LA GESTION AXÉE SUR LES RÉSULTATS ENJEUX POUR LA GOUVERNANCE SCOLAIRE Automne 2009

INTRODUCTION Formateurs Daniel Hamel Bureau du Secrétaire Secrétariat du Conseil du trésor Erick-Noël Bouchard Secrétariat aux priorités et aux projets stratégiques Ministère du Conseil exécutif E D

ACCROCHE Pourquoi planifier? Un projet scolaire stimulant : du ski en montagne! Des élèves emballés! Des enseignants dévoués Des parents collaboratifs Une direction aidante Un ministère généreux Qu’est-ce qui pourrait ne pas marcher? E

ACCROCHE Leçon Le meilleur cours de ski peut s’avérer totalement inutile sans neige dehors! Autrement dit L’efficacité, c’est faire les bonnes choses en fonction du contexte prévu. E

LA GESTION AXÉE SUR LES RÉSULTATS (GAR) Définition de l’OQLF Mode de gestion fondé sur des résultats mesurables qui répondent aux objectifs et aux cibles définis en fonction des services à fournir. La gestion axée sur les résultats concentre l'essentiel de son attention sur les résultats de l'organisation plutôt que sur les règles et les procédures. [Office québécois de la langue française, 2003] En deux mots En bout de piste, ce n’est pas l’effort investi qui compte, mais le résultat obtenu. E

ENJEUX POUR LE MELS Le projet de loi 88 Vise une ligne de gouvernance claire Rôles et responsabilités : ministère, commissions scolaires, établissements Cohérence de la planification stratégique à tous les niveaux Imputabilité des résultats à l'égard d'objectifs mesurables Objectifs de la formation Familiariser les participants avec les grandes phases du cycle de gestion Arrimer la planification stratégique du réseau scolaire avec celle du ministère D

SOMMAIRE La formation en un clin d’œil La gestion axée sur les résultats : fondement et cadre légal La chaîne de résultats : le concept de « programme » en GAR cadre, mise en œuvre, répercussions Les phases du cycle de gestion : S’engager, Réaliser, Rendre compte, S’améliorer rôle, enjeux, documents produits, outils disponibles, conditions de succès Les indicateurs dans la gestion axée sur les résultats rôle, enjeux, outils disponibles, typologie, conditions de succès Synthèse et récapitulation D

La gestion axée sur les résultats FONDEMENT ET CADRE LÉGAL Fondements Planning-programming budgeting system (1960-) cadre intégré de planification, programmation, budgétisation et évaluation Crise de l'État-providence (1970-) difficultés économiques, lourdeurs, attentes des citoyens, méthodes du privé Nouveau management public (1980-) transformation du rôle et des façons de faire de l’État, agences et décentralisation Modernisation des États (1990-) reddition de comptes, étalonnage, partenariats et amélioration continue 1 E

Le principe constitutionnel de « responsabilité ministérielle » * Chaque ministre est le premier responsable de tout geste administratif posé par un fonctionnaire sous son autorité. Il ne saurait y avoir un régime satisfaisant de gestion axée sur les résultats sans une juste imputabilité des gestionnaires. La gestion axée sur les résultats FONDEMENT ET CADRE LÉGAL 1 E * Louis Bernard, ancien Secrétaire général du gouvernement du Québec « L'évolution du rôle de la haute fonction publique au Québec », Télescope, Observatoire de l'administration publique, Québec, École nationale d'administration publique, pp Imputabilité politique Découle de la Constitution Englobe l’ensemble du portefeuille ministériel Buts fixés par le MELS Imputabilité administrative Découle du cadre de gestion axée sur les résultats Reddition de comptes sur sa gestion Objectifs choisis par les commissions scolaires

Cadre légal du Québec Loi sur l'imputabilité des sous-ministres et des dirigeants d'organismes publics (1993) abrogée en 2000 Loi sur l’administration publique (2000) priorité à la qualité, cadre de gestion, transparence, rôle des parlementaires, imputabilité Loi sur l'instruction publique (révision de 2002) plans stratégiques, plans de réussite Rapport sur la LAP (2005) adhésion aux principes et améliorations observées, mais défis à surmonter La gestion axée sur les résultats FONDEMENT ET CADRE LÉGAL 1 E D

Cadre légal du Québec (suite) Loi sur la gouvernance des sociétés d'État (2006) extension aux sociétés d’État des principes de la GAR, sous la gouverne du MFQ Nouveau mode de gouvernance scolaire (2008) extension aux milieu scolaire des principes de la GAR, sous la gouverne du MELS Ministère Commissions scolaires Écoles et centres La gestion axée sur les résultats FONDEMENT ET CADRE LÉGAL 1 D

Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 Formuler des objectifs mesurables S’engager Réaliser Rendre des comptes S’améliorer E Mettre en œuvre les activités Présenter les résultats obtenus Analyser les résultats et réajuster ses activités

Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 Documents réalisés Déclaration de services Plan stratégique Convention de partenariat Budget de dépenses Plans d'action* Tableau de bord* Rapport annuel de gestion Autres obligations Enquêtes de satisfaction* Bilans et évaluations* S’engager Réaliser Rendre des comptes S’améliorer * Documents internes D

Phase 1 : S’engager Rôle dans le cycle de gestion Enjeux pour la gouvernance scolaire Cohérence avec les orientations ministérielles Cohérence avec les enjeux des établissements Documents produits Plan stratégique Convention de partenariat Convention de gestion et de réussite éducative Déclaration de services aux citoyens S’engager Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 D

Phase 1 : S’engager (suite) Outils disponibles au MELS La convention de partenariat : guide d’implantation Outils disponibles sur le site du MCE La planification stratégique au gouvernement du Québec (2008) Site Internet : Outils disponibles sur le site du SCT Guide sur la gestion axée sur les résultats (2002) Guide sur la déclaration de services aux citoyens (2005) Site Internet : 2 S’engager E D

Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS Phase 1 : S’engager (suite) Conditions de succès « Small is beautiful » : limiter le nombre d’objectifs Formuler des objectifs mesurables Chercher l’adhésion des écoles et des centres Tout n’est pas stratégique Se concentrer sur les effets recherchés 2 S’engager E D

Phase 2 : Réaliser Rôle dans le cycle de gestion Enjeux pour la gouvernance scolaire Documents produits Budget de dépenses Plans d'action* Tableau de bord* * Documents internes Réaliser Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 D Prévoir la charge de travail requise Limiter sa curiosité à l’information essentielle Bâtir sur l’information qui existe déjà

Phase 2 : Réaliser (suite) Outils disponibles au MELS La convention de partenariat : Proposition d’un portrait statistique Proposition d’indicateurs Outils disponibles sur le site du SCT Le processus budgétaire au gouvernement du Québec (2004) Site Internet : Réaliser Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 D

Phase 2 : Réaliser (suite) Conditions de succès Se concentrer sur l’essentiel Prévoir à l’avance l’information à produire S’ajuster aux imprévus Se permettre d’apprendre graduellement Réaliser Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 E D

Phase 3 : Rendre des comptes Institut Canadien des Comptables agréés (2006). Dictionnaire de la comptabilité et de la gestion financière, version 1.2, cité par l'Office québécois de la langue française. Rendre des comptes Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 D « Obligation de rendre compte » Équivalent en anglais : accountability Définition : Obligation faite à une personne (gestionnaire, dirigeant, administrateur public, mandataire, etc.) par la loi, un règlement ou un contrat, de démontrer qu'elle s'est acquittée de sa responsabilité de gérance ou de contrôle des ressources qui lui ont été confiées.

Phase 3 : Rendre des comptes Rôle dans le cycle de gestion Cela consiste à… expliquer, informer, être transparent Cela ne consiste pas à… contrôler, blâmer, punir Enjeux pour la gouvernance scolaire Documents produits Rapport annuel de gestion Autres obligations administratives Rendre des comptes Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 D

Phase 3 : Rendre des comptes (suite) Outils disponibles sur le site du SCT Site Internet : Conditions de succès Se concentrer sur l’essentiel Présenter les résultats visés dans la convention et le plan stratégique Éviter les énumérations d’activités Favoriser un langage simple et précis, accessible au grand public Guide sur le rapport annuel de gestion (2002) Document de soutien à la préparation du rapport annuel (2009) Orientations en vérification interne (2006) Rendre des comptes Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 D

Phase 4 : S’améliorer Rôle dans le cycle de gestion Enjeux pour la gouvernance scolaire Documents produits Enquêtes sur la satisfaction des usagers* Bilans et évaluations internes : Consultation des partenaires, post-mortem Recherche et évaluation de programme Audit ou agrément * Documents internes S’améliorer Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 E Utiliser la recherche comme pistes d’amélioration Examiner les idées qui marchent ailleurs Réajuster ses objectifs et cibles si nécessaire

Phase 4 : S’améliorer (suite) Outils disponibles sur le site du SCT Conditions de succès Évaluer les forces et faiblesses de l’exercice, en vue du prochain Viser l’amélioration continue, à petits ou à grands pas Oser regarder ailleurs pour des idées novatrices Une approche partenariale entre le MELS et les commissions scolaires Guide « L'évaluation de programme » (2002) Site Internet : Rendre des comptes Le cycle de gestion axée sur les résultats LA CHAÎNE DE RÉSULTATS 2 E

Pivots de la gestion axée sur les résultats LES INDICATEURS 3 L’indicateur en gestion axée sur les résultats Rôle dans le cycle traduire les objectifs en cibles concrètes mesurer l’atteinte des résultats comparer les performances Enjeux pour la gouvernance scolaire Outils disponibles sur les sites du SCT et du MCE Guide sur les indicateurs (2003) Glossaire des indicateurs (2009) E

Pivots de la gestion axée sur les résultats LES INDICATEURS 3 Les qualités d’un bon indicateur Pertinence : Il correspond à une préoccupation en lien avec l’objectif. Validité : Il mesure réellement ce qu’il doit mesurer. Faisabilité : Il est relativement facile et économique à produire, au temps voulu. Convivialité : Il est simple, clair et facile à comprendre. Fiabilité : Il assure une mesure constante dans le temps. Comparabilité : Il est de préférence standardisé, ce qui augmente sa crédibilité. E Secrétariat du Conseil du trésor (2003). Guide sur les indicateurs, Québec, gouvernement du Québec, pp.12-13, [

Pivots de la gestion axée sur les résultats LES INDICATEURS 3 E

3 E Définitions du Glossaire des indicateurs (2008) « La chaîne des résultats débute en rendant disponibles des ressources (intrants) et se poursuit par les activités et leurs extrants. Elle conduit ensuite aux réalisations, sous la forme d’effets-impacts. » (OCDE, 2002) Indicateurs d’intrants : « Mesure des ressources utilisées pour produire des extrants afin de réaliser des effets ou impacts. » Indicateurs d’activités : « Mesure quantitative ou qualitative permettant de porter un jugement sur l’état d’avancement des travaux et sur les étapes à franchir. » Indicateurs d’extrants : « Mesure de l‘ensemble des biens ou des services résultant d’un processus de production. » Indicateurs d’effets-impacts : « Mesure des effets et des conséquences des actions du gouvernement sur une communauté. »

Récapitulation Principes de la gestion axée sur les résultats Atteinte des résultats, objectifs prédéfinis, flexibilité, imputabilité, transparence, saine gestion La chaîne de résultats : le concept de « programme » en GAR Raison d’être, enjeux, résultats visés, stratégie, intrants, activités, extrants, impacts, efficience Les phases du cycle de gestion S’engager, Réaliser, Rendre compte, S’améliorer Les indicateurs dans la gestion axée sur les résultats Intrants, activités, extrants, effets-impacts, contexte, horizontaux (efficacité, efficience, qualité) SYNTHÈSE 4 D

ACCROCHE Aux prochaines vacances, assurez- vous d’avoir analysé l’environnement avant d’organiser un cours de ski! E