Plan la séance 4 PM Communication et documentation du projet Améliorer les communications personnelles Une écoute efficace Différents types de réunions Présentations formelles du projet Rapports du projet Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

Communications personnelles Orales ou écrites Verbales ou non verbales Par courriel Voir diapos suivantes Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 5 5 5 4 4 4 4 4 4

1. Communications orales (1 de 2) Rétroaction immédiate : permettent de clarifier, préciser, mieux comprendre… Le langage corporel et le ton de la voix sont importants Ces deux éléments sont des formes de rétroaction non verbale, positive ou négative Savoir observer La compréhension du message st la responsabilité de l’émetteur Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 7 7 5 7 5 5 5 5 5

1. Communications orales (2 de 2) Être conscient des différences culturelles et connaître la culture de son interlocuteur Éviter les remarques blessantes et choisir ses mots, mais… Être suffisamment direct pour être bien compris Le choix du moment (timing) de la communication est important Adapter le niveau de langage à l’audience Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

2. Communications écrites Peuvent prendre la forme de mémos, à l’interne, ou de lettres, à l’externe Peuvent permettre de communiquer efficacement avec un groupe Peuvent être appropriées comme suivi à une communication verbale, face-à-face ou téléphonique Utiliser principalement pour informer, confirmer ou demander Doivent être claires et concises Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 8 8 6 8 6 7 6 6 6

3. Communications courriel (1 de 2) Très utiles au gestionnaire pour communiquer avec un groupe de travail Dans certains cas, peuvent être utilisées pour communiquer de personne à personne : confirmer rencontre, préciser détail, réponse courte à une interrogation, etc. Ne pas généraliser l’usage pour les communications de personne à personne pour éviter de déshumaniser la communication personnelle

3. Communications courriel (2 de 2) Éviter l’envoi de messages émotifs sous le coup de la colère Éviter l’utilisation systématique de la « réponse à tous », pour prendre les gens à témoin

Une écoute efficace L’essentiel de la communication est la compréhension, pas les mots Être compris et comprendre 50% de l’efficacité d’une communication repose sur l’écoute Comment répondre à une question ou un objection de façon convaincante sans avoir compris le point de vue de l’interlocuteur? Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 10 10 7 10 7 8 7 7 7

Barrières à une communication efficace Faire semblant d’écouter Distractions Croyances biaisées et l’étroitesse d’esprit Impatience Sauter rapidement aux conclusions sans connaître tous les détails Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 11 11 8 11 8 9 8 8 8

Améliorer les habiletés d’écoute Regardez votre interlocuteur et concentrez votre attention sur lui Fournissez une rétroaction verbale et non verbale (acquiescement, sourire…) Posez des questions Ne PAS interrompre Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 14 14 9 14 9 10 9 9 9

Types de réunions Réviser l’état du projet Solutionner des problèmes Révision technique Voir diapos suivantes Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 16 16 16 10 10 11 10 10 10

1. Réviser l’état du projet Habituellement convoquées et dirigées par le responsable du projet Doivent être convoquées sur une base régulière Principaux sujets : Travail réalisé depuis la dernière réunion État actuel et tendances par rapport à l’échéancier et au coût planifiés Dans certains cas, des actions correctives peuvent être immédiatement identifiées Opportunités d’amélioration Distribution des tâches à réaliser Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

2. Solutionner des problèmes Un problème urgent et sérieux peut être convoqué par une personne autre que le responsable du projet Processus de résolution de problème (voir séance 4 AM) Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

3. Révision technique Pour les projets qui nécessitent une phase de conception (p. ex. projets TI) Préalable au projet (approbation du concept) Plusieurs réunions peuvent être nécessaires : Révision préliminaire du concept proposé Révision finale des spécifications détaillées Impliquer les usagers Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 18 18 12 18 12 16 12 12 12

Des réunions efficaces Avant la réunion Déterminez : Si une réunion est vraiment nécessaire Le but de la réunion Qui doit participer Rédigez et distribuez un ordre du jour Préparez des aides visuelles et des documents informatifs Préparez une salle confortable et installez le matériel nécessaire Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 19 19 13 19 13 17 13 13 13

Des réunions efficaces Pendant la réunion Commencez et terminez la réunion à l’heure Désignez une personne chargée du compte-rendu Révisez l’ordre du jour Le responsable doit agir comme facilitateur et modérateur, il ne doit pas dominer Récapitules les points principaux à la fin Occasionnellement, il est bon de discuter l’efficacité des réunions en vue d’une amélioration Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 20 20 14 20 14 18 14 14 14

Des réunions efficaces Après la réunion Publiez le compte-rendu dans les 24 heures suivantes Ce sommaire doit être concis… mais précis et complet Ce document doit confirmer les décisions prises, les actions décidées et les personnes chargées de leur réalisation Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 21 21 15 21 15 19 15 15 15

Préparer une présentation (1 de 2) Déterminer les objectifs de la présentation Connaissez votre auditoire Déterminez la structure de votre présentation Utilisez un niveau de langage qui sera compris par l’auditoire Au besoin, préparez et imprimez des notes Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 22 22 16 22 16 20 16 16 16

Préparer une présentation (2 de 2) Préparez des aides visuelles claires et faciles à lire Préparez des copies du matériel de présentation Réservez le matériel longtemps à l’avance Pratiquez plusieurs fois votre présentation Arrivez dans la salle à l’avance et assurez-vous du bon fonctionnement du matériel Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 22 22 16 22 16 20 16 16 16

Règles de présentation orale Parler à l’auditoire Regarder l’auditoire Éviter de lire Langage non verbal Intéresser les gens Utiliser des aides visuelles Ne pas surcharger les diapos

Comment bien présenter Il est normal d’être nerveux Connaissez par cœur les 2 ou 3 premières phrases Parlez clairement, avec confiance et conviction Ne restez pas DEVANT vos aides visuelles Respectez les points de votre structure Connaissez bien vos grandes conclusions Allouez du temps pour interagir avec l’auditoire Répondez aux questions de façon sincère, franche et confiante Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 24 24 17 24 17 22 17 17 17

Les types de graphiques Barres Figuratifs Secteurs Linéaires Nuages de points Histogrammes Hyperlien

Types de rapports de projet Rapport de progression Rapport final Voir diapos suivantes Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 25 25 25 18 18 24 18 18 18

1. Rapport de progression Ne décrit PAS simplement les activités réalisées mais la progression du projet en fonction de ses objectifs depuis le dernier rapport État actuel du projet Progrès dans la solution des problèmes Problèmes réels ou potentiels et solutions envisagées Étapes importantes avant le prochain rapport de progression Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 28 28 19 28 19 25 19 19 19

2. Rapport final N’est pas un cumul des rapports de progression mais un sommaire du projet Présente les attentes et exigences du client ainsi que les objectifs du projet Brève description du projet Atteinte des objectifs? Actions futures? Liste de tous les livrables remis au client Résultats des test d’acceptation Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

Règles de rédaction Écrire en fonction du lecteur anticipé Mots simples, phrases courtes, petits paragraphes Verbes au temps présent Éviter la redondance et les acronymes Première personne du pluriel Style subordonné à la compréhension et à la précision de l’information Logiciel de correction grammaticale et d’orthographe

Règles de présentation d’un document Présentation sur page simple (recto) Interligne et demi Structure hiérarchisée (1, 2, 2.1, 2.1.1, etc.) Titres et sous-titres Numérotation des pages Document convivial : Types, tailles et couleurs de police de caractères Aides visuelles (graphiques, illustrations, tableaux) Soignez les petits détails