STRATEGIES DE COLLECTE, DE CONTROLE ET DE VERIFICATION DES DONNEES MODULE 8 Présentation des contrats

Objectifs d’apprentissage Objectif général du module: Guider les participants dans leur méthodologie de collecte, de contrôle et de vérification des données sanitaires fournies par les prestataires des soins dans un contexte de financement basé sur la performance  Objectifs spécifiques : A la fin de la présentation les participants pourront: Mesurer les résultats quantitatifs et qualitatifs au sein des structures de santé contractantes Organiser des enquêtes de vérification communautaire ou des contre-vérification avec des organisations à base communautaire dans les aires de santé du projet Prendre les mesures conséquentes à l’endroit des prestataires en cas de fraudes ou de fausses déclarations

Considérations générales Dans la mise en œuvre du FBR, il est impératif que les résultats atteints par les prestataires soient vérifiés et validés. Les prestataires en transmettant la preuve des performances atteintes peuvent sur-déclarer ou tricher en alignant des cas fictifs; désir de gagner plus (effets pervers). Le FBR implique donc des enjeux financiers importants.

MESURE DES CONTRÔLE DES CONTRE-VERIFICATION QUALITE A la fin de M+4 QUANTITATIFS RESULTATS QUALITATIFS Chaque centre de santé envoie au SG Du rapport sur sa production quantitative A la fin de la 1ère semaine après M+3 Une équipe composée de l’EEZS et du “contrôleur RBF de Zone” inspecte les registres des centres de santé pour vérifier la cohérence entre les données et la production reportée. A la fin de la 3ème semaine après M+3 Les données sur la qualité sont collectées à travers des check-lists détaillées (observations des registres, des locaux, examen des dossiers médicaux, disponibilité des médicaments et équipements…): - par les EEZS et contrôleurs de zone pour les FS - par les contrôleurs de zone et les pairs (autres hôpitaux et DH) pour les hôpitaux. - Pendant M+3 Le SG determine et Décaisse les paiements FBR en fonction A la fin de M+4 MESURE DES CONTRÔLE DES Les organisations communautaires (sous-contractées par l’agence tierce) recherchent les patients à domicile (ils sont aléatoirement sélectionnés des registres des centres de santé) Contre-vérification de la qualité par les contrôleurs de zone et OCB par enquêtes surprise sur un échantillon aléatoire de FS : interrogations des patients sortants et analyse des registres et stocks Pendant M+6 CONTRE-VERIFICATION QUALITE

Mesure des résultats quantitatifs Elle se fait par chaque structure de santé à partir de rapports mensuels Elle se fait durant tout un trimestre A la fin du trimestre, la structure transmet son rapport trimestriel à l’UCP avec copie à l’EEZS

Contrôle des résultats quantitatifs Contrôle de la cohérence des résultats rapportés avec les registres des établissements sanitaires Réalisé mensuellement par: l’EEZS et les contrôleurs de zone Transmission du rapport à l’UCP Contre vérification des résultats par les organisations communautaires Enquêtes trimestrielles à domicile des patients

Mesure des résultats qualitatifs A l’aide d’une check list (grille d’évaluation) Elle est trimestrielle Pour les CS : EEZS et « contrôleurs de zone » et pour les hôpitaux : revue par les pairs et « contrôleurs de zone » Transmission du rapport à l’UCP

Mesure des indicateurs quantitatifs Modèle de bordereau de prestations d’un CDS au Benin Indicateur/Service PMA Quantité réalisée Coût unitaire (en FCFA) Coût total (en FCFA) SERVICES DE SANTE MATERNELLE   1. Consultation prénatale quatrième visite standard 3000 2. Consultation prénatale quatrième visite standard femme indigente (prime additionnelle) 3. Accouchement eutocique assisté 7500 4. Accouchement eutocique assisté femme indigente (prime additionnelle) 6000 5. Consultation postnatale 1500 6. PF: Tot. Nouveaux + Anciennes Acceptantes à la fin du mois 7. Femmes enceintes VAT complètement vaccinées (VAT 2-5) 9. Accouchement: référence d'urgence pour accouchement 3600 [1] Coût unitaire équivalent au coût de quatre CPN, dans la mesure où cet indicateur ne prend en compte que le nombre de CPN4. [2] Idem.

Mesure des indicateurs quantitatifs Modèle de bordereau de prestations d’un CDS au Benin Indicateur/Service PMA Quantité réalisée Coût unitaire (en FCFA) Coût total (en FCFA) AUTRES SERVICES DE SANTE 10. Nouvelle Consultation Curative 300 11. Enfants complètement vaccinés 3000 12. Suivi de la croissance: enfants de 11 à 59 mois consultés 150 13. Dépistage des cas TBC positifs 15000 14. Nombre de cas TBC traités et guéris 27000 15. Distribution des MII (femme enceinte) 16. Référence et patient arrivé à l'hôpital 4500 [1] Coût unitaire équivalent au coût de quatre CPN, dans la mesure où cet indicateur ne prend en compte que le nombre de CPN4. [2] Idem.

Vérification administrative des FS Facture mensuelle pour les indicateurs du PMA REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE PROVINCE DE ………………………………………… DISTRICT DE ………………………………………….. TYPE DE FS …………………………………… NOM DE LA FS …………………………………… FACTURE MENSUELLE FBP du ……. / au………/20…. Indicateur Quantité vérifiée Barème Provincial Bonus d’équité(en%) Barème du CDS Montant total 1. Nouvelle Consultation Curative (> 5 ans) 2. Nouvelle Consultation Curative (≤ 5 ans) 3. Nouvelle consultation curat. ♀ enceinte 4. Une journée d'observation (> 5 ans) 5. Enfants complètement vaccinés 6. Petite chirurgie 7. Référence et patient arrivé à l’Hôpital

18. Dépistage des cas TBC positifs 17. Cas d’IST traités 18. Dépistage des cas TBC positifs 19. Nombre de cas TBC traités et guéris 20. Accouchement eutocique 21. FP: Tot. Nouvelles + Anciennes Acceptantes 22. FP: Implants et DIU 23. Consultation postnatale 24. Consultation prénatale et standard TOTAL Le Titulaire du CDS………………………………………. Pour Approbation Nom et Prénom Le vérificateur du CPVV Signature Nom et Prénom Signature

FACTURE MENSUELLE FBP du ……. / au………/20…. Facture mensuelle pour les indicateurs du PCA REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE PROVINCE DE ………………………………………… DISTRICT DE ………………………………………….. TYPE DE FS …………………………………… NOM DE LA FS …………………………………… FACTURE MENSUELLE FBP du ……. / au………/20…. Indicateur Quantité vérifiée (a) Barème Provincial Bonus d’équité Barème Hôpital Montant total (b+c+d)xa 1. Nouvelle Consultation Curative par le médecin (> 5 ans) 2. Nouvelle Consultation Curative par le médecin (≤ 5 ans) 3. Nouvelle consultation curative d’une femme enceinte par le médecin 4. Contre référence arrivée au CDS 5. Chirurgie majeure

17. Cas d’IST traitées 18. Dépistage des cas TBC positifs 19. Nombre de cas TBC traités et guéris 20. FP: Implants et DIU 21. FP: Tot. Nouveaux + Anciennes Acceptantes 22. PF : méthode définitive 23. Consultation prénatale et standard 24. Consultation post natale TOTAL Le Directeur de l’Hôpital ………………………………………. Pour Approbation Nom et Prénom Le vérificateur du CPVV Signature Nom et Prénom Signature

Contrôle des résultats qualitatifs Il est semestriel réalisé sur base d’une enquête surprise avec un échantillonnage aléatoire Contre-vérification par les organisations à base communautaire et les contrôleurs de zone Transmission du rapport à l’UCP

Vérification communautaire Ou encore contre-vérification Permet de s’assurer que les données reprises dans les registres d’utilisation des services de la FS sont réelles et n’ont pas été falsifiées délibérément par les prestataires; Permet de recueillir les appréciations des usagers des services de santé sur la qualité des soins de santé offerts par la FS et la tarification des actes réalisés. Part d’un échantillonnage aléatoire des patients figurants dans les registres d’utilisation des services. Des enquêteurs sont ensuite envoyés directement au domicile de ces patients (après recueil de leur adresse) afin de vérifier leur existence et recueillir leur satisfaction sur les services rendus. Les enquêteurs seront regroupés au sein d’une agence ou ONG indépendante ou encore d’une association locale ayant contracté avec le payeur.

Vérification communautaire La structure de vérification doit jouir d’une reconnaissance officielle au niveau des autorités politico-administratives et ne devra pas avoir de liens directs avec la FS et ses responsables; et disposer d’une assise dans son aire d’intervention serait un atout majeur Elle disposera d’assez d’enquêteurs à déployer dans l’aire d’intervention, et possédant toutes les qualifications pour leur tâche Ces enquêteurs devront bénéficier d’une petite formation sur les techniques de communication

Vérification communautaire Avant le déploiement des enquêteurs, les vérificateurs fourniront aux enquêteurs des détails sur l’identification du patient (noms, coordonnées du lieu d’habitation, etc.) mais ils garderont certaines informations que les enquêteurs ne pourront pas connaitre sans ce rendre au domicile du patient (services fournis, analyses réalisées, durée d’hospitalisation, etc.). Ceci permet de détecter les enquêteurs qui remplissent leur fiche d’enquête sans rencontrer le patient ou un membre de son ménage. Les enquêteurs bénéficieront d’une prime en fonction de la qualité des données fournies

Pénalités Avec le FBR, les risques de fraudes sont très grands: tendance des prestataires à gonfler leurs résultats afin de maximiser le montant à recevoir. Le contrôle et la vérification indépendants + la contre-vérification qualitative permettent de prévenir ce risque et de mesurer les écarts entre déclarations et réalité. D’où l’attention particulière pour les détecter: -trimestriellement (avant versement du crédit FBR) : lors du contrôle des résultats quantitatifs par les contrôleurs de zone, EEZS et OBC. -semestriellement (après versement des crédits) : lors des contre-vérifications qualitatives par les contrôleurs de zone et OBC.

Pénalités Catégories de fraudes possibles : déclarer des résultats qui ne correspondent pas aux registres de la formation sanitaire; réaliser des prestations partielles et donc non-conformes aux indicateurs du FBR; inscrire dans les registres des patients ou actes « fictifs » ; entraver les contrôles ou tenter de corrompre les contrôleurs. NB: on parlera de fraude si: Taux d’erreur >2% entre les résultats déclarés et les registres de la FS. Dès le 1er cas de patient ou acte médical « fictif »,

Pénalités Les sanctions à appliquer (après soustraction des sommes qui auraient pu ou ont été perçue de façon frauduleuse) : 1ère fois qu’une fraude est constatée : 25% du crédit FBR retenu. 2ème cas de fraude pour une FS : 50% du crédit FBR soustrait. 3ème cas de fraude pour une FS : la totalité du crédit FBR est retenue et la FS peut être définitivement exclue de l’expérience FBR Chaque cas de FS ayant fraudé 3 fois est soumis au Comité de Pilotage du FBR pour examen et décision d’exclusion

Pénalités Les Modalités d’application des pénalités varieront en fonction du moment dans le cycle du FBR (avant ou après le paiement du crédit) où la fraude est détectée: Avant le versement du crédit (contrôle quantitatif trimestriel) : pénalité sur le crédit à verser et le montant est donc soustrait. Après le versement du crédit (contre-vérification qualitative semestrielle) : les crédits FBR ont déjà été versés, la pénalité (ainsi que le remboursement du trop perçu) sera prélevée du prochain versement de crédit FBR.

Pénalités Les cas (patients) non identifiés ne peuvent pas permettre aux vérificateurs de conclure à une fraude; car des patients peuvent aussi donner de fausses adresses, voyager ou encore, dans certains villages sans règle d’urbanisation, les avenues peuvent ne pas exister. les EEZS, les OBC et les contrôleurs de zone seront donc très attentifs L’EEZS devra informer la population des motifs ayant conduit à la résiliation du contrat de leur FS Tous les cas de fraudes et de sanctions prises devront être bien notifiés et ensuite transmises à l’autorité hiérarchique, en l’occurrence l’UCP.