Projet SID: Mise en œuvre du système décisionnel Youssef Yahyi, Pilotage et GRH (DSI)

Sommaire Contexte et Objectif Démarche projet Outil décisionnel Le Model Core Enjeux SID Démo

Contexte et Objectif

Contexte et Objectif Pourquoi une solution décisionnelle ? De garantir la cohérence et la qualité des données, D’améliorer le pilotage financier, pédagogique… De faire converger les processus décisionnels des différentes Acteurs : composantes, antenne budgétaire… De permettre des réductions de coût (mutualisation) & des partages de Best Practices.

(SID) : Vue transversale pour le pilotage de l’établissement Intérêt du SID à Rennes 1 Rassembler et homogénéiser les données afin de : Permettre l’analyse des indicateurs pertinents Rendre possible le croisement de données issues de bases différentes Faciliter la prise de décision Permettre une historisation à long terme des données propices à la prévision Recherche Formation Personnel Finance Patrimoine (SID) : Vue transversale pour le pilotage de l’établissement Le SID regroupe ainsi une partie ou l’ensemble des données opérationnelles de l’établissement permettant des tableaux de bord pour : Le pilotage stratégique (au niveau de l’établissement) Le pilotage tactique (au niveau d’une composante ou d’un service) Le pilotage opérationnel (au niveau d’un utilisateur)

Démarche projet

Maitrise Coût /délais ( MOA/Chef de projet) Démarche projet : Diagnostic Analyse Conception Développement Déploiement Exploitation Définir le périmètre général de notre projet. Etablir un budget général initial. Évaluer nos principaux processus métiers et nos besoins essentiels. Plan projet 1 : Équipe projet Key USER par domaine fonctionnel. Planning prévisionnel Document des besoins fonctionnels : Implique les indicateurs , les règles de calcul, les règles de gestion les dimension, les attributs. Plan Projet 2 : Lotissement. Priorisation. Création du document de la conception technique : Modélisation du DW. Dictionnaire de données. Début de conception de la RDD. Développement partie réservoir de donnée Développement partie DW Développement partie ETL Développement partie sécurité. Tests. Formation des utilisateurs finaux Préparation du système final Test d’acceptation finale Planification de la transition vers la mise en service RDD Mise en service Support technique après la mise en service Comparaison des livrables à ceux de l’énoncé des travaux et clôture du projet Établissement de la stratégie permanente de qualité Intégration PRA Par Lot Par Lot Par Lot Par Lot Par Lot Maitrise Coût /délais ( MOA/Chef de projet) 7

Démarche projet 2. Relevé Projet Les trois contraintes projet sont respectées : Coût : Enveloppe par périmètre fixé a ?? K€. Qualité : des pratiques standards et normalisés sont appliquées au projet, avec une documentation couvrant toutes les phases projet. Délais : les engagements délais doivent être. Une réalisation de tous les périmètres sur 1 ans. Dans la majorité des projets cette question est posée, indirectement ou pas. La qualité optimale d’une réalisation se situe à la rencontre des attentes des utilisateurs, des spécification et de la réalisation. Trois mots : Réactivité, Agilité, et efficience.

ATELIERS CONJOINT – Analyse: Spécification fonctionnelle Objectifs Appropriation du processus métier Contenu de l’Atelier Expression du besoin: Interactions entre ce nouveau besoin sur le modèle cible Informations à récupérer, cycles de vie sources associées, identification des données par typologie. Durée : 1 journée Participants Chef de Projet Equipe DAPEC Key user Métier Hypothèse Atelier conjoint Livrables Méthodologie L’équipe présente ses hypothèses et besoins, et confirme/infirme (coproj). Les solutions sont identifiées et validées conjointement Gain de temps Production d’un document d’architecture technique CR ateliers FRD GAP Chiffrage

Outil décisionnel UR1

Pourquoi Microsoft : Une chaine décisionnel complète. Le système de reporting est l’outil reporting de Microsoft (le nombre d’utilisateurs est illimité) Un cout faible . Self-BI. Intégration de l’analyse multidimensionnelle OLAP

Schéma SID à Rennes 1

Périmètre Technique : Composants décisionnels Microsoft La solution UR1 contient les éléments suivants ( sous condition d’acquisition de la licence de SQL server 2016 entreprise + SA): Packages ETL (SSIS) : Ce sont les traitements d’alimentations de l’ODS ainsi que l’entrepôt de données. ODS (SSQL): « Operational data store », est une base de données conçue pour centraliser les données issues de sources hétérogènes. Entrepôt de donné (SSQL): : Data Warehouse, ou entrepôt de données, est une base de données dédiée au stockage de l'ensemble des données utilisées dans le cadre de la prise de décision et de l'analyse décisionnelle.

Périmètre Technique : Composants décisionnels (suite) Cubes Olap (SSAS) : « acronyme de On-line Analytical Processing», c’est une méthode de stockage de données sous forme multidimensionnelle, pré-synthétisés entre les dimensions, ceci afin d'accélérer considérablement l'interrogation par rapport aux bases de données relationnelles.   Portail de rapport (PBIRS): La solution WEB de publication et gestion des rapports. Outil reporting (PBI): Est l’outil de construction de tableau de bord. Tableaux de bords: ce sont des rapports déjà réalisés avec les indicateurs disponibles dans la solution.

Périmètre Technique : Infrastructure On promise :

Périmètre Technique : Gestion de la sécurité Authentification portail : La gestion de l’authentification est totalement intégré au SI : Gestion des droits avec grouper. Interfaçage de grouper avec AD. Plusieurs habilitation proposées par le portail. Gestion des droits au niveau de la donnée : Le cube Olap permet une gestion de droit à une granularité fine: A une dimension. A un groupe de mesure. A un croisement de mesure et dimension. Le même rapport avec des différentes habilitations.

Démarche Model Core : Une vision de mutualisation

Pourquoi une Solution Core Spécifique Rennes 1 Solution CORE suite analyse besoins Rennes1 Spécifique université 2 non couvert par la solution standard Solution Core SID université 2= (2)+(3) (1) (2) (3) (4) Une solution décisionnelle pré-paramétrée supportant les concepts partagés. Une Solution CORE qui s’enrichit au fur et à mesure des évolutions du SID au bénéfice de tous

Enjeux SID

Exemple de Gain • 50% du temps de travail des utilisateurs est passé à traiter de l’information. • Les 4/5 ième de ces 50% sont consommés à collecter et à assimiler les données, et le reste à consolider et à restituer les informations. • Avec une solution SID bien conçu, bien documentée et assortie d’un Système de Diffusion et de Présentation adéquat, on peut escompter un gain de productivité moyen de 30 à 50% sur les tâches liées à la restitution des données.

Facteurs de succès et risques majeurs La portée du projet Le SID doit se borner à capturer les données du SIO de la manière la plus transparente possible. Il ne doit pas rétro-agir directement sur les traitements ou les données de production. Les spécifications la première difficulté qui apparaît dans le projet décisionnel est la formulation des besoins Les résistances culturelles Réflexes défensifs, scepticisme de dirigeants, préférence d’une technologie à une autre…. L’estimation des charges L’estimation des charges est un exercice semi-aléatoire dans tous les projets, et on s’estime généralement heureux quand les dérives ne dépassent pas 20% du budget. L’évolutivité Un SID évolue à un rythme beaucoup plus rapide que n’importe quelle application de gestion, et d’une façon faiblement prévisible. Organisation Un projet de système d’aide à la décision – quel que soit le nom qu’on lui donne – est avant tout un projet d’ingénierie informatique.

Facteurs de succès et risques majeurs Participants En matière de SID, les postes-clés correspondent à des profils particuliers. Etude préalable Le lancement du projet ne doit être décidé qu’après l’étude préalable Développement initial Un prototype réellement utile et évocateur des services que rendra le SID, et cela le plus rapidement possible. Choix des outils Le foisonnement des outils et des alternatives de mise en œuvre est souvent perçu comme la première difficulté par ceux qui sont chargés de l’architecture d’un SID

Démo

Portail SID Finances Suivi des budgets Suivi des dépenses Suivi des recettes Suivi transverse Exécution budgétaire par centre financier Détails des commandes par fournisseurs Les factures de ventes Tableau de bord - Présidence Exécution budgétaire par CRB Suivi des commandes Recettes par article et compte budgétaire SIG et Trésorerie Exécution budgétaire par labo Suivi des dépenses par fournisseur et facture Exécution budgétaire services centraux

Exemples Données disponibles Budget Suivi des dépenses Suivi des Recettes Centre financier Fournisseur Client Enveloppe Date (Jour/Mois/année) Date (Jour/Mois/année) Programme de Financement Centre Financier Centre Financier Année Nacres Compte budgétaire Engagé/ Payé Eotp Eotp

1. Portail SID formation Suivi des effectifs étudiants Suivi des parcours étudiants Effectifs étudiants toute population confondue Réussite Effectifs étudiants sauf formations initiales Poursuite des néo-bacheliers Effectifs étudiants sauf CPGE et paramédicaux Etape N-1 (L3, LP, M1, M2, Doctorat) Effectifs SISE au 15 janvier Etape N+1 (DUT, L3, M1, M2) Effectifs étudiants étrangers Non inscrits à UR1 en N+1

Exemples :Onglets Rapport Suivi des effectifs étudiants Genre Régime d’inscription Boursier Domaine de formation Nationalité Niveau de formation Mobilité Néo-bacheliers Primo- entrants Site géographique L1 LP L3 M & D

1. Portail SID Patrimoine Exemples de dimensions disponible : Gouvernance Site Compteur Surface affectée Type Type énergie Consommation Pièce Date Surfaces légales Usage Bâtiment

Questions ?