Un DME dans votre clinique médicale? Présentation Dr Claude Rivard GMF Marguerite d’Youville Département régional de médecine générale de la Montérégie Colloque du 13 juin 2012

Le changement…

La gestion du changement…

Intégration d’un DME Vos équipes? Système informatisé pour RV? Système de dossiers? Vous voulez quoi comme DME? Quand et comment? Stratégie à développer... Dossiers papiers, on fait quoi avec? Pièges et erreurs?

Types de personnalité Zélote Willing worker

Types de personnalité Moutons Grain de sable

Dossiers papiers Temps administratif élevé Perte/recherche dossiers Espace entreposage Données captives Absence d’alertes Erreurs (Rx, classement) Non-connectivité DSQ Entrepôt de données

Le choix!

Vous voulez quoi?

Comment choisir? Démonstration DME fonctionnel dans clinique Quincaillerie? Acceptabilité médecins-personnel Visites : différents utilisateurs et systèmes Satisfaction des utilisateurs? Support technique? Degré d’acceptation dans la clinique? Intégration en combien de temps? Effets sur le personnel?

Suggestions suite à nos erreurs Plusieurs sites - un seul DME svp! Quincaillerie UNIQUE pour tous les bureaux Tablette PC préférable Intégration des spécialistes/consultants dès le début du processus Pas d’accès sans fil : des câbles partout! Un bureau - un poste Hébergement extérieur de vos données

Vos dossiers papiers? On les conserve et on les détruit tous dans 5 ans On les épure et on les numérise On numérise tout Frais de préparation des dossiers avant la numérisation Firme externe de numérisation? Sur place?

Responsabilités des médecins Épuration des dossiers Entrée des données dans le DME : Diagnostics Médicaments à jour Vérification des analyses numérisées et classification selon hiérarchisation du dossier

Numérisation des dossiers Épuration des dossiers actifs par les médecins Épuration des dossiers non actifs par le secrétariat Numérisation sur place des dossiers selon les besoins de consultation Préparation des dossiers (corvées des vendredis) par médecins et personnel Premiers 6 mois difficiles, car deux systèmes

Poste de numérisation

Avant

Pendant

Après

Temps mort

Maintenant

La partie la plus importante de votre planification Échéancier La partie la plus importante de votre planification

Le changement…

Échéancier Accès administratif en premier, début de l’épuration des dossiers Un mois plus tard : accès aux médecins et début entrée de données (Dx et Rx) par les médecins dans le DME Début numérisation des dossiers actifs et choix des gabarits Sans papier 6 mois plus tard

Résultats

Autres conseils Une personne responsable DME sur place à temps plein « Back-up » papier si panne de courant ou perte de l’accès Internet Tablette supplémentaire si bris de matériel Vérification périodique du degré d’utilisation du DME par vos médecins Réunions de formation après implantation

Financement Pour clinique médicale ou GMF Médecins doivent adhérer à la RAMQ Entente de partage de la subvention entre les médecins et la clinique Un seul DME par site Financement à 70 % de l’achat des licences et équipements Subventions pour la transition

Questions?