Comment recueillir, limiter, contrôler et communiquer des données sur l’espace à l’échelle de l’université Présentation : Planification et administration de l’espace par l’entremise du Web - Memorial University of Newfoundland CAUBO Charlottetown, Île-du-Prince-Édouard, juin 2007 Préparé par : Margaret Michalak, directrice de la planification et de l’administration de l’espace

Planification et administration de l’espace par le Web Objectifs de la présentation Comment recueillir, limiter, contrôler et communiquer des données sur l’espace dans toutes les unités de l’Université Comment recueillir, limiter, contrôler et communiquer des données sur l’espace dans toutes les unités de l’Université –Besoins de base en matière d’information sur l’espace –Avantages et inconvénients des systèmes traditionnels de gestion de l’espace –Systèmes de gestion de l’espace basés sur le Web utilisés à l’Université Memorial –Que sont les systèmes de gestion visuels et les systèmes GIAO? –Obstacles associés aux applications de gestion de l’espace –Développement de logiciels Gestion de l’espace – Facultés et départements Gestion de l’espace – Facultés et départements Structure des données relatives à l’espace des universités canadiennes Structure des données relatives à l’espace des universités canadiennes

Éléments de base de la gestion de l’espace (méthodes traditionnelles) AVANTAGES Outils répandus et peu coûteux Outils répandus et peu coûteux Plans d’étage habituellement mis à jour dans AutoCAD ou un système similaire Plans d’étage habituellement mis à jour dans AutoCAD ou un système similaire Pas besoin de donner une formation particulière au personnel Pas besoin de donner une formation particulière au personnel Responsabilité limitée ou nulle quant au partage de données (transfert électronique) Responsabilité limitée ou nulle quant au partage de données (transfert électronique) Planification et administration de l’espace par le Web 1.Données sur l’espace (MS Access, Excel ou autre système) 2.Plans d’étage des bâtiments (AutoCAD)

Systèmes de gestion de l’espace traditionnels AVANTAGES Outils répandus et peu coûteux (MS Access, Excel ou autre) Outils répandus et peu coûteux (MS Access, Excel ou autre) Plans d’étage habituellement mis à jour dans AutoCAD ou un système similaire Plans d’étage habituellement mis à jour dans AutoCAD ou un système similaire Pas besoin de donner une formation particulière au personnel Pas besoin de donner une formation particulière au personnel Responsabilité limitée ou nulle quant au partage de données (transfert électronique) Responsabilité limitée ou nulle quant au partage de données (transfert électronique) Planification et administration de l’espace par le Web Inconvénients Utilisés par un nombre limité de personnes (généralement une seule) Utilisés par un nombre limité de personnes (généralement une seule) Rapports fondés sur les données saisies, pas de mise à jour automatique d’après d’autres sources Rapports fondés sur les données saisies, pas de mise à jour automatique d’après d’autres sources Pas de confirmation visuelle, changements difficiles à repérer Pas de confirmation visuelle, changements difficiles à repérer Pas de relation directe (lien) entre la base de données sur l’espace et le plan d’étage (aménagement de l’immeuble) Pas de relation directe (lien) entre la base de données sur l’espace et le plan d’étage (aménagement de l’immeuble) Données stockées dans des systèmes distincts (info versus graphiques) Données stockées dans des systèmes distincts (info versus graphiques)

Nouvelle approche – Systèmes de gestion visuels Nouvelle approche – Systèmes de gestion visuels « Facilities Atlas » (atlas des installations), outil de gestion de l’espace basé sur le Web utilisé par l’Université Memorial « Facilities Atlas » (atlas des installations), outil de gestion de l’espace basé sur le Web utilisé par l’Université Memorial Planification et administration de l’espace par le Web

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Systèmes de gestion visuels Fournir une source unique d’information Fournir une source unique d’information –L’accès centralisé améliore le service à la clientèle. Comporte des options basées sur le Web pour la collecte et la mise à jour des données ainsi qu’un accès contrôlé au contenu et aux options d’impression par le Web Une seule application ou plusieurs liées entre elles Une seule application ou plusieurs liées entre elles –Tous les programmes intégrés au système travaillent simultanément et présentent des résultats sous une forme qui correspond à la façon dont les gens pensent et apprennent – par des images et des diagrammes associés à des faits et des chiffres. –Les outils qui composent le système travaillent harmonieusement pour établir des liens entre les enregistrements des bases de données, les schémas des bâtiments, les organigrammes, des images et des diagrammes pour fournir l’accès facile aux enregistrements sur l’espace, l’accès en temps réel aux plans d’étage (possibilité de zoom) et des options d’impression. –Le système fournit la superficie exacte (pieds carrés ou mètres carrés) dans la mesure de l’exactitude du plan d’étage électronique. Les rapports en temps réel contribuent à une meilleure prise de décisions Les rapports en temps réel contribuent à une meilleure prise de décisions La facilité d’apporter des modifications réduit le coût associé à la tenue de renseignements exacts et à jour La facilité d’apporter des modifications réduit le coût associé à la tenue de renseignements exacts et à jour Planification et administration de l’espace par le Web

APPLICATION « FACILITIES ATLAS » – STRUCTURE Planification et administration de l’espace par le Web 1.FM Space Forms – Application de saisie de données par le Web pouvant exporter et importer des données MS Access, MS Excel ou d’autres formats texte 2.Plans d’étage AutoCAD pouvant être importés dans l’application Facilities Atlas ou liés directement à celle- ci à partir d’AutoCAD. Toutes les mises à jour doivent être faites dans AutoCAD. AutoCAD R. Application APERURE (Serveur et Internet) Données sur l’espace et le personnel (application de saisie par le Web) MISES À JOUR PAR LE SERVICE « PROJECT DESIGN & DRAFTING OFFICE, Service de gestion des immeubles MISES À JOUR SAISIES PAR 97 coordonnateurs de l’espace représentant 115 unités Plans d’étage des immeubles LIEN DIRECT OU TRANSFERT ÉLECTRONIQUE VERS D’AUTRES APPLICATIONS

Accès en ligne aux plans d’étage des immeubles et à la base de données sur l’espace Accès en ligne aux plans d’étage des immeubles et à la base de données sur l’espace Options d’impression Options d’impression Rapports annuels sur l’espace et le personnel transmis aux doyens, directeurs et chefs de département Rapports annuels sur l’espace et le personnel transmis aux doyens, directeurs et chefs de département Confirmation visuelle de l’attribution d’espace Confirmation visuelle de l’attribution d’espace Système de mise à jour basé sur le Web Système de mise à jour basé sur le Web Reconnaissance de l’importance d’utiliser l’espace de façon adéquate Reconnaissance de l’importance d’utiliser l’espace de façon adéquate Possibilité de recourir à cet outil à des fins de planification (enseignement et recherche, administration) Possibilité de recourir à cet outil à des fins de planification (enseignement et recherche, administration) Planification et administration de l’espace par le Web Principaux avantages : pour la communauté universitaire

Au cours de la dernière année, l’application Facilities Atlas a servi à planifier un grand nombre de projets de relocalisation d’envergure qui, après approbation (par le Senior Executive Space Committee), ont été menés à terme avec succès et ont permis d’améliorer l’occupation de l’espace pour toutes les unités touchées. Ce projet a fait intervenir 5 départements et 54 bureaux situés dans 3 endroits différents. Au cours de la dernière année, l’application Facilities Atlas a servi à planifier un grand nombre de projets de relocalisation d’envergure qui, après approbation (par le Senior Executive Space Committee), ont été menés à terme avec succès et ont permis d’améliorer l’occupation de l’espace pour toutes les unités touchées. Ce projet a fait intervenir 5 départements et 54 bureaux situés dans 3 endroits différents. Un domino de changements se poursuivra au cours de la présente année, puisque nous prévoyons relocaliser 5 autres départements de la Faculté des arts, soit 106 bureaux (superficie de plus de pieds carrés). Ce projet très attendu permettra de consolider quelques départements en un même endroit, ce qui aura pour effet d’améliorer la qualité de l’espace et les relations de travail entre professeurs et étudiants. Toute cette phase de planification s’est appuyée sur de l’information provenant de l’application Facilities Atlas. Celle-ci a servi à reconcevoir et évaluer les plans d’étage pour tenir compte de tous les changements proposés, des évaluations de coûts, de la logistique, de la coordination et des travaux d’exécution proprement dits. Un domino de changements se poursuivra au cours de la présente année, puisque nous prévoyons relocaliser 5 autres départements de la Faculté des arts, soit 106 bureaux (superficie de plus de pieds carrés). Ce projet très attendu permettra de consolider quelques départements en un même endroit, ce qui aura pour effet d’améliorer la qualité de l’espace et les relations de travail entre professeurs et étudiants. Toute cette phase de planification s’est appuyée sur de l’information provenant de l’application Facilities Atlas. Celle-ci a servi à reconcevoir et évaluer les plans d’étage pour tenir compte de tous les changements proposés, des évaluations de coûts, de la logistique, de la coordination et des travaux d’exécution proprement dits. Planification et administration de l’espace par le Web Principaux avantages : exemples de grands projets

Systèmes de gestion visuels (description globale) CAFM – acronyme de « Computer Automated Facilities Management CAFM – acronyme de « Computer Automated Facilities Management » (gestion des installations assistée par ordinateur, GIAO)  Exemples de produits (marques) plus connus  CAFM  ARCHIBUS  FM:Sytems Aperture (gestion visuelle et application GIAO) Aperture (gestion visuelle et application GIAO)  Guardian Global FM  Vision FM  WebWork  TMA Systems Planification et administration de l’espace par le Web

Systèmes de gestion des installations assistée par ordinateur (GIAO) Planification et administration de l’espace par le Web Catégories (peuvent être utilisées séparément ou être combinées) Entretien des bâtiments Entretien des bâtiments Gestion des biens de l’entreprise Gestion des biens de l’entreprise Entretien et gestion de l’équipement Entretien et gestion de l’équipement Gestion des installations Gestion des installations Calendrier d’entretien Calendrier d’entretien Gestion immobilière Gestion immobilière Gestion des services Gestion des services Gestion des autorisations de travail Gestion des autorisations de travail Réservations de salles Réservations de salles Gestion des services extérieurs Gestion des services extérieurs Entretien préventif Entretien préventif Etc. Etc.

Obstacles à surmonter Temps à consacrer à la conception et à la mise en œuvre Affectation du personnel (plus d’une personne, constituer une équipe) Contrôle de routine de l’entretien – attribution des responsabilités, lorsque divers contrôles relèvent d’unités différentes (bureau de dessin – mise à jour des graphiques; administration – contrôle de la base de données) Contrôle de routine de l’entretien – attribution des responsabilités, lorsque divers contrôles relèvent d’unités différentes (bureau de dessin – mise à jour des graphiques; administration – contrôle de la base de données) Communications avec les coordonnateurs de l’espace (toutes les unités de l’université), séances de formation pour les remplaçants, analyse des données, assistance Communications avec les coordonnateurs de l’espace (toutes les unités de l’université), séances de formation pour les remplaçants, analyse des données, assistance Mises à niveau des logiciels, nouvelles versions (engagement financier) Mises à niveau des logiciels, nouvelles versions (engagement financier) Planification et administration de l’espace par le Web

Orientations en matière de développement de logiciels Les dernières années ont donné lieu à des améliorations de grande envergure : Les dernières années ont donné lieu à des améliorations de grande envergure :  Accès Web et sécurité  Navigation dans l’application (options intégrées), accès aux données et aux plans d’étage, options de recherche  Options d’impression  RAPIDITÉ de l’application sur Internet  Rapports et données tirés de diverses sources Planification et administration de l’espace par le Web

Gestion de l’espace – À l’échelle des facultés et des départements Gestion de l’espace – À l’échelle des facultés et des départements –Comités responsables de l’espace  Être responsable de l’utilisation adéquate de l’espace attribué  Analyser les demandes d’espace provenant des départements, présenter des recommandations et prendre des mesures  Fournir des lignes directrices à l’intention des nouveaux directeurs de département pour tout ce qui touche l’espace –Lignes directrices relatives à l’espace  Lignes directrices relatives à l’espace à l’intention de la Faculté des sciences de l’Université Memorial Planification et administration de l’espace par le Web

 Lignes directrices relatives à l’espace à l’intention de la Faculté des sciences de l’Université Memorial Planification et administration de l’espace par le Web

Structure des données relatives à l’espace des universités canadiennes Structure des données relatives à l’espace des universités canadiennes –Normes définies pour les catégories d’espace et la désignation des salles –« Blocs de construction » du Conseil des universités de l'Ontario Normes nationales associées aux catégories d’espace et à la désignation des salles Normes nationales associées aux catégories d’espace et à la désignation des salles – –Adoption de critères communs pour les enquêtes et les statistiques relatives à l’espace Planification et administration de l’espace par le Web

Merci