Constitution de l’équipe de projet opérationnelle. Migration informatique – Adaptation de l’organisation

Phase préalable au lancement du projet de migration. Identifier un chef de projet opérationnel et les ressources à même pour conduire le projet localement par type de flux (ramasse, sec, collecte). Constituer en amont un groupe de travail « opérationnel ». - Incluant les responsables des différents types de flux (secs, ramasse, collecte) - Ayant engagé la réflexion sur l’adaptation de l’organisation plusieurs mois avant la migration de la Banque. Gérer les fonctions clés par des « permanents » Associer au projet : - le responsable « Associations » - le Rhysa

Une équipe de Projet structurée et orientée « organisation »… Président BA… Chef de Projet resp migration Resp Gestion Sec Resp Gestion Ramasse Resp Gestion Collecte Administrateur du système

du traitement des produits dans une Principes de Circulation « cible » du traitement des produits dans une Banque Alimentaire.

Schéma général « cible » du flux des denrées alimentaires Dons : Industriels Agriculteurs Particuliers BA XXXX Assoc.1 Palette Entrepôt principal Assoc. 2 Dons UE / ETAT Pack Assoc. 3 Dépôt externe Carton Collecte Assoc. 1 Antenne Autre conditionnement Assoc. 2 Ramasse Assoc. 3 Le Concept de l’entrepôt d’une Banque Alimentaire

Organisation physique « cible » de l’entrepôt. Entrée produits Sortie produits Frais, Surgelé, sec Frais, Surgelé, sec Surgelé, sec, frais Frais, Surgelé, sec Réception & Stockage surgelé (-18°C) Zone réception, Tri, stockage produits « frais » (+4°C) Zone « Libre-service » Préparation &distribution produits « frais » (+4°C) Zone de préparation Surgelé (-18°C) Et/Ou Zone de réception « Secs » Zone de Préparation « Secs » P.6

Le cheminement des articles dans l’entrepôt Entrée produits Sortie produits Frais, Surgelé, sec Frais, Surgelé, sec Frais, Surgelé, sec Frais, Surgelé, sec Réception & Stockage surgelé (-18°C) Zone réception, Tri, stockage produits « frais » (+4°C) Zone « Libre-service » Préparation &distribution produits « frais » (+4°C) Zone de préparation Surgelé (-18°C) Zone de réception « Secs » Et/Ou Zone de Préparation « Secs »

Quatre nouvelles fonctions clés Entrée produits Sortie produits Les contrôles de deux flux distincts Gestionnaire Entrée + Pointeur Gestionnaire sortie- Distribution Frais, Surgelé, sec Frais, Surgelé, sec Réception & Stockage surgelé (-18°C) Zone réception, Tri, stockage produits « frais » (+4°C) Préparation &distribution produits « frais » (+4°C) Zone de préparation Surgelé (-18°C) Zone « Libre-service » L’Administrateur du Système : Le pilote des flux de la BA Zone de Préparation « Secs »

Administrateur = pilote de l’organisation Responsabilité Entrée Quatre nouvelles fonctions clés – Missions - Compétences Administrateur = pilote de l’organisation Responsabilité Entrée Pointeur Responsabilité Sortie Interface avec les associations Gère des planning Valide les commandes Saisie des commandes Lance les vagues de préparation Gestion et contrôle des stocks Contrôle de stock (phasage stock) Gere et prépare les inventaires Saisie de commandes d’appro Divers Assure l’interface avec la FFBA Edite les étiquettes (back up) Édite les fiches de préparation & réception Permanent et patron de son activité (équipe de réception) Travaille en binôme avec le « pointeur » S’assure du contrôle physiques des entrées et garanti la continuité du processus Valide les flux (Système) Contrôle des quantités livrées par fournisseurs (reçues, mouvementés, stockées) Garanti l’enregistrement des transactions en temps réel Saisie des entrées. Contrôle de l’activité . Contrôle du respect des procédures de réception. Garanti le respect des procédures d’entrées de denrées Garanti les réceptions physiques , enregistre les quantités reçues. Assure la pesée des produits dès leur réception Respecte les procédures de réception. Travaille en binôme avec le responsable entrée. Bon relationnel avec les équipes de chauffeurs. Bon relationnel avec les associations Garanti la pesée et l’enregistrement physiques des sorties (associations, dons, destructions) en temps réels Contrôle les sorties de denrées Respecte les procédures de sanitaires et opérationnelles. Maitrise des outils informatiques Connait les circuits de produits au sein de l’entrepôt. S’assure du respect de consignes de sécurité et la circulation des associations. Assure le transfert de propriété. Compétences Maitrise de l’application informatique Bon relationnel, connaissance des relations associations. Expérience en gestion de flux et des inventaires. Familier de l’exploitation d’un entrepôt et des réglementations. Esprit d’initiative Bon relationnel, doté d’une expérience de management, autonome, dynamique. Connaissance de la GMS Expérience en gestion des procédures de réception. Travail en équipe Méthode et organisation Rigoureux, respectueux des procédures. Sait travailler en binôme. Connaissance du secteur du transport – de la GMS Bon relationnel - sens du contact Bon relationnel - sens du contact. Rigoureux, respectueux des procédures internes à la BA. Sait travailler en équipe Connaissance du secteur associatif. Est force de proposition pour optimiser l’organisation en place

Les points de vigilance « clés » Polyvalence des équipes : Administrateur Responsabilité entrée + Pointeur Responsabilité sortie Mettre en place des solutions « binôme » L’administrateur du système (pilote de flux) Contrôle des entrées (poste atelier- « Responsabilité entrée - « pointeur ») Contrôle des sorties (poste atelier- « Responsabilité sortie-distribution ») Pesée systématique : Entrée : Ramasse - frais - sec Sortie : produits - distribution Contrôle chaque fin de journée pour les produits frais issus de la ramasse (bouclage de stock) avant lancement de la journée suivante.

Edition en temps réel d’un BL dans l’entrepôt pour toute sortie Points clés (suite) 5. Mise en place du Protocole de Sécurité (application du décret du 26 avril 1996 - code du Travail R237-1 à 28) pour les opérations de chargement / déchargement. Edition en temps réel d’un BL dans l’entrepôt pour toute sortie Associations Dons interne/autre Destruction, etc. 7. Lotissement des produits sensibles. Prise en compte des n° de Lot fournisseurs afin d’anticiper une gestion d’alerte Alimentaire (traçabilité produits). Préparation des contenants pour la collecte (cartons, bacs, palettes).