LE Contrôle de gestion SUR SAP® IXERP consulting

OBJECTIFS Cette présentation a pour objectif de vous présenter le contrôle de gestion sur SAP® et de décrire une démarche opérationnelle afin de vous guider dans la mise en œuvre dans la conduite de vos projets. IXERP consulting

Les données de base CO et ses flux IXERP consulting

SOMMAIRE Chapitre I : Données de base A) CO CCA B) CO OPA C) EC PCA Chapitre II : Gestion des flux IXERP consulting

Les données de base de CO IXERP consulting

Données de base « CO CCA » IXERP consulting

Les centres de coûts Un centre de coûts est une structure de la société, responsable vis à vis de ses coûts. La comptabilité des centres de coûts est utilisée pour déterminer à quel endroit les coûts surviennent dans l ’entreprise. Dans SAP, le centre de coûts est un “collecteur” de coûts qui peut être équivalent aux traditionnelles “sections analytiques”. Si le périmètre analytique est multi-sociétés, un centre de coûts est affecté, lors de sa définition, à une société unique. IXERP consulting

Les natures comptables (I) Les natures comptables sont les objets porteurs de coûts et fournissent des informations sur les flux de valeurs et la consommation de valeurs dans la société. Les natures comptables primaires : portent les coûts dont l ’origine est externe à l ’entreprise, ne peuvent exister que si le compte général existe dans le plan comptable opérationnel de la société. Les natures comptables secondaires sont gérées uniquement dans CO, sont liées au processus d ’activité de l ’entreprise, illustrent les flux de valeurs internes (imputation interne d ’activités, gestion de majorations et opérations d ’imputation). IXERP consulting

Les natures comptables (II) 8 Comptes spéciaux 1 Comptes de capitaux 2 Comptes d'immobi-lisations 4 Comptes de tiers 3 Comptes de stocks et encours 5 Comptes financiers Natures Comptables primaires 6 Comptes de charges 9 Comptes analy-tiques Natures comptables secondaires Plan Comptable Comptabilité Financière Comptabilité Analytique 7 Comptes de produits Remarque : toute écriture passée sur une nature comptable primaire est affectée à un centre de coûts, à un centre de profit, à un ordre interne ou à un objet de résultat. Chaque nature comptable primaire est donc affectée à un support analytique (transaction OKB9). IXERP consulting

Ratios statistiques : définition Ce sont des clés de distribution utilisées comme : base de répartitions internes des coûts, base de déchargement d ’un centre ou d ’un ordre récepteur, ratio de calcul dans un reporting. C ’est une valeur budgétée ou saisie au réel sur un centre. Ce sont les seules données de base non limitées dans le temps. Remarque : Les ratios peuvent être « constants » (ex : effectifs) ou « totaux » (ex.: unité téléphoniques). IXERP consulting

Les types d ’activité Le type d ’activité permet de mesurer / valoriser l ’activité d ’un centre. Les types d ’activité sont définis indépendamment des centres de coûts. Ils divisent les activités fournies par un centre de coûts en fonction de l ’imputation des coûts. La valorisation des activités se fait à un prix de cession déterminé suivant la stratégie de gestion choisie. Quand on divise les coûts par une quantité d ’activité, on obtient un prix de cession pour le couple centre de coûts/type d ’activité, prix servant ensuite pour l ’imputation interne d ’activité afin de décharger les centres. IXERP consulting

Groupes de données de base Afin de faciliter leur gestion, les données de base (centres de coûts, natures comptables, ratios statistiques et types d ’activité) peuvent être organisées en groupes. Un nom de groupe ne peut être utilisé qu’une seule fois. Cas particulier des centres de coûts : la « hiérarchie standard » des centres de coûts est un groupe particulier auquel tous les centres de coûts du périmètre analytique doivent être affectés. SAP effectue un contrôle d ’univocité et d ’intégralité de cette hiérarchie. On peut créer en parallèle des hiérarchies partielles : « hiérarchies alternatives ». IXERP consulting

Données de base « CO OPA » IXERP consulting

Ordres internes Remarque : Axe analytique, au même titre qu’un centre, Durée de vie limitée dans le temps mais qui peut être supérieure à l ’exercice, Peut être déchargé à terme sur d ’autres objets (imputation non obligatoire), Ne doit pas être nécessairement le reflet de l ’entreprise, Permet d ’analyser les coûts en terme de causalité, Peut être géré en interne à CO ou en externe à CO (SD, PP). L ’ordre est défini en priorité par un « type d ’ordre » lequel détermine le profil d ’imputation, le profil de budget, le schéma de statuts et propose un ordre de référence (pour un même société, un même centre de profit, un même centre de responsabilité…données pas défaut). Remarque : Comme les centres, les ordres internes peuvent être regroupés en hiérarchies mais il n ’existe pas de « groupe exhaustif » tel que la hiérarchie standard des centres de coûts. IXERP consulting

Les étapes d ’un ordre Statuts système Création Lancement Clôture technique Clôture Archivage IXERP consulting

Données de base « EC PCA » IXERP consulting

Le Centre de Profit Remarque : Un centre de profit est : une entité structurelle pouvant être multi-sociétés rattaché à un périmètre analytique responsable de ses performances capable d’analyser sa profitabilité statistique Remarque : Une hiérarchie standard des centres de profit doit être obligatoirement définie et il est possible de créer des hiérarchies alternatives (ou groupes de centres de profit). IXERP consulting

Le Centre de Profit « DUMMY » Un centre de profit « fictif » est rattaché à la hiérarchie standard mais ne représente rien dans l'entreprise. Il reçoit toutes les écritures non affectées à un centre de profit "normal", les écritures incorrectement affectées. On peut alors les reprendre et les réaffecter à des centres de profit. Normalement vide, il permet de repérer les erreurs (ex : nouvel objet non affecté à un centre de profit). Il assure donc la cohérence entre les comptes de résultat dans FI et dans CO. IXERP consulting

GESTION DES FLUX DANS CO IXERP consulting

Introduction : Flux statistiques ou réels Centres de profit : objets supportant toujours des flux statistiques Centres de coûts : objets réels, saufs ’ils sont en présence d ’autres objets réels, ils sont alors statistiques Ordres et projets : objet supportant des flux statistiques ou réels On ne peut avoir qu’un flux réel par objet mais différents flux statistiques par objet. IXERP consulting

Les flux CO CCA IXERP consulting

Intégration budgétaire Sortie Entrée Centre de coûts Cession d'activité à Planif. de la production Gestion du personnel Gestion des articles Gestion des immos Comptabilité financière Maintenance Comptabilité analytique Activité budgété Capacité budgétée Coûts budgétés - Personnel - Matières consommables - Amortissements - Téléphone - Assurance - Energie - Tout frais général... - Maintenance Prise en charges d'activités via imputation internes Centre Ordre interne IXERP consulting

Procédure Budgétaire 1 2 3 4 5 6 Budgétisation des ratios statistiques Budgétisation des types d'activité Budgétisation des coûts primaires (manuel) Budgétisation des coûts secondaires Budgétisation des Abonnements Budgétisaton Répartition détaillée => Pour Répartition détaillée Répartition globale Reporting, Formules Taux activité Capacité de production Volume de Production Coûts Par nature comptable Par type d'activité et plus finement via budgétisat. détaillée Non liés à l'activité Liés à l'activité Sur la base des coûts addition- nels Par répartition détaillée des natures comptables permutation possible IXERP consulting

Procédure Budgétaire( Suite) 7 8 9 10 11 Budgétisation Répartition globale Budgétisation des taux d'activité Actualisation des budgets Blocage des budgets Enveloppe budgétaire . des coûts aggrégés Itérations sur la base de la capacité de production budgétée simulations de budgets (exemple : modification de prix) Protection contre toute modifica- tion par centre de coûts / groupe de centre de coûts A replanifier si changements dans les étapes précédentes démarche optimale peut être effectué indépendamment des autres activités budgétées IXERP consulting

La Pré-budgétisation IXERP consulting Remarque : PB = Pré-budgétisation IXERP consulting

Principe de la budgétisation Copie de budget : d ’une version à une autre par exemple Revalorisation : application d ’un taux (d ’augmentation ou de diminution) à une version de budget Gestion des enveloppes sur les centres de coûts : affectation d ’une enveloppe de coûts (sans détail par nature comptable) avec contrôle de disponibilité possible IXERP consulting

Les flux réels Imputations "directes" de quantités, coûts et revenus externes ( FI, MM, AM ...) : simultanées dans FI et CO Imputations analytiques de quantités, coûts et revenus saisis dans CO (transferts internes) périodiques (transferts, répartitions, coûts additionnels) Imputation des ratios statistiques Abonnements analytiques Engagements sur commande fournisseur Réserves de moyens financiers sans demande d’achat Ecritures de réconciliation FI / CO IXERP consulting

Les transferts périodiques Téléphone Janvier Centre PTT 606120 + 15.000,- Euros 606120 - 15.000,- Euros Clé de répartition Ratio statistique ex. Unité téléphonique Centre de coûts « A » Centre de coûts « B » Centre de coûts « C » 606120 + 6.000,- 606120 + 6.000,- 606120 + 3.000,- 2.000 2.000 1000 IXERP consulting Unités téléphoniques

La répartition détaillée Electricité Janvier Centre de coûts élect. 606110 + 23.000,- Euros 606110 - 23.000,- Euros Clé de répartition % fixe 30% 20% 50% Fabrication 1 Fabrication 2 Fabrication 3 606xxx + 6.900,- du centre de coût élect. 606xxx + 4.600,- du centre de coût élect. 606xxx + 11.500,- du centre de coût élect. IXERP consulting

Les flux CO OPA IXERP consulting

Budgets ascendant / descendant & contrôle disponible Parallèlement à la budgétisation ascendante détaillée en fonction des natures comptables (idem budgétisation des centres de coûts), il est possible de budgéter, au niveau des ordres et par exercice, des valeurs indépendantes des natures comptables (budget descendant ou budget d’enveloppe). Le système offre alors la possibilité de gérer un contrôle des disponibilités (contrôle en fonction des engagements relatifs à un ordre et du budget annuel). IXERP consulting

Budgets ascendant / descendant & contrôle disponible flexible plusieurs versions possibilité de ne pas garder de trace des modifications Budget d'enveloppe: ferme unique correspond à la version définitive du plan Traçabilité de toutes les évolutions ultérieures Contrôle de disponibilité : avertissement avertissement + E-mail erreur et rejet IXERP consulting

Intégration budgétaire Centres : allocations activités Ordres : consommation d'activités coûts budgétés coûts additionnels TRANSFERT Déchargement Consommation d'activité IXERP consulting

Flux réels sur l’ordre Compta. financière Compta. financière Coûts externes (factures) Compta. financière Compte général Immobilisation Article (stock) Ordre Maintenance Investissement Réparation OF .... Stock Consommation de matières Contrôle de gestion Centre de coûts Ordre Projet Objet de résultat Réseau Compta. analytique Coûts internes Activités Coûts additionnels IXERP consulting

Intégrations réels : Flux de chargement Coûts réels imputés directement par FI, MM, AM Transferts de coûts et produits de postes individuels (d ’un ordre à un autre ordre) Coûts réels internes à CO : saisie d ’imputation d ’activité directe (de centre à ordre) transferts périodiques (via des centres ou des ordres) coûts additionnels périodiques (le déchargement d ’un coût additionnel peut se faire sur un centre ou sur un ordre) IXERP consulting

Intégrations réels : Flux de déchargement Le déchargement des ordres est défini suivant un profil d ’imputation lié au type de l ’ordre. Le profil d ’imputation est composé du schéma d ’imputation (Quels sont le ou les récepteurs ? ) et du schéma d’origine (Quelles sont le ou les natures comptables imputées ? Sont-elles regroupées en une nature comptable secondaire ?). IXERP consulting

Imputations réelles & Engagements L ’engagement peut être créé par une demande d ’achat, une réservation de stocks ou une commande d ’achat. Il peut être réduit par une consommation effective, une entrée en stocks ou une entrée de facture. IXERP consulting

Les flux EC PCA IXERP consulting

Méthodes de planification Budgétisation directe d'un centre de profit : par nature comptable utilisation des répartitions globales ou détaillées Reprise des budgets d'autres modules : centres de coûts (CO-CCA) ordres internes (CO-OPA) OTP et graphes de projets (PS) compte de résultat analytique (CO-PA) production (CBN) (PP) IXERP consulting

Ecritures réelles : Bases Toutes les écritures dans les modules FI, MM, AA, SD et CO, affectant les profits, sont réfléchies dans EC-PCA. Aucune écriture ne peut être directement affectées à un centre de profit : elle est affectée à un autre objet (centre, ordre,...), qui est lui même lié à un centre de profit. L'écriture sur centre de profit n'est que statistique i.e. pour information. On peut transférer un montant depuis un centre de profit, mais uniquement sur un autre centre de profit. Comme pour les centres de coûts, on peut utiliser les répartitions détaillée et globale. Les centres de profit sont alors les seuls récepteurs et émetteurs admis. IXERP consulting

Reprise d’éléments de bilan Les éléments suivants peuvent être remontés depuis FI (bilan) sur les centres de profit : Balances fournisseurs Balances clients Stocks Immobilisations En-cours de production IXERP consulting

Contact Votre Ingénieur Commercial IXERP BENSIMON Stéphane TEL : 01 73 04 92 34 GSM : 06 61 79 78 32 Mail : stephane.bensimon@ixerp.com Conseil Intégration WWW.IXERP.COM   Support Formation IXERP consulting