LA REFORME DU CADRE BUDGETAIRE ET COMPTABLE Simplifier le cadre budgétaire et le rendre plus lisible Simplifier les règles de notification, de gestion et de suivi des crédits Simplifier les procédures de modifications budgétaires Suivre financièrement les actions du projet d’établissement Rendre compte en temps réel de l’utilisation des subventions et des moyens attribués aux établissements Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 CB1.2-1 les principales innovations budgétaires.ppt Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

LA RCBC : sommaire Enjeux et contexte La construction budgétaire : Les sections Les services généraux Les services spéciaux Les domaines et activités La codification Les budgets annexes L’équilibre budgétaire L’engagement juridique Le budget provisoire Inscription dans l’esprit de la LOLF (2006) Logique de pilotage par résultats Intègre une plus large autonomie Pour une meilleure utilisation des moyens Avec des objectifs fixés par : l’autorité académique Et les collectivités territoriales Simplifier le cadre budgétaire et le rendre plus lisible Simplifier les règles de notification, de gestion et de suivi des crédits Simplifier les procédures de modifications budgétaires Suivre financièrement les actions du projet d’établissement Rendre compte en temps réel de l’utilisation des subventions et des moyens attribués aux établissements Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

RCBC : une réforme de grande ampleur Une réforme à 3 dimensions applicable au 1/01/2013: Une dimension juridique avec les modifications apportées au code de l’éducation Une dimension comptable avec la mise en œuvre d’une nouvelle nomenclature comptable, la M9.6 Une dimension informatique avec l’adaptation de GFC jusqu’en 2014 puis refonte en 2015 et 2016 afin d’aboutir à un GFC Web Une réforme qui s’inscrit dans le cadre de l’autonomie de l’EPLE et qui contribue à une amélioration du pilotage financier Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

5 Clés pour le pilotage de l’EPLE La liberté d’utiliser les ressources et La dépense comme expression de choix La gouvernance interne Deux cadres : l’un, budgétaire par destination, l’autre, comptable par nature 4. L’exécution budgétaire et les indicateurs de performance 5. Le pilotage financier de l’établissement Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 1. La liberté d’utiliser les ressources et La dépense comme expression de choix l’autonomie de l’EPLE ne peut exister qu’au regard de ses ressources ( les recenser afin de mieux les mobiliser) Le budget de l’EPLE est établi par objectifs (donc par destination) en fonction du projet d’établissement (contractualisation avec l’Etat, collectivités locales) présenté au conseil d’administration Le budget de l’EPLE retrace ses 3 « fonctions » principales: Enseignement et formation, Vie de l’élève, Administration et logistique Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

2.La gouvernance interne L’architecture budgétaire retenue traduira des choix locaux ( gouvernance interne ): La construction budgétaire permet de mieux traduire les spécificités de chaque EPLE La diminution du nombre de services spéciaux donne une plus grande marge de manœuvre et concourt à une globalisation des crédits La possibilité pour le chef d’établissement d’arbitrer au sein des services (Le virement interne au sein d’un service n’est pas une modification budgétaire. Il s’agit d’une décision de l’ordonnateur). Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 3. Deux cadres : l’un, budgétaire par destination, l’autre, comptable par nature Deux acteurs et deux cadres bien distincts : le chef d’établissement/ordonnateur qui dispose d’un cadre budgétaire par destination, et établit de manière simplifiée les engagements par destination, - L’agent comptable dont le cadre de la dépense est par nature. Une gouvernance responsable impliquant les acteurs de la chaîne budgétaire et comptable : la qualité comptable implique à la fois l’ordonnateur et le comptable ( contrôle interne comptable ). Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

4. L’exécution budgétaire et les indicateurs de performance Le gestionnaire met en œuvre une démarche de contrôle de gestion ( objectifs, moyens, résultats) - Possibilité de compte rendu par financeur (Etat, collectivités) - rapport de gestion de l’ordonnateur au conseil d’administration sur l’exécution et la maîtrise du budget - possibilité de présenter le budget en coûts complets ( masse salariale des personnels de l’état et des CT ) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

5. Le pilotage financier de l’établissement • La comptabilité générale doit être au service du pilotage financier Les mesures prises tout au long de l’exercice seront mesurables grâce aux indicateurs financiers suivants : résultat, capacité d’autofinancement, fonds de roulement, ratios. Objectif: Donner au conseil d’administration les outils pour établir une politique d’établissement Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 La RCBC, en résumé Pour l’EPLE: Une autonomie réaffirmée mais avec un contrôle a posteriori des financeurs Pour le Chef d’établissement ordonnateur: Une meilleure maitrise de l’utilisation des crédits dont dispose l’EPLE Pour le gestionnaire : Un rôle renforcé dans le domaine de la gestion financière de l’EPLE Pour l’agent comptable Un compte financier intégrant des indicateurs financiers, devenant ainsi un véritable outil d ’analyse Pour le conseil d’administration Un meilleur pilotage au service de l’EPLE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Le budget : les sections Une section de fonctionnement Les services généraux Les services spéciaux Une section des opérations en capital Les opérations d’investissement Pour la section investissement insister sur son allègement (pas d’écriture de variation de stocks…) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les principaux objectifs budgétaires Prise en compte de la destination de la dépense Prise en compte de l’origine des financements par bailleur Permettre de prendre en compte les spécificités de certains EPLE et les choix de la collectivité Donner au conseil d’administration les outils pour établir une politique d’établissement Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Le budget : les sections Une section de fonctionnement Les services généraux Les services spéciaux Une section des opérations en capital Les opérations d’investissement Pour la section investissement insister sur son allègement (pas d’écriture de variation de stocks…) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Le budget : la section de fonctionnement Trois services généraux: Activités Pédagogiques (AP) Administration & logistique (ALO) Vie de l’élève (VE) Des services spéciaux Certains prédéfinis Certains d’opportunités D’autres libres de création selon les spécificités locales Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Les services généraux Disparition des chapitres budgétaires alphanumériques (A1,A2, B, C, D, J1, J2…) Création de trois services exclusifs : Dépenses pédagogiques : AP (activités pédagogiques) Fonctionnement : ALO (administration & logistique) Vie de l’élève : VE (vie de l’élève) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Regroupement des dépenses par destination Dépenses pédagogiques : AP Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité pédagogique Chapitres d’origine : service général : A1 & A2 services spéciaux : J1, J2, J3, J5, J6, N3, R4, R8 (formation continue, par alternance, rémunérations)… Demain un service général : Activités pédagogiques (AP) En annexe nous pourrions distribuer le tableau récapitulatif déjà établi par Loïc Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Regroupement des dépenses par destination Dépenses de fonctionnement : ALO Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité technique liée à l’EPLE (EPLE autonome ou au sein d’une cité scolaire ou support d’une cité scolaire) Chapitres d’origine : service général : B, C, D & G (cité scolaire) services spéciaux : contrats aidés (hors service mutualisateur)… Demain un service général : Administration & logistique (ALO) Idem Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Regroupement des dépenses par destination Vie de l’élève : VE Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité de l’activité Chapitres d’origine : service général : F (fonds sociaux de l’Etat et éventuellement des collectivités locales) services spéciaux : N1, N2 et J3 pour les actions relevant de modules spécifiques (Ex. : C.E.S.C.) Demain un service général : Vie de l’élève (VE) Idem mais en développant l’idée d’analyse par code de gestion des pratiques actuelles au sein de la plupart des EPLE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Le budget : les services spéciaux Un service spécial prédéfini : Les bourses nationales Un service spécial d’opportunité : La restauration et l’hébergement Des services spéciaux selon les besoins : Les services mutualisateurs La restauration et l’hébergement seront repris dans le cadre des budgets annexes ultérieurement – Attention un compte financier à part, trésorerie à part (compte 185), réserves à part. Opérations en capital propres => amortissement Attente pour savoir si la collectivité peut demander un budget annexe Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les services spéciaux mutualisateurs L’opportunité de les instituer s’analyse tant en dépense qu’en recette La dépense s’entend comme détaillée et précise et non forfaitaire ou globalisée L’opportunité de les instituer intègre la masse financière concernée Services mutualisateurs potentiels : Groupement de commandes Mutualisation des paies Agence comptable … la création des service spéciaux suppose que l’on puisse suivre avec précision l’imputation des dépenses et l’origine des recettes (attention à la notion d’agence comptable : elle doit correspondre à l’existence d’une véritable cellule comptable…) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les services spéciaux : particularismes Ils sont intégrés dans le résultat global de l’établissement Ils n’ont pas de fonds de roulement propre (FDR de l’EPLE = service général et services spéciaux confondus)  Attention! Service spécial R2 idem  L’individualisation des réserves est possible (et fortement recommandée pour le R2)  Le prélèvement s’effectue toutefois sur le fonds de roulement unique C’est le conseil d’administration lors de la répartition du résultat qui décide de la mobilisation des réserves concernées Ils n’ont pas d’inventaire distinct des biens immobilisés, pas d’opérations en capital. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les opérations en capital Elles comprennent : Les opérations d’investissement : Les immobilisations corporelles Les immobilisations incorporelles non financières Les immobilisations incorporelles financières et leur éventuel financement Les autres opérations : Les sorties d’inventaire Ne remarquer vous rien? Et les stocks alors? Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

La dépense & le plan comptable - compte Le compte n’est plus saisi lors de la préparation budgétaire Le compte n’est pas saisi lors de l’approvisionnement Le compte n’est pas saisi lors de l’engagement Le compte n’intervient qu’au moment de la liquidation Simple mais qui martèle l’idée générale relative au PCG Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

La construction budgétaire Le budget est établi avec deux nouvelles nomenclatures : « Domaines » et « Activités » Elles sont construites selon les besoins de suivi de gestion Elles comprennent un code et un libellé Le domaine est obligatoire en dépenses mais facultatif en recettes Pour le domaine : pas de nomenclature imposée en dehors des opérations particulières (ex. : variations de stocks, opérations de fin d’exercice…) Les activités de l ’établissement priment et sont retracées de façon visible dans le budget. La construction budgétaire est au service de l’EPLE et non le contraire Prise en compte de la destination de la dépense dans le domaine Prise en compte de l’origine des financements par bailleur dans le code activité Permettre de prendre en compte les spécificités de certains EPLE et les choix de la collectivité domaines/activités/sservices spéciaux Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les activités : codification L’utilisation est obligatoire en dépenses L’activité est obligatoire en dépenses mais facultative en recettes L’ensemble du code comporte 9 caractères maximum Le code commence toujours par 0 ou 1 ou 2 selon le destinataire du compte-rendu de la dépense 0 = dépenses à l’initiative de l’EPLE 1 = dépenses relatives à l’état 2 = dépenses relatives à la collectivité Ex. : des dépenses liées à la TA commenceront par le code 0 des dépenses liées aux stages en entreprises, projets d’établissement commenceront par 1 des dépenses liées aux aides régionales commenceront par 2 Il n’est pas possible d’en ouvrir d’autres, commençant par 3, 4… Les codes 1 et 2 sont saisis à la demande exclusive des financeurs. Attendre que le financeur demande . (la demande pour un rendu-compte automatique d’extraction de données) Donc, 0 pour beaucoup d’activités Mais GFC web permettra des « reporting » aisés de l’utilisation des financements. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

La construction du code d’activité 8 caractères réservés à l’EPLE pour les besoins propres à son pilotage (exemple Voyage aux USA familles 0USATERM, pour les dépenses d’un voyage aux USA d’une classe de terminale) 1 4 caractères réservés à l’Etat pour le report d’information (exemple 13MS pour les manuels scolaires) 4 caractères réservés à l’EPLE pour affiner sa gestion en tant que de besoin (exemple : 13MS 6EME 2 4 caractères réservés aux CT pour le report d’information (A ce jour, aucune nomenclature arrêtée) 4 caractères réservés à l’EPLE pour affiner sa gestion en tant que de besoin Première ligne : On a choisi de codifier l’’activité voyage USA avec les caractères « TERM3 indiquant qu’il s’agit du voyage d’une classe de terminale alors qu’une autre classe doit partir aussi. Dans ce cas l’utilisation de 7caractères est intéressante Pour la 2De ligne, nous avons indiqué qu’il s’agissait des manuels scolaires des élèves de 6EME ; nous aurions pu avoir à codifier les manuels de SEGPA (besoins éducatifs particuliers) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Nomenclature des activités Etat Actions identifiées- Libellé Activités Codification de l’activité Manuels scolaires 13MS xxxx Droits de reprographie 13REPxxxx TICE 13TICxxxx Matériel pour la rénovation de l’enseignement 13RENxxxx Carnets de correspondance 13CORxxxx Education artistique et culturelle 13EACxxxx Stages 13STAxxxx Actions internationales 13AI xxxx Besoins éducatifs particuliers SEGPA 13SEGxxxx Classes relais 13CR xxxx Aides à l’insertion professionnelle 13AIPxxxx Apprentissage 13AP xxxx Autres dépenses pédagogiques 13ADPxxxx Assistants d’éducation (rémunération et charges) 16AS xxxx AVSCO (rémunération et charges) 16AVSxxxx Ecole ouverte (vacation et fonctionnement) 16EO xxxx Education à la santé et à la citoyenneté 16ESCxxxx Fonds de vie lycéenne 16FVLxxxx Fonds social lycéen 16FSLxxxx Fonds social des cantines 16FSCxxxx Autres dépenses éducatives 16ADExxxx Tableau emprunté au diaporama de présentation aux académies Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Autre nomenclature prédéfinie Domaines Activités Code libellé Code libellé VSTOCK Variation de stocks (Matières Premières et autres approvisionnements) 0AUGMxxxx Augmentation 0DIMIxxxx Diminution VECOUR Variation en cours et produits finis OP-SPE Opérations spécifiques 0AMORxxxx Amortissement 0NEUTxxxx Neutralisation amortissement 0PROVxxxx Provisions risques, charges, etc. 0RPROxxxx Reprises sur provisions 0SINVxxxx Sortie inventaires 0ANFIxxxx Annulation financement 0PIMOxxxx Production immobilisée OP-N-1 Opérations année N-1 0CAP xxxx Charges à payer 0PAR xxxx Produits à recevoir 0CEXPxxxx Charges exceptionnelle 0PEXPxxxx Produits exceptionnels Le code d’activité, est défini sur 5 caractères les 4 derniers caractères sont à la libre appréciation des utilisateurs. Les codes relatifs aux charges ou aux produits exceptionnels relatifs aux opération de l’année N-1 sont obligatoirement utilisés avec l’extourne. Ils peuvent aussi être utilisés si la méthode de l’ordre de paiement est utilisée. Les codes surlignées en jaune correspondent à des opérations qui ne nécessitent pas d’ouvertures de crédits pour être exécutées. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Les recettes Les domaines et activités (codes) sont facultatifs Le plan comptable - compte - est obligatoire dès la préparation budgétaire Les recettes s’effectuent par service Les mêmes domaines et les mêmes activités peuvent être utilisés en dépenses et en recettes pour faciliter les rapprochements Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Un budget type Section de fonctionnement Section opérations en capital Service général Service : activités pédagogiques - AP dépenses recettes Domaines (Obligatoire) Activités (O) Domaines (Facultatif) Activités (F) Comptes (O) Service général : administration et logistique - ALO Service : vie de l’élève - VE Services spéciaux Service spécial : bourses nationales Services spécial : restauration Section opérations en capital Service investissement Un budget type est un budget qui comprend les trois services généraux, un service spécial « bourses nationales » et un service spécial « restauration hébergement ». Le budget minimal comprend les trois services généraux et un service spécial  « bourses nationales », le service de restauration hébergement pouvant être suivi dans un budget annexe. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Les budgets annexes Ils remplacent les SACD Ils sont indépendants du budget principal (vote distinct du CA) Comme le budget principal, ils ont une section de fonctionnement et une section des opérations en capital Ils ont un seul service général nommé par l’établissement sauf s’il fait partie de la nomenclature (formation continue et/ou par alternance) Ils ne peuvent comporter de services spéciaux Ils ont leur propre compte financier Ils ont un fonds de roulement propre. Présenter deux BA : 1 GRETA & 1 BA « production » type cuisine centrale Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les budgets annexes Leur création est à l’initiative de l’EPLE : ex. : gestion de la formation par l’apprentissage, cuisine centrale … Un EPLE peut avoir plusieurs budgets annexes Il sont liés à la possibilité de réaliser des opérations en capital La collectivité peut les demander : ex. restauration et hébergement Lorsque l’on parle de formation continue, formation par l’apprentissage il s’agit de la gestion des centres et non pas de la réalisation d’action de formation Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les budgets annexes : construction Section de fonctionnement Service général : administration et logistique dépenses recettes Domaines (Obligatoire) Activités (O) Domaines (Facultatif) Activités (F) Comptes (O) Section opérations en capital Service investissement Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les écritures budget principal / budget annexe Entre le budget principal et le(s) budget(s) annexe(s) Compte concerné : 185 (remplace les comptes 513 & 453) Il est mouvementé aussi bien dans la comptabilité du budget annexe (BA) que dans la comptabilité du budget principal (BP) ENCAISSEMENT crédit compte tiers BA débit 185 BA= crédit 185 BP  débit classe 5 BP PAIEMENT débit compte tiers BA crédit 185 BA= débit185 BP  crédit classe 5 BP Cf. modèle planche 16 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

L’équilibre budgétaire Il s’analyse non par le calcul du résultat (recettes – dépenses de fonctionnement) Mais par le calcul de : la capacité d’autofinancement (CAF) si solde positif ou l’insuffisance de capacité d’autofinancement (IAF) si solde négatif La CAF corrige le résultat des variations induites par les opérations d’ordre (amortissements, provisions…) CAF = IAF : CAF de -100 = IAF de 100 Fichier outil Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

L’engagement juridique L’Etat Prévisionnel de la Commande Publique est supprimé comme autorisation budgétaire soumise au contrôle du comptable mais l’outil de gestion demeure (état prévisionnel des achats) La préparation budgétaire intègre un module de suivi des contrats : Etat des marchés, contrats et conventions (EMCC) Objet – titulaire – procédure - périodicité – coût annuel la validation du budget, entraine la génération automatique des engagements issus de l’EMCC Présentation d’un EMCC rempli – évoquer aussi l’EPA Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Le budget provisoire Mis en œuvre si l’établissement ne dispose pas d’un budget exécutoire au 1er janvier Ne concerne que la section de fonctionnement (idem BA) Crédits ouverts inférieurs ou égaux à ceux votés au budget initial précédent Les autorités de tutelle peuvent accepter la prise en compte des mesures de rentrée. Paragraphe 1234 de l’instruction – l’absence de budget exécutoire au 1er janvier. Prévu par les articles L421-13 et R421-61 du CED. L’ouverture des crédits s’analyse service par service pour la totalité des crédits ouverts. Cette procédure nécessitera pour l’année 2013 que les crédits 2012 aient été préalablement répartis entre les services de la nouvelle structure budgétaire (procédure qui sera vue lors de la formation à l’outil) Les autorités peuvent autoriser, pour la détermination de ce budget provisoire, la prise en compte des DBM. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Impact sur le code de l’éducation Le chef d’établissement : peut transiger après avoir recueilli l’autorisation du conseil d’administration en application de l’article 2044 du code civil qui définit la transaction (point 1346 et suivants) peut obtenir une délégation du conseil pour la signature de contrats et conventions dans la limite fixée à l’article 28 du CMP Le conseil d’administration : son quorum est calculé à la majorité des membres du CA en exercice et non plus à la majorité des membres théoriques Le comptable : peut se faire représenter par une personne désignée L’agence comptable: peut être inter départementale Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

CONSEILS PRATIQUES POUR PRÉPARER LE NOUVEAU BUDGET Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

L’INVENTAIRE : MÉTHODOLOGIE S’assurer de la présence d’un inventaire Analyser la pertinence du support informatique (DOS, WINDOWS, date de la dernière mise à jour, qualité de la saisie…) S’assurer que les fiches comprennent les montants d’acquisition et les financements S’assurer que les sorties antérieures ont fait l’objet des écritures budgétaires et comptables conformes à la circulaire n°88-079 Mettre en place une procédure de contrôles aléatoires de la qualité de l’inventaire Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

LA TENUE DE L’INVENTAIRE Afin de simplifier la gestion de la transition vers les amortissements, il faut avoir un inventaire à jour et pertinent. S’assurer que la comptabilité patrimoniale est cohérente dans GFC et correspond à la comptabilité auxiliaire. Par défaut les corrections devront être apportées avant le 31/12/2012. Recenser les biens à sortir afin de réduire les difficultés éventuelles liées aux subdivisions du compte 1069 (notamment les biens à multi-financement). sont concernés par ces deux derniers points : les biens sans usage, disparus ou obsolètes Cette vignette est à mettre en relation avec l’état réel de la comptabilité patrimoniale et notamment auxiliaire (suivi détaillé de chaque bien, ancienneté des biens et pertinence quant à leur existence réelle ou supposée… Cela suppose que le suivi individualisé des biens a été au minima assuré et non géré hors comptabilité auxiliaire Note rectorale + Note ministérielle Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

UNE POLITIQUE BUDGÉTAIRE PRÉALABLE Répartir le budget initial en cours entre les services généraux et spéciaux de la nouvelle structure budgétaire = maîtrise de la nouvelle structure avec un budget connu. Définir avec le chef d’établissement des lignes générales de création des domaines et des activités compréhensibles et exploitables par le conseil d’administration et les élus. Définir une présentation qui permette à tous les destinataires de s’y retrouver (chef de travaux, enseignants, familles, collectivités…). Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

UNE COMMUNICATION BUDGÉTAIRE Informer en amont du premier budget : le conseil d’administration les enseignants le chef de travaux S’assurer de : l’absence ou de l’existence de consignes spécifiques des collectivités territoriales et de l’Etat bien communiquer sur le nouveau budget Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

BUDGET ANNEXES : LES CHOIX FONDAMENTAUX Nombre et objectifs fonctionnels de ces derniers Le Service Annexe d’Hébergement est-il géré en service spécial ou en budget annexe ? Y-a-t-il d’autres fonctions financières exigeant un budget annexe en raison d’opérations en capital qui leur sont rattachées (GRETA, CFA, dispositifs mutualisés ou services communs) ? A évaluer pour préparer ces choix : Charges de gestion et moyens humains de l’EPLE : (cellule comptable, comptabilités générales, comptes financiers) Objectifs d’efficacité d’un tel suivi : (masse financière, taille de l’établissement, nombre d’opérations…) Recommandations de la collectivité territoriale Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

LA CONCEPTION DU BUDGET Si les nomenclatures des activités permettent un compte rendu aisé du financement notamment pour l’Etat et pour la collectivité de rattachement (si celle-ci opte pour des nomenclatures obligatoires) Il convient également de concevoir un système de rédaction des nomenclatures adapté au pilotage de l’EPLE Deux objectifs principaux : Préciser la destination de la recette et de la dépense (exemples : voyage scolaire, Taxe Apprentissage, locations…) permettre une analyse budgétaire par thème ou objet (exemples de regroupement par ensemble cohérent : charges liées à la sécurité, la communication, la reprographie…) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

LES DOMAINES ET ACTIVITÉS À L’INITIATIVE DE L’EPLE Eviter la reconstitution par des lettres des comptes du PCG Eviter l’imputation au service AP ou VE du financement de charges très indirectement liées à la pédagogie ou à la vie de l’élève : AP et VE ne doivent pas être des mini-budgets Les reversements entre services sont limités au service spécial vers ou venant du service général Eviter l’émiettement sur de trop nombreux domaines et activités pour ne pas perturber la lecture des crédits ouverts. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 1 Exemple d’utilisation des domaines et activités en dépenses et en recettes Subvention spécifique de la Collectivité Territoriale de Rattachement pour des travaux délégués au service ALO (code d’activité imposé par la CTR - 2TVXD) Le domaine obligatoire en dépenses n’a pas été utilisé en recettes L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense Les caractères xxxx ou yyyy peuvent compléter l’activité afin de préciser sa destination (à l’initiative de l’EPLE) Dépenses Recettes domaine activité PCG MAINT 2TVXDxxxx 2TVXD 7442 - 7443 2TVXDyyyy Le code d’activité a été complété à l’initiative de l’EPLE pour différencier des travaux différents faisant référence à une même subvention Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-A Budget d’un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don Le domaine obligatoire en dépenses n’a pas été utilisé en recettes. Il permet de rattacher ce voyage à une formation professionnelle (hôtellerie = HOTEL) L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense Les financeurs sont caractérisés par le PCG Dépenses Recettes domaine activité PCG HOTEL 0VOYUSA 7067 7442 7468 Dans cette structure budgétaire c’est la filière (hôtelière) qui a été privilégiée comme élément d’analyse de coût. Il est possible d’utiliser le domaine en recette Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation 48

CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-B Budget d’un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don Le domaine obligatoire en dépenses a aussi été utilisé en recettes. Il permet une synthèse de tous les voyages L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense Les financeurs sont caractérisés par le PCG Dépenses Recettes domaine activité PCG VOYAGE 0USA 7067 7442 7468 L’élément d’analyse privilégié dans ce cas c’est le voyage. S’il existe plusieurs voyages on utilisera le même domaine et des activités propres à chacun des voyages. On pourra contrôler la part des différents financeurs par voyage (activité + PCG) ou globalement (PCG). Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation 49

LA DOTATION DE FONCTIONNEMENT Modes de répartition de la dotation de fonctionnement (et des ressources propres dont l’affectation n’est pas déterminée - exemple : loyers) la dotation globale de fonctionnement peut faire l’objet d’une recette (selon le vote du budget au CA) dans tous les services qu’elle finance (AP-ALO-VE) Les ressources propres peuvent également faire l’objet d’une recette dans tous les services qu’elle finance (décision du CA). Conseil : privilégier cette approche car elle permet d'apprécier la part de chaque financeur à l'activité pédagogique. La problématique de la clef de répartition n’est pas à négliger : celle utilisée par le CTR pourra être prise comme base de travail. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

L’AMORTISSEMENT Objectifs de la IC M9.6 L’instruction modificatrice M9.6 : Rend obligatoire la comptabilisation des amortissements en comptabilité budgétaire. La comptabilisation des amortissements permet : D’assurer une plus grande sincérité au compte de résultat et au bilan. D’enregistrer la perte subie annuellement par le patrimoine de l’EPLE À l’ordonnateur et au conseil d’administration d’être associés aux opérations d’amortissement. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

L’AMORTISSEMENT Définitions constate l’amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif dû à son utilisation. Concerne les immobilisations corporelles ou incorporelles financiers ou non dont la valeur est supérieure à 800 € HT et destinées à servir de façon durable (plus d’un an) l’activité de l’établissement. Peut être réel ou neutralisé : Réel : pour les biens acquis sur fonds de roulement Neutralisé : pour les biens reçus en dotation ou financés grâce à une subvention. Fiche technique Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

AMORTISSEMENTS : QUELQUES PRÉCAUTIONS Afin de présenter un budget sincère dès le budget initial : prévoir une ligne en dépenses pour les amortissements réels et neutralisés sur la base de l’actif connu ou prévu au premier janvier n+1 prévoir une ligne en recettes au titre des amortissements neutralisés de l’actif connu ou prévu au premier janvier n+1 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

INTÉGRATION DE L’AMORTISSEMENT DANS LE BUDGET Les charges d’amortissement non neutralisées devront faire l’objet d’une explication à l’ensemble de la communauté éducative de leurs conséquences sur le résultat et la capacité d’autofinancement de l’EPLE Les durées d’amortissement affectées aux biens sont déterminées par le conseil d’administration  Prévoir une délibération générique pour l’ensemble des catégories de biens  Prévoir le cas échéant une délibération spécifique pour certains biens Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 LES PROVISIONS Définition Les provisions sont destinées à couvrir des risques et des charges nettement précisées quant à leur objet, dont la réalisation est incertaine, mais que des évènements survenus ou en cours rendent probables. Elles ont un caractère provisoire. Elles sont valablement constituées dans 2 cas : Quand la charge ou le risque envisagé n’est pas certain, mais probable ; Quand la charge ou le risque envisagé est certain mais pas connu dans son montant et doit par conséquent faire l’objet d’une évaluation. On distingue 3 catégories de provisions : Celles qui relèvent des charges d’exploitation Celles qui constituent des charges financières Celles qui appartiennent aux charges exceptionnelles Elles sont constituées avec l’accord du conseil d’administration et font l’objet d’une décision budgétaire modificative pour vote Consulter la fiche technique (Fiches d’écritures) Fiche technique Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Les DBM et les réimputations Sommaire : Les modifications budgétaires Les ressources spécifiques et les ressources affectées Les réimputations Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 CB2.4-1 les DBM et les réimputations.ppt RCBC EPLE - plan de formation

LES MODIFICATIONS BUDGETAIRES Références : points 1235 - 12133 On différencie : Le virement interne Les modifications budgétaires : avec vote du conseil sans vote du conseil Le chef d’établissement doit informer le CA des virements internes. Ils font l’objet d’un suivi budgétaire spécifique. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES VIREMENTS INTERNES Rappel : le budget est voté par service. Le virement interne au sein d’un service n’est pas une modification budgétaire. Il s’agit d’une décision de l’ordonnateur. Le virement reste dans le cadre de l’autorisation globale du service (il ne modifie pas le montant des crédits ouverts par service). Objectif : diminuer le nombre de DBM. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

LES MODIFICATIONS BUDGETAIRES SANS VOTE Ressources nouvelles spécifiques - type 21  Regroupe les DBM actuelles 23, 24, 25 & 28 Constatation des produits scolaires - type 22  Ancienne DBM type 27 Dotation aux amortissements : Amortissements neutralisés - type 291(non accessible pour les services bourses et section des opération en capital) Amortissements réels - type 292 (cas particulier : seule la ligne réceptrice est accessible) Mouvements de stocks : Diminution des matières premières - type 293  une seule opération : ouverture de crédits Disparition des DBM types : 26 : rétablissements de crédits 291 : augmentation de stocks matières premières et fournitures consommables, 293 : augmentation de stocks encours et produits finis 294 : diminution de stocks encours et produits Finis  Amortissements et stocks développés plus loin Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES MODIFICATIONS BUDGETAIRES AVEC VOTE Virements entre services (type 31) Prélèvements sur fonds de roulement (type 32) Ressources nouvelles non spécifiques (type 33)  Possibilité de saisir des sommes en négatif Provisions pour risques, charges, dépréciations Immo, comptes de tiers, VMP (type 391)  Une seule opération : ouverture de crédits Eléments d’actifs cédés : sortie d’inventaire (type 392) Une seule opération : ouverture de crédits Productions immobilisées (type 393) Avec prévision de recettes et ouverture de crédits Comparaison à mener avec la situation antérieure. Mettre en lien avec le module « provisions » Fiche technique RCBC CB 29 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DES MODIFICATIONS BUDGETAIRES Modifications sans vote : Immédiatement exécutoires Objet d’un compte-rendu en conseil d’administration & information de la C.P. Information de l’agent comptable Modifications avec vote : Exécutoires 15 jours après accusé de réception des autorités chargées du contrôle Fiche technique RCBC CB 29 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

LES MODIFICATIONS BUDGETAIRES : LES AMORTISSEMENTS Rappel : découlent d’un plan d’amortissement voté en conseil d’administration Prévus au budget initial ou par DBM de niveau II pour les biens acquis dans l’année : sans vote L’amortissement réel ne concerne que la dépense : pas de ligne de recette ou émettrice (type 292) L’amortissement neutralisé concerne la dépense ET la recette (type 291) : elle comprend des lignes émettrices et réceptrices. Réel : immobilisation sur fonds propres - neutralisé : financement sur dotation ou subvention Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES RESSOURCES SPÉCIFIQUES Références : - art. R421-66 du code de l’éducation - point 12133 « Les produits attribués avec une destination déterminée doivent conserver leur affectation » Inscription aux subdivisions budgétaires correspondant à la destination (service, domaine et activité) Inscription dans un service général, spécial ou budget annexe selon les besoins Suivi extrabudgétaire à mettre en place si besoin Les formes et conditions du suivi extrabudgétaire peuvent être définies par la collectivité ou le bailleur. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES RESSOURCES SPÉCIFIQUES : CAS PARTICULIER Les ressources affectées : 3 critères Obligations réciproques entre l’EPLE et le bailleur de fonds Preuve du respect des engagements (compte rendu financier) Reversement des sommes non - utilisées sauf si le bailleur en laisse « la libre disposition » à l’EPLE. Suivi comptable : utilisation des comptes 4684 (produits à recevoir) & 4682 (charges à payer) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES MODIFICATIONS BUDGETAIRES : LES STOCKS Les conditions de mise en œuvre : dans le seul cas de la diminution de stock ligne non ouverte au budget ouverture des crédits aux comptes 6031 ou 6032 saisie de montant négatif impossible Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 LES STOCKS : préambule Références : Points :1512 -151224 Points :1681 - 1682 - 1683 & 1684 Définition : Selon la définition reprise dans l’instruction M9.6, le stock est un actif c’est-à-dire un élément identifiable du patrimoine ayant une valeur positive dont l’EPLE attend des avantages futurs. Constante : Obligation de suivre les stocks dans une comptabilité auxiliaire Préalable : Les stocks sont intégrés dans les calculs du BFR & du FDR : nécessité de procéder à un nettoyage des inventaires notamment dans les stocks de produits finis. M 9-6 M 9-6 La constante n’est valable que dans le cadre d’un inventaire intermittent et non continu. La vignette a comme postulat que la première méthode est la plus utilisée Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES STOCKS : différents types Stocks matières premières et autres approvisionnements (suivi budgétaire) Denrées alimentaires : service spécial restauration ou budget annexe Denrées alimentaires hôtellerie : service activités pédagogiques Matières d’œuvre pédagogiques : Stocks en cours et produits finis : (suivi budgétaire) Objets confectionnés : En complément des exercices détaillés – les en-cours ne sont pas développés – la section investissement n’est plus concernée. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES STOCKS : modifications Disparition des DBM de type 291 & 292 remplacées par une seule DBM de niveau 2 Uniquement pour la diminution du stock de matières premières et autres approvisionnements Les comptes de la classe 3 ne sont plus saisis en comptabilité budgétaire En fin d’exercice, la comptabilité générale retraçant les stocks (classe 3) est mouvementée suite à : des mandats ou ordres de reversement en classe 6 des ordres de recettes ou des réductions de recettes en classe 7 Le gestionnaire saisie une DBM qui ouvre des crédits directement en classe 6 ou 7. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES STOCKS : écritures budgétaires Technique budgétaire : utilisation des domaines et/ou activités. En dépense, les comptes du PCG sont saisis seulement lors de la liquidation Domaine : VSTOCK - variation Stocks matières premières Domaine : VECOUR - variation en cour de production Activité : 0DIMIxxxx - diminution (code imposé code libre) Activité : 0AUGMxxxx - augmentation (code imposé code libre) Stocks matières premières : Diminution du stock : mandat au compte 6031 ou 6032 Augmentation du stock : ordre de reversement au compte 6031 ou 6032 Stocks produits finis : Diminution du stock : ordre de réduction de recettes au compte 7133 ou 7134 ou 7135 Augmentation du stock : ordre de recettes au compte 7133 ou 7134 ou 7135 Dans le cadre de la formation, distribuer des exercices concrets avec les planches en découlant (cas d’un collège, d’un LP avec production…) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 variation Stocks matières premières Diminution stock de denrées : 1000€ (Constaté au 31/12/2011) => On doit acter la charge supplémentaire DBM pour ouvrir les crédits au domaine VESTOCK Activité 0DIMI Mandat avec saisie du compte 6031 Prise en charge du mandat chez le comptable : Débit 6031 – Crédit 311 Augmentation stock de denrées : 1000€ (Constaté au 31/12/2011) => On doit acter la diminution de charges Pas de DBM Ordre de reversement domaine VESTOCK 0AUGM compte 6031 Prise en charge du comptable Crédit 6031- Débit du 311 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 variation Stocks de produits finis Diminution stock : (Constaté au 31/12/2011) => Pas de DBM Réduction de recettes avec saisie VECOUR Activité 0DIMI du compte 7135 Prise en charge du mandat chez le comptable : Débit 7135 – Crédit 355 Augmentation stock : (Constaté au 31/12/2011) Ordre de Recette domaine VECOUR Activité 0AUGM compte 7135 Prise en charge du comptable Crédit 7135- Débit du 355 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 LES STOCKS : exercice Exercice RCBC 27 Corrigé RCBC 27b Le gestionnaire saisie une DBM qui ouvre des crédits directement en classe 6 ou 7. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 LES REIMPUTATIONS Réf. : points 14471 & 14441 - alinéa 4 Deux types de réimputations Réimputation budgétaire Réimputation comptable M9-6 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

LES REIMPUTATIONS A L’INITIATIVE DE L’ORDONNATEUR Réimputation budgétaire : Elle modifie le domaine et/ou l’activité Elle n’a aucun impact sur la comptabilité générale Elle n’entraine aucun transfert en comptabilité générale Réimputation comptable : Elle modifie le service et/ou le compte Elle implique un transfert en comptabilité générale Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

LES REIMPUTATIONS A L’INITIATIVE DU COMPTABLE Possibilité ouverte par la RCBC. Ne concerne que le PCG et non la réimputation de service. Affirmation de la responsabilité du comptable sur la bonne imputation Elle permet de diminuer le nombre de rejets et de respecter les délais de paiement Elle implique un transfert des fichiers vers l’ordonnateur Ce dernier ne peut que l’accepter Le formateur doit insister sur la possibilité qui est enfin offerte au comptable : cette réimputation est a l’INITIATIVE du comptable Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 RCBC EPLE - plan de formation

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Le rapport de l’ordonnateur et de l’agent comptable Il comprend deux parties distinctes : - un compte rendu sur l’exécution budgétaire, - un compte rendu de l’exécution comptable Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Le rapport : partie budgétaire (pièce 9) Le compte rendu de gestion est rédigé et présenté par l’ordonnateur (point 333). il explique les différences entre le budget initial, les modifications budgétaires intervenues et le niveau réel des opérations de recettes et de dépenses pour chaque service. il rend compte de l’utilisation des subventions spécifiques accordées par l’Etat et la collectivité. Il rapproche éventuellement les données financières des informations de gestion (le nombre d’élèves, le nombre de boursiers, demi-pensionnaires, internes, la superficie de l’établissement etc.) L’information relative au montant de la masse salariale permet la détermination des coûts globaux Un tableau met en évidence les écarts. L’ordonnateur explique et rend compte au CA. Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Le rapport : partie comptable (2nde partie de la pièce 9 ou pièce 9 bis) Elle présente l’évolution de la situation comptable de l’établissement au travers notamment des données relatives à l’exercice (résultat, CAF et variation du FdR) ainsi que celles relatives à l’évolution du bilan (FdR, BFdR, trésorerie, provisions, dettes et créances…) Le rapprochement sur 5 ans des différents ratios proposés dans la pièce 14 permet de suivre l’évolution financière de l’EPLE L’évolution sur les 5 dernières années sera automatisée mais seulement à partir de l’année 1 de RCBC Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011