secrétariat Par: Catherine Fortin, secrétaire générale Pour: Camp de formation du MAGE-UQAC 2018

Plan de la formation Documents: Organisation d’une rencontre 1- Recensement annuel 2- La charte de l’association 3- Ordre du jour 4- Procès-verbal 5- Cahier de positions 6- Documents financiers 7- S’assurer de la continuité Organisation d’une rencontre

DOCUMENTATION

Français 101 Pérennité: Caractère de ce qui dure toujours, ou très longtemps; fait d’être durable dans le temps.

1-RECENSEMENT ANNUEL §3. Le processus de recensement doit débuter le premier lundi du mois d’octobre. Le processus peut également être demandé à tout moment par le conseil central, selon les dispositions prévues à l’alinéa 4 du présent article. Le conseil central doit alors déterminer les éléments nécessaires à l’avis de recensement.

1-RECENSEMENT ANNUEL §4. Le déclenchement du processus de recensement doit être communiqué sous forme d’un avis de recensement présenté au conseil central précédant le début de la période de recensement. L’avis de recensement doit comporter les éléments suivants : Les associations et les clubs concernés ; La date du début de la période de recensement ; La date limite de remise du dossier de recensement

1 -RECENSEMENT ANNUEL (suite) §5. L’association ou le club appelé à répondre au recensement doit remettre les informations suivantes, constituant le dossier de recensement, au bureau de l’exécutif du MAGE-UQAC avant la date limite spécifiée dans l’avis de recensement : États financiers de l’année précédant l’exercice du recensement ; Budget annuel pour l’année en cours ; Règlements généraux à jour ; Liste de ses administrateurs/officiers/représentants, avec adresse, coordonnées téléphoniques et coordonnées électroniques.

2-La charte de l’association Qu'est-ce qu'une charte/statuts et règlements/ règlements généraux? Qu’est-ce qui la compose? Une charte est l'ensemble de règles et principes fondamentaux d'une institution. Ce sont donc les lignes directrices de l’organisation. 95% des questions qu’on se pose comme exécutant.e peuvent être répondues par «Regarde dans ta charte!» 

2 - Ce que la charte DOIT contenir: a) la définition du statut de membre; b) les numéros des programmes d'études des membres; c) une structure exécutive comprenant au moins 3 postes; d) les droits et les devoirs de l'association et de ses membres; e) un article concernant son année financière; f) un article mentionnant que 2 signataires sont obligatoires pour les comptes de l'association; g) les procédures d'assemblées délibérantes de l'association, SR-Ch4-Sec1-Art25- 1

3 - Ordre du jour (ODJ) : la base 1. Quorum et ouverture d’assemblée 2. Nomination d’un présidence d’assemblée et d’un secrétariat d’assemblée 3. Lecture et adoption de l’ordre du jour 4. Lecture et adoption du procès- verbal de la dernière rencontre 5. Discussions et décisions (tous les points ajoutés) 6. Levée de l’assemblée

Pourquoi faire un Ordre du jour? Ouverture de l’assemblée Élection d’une présidence et d’un secrétariat d’assemblée Lecture et adoption de l’ordre du jour Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière rencontre Affaires découlant de la dernière rencontre Affaires internes Affaires externes Affaires nouvelles (#varia) Fermeture de l’assemblée Pourquoi faire un Ordre du jour? Faciliter le travail du groupe Renseigner sur les réalisations et les priorités Garantir que tous les points seront portés à l’attention de tous Permettre la concentration du groupe sur un seul sujet à la fois Assurer l’utilisation du temps de manière efficace (sans nuire!). N’oubliez pas de déterminer la durée

4- PROCÈS-VERBAUX (PV) Date de la réunion Les membres présents et absents Numéros et titres des points Propositions/Résolutions (Proposeurs/Appuyeurs) Résultats des votes Ce qu’il se dit durant l’instance (résumé de l’idée des propos) ( Conseil : voir les PV des conseils centraux pour une structure)

Pourquoi faire un procès-verbal? Ouverture de l’assemblée L’assemblée est ouverte à 11h34. Élection d’une présidence et d’un secrétariat d’assemblée Matthieu propose Keven comme président d’assemblée et Catherine comme secrétaire d’assemblée. Alexandra appuie. Adopté à l’unanimité. Lecture et adoption de l’ordre du jour Olivier propose l’ordre du jour, appuyé par Fabien. Adopté à l’unanimité. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière rencontre Olivier propose la résolution suivante, appuyé par Élodie: Que soit reporté ce point à la prochaine rencontre du comité exécutif. Adopté à l’unanimité Pourquoi faire un procès-verbal? Sert de témoin pour l’avenir Mémoire institutionnelle Valider les décisions passées

4 - PROCÈS-VERBAL (suite) Conservation – 3 ans AG, CEX Responsable - Secrétaire

5 - Cahier de positions N’EST PAS UN DOCUMENT OBLIGATOIRE, mais… Conservation : Indéfiniment mais doit être mis à jour! Contient les positions intemporelles prises en AG Ex: AG2018.02.25 – Il est résolu que l’association Lettres se positionne en faveur des poulaillers en ville – Adopté à l’unanimité Vos positions de base sont celles du MAGE-UQAC

6 – Documents financiers Conservation: 4 ans Budgets prévisionnels Bilans financiers finances@mageuqac.com

7- # SURVIVAL Quelques trucs – idées – pour vous aider à vous structurer et permettre un transfert plus aisé d’un exécutif à l’autre.

7 - Classification/Conservation Dropbox OneDrive Documents papiers La fameuse Clé USB (DANGER)

7 - Documentation optionnelle Documents explicatifs (Bilans) du travail des exécutants en fin de mandat Documents explicatifs des activités réalisées durant l’année

ORGANISATION D’UNE RÉUNION

Plan de la rencontre Planification Organisation Déroulement Conclusion

Planification Déterminer les buts et objectifs Dresser l’ordre du jour

Rencontre efficace Où? Quand? Qui? Organisation Éléments logistiques

Organisation VS GBS Attention: il faut adapter le tout selon ses instances. Une structure trop lourde peut parfois être contre-productive!

Levée de l’assemblée