La mise en œuvre de l’entretien d’évaluation Les fonctions de l’entretien d’évaluation Avant, pendant et après l’entretien d’évaluation La préparation de l’entretien d’évaluation La conduite de l’entretien d’évaluation Le suivi de l’entretien d’évaluation Dix questions à se poser pour être un évalué actif Dix conditions pour être un évaluateur efficace

Les fonctions de l’entretien d’évaluation Appréciation faire un bilan de la période écoulée Diagnostiquer les « réussites » ou les « échecs » constatés et rechercher les explications Evaluer pour chaque collaborateur son niveau de performance en relation avec ses objectifs. On n’évalue pas un individu en soi, mais ses performances dans un poste donné Préparer les décisions de rémunération Conseil Discuter des voies et moyens d’améliorer la performance du collaborateur Aider le collaborateur à progresser Orientation définir ensemble des objectifs de progrès Identifier les compétences et aspirations de chaque collaborateur pour définir les orientations possibles et les moyens de son développement personnel

Les préliminaires AVANT convenir d’une date environ 2 semaines avant et s’y tenir organiser des conditions matérielles Propices : choix du lieu, calme, tranquillité préparer attentivement l’entretien avec les documents remis au Préalable prévoir une durée d’entretien suffisante

L’entretien Pendant la séquence d’action d’un entretien d’évaluation Les principaux outils de communication et les moments difficiles Articulations avec la GRH

Le suivi APRES informer ses responsables et transmettre à la Direction des ressources humaines poursuivre le dialogue tout au long de l’année APRES

La préparation de l’entretien C’est une condition essentielle de l’efficacité et du bon déroulement de l’entretien * Reprendre la définition de fonction de l’évalué Est-elle toujours adaptée à la réalité du poste ? * Reprendre les objectifs de l’année passée Y a t-il eu des glissements, des changements en cours d’année ? Y a t-il eu des écarts entre les objectifs prévus et les objectifs réalisés ? Quelles sont les raisons des écarts ? Rassembler les informations utiles quant à la performance Quels sont les faits significatifs et les éléments de mesure objectifs qui permettent d’analyser la performance ? *Consulter la synthèse du précédent entretien *Préciser les objectifs quant à l’entretien à venir Quelles informations à obtenir ou à communiquer ? Quels sujets à aborder ? Quelles préoccupations ou souhaits à formuler ?

Préparez –vous à écouter, à vous exprimer et à être vous-même. * Anticiper les situations difficiles qui peuvent survenir Désaccords éventuels Reproches qui peuvent être faits * Réfléchir aux nouveaux objectifs, au plan d’action de l’année suivante, aux difficultés et aux solutions *Préparer la conclusion et le suivi Qu’attendez vous de votre collaborateur ? Quels plans d’action souhaitez-vous déterminer avec lui ? Préparez –vous à écouter, à vous exprimer et à être vous-même.

La conduite de l’entretien d’appréciation Conduire un entretien d’appréciation suppose pour le manager : la maîtrise de la situation d’entretien* La maîtrise des articulations entre l’entretien d’évaluation et la GRH dans l’entreprise * * - être familiarisé avec la séquence d’action d’un entretien d’appréciation - savoir utilisé les principaux outils de communication et … - savoir gérer les moments difficiles dans un entretien ** - être au clair sur les missions du collaborateur et sa définition de fonction - connaître sa position salariale - estimer les actions de formation nécessaires - réfléchir à son développement professionnel. L'évaluation des performances

La séquence d’action d’un entretien d’évaluation Savoir prendre contact Rappeler les finalités de l’entretien d’évaluation Proposer à l’évalué de donner son sentiment sur l’année écoulée Analyser les résultats de l’année écoulée Déterminer les objectifs de la période à venir Aborder l’avenir Savoir prendre congé Finalités : 1 bilan global ; 1 volonté d’être constructif pour améliorer nos performances Résultats année écoulée : résultats / objectifs ; recherche d’informations et analyse ; recherche de solutions ; formuler une appréciation sur les résultats de l’année écoulée Objectifs à venir : déterminer les moyens nécessaires Avenir ! Souhaits de développement professionnel

Savoir utiliser les principaux outils de communication Les attitudes selon Porter La reformulation Les synthèses Des différents types de questions Attitudes Porter : Evaluation ( porter un jugement, critique ou approbateur, sur les opinions ou faits décrits par l’interlocuteur Soutien ( soutenir, rassurer, encourager l’interlocuteur) Solution ( apporter une solution au problème posé par l’interlocuteur) Interprétation (donner son interprétation de la situation décrite par l’interlocuteur) Enquête (rechercher de l’information, poser des questions, faire préciser une opinion ou des faits) Compréhension (être disponible, chercher à comprendre le plus en profondeur possible, chercher à comprendre le point de vue de l’autre 2) Reformulation : ppe : amener l’interlocuteur à réfléchir, à analyser et à élaborer des solutions à ses pbs. Cela implique : d’être dispo et ouvert à ce que dit et ressent votre interlocuteur ; d’être à l’écoute de la personne et pas simplement du problème posé ; pour celui qui mène l’entretien de montrer qu’il écoute son interlocuteur au moyen d’un « miroir » qui renvoie l’ensemble de ce qui a été exprimé (faits mais aussi opinions et sentiments) ; de vérifier auprès de son interlocuteur si on a bien compris ce qu’il voulait exprimer en résumant son propos et en obtenant son accord sur la reformulation proposée. 3) Les synthèses : permettre de faire le point : sur les progrès effectués depuis le début de l’entretien ; sur les problèmes qui restent à résoudre ; sur les positions en présence lors du diagnostic d’un pb ou lors de l’élaboration d’une solution ; sur les points de consensus qui se dégagent de la discussion. 4) Les différents types de questions : ouverte ; fermée, miroir, inductive (elle induit une réponse chez l’interlocuteur, elle cherche à orienter sa réponse et à l’influencer) ; relance (invite à prolonger son récit et à donner des informations supplémentaires comme les conséquences…) ; alternative ( invite l’interlocuteur à apprécier son choix entre les deux branches d’une alternative.

… et savoir gérer les moments difficiles dans un entretien Savoir adresser des remontrances Savoir adresser des louanges Savoir faire face à un conflit Savoir déterminer en collaboration des objectifs et définir un « contrat mutuel » Ne critiquez pas la personne, sous peine de provoquer des réactions de défense mais chercher plutôt à évaluer des comportements et faits objectifs : explicitez clairement, sans sous entendu et avec objectivité, les faits sur lesquels porte la critique Faites mention des conséquences tangibles que ce comportement entraîne Exprimez franchement ce que vous ressentez face au probleme Recherchez une solution en commun : elle sera d’autant mieux adaptée si celui qui doit la mettre en place, la propose ou qu’il y est associé 2) Louanges : - renforcez un point positif et souligner ses conséquences tangibles ; sentez vous libre d’exprimer votre sentiment personnel. Enfin parlez simplement et sans emphase ; evitez les formules toutes faites. 3) Conflit : il permet de tirer au clair une opposition ; reconnaître que le conflit existe et diagnostiquer l’objet du conflit ; Evaluer sur quoi porte le désaccord : les faits (chacun voit la réalité à sa manière) ; l’interprétation des faits (chacun juge à partir de son propre contexte) ; les buts ( chacun a une vision différente des objectifs à atteindre) ; les méthodes ( chacun à une idée différente de la marche à suivre) ; les valeurs (chacun a son style, sa sensibilité). Expliquez son point de vue , chercher à clarifier les émotions cachées, à comprendre le point de vue de l’autre. Chercher des solutions pour repartir sur de nouvelles bases Évaluer le pour et le contre de chaque solution en respectant les intérêts de chacun et en analysant les conséquences de chaque solution envisagée. Renforcer et confirmer ces nouvelles dispositions. 4) Contrat mutuel : la formulation des objectifs : c’est un des points clé de l’entretien d’évaluation ; un objectif est : un résultat contrôlable qu’on décide d’avoir atteint à un moment futur bien déterminé selon un calendrier précis avec des moyens définis C’est un contrat entre celui qui en est responsable et son supérieur hiérarchique

Caractéristiques d’un objectif Un objectif est : Limité et précis Réalisable Mesurable Motivant dynamique Chacun n’a qu’un nombre limité d’objectifs (pour éviter la dispersion des efforts) Il peut être difficile d’atteindre l’objectif, mais cela paraît possible, réaliste Distinction entre obj quantitatif (résultat à atteindre est directement mesurable) et qualitatif (résultat est difficile à mesurer, ou bien on ne peut le mesurer que partiellement, pour vérifier que l’objectif est atteint, on doit faire appel au jugement de personnes qualifiées) Tout objectif implique dépassement et progrès, l’atteinte d’un objectif comporte des risques auxquels est attaché un certain droit à l’erreur Les objectifs de chacun sont cohérents avec ceux des autres membres de l’équipe et de la hiérarchie et peuvent être modifiées si nécessaire.

Evaluation et GRH

Le suivi de l’entretien d’évaluation L’évaluateur et l’évalué sont responsables du suivi de l’entretien Faîtes une synthèse des différents points évoqués lors de l’entretien Pour chacun des pbs recencés, vérifiez qu’on a envisagé un certain nb d’actions et de solutions Vérifiez la faisabilité des différentes actions entreprises auprès des responsables fonctionnels (carrière, formation, rémunération) Faites le point régulièrement sur les actions entreprises (actions de formations…) Vérifiez que toutes les infos sur les suites de l’entretien sont bien communiquées au collaborateur Informez le collaborateur des suites données à tel ou tel pb surtout si pendant l’entretien vous n’avez pas été en mesure de répondre à toutes les questions.

10 questions à se poser avant et après l’entretien Mes missions essentielles sont-elles bien définies ? Par rapport à mes objectifs et au contrat de progrès, quelle est ma performance ? Quels sont mes meilleurs succès ? Quels sont mes difficultés, mes problèmes ? Les questions que l’on doit se poser avant un entretien

Après … 5) Ai-je mieux compris ce que le responsable attend de moi ? Ai-je clarifié ma mission ? 6) Me suis-je basé sur des faits ? 7) Ai-je passé en revue tous les sujets qui m’ont préoccupé cette année ? 8) Ai-je le sentiment que le responsable a pris en compte mes suggestions, mes aspirations et mes désirs de progrès ? 9) Quels moyens ont été prévus pour réaliser mes objectifs ? 10) Quelle trace écrite ai-je gardé de cet entretien ?

10 conditions pour être un évaluateur efficace Préparez l’entretien Assurez-vous que vous avez le temps et le calme nécessaires pour que l’entretien se déroule de manière satisfaisante Gardez présent à l’esprit l’objectif de l’entretien Analysez la situation à partir de faits précis plutôt qu’à partir de jugements Pratiquez un langage de vérité et exprimez vous clairement 3) l’instauration d’un dialogue constructif pour améliorer la qualité d’une collaboration 5) Votre collaborateur doit savoir comment vous l’appréciez et ce que vous attendez de lui

Conditions …. 6) Soyez prêt à écouter vraiment votre interlocuteur et à comprendre son point de vue sur les problèmes 7) Posez des questions 8) Sachez considérer l’entretien comme une moment privilégié… 9) Sachez orienter l’entretien vers l’avenir et vers l’action 10) Accordez vous sur des objectifs et des moyens de développement 8) Mais intégré dans une relation hiérarchique et dans une politique de GRH 9) Actions pour le collaborateur ; action pour l’évaluateur ; actions pour la DRH