Retour d’expérience sur AMICO, le réseau social du GFII Le passage d'une lettre d'information à la production collaborative de veilles thématiques Présentation réalisée par Vivien Mann, chargé de mission à la délégation permanente du GFII, dans le cadre de l'atelier A7 - "Production d'information et gestion des connaissances collaboratives", congrès i-expo2012, jeudi 14 juin.

Le Groupement Français de l’Industrie de l’Information L’association des acteurs du marché de l’information et de la connaissance Information B2B Lieu d’échange et de concertation pour l’offre et la demande Equilibre public / privé 110 membres en juin 2012 : éditeurs scientifiques, producteurs de bases de données, agrégateurs, diffuseurs, éditeurs de logiciels, EPST, bibliothèques, centres docs, cellules de veille, laboratoires, départements achats ,… http://www.gfii.fr/fr/adherent

Quels besoins ? Pourquoi un RSE ? D’abord Rationaliser les flux de communication de l’association : Mieux articuler la communication à destination des écosystèmes internes et externes Alimenter des fils de veille thématiques, collaboratifs, ciblés selon les besoins des membres Constituer une base d’information centralisant les ressources à diffusion restreinte : Résultats de veille + comptes rendus, présentations, notes de synthèse, … Consultables en permanence Clarifier le positionnement des Dépêches du GFII Ensuite Fournir aux groupes de travail un outil pour collaborer : Wikis, base documentaire, agenda, … Renforcer la cohésion de l’association : Faciliter la mise en relation des membres, renforcer l’intégration des membres implantés en régions ou à l’étranger Mais aussi Fournir aux administrateurs un outil de pilotage de l’association : « Vie du réseau » : communiquer à l’interne, diffuser des enquêtes Organiser / planifier : commissions, conseil d’administration jury iexpo2012

Quelle solution ? Quel déploiement ? JAMESPOT.PRO : configuration la plus simple possible pour répondre à un besoin de veille mutualisée et de constitution d’une base d’informations centralisée. Structuration en « groupes d’utilisateurs » (publics / privés) : Prolongement naturel au fonctionnement du GFII … Centrés sur un principe de collecte, publication et diffusion simplifiée de ressources issues du web … Plug-in pour l’édition , alertes mail paramétrables pour la diffusion en PUSH … et sur la capitalisation des ressources internes Base documentaire, moteurs de recherche Déploiement progressif : 1ers groupes lancés en test en octobre 2009 Basculement des Dépêches en mars 2010 Création de nouveaux services : GFII 360, « Observatoires », Industrie Numérique de la Connaissance, Appels d’offres / Appels à Communication …

Quels usages ? En synthèse … De fortes inégalités de participation Pas spécifiques à AMICO : Schéma de contribution volontaire Loi de Nielsen (« 1-9-90 ») : Le 80/20 est très difficile à viser. Est-il seulement souhaitable ? Les membres apprécient le filtrage opéré par une équipe réduite de contributeurs bien identifiés et jugés fiables Chiffres établis sur 6 mois, du 01/01/12 au 01/06/12 Seulement sur les 9 « Groupes de Travail » « Observatoires » (6), canaux « top-down » (7), et les groupes privés (2) exclus

Quels usages ? En synthèse … D’abord une utilisation « passive » : Consultation en PUSH (hors-connexion) ou en visites silencieuses à la plateforme … 16 contributeurs sur 864 utilisateurs ont publié au moins 1 article de janvier à juin 2012 (9GT) … Même si le taux de connexion à la plateforme augmente … 3500 pages vues / mois au 1er semestre 2011, 4500 pages vues / mois au 1er semestre 2012 … Comme le niveau d’appropriation du service Des profils mieux renseignés, + de feedback, des visiteurs + variés, moteur de recherche + utilisé Très peu de conversation (pas un besoin !) : 5% des articles commentés Sur les contenus : D’abord du signalement d’information brut : Logique de propulsion de contenus , de curation (courtes citations, extraits, résumés, synthèses) Peu de prises de position, d’analyse … sauf sur le choix des titres ! Forte attention des communautés : L’utilisation « passive » n’est pas un « non-usage » ! Richesse du « off », de l’informel On commente d’abord à l’oral, en présentiel, dans les couloirs ou par mails Les échanges en présentiel restent le lieu où s’élabore la réflexion du GFII. AMICO en est le support préparatoire.

Quels freins à la participation ? Les « fausses raisons » L’âge : la génération Y ne participe pas plus sur AMICO Le manque de temps : tout le monde en manque ! Les « vraies raisons » Le sentiment de légitimité et l’implication au sein du GFII La transversalité du GFII : Editeurs / utilisateurs, prestataires / clients, producteurs d’infos / acheteurs d’infos, acteurs publics / acteurs privés Responsabilité de la trace écrite : on échange + facilement à l’oral Le positionnement des utilisateurs dans leur hiérarchie à l’interne : Pour les n+1: « savoir = pouvoir » Pour les n-1: le regard du n+1 pèse D’autres facteurs non-négligeables Une valorisation insuffisante des contributions La concurrence d’autres plateformes Dans tous les cas, les freins ne sont pas techniques, mais culturels, voire politiques. Il faut mettre en place une politique d’animation adaptée.

Pour illustrer … « Données Publiques » « Licences Nationales » Une thématique « historique » du GFII : + 10 ans d’existence, forte production , dialogue avec les institutionnels (COEPIA, EtaLab, ..) Une dynamique d’échange bien installée en présentiel : Des membres impliqués au sein du GFII (source de légitimité professionnelle), consensus Usages : 93 abonnés : 9 contributeurs occasionnels, 4 réguliers, 1 omniprésent, 248 articles en 6 mois : 55% des articles publiés sur les « groupes de travail » + fort nombre de visites sur la plateforme (5475) Veille - signalement, fréquence quotidienne Groupe perçu comme une source d’information indispensable et quotidiennement réutilisée par les membres dans le cadre de leurs activités « Licences Nationales » Un groupe récent sur un sujet « stratégique » : Début de la réflexion, équilibre à trouver dans la concertation public / privé en présentiel Nature sensible des infos échangées : Les membres passent par l’animateur pour publier sur AMICO Usages : Stockage de documents « a froid », fréquence mensuelle, 1 des groupes les moins visités (274 visites depuis le lancement) Question : faut-il passer ce groupe en « privé » ?

Pour illustrer … « Intelligence Economique » « Open access » Un autre groupe historique du GFII : + 10 ans d’existence, culture de l'échange entre l’offre et la demande, Un des groupes les + actif jusqu’à récemment : 15% de la production d’articles en 2010-2011 Depuis 1 an, phase de production de livrable : Baisse de la fréquentation en présentiel Sur AMICO : « fossilisation » de la communauté - 50% du nbr d’articles publiés depuis l’année dernière 667 visites au 1er juin 2011, 1144 visites au 1er juin 2012 (x1,7) Les groupes virtuels ne se substituent pas aux groupes de travail en présentiel, mais suivent leur cycle de vie ! « Open access » Ancien GT réactivé en janvier 2012 : actualité importante, enjeux stratégiques forts, sujet potentiellement conflictuel mais réelle volonté d’échange entre les acteurs La croissance la + importante au 1er semestre 2012 : 26 à 48 utilisateurs (x2), 82 visites à 375 (x4,5), 16 à 51 articles publiés (x3) Un RSE n’est pas figé : des groupes en sommeil peuvent se revitaliser ! Importance du présentiel : sur « Open Acces », « Données Publiques », ou « ebook », les animateurs font le point et appellent aux réactions sur l’actualité d’AMICO en chaque début de séance.

Pour illustrer … « Conseil d’Administration » « Jury i-expo » Deux groupes orientés « pilotage » et « privés - privatifs » Conseil Administration : Crée très rapidement après le lancement d’AMICO, jamais utilisé ou presque ! Freins importants : dimension politique – institutionnelle, poids du formel et des logiques représentatives. Un groupe CA peut-il fonctionner ? « Jury i-expo » Ephémère : Crée début mai 2012, fermera après i-expo2012 Mode projet : Evaluer les dossiers des candidats, échanger et préparer les auditions Groupe « privé » : La possibilité d’échanger dans un espace protégé « libère » la parole Conversation informelle, conviviale : Nombreux commentaires, « à la Facebook » Un axe de réflexion pour l’évolution d’AMICO : développer ce style de groupes dans un optique de « pilotage » pour les commissions

Quel bilan ? Quels axes d’amélioration? Points de satisfaction Des objectifs initiaux atteints : rationaliser / clarifier les canaux Qualité et la fiabilité de la veille : 1er point pour recommander l’adhésion à un tiers (4,5/5) Un outil pour la vie quotidienne des GT : communication / production d’infos Un outil pour décloisonner les groupes de travail La culture AMICO fédère les membres : l’inscription au réseau comme1er marque d’adhésion au GFII On ne mesure pas la pertinence d’un RSE comme AMICO avec des indicateurs quantitatifs (ROI), mais qualitatifs (ROO). Axes d’amélioration Sur la participation : développer un réseau de contributeurs restreint mais motivé Identifier les « bonnes personnes » en présentiel Réflexion sur la valorisation des contributions Sur la gouvernance : impliquer les contributeurs et donner les moyens (un groupe privé) Sur les contenus : améliorer la partie KM (synthèses de veille), améliorer la typologie de certains canaux et raffermir le plan de veille Sur les usages : Promouvoir les bonnes pratiques (cf charte d’utilisation) Développer la partie « recherche d’experts »