Supervision et revue à mi-parcours Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT République du Togo Programme d’Appui aux Développement Agricole au Togo (PADAT) Supervision et revue à mi-parcours Lomé, 23 au 26 janvier 2012

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Equipe de Supervision Equipes Pays Rome et Togo CPM et équipe consultants Partenaires du projet (institutions nationales concernées, co-financiers, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité d’appui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA en Guinée) Apprécie l’’état d’avancement des activités du projet N’est pas un exercice de police Deux missions de supervision et deux missions de suivi par année pour: Mise en œuvre du projet avec efficacité, efficience, et pour produire un IMPACT Atteinte des objectifs du projet (et s’ils sont toujours valides) Identification des problèmes et mesures correctives/ajustements Appui pour la mise en œuvre: former et renforcer les capacités de l’UCP

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Avant la mission - SE PREPARER A L’AVANCE! C’est 50% du travail effectué avant de se rendre sur le terrain Rôles du CPM Préparer les TDR, recruter les consultants Confirmer les dates de mission et notifier le Gouvernement et les institutions clefs Logistique de terrain, collecte et transmission des documents clefs aux consultants (PTBA, PPM, rapports d’activités, états des décaissements, etc.) Rôles du Projet Envoyer documents clefs au CPM Finaliser agenda mission Etat sur comptes spécial et désigné Suivi recommandations rapport audit Ebauche annexes Aide-mémoire

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Description Jour Briefing en capitale et visites Ministères 1 Visites sur le terrain (selon projet) 6 – 8 jours 6-8 Réunions techniques 2 Débriefing auprès des institutions clés Finalisation de l’Aide-mémoire 2-4 TOTAL 12-14

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises: Stratégie générale du projet et ses objectifs Etat d’exécution des activités, résultats et l’IMPACT Procédures et programmation: Visites: sites à problème et sites à résultats positifs Réunions: population, agents techniques & opérateurs Comparer conclusions rapports d’activités avec situation sur terrain Encourager échanges interactifs sur l’impact, les contraintes et solutions Encourager les bénéficiaires à parler: éviter que le projet/opérateurs parlent à leur place

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/ Réunions Techniques Objectifs: Réunion individuelle avec le projet et les opérateurs partenaires pour une meilleure prise en compte des leçons tirées des visites sur le terrain Identifier et documenter les forces et faiblesses de chaque volet Proposer l’ensemble des améliorations et le calendrier de mise en œuvre des recommandations Paragraphes synthétiques préparés par chaque consultant, avec annexe technique pour AM Chef de mission consolide l’Aide Mémoire

Structure organisationnelle Gestion des actifs immobilisés Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/ Revue des aspects fiduciaires Manuel des procédures administratives, financières et comptables Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet Structure organisationnelle Inventaire Contrôle des véhicules Assurance des actifs Gestion des actifs immobilisés Exécution du PTBA en cours Exécution des PTBA consolidés Appréciation du taux d’exécution moyen par rapport à l’indicateur de performance d’exécution du PTBA Gestion du PTBA Processus de passation de marchés et contractualisation A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats Gestion du PPM

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/ Revue des aspects fiduciaires (suite) Effectif, mouvement, évaluation du personnel Renforcement des capacités Gestion du personnel Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD) Performance financière par bailleur et par composante Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS) Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD Etat du fonds de contrepartie et de la contribution des bénéficiaires Mise en œuvre des fonds de développement à la base Gestion financière Etats synthétiques mensuels Fonctionnement du CS et des états de rapprochement bancaires + analyse des comptes Tenue documents comptables et classement Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit Revue de conformité avec AF Gestion comptable

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/ Suivi du Rapport d’Audit Vérification de la qualité du système comptable et des contrôles internes Vérification ponctuelle de la documentation relative aux ECD Vérification de la passation des marchés non soumis a priori à revue/examen Vérification du respect des recommandations de l’audit

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/Debriefing et Feedback Conclusion mission avec équipe de supervision pour: Partager l’évaluation globale de mise en œuvre du projet Revue des résultats, contraintes et améliorations requises pour chaque volet Vérifier la pertinence globale recommandations Revue détaillée de l’AM avec la direction/ les experts techniques du projet pour clarifications et commentaires Feedback auprès des institutions clefs: Ministère des Finances et Ministères techniques Co-financiers, UCP, opérateurs clefs

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/Finalisation d’Aide Mémoire Rapport de supervision Format standardisé (9-12 pages) Introduction Evaluation générale de la mise en œuvre Activités et résultats Evolution de la mise en œuvre du projet Aspects fiduciaires Durabilité Autres Conclusion Rester succinct et précis pour : AM soit lu Permettre une discussion de fond pendant la restitution Appendices et annexes: Synthèse sur l’état et les caractéristiques du projet Synthèse des actions à mener et les calendriers convenus Performance financière par bailleur, catégorie et composante Respect des conventions et de l’AF Évolution physique au regard du PTBA, surtout indicateurs SYGRI Cadre logique mis à jour (évolution par rapport aux cibles) Gestion des savoirs: apprentissage et innovation Annexe I : Rapport technique Annexe II : Complémentaires, demandées par la mission La Lettre de la Direction: Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division Synthétise principales actions à prendre

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Revue à Mi-Parcours/Mise en Œuvre Initiée par le Gouvernement (FIDA comme cellule d’appui) Revue complète du projet à mi-parcours pour: Ajuster la formulation et le cadre initial (quel est l’impact des changements de circonstances et de l’environnement sur la mise en œuvre?) Laisser tomber ce qui ne marche pas et ne peut probablement pas être amélioré (être flexible) Nécessité de modifier l’AF (moment le plus opportun) Début Achèvement Revue à Mi-Parcours

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Revue à Mi-Parcours/Amendement à l’AF A tout moment (souvent après la mi-parcours), sur demande officielle et justifiée du Gouvernement: Réaffectation des ressources du don parmi les catégories ou le montant non alloué Extension de l’éligibilité des ECD Augmentation en % de financement Création/réduction des zone(s) du projet, composantes ou catégories Prorogation de la date d’achèvement et de la date de clôture du don Augmentation du niveau d’affectation autorisée

Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Revue à Mi-Parcours/Prorogation de la Date d’Achèvement Sur sollicitation du Gouvernement, le FIDA peut accorder l’extension si: consentement de toutes les parties à un effort concerté pour aborder les questions relatives au retard le projet reste viable l’engagement des emprunteurs demeure fort Récemment, quelques demandes de prolongation n’ont pas été approuvées Début Mi- parcours Achèvement