SEMINAIRE A L’INTENTION DES OPERATEURS ECONOMIQUES SUR L’OPTIMISATION DE LA PARTICIPATION A UNE FOIRE COMMERCIALE       Présentateurs : MM Kwamé MEYISSO Consultant en Commerce International Kuéku-Banka JOHNSON Directeur du Centre Togolais des Expositions et Foires de Lomé 28 et 29 Août 2014

INTRODUCTION Le monde actuel est un monde de communication et de consommation. Pour produire ou vendre, il faut connaître les besoins des consommateurs ou utilisateurs et il faut se faire connaître d’eux par différents canaux de communication : panneaux publicitaires, publicité sur les chaînes de télévisions et de radios, distribution de prospectus, organisation des rencontres B to B, foires- expositions etc. Parmi tous ces moyens de promotion commerciale, le plus performant et le plus complet est sans nul doute une foire commerciale. Une foire commerciale qu'est ce que c'est? Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

A. DÉFINITION D'UNE FOIRE COMMERCIALE Une foire est une manifestation de promotion commerciale se tenant à des périodes fixes dans un même lieu et permettant la rencontre entre producteurs/ fournisseurs et des acteurs tels que les distributeurs, les clients, les consommateurs.  Une foire peut avoir une portée locale, régionale, nationale ou internationale. Elle peut aussi avoir ou non un thème commun à l'ensemble des vendeurs rassemblés. Participer à une Foire commerciale, c’est aussi faire la fête dans la réjouissance et le divertissement. C’est pourquoi plusieurs actions en dehors de l’exposition sont menées pour meubler la manifestation. Il s’agit entre autres :   Des rencontres d’affaires (B to B), des tables rondes, des conférences et colloques) ; Des manifestations culturelles ; Des journées de promotion (pays ou entreprises) ; Des soirées de récompenses ; Des concerts et animations podium On doit distinguer une foire d’un salon, les deux ayant de similitudes. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

En effet, un salon quand à lui présente des produits ou des services appartenant à une liste limitative déterminée par l’organisateur (c’est à dire un secteur donné). Lorsqu'il s'adresse à des professionnels, il est qualifié de salon professionnel. Exemple du SIAO (Salon International de l’Artisanat de Ouagadougou) au Burkina- Faso, SIL (Salon International de la Lingerie en France) et le SIERL (Salon International des Energies Renouvelables) à Lomé. Ainsi une foire se distingue d'un salon par le fait que les biens et services exposés ne se réfèrent pas à une liste limitative déterminée par l'organisateur et qu'elle ne s'adresse pas seulement à des visiteurs professionnels. Cependant la participation à une foire ou à un salon nécessite une préparation minutieuse si l’on veut en tirer le maximum de profit pour son entreprise. Pour se faire des actions précises doivent être menées avant, pendant et après la manifestation. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

B. POURQUOI PARTICIPER A UNE FOIRE On participe à une foire pour : Nouer des contacts d’affaires Se faire connaître Conquérir le marché en faisant la promotion de ses produits et services Vendre des produits et services Développer son chiffre d’affaires et accroître ses marges Fidéliser les clients existants Conquérir de nouveaux clients Tester des produits/ services/ technologies S’informer sur les nouvelles technologies S’informer sur des produits concurrents Se préparer pour passer à l’international Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

C. COMMENT PARTICIPER A UNE FOIRE Pour participer à une foire, il faut suivre un cheminement indispensable à l’atteinte des objectifs escomptés Choisir la foire appropriée : il faut faire un travail de recherche d’informations à cet effet. Définir ses objectifs et élaborer un budget Préparer sa participation à la foire (produits à promouvoir, technologies nouvelles, etc.) Promouvoir sa participation à la foire par un plan marketing et de publicité Acquérir et construire le stand Organiser la gestion du stand Accueillir les visiteurs du stand Discuter affaires avec les visiteurs Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

C1- LES ACTIVITES AVANT LA FOIRE 1- Choisir la foire appropriée Pour s’engager dans une foire, il faut faire une estimation approfondie de la qualité, de la réputation et de la pertinence de cette foire pour le produit qu’on veut promouvoir ou vendre. Cette étude doit porter sur : Le profil de la foire : quinzaine commerciale, foire nationale, foire régionale ou internationale Le profil des produits : artisanaux, industriels, consommation courante, nouvelles technologies, etc. Le profil des exposants : Chercher à connaitre le nombre et les types d’entreprises qui participent à la foire ; S’informer sur leur poids dans le secteur ou dans la branche d’activité ; Connaitre la répartition des participants (nationaux/ étrangers) ; Connaitre la localisation des différents stands nationaux Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

2 - Définir ses objectifs Les foires/salons/expositions sont des moyens efficaces pour atteindre de multiples objectifs commerciaux. Ils permettent : De séduire de nouveaux clients. D’entretenir de bonnes relations avec les clients existants. De promouvoir une gamme de produits ou services. D’accroitre ses ventes, de faire la promotion de l’image de sa société et de sa marque. De consolider ses relations publiques en suscitant l’intérêt des médias. De tester de nouveaux produits en termes de style, de qualité, de prix et de conformité aux attentes du marché. De recueillir des informations sur ces produits et sur l’image de sa société. De s’informer sur la concurrence et sur son propre potentiel. De recueillir les noms des distributeurs traitant de ces produits. De s’informer sur les innovations et les nouvelles technologies. De conclure des alliances et de mettre en place des collaborations. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

3 - Préparer sa participation à la foire La participation à une foire est l’occasion pour l’entreprise de tout mettre en œuvre pour attirer le plus grand nombre possible de clients (prospects) sur le stand ; le coût de cette participation peut paraitre élevé mais les retombées sont intéressantes. L’entreprise doit donc établir un planning afin de mieux gérer le temps dont elle dispose jusqu’à l’ouverture de la manifestation. Il faut savoir que l’étape de préparation est décisive car c’est là où se joue le succès ou l’échec de la participation à la manifestation. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

3.1 - PLANNING DE PARTICIPATION Temps Tâches à accomplir Observation 12 mois Location du stand Plus le stand sera réservé à l’avance, plus l’entreprise bénéficiera d’un emplacement stratégique. 11 mois Sélection des produits à exposer Les produits seront choisis en fonction du public visé. 10 mois Etude de la décoration du stand Réservation de l’hôtel La décoration doit être étudiée de manière rigoureuse, car elle influence le passage des visiteurs.   Il faut réserver l’hôtel à l’avance car en période d’exposition, les hôtels sont souvent complets. 9 mois Conception du stand La période de la conception du stand varie suivant le type de stand. Un stand personnalisé demande une période plus longue qu’un stand livré par

Préparation du matériel à exposer l’organisateur.   Il faut penser à un emballage adapté au mode de transport. 8 mois Réservation des branchements d’eau, d’électricité (téléphone, fax &) 7 mois Mise au point d’une politique promotionnelle L’animation du stand accentue l’impact de la participation. Certains stands se démarquent des autres grâce à ce critère 6 mois Choix des hommes et des hôtesses Choisir des professionnels. 5 mois Formation du personnel L’accueil doit être impeccable, c’est pourquoi une formation préalable est indispensable. 4 mois Vérification du matériel Réservation du transport du matériel Préparation de la documentation d’entreprise (plaquette, catalogue) Réservation de la publicité dans le catalogue des exposants Pour le transport de la marchandise, il est conseillé de faire appel à un transitaire possédant une expérience en matière d’expositions. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

Réservation des billets d’avion Vérification des passeports 3 mois Réservation des billets d’avion   Vérification des passeports Préparer les cartons d’invitations Les invitations sont les meilleurs moyens d’assurer des visiteurs et de fidéliser sa clientèle. 2 mois Faire une demande d’assurance foire ou prospection Faire une demande de visas (si nécessaire) Faire les vaccinations requises 1 mois Demande de carnet ATA Envoi des invitations Document douanier international, le carnet ATA permet d’exporter pendant une année, en franchise des droits et taxes d’importation, des marchandises vers plus de 33  pays, y compris les Etats-Unis où le carnet ATA rencontre un véritable succès. Très appréciés par les exportateurs, ils peuvent être très utiles lors d’une prospection à l’étranger ou tout simplement lors de participations à des foires et salons internationaux (pour l’envoi d’échantillons ou de matériel professionnel). Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

Expédition des produits Départ du personnel Aménagement du stand Les derniers jours Expédition des produits Départ du personnel Aménagement du stand Vérification du stand Vérification des produits Contrôle de la sécurité La période d’expédition des produits peut être plus longue en cas de destination lointaine et l’aménagement du stand dépend de l’ouverture du hall d’exposition aux exposants. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

3.2 - ELABORER UN BUDGET Les dépenses à prévoir sont les suivantes : Participer à une foire, c’est bien plus qu’occuper un stand ; c’est un investissement qui doit rapporter à court ou à moyen terme. On doit tout préparer en retenant le meilleur niveau d’investissement permettant d’atteindre ses objectifs. C’est le budget qui synthétise toutes ces considérations Les dépenses à prévoir sont les suivantes : Les frais d’exposition : Location du stand Frais d’inscription et de badges Inscription au catalogue des exposants Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

Les frais d’aménagement :    Les frais d’aménagement : Les cloisons, le mobilier, la décoration L’éclairage, le branchement d’eau Le montage et démontage Le téléphone et fax Les frais de nettoyage du stand Les frais de communication  Les invitations gratuites Les mailings Les brochures et plaquettes Les échantillons et matériels de promotion Les réceptions Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

Les frais liés aux produits Le colisage et l’emballage Le transport et la manutention L’assurance   Les frais de personnel Le transport L’hébergement La nourriture Les interprètes Les frais liés aux dédouanements des produits Les frais de transit Les droits et taxes à payer Les frais liés aux procédures d’admission temporaire Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

FORMALITES DE DOUANES Les informations relatives aux formalités douanières de la Foire Internationale de Lomé Les produits importés pour être exposés à la foire sont sous le régime de l’admission temporaire (AT régime S508). Les produits non originaires de l’UEMOA et de la CEDEAO dits produits tiers supportent un taux forfaitaire de 28% de la valeur en douanes au lieu de 52%. Les produits originaires non agréés de l’UEMOA accompagnés du certificat de produits originaires non agréés sont exonérés de 5.% du taux forfaitaire de 28%, le taux retenu est alors de 23%. Les produits originaires agréés et ceux de l’artisanat traditionnel de l’UEMOA et de la CEDEAO sont exonérés du droit de douane et de la redevance statistique; ils supportent donc un taux de 7%. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

L’inspection est obligatoire. A l’issue de chaque inspection par la douane togolaise, une attestation de vérification (AV) est délivrée pour les déclarations de valeurs jugées recevables (trois critères entrent en jeu : la qualité, la quantité et le prix). A contrario, un avis de refus d’attestation (ARA) est délivré au déclarant. Les dispositions du code des douanes prévoient que toute importation ou exportation de marchandises doit faire l’objet d’une déclaration en douane, même en cas d’exonération de droits et taxes. Cette déclaration doit être établie par les commissionnaires en douane agréés, les propriétaires des marchandises, les bénéficiaires d’un crédit d’enlèvement. Au terme de la foire, les produits non vendus doivent être réexportés ou mis à la consommation après paiement des droits et taxes exigibles. Des laissez-passer remis aux exposants doivent être collés sur les lots de marchandises et les véhicules. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

3.3 - PROMOUVOIR SA PARTICIPATION C’est adopter une communication adaptée Préparez un communiqué de presse annonçant que vous participez à la foire commerciale et faites-le parvenir à diverses revues spécialisées. Si vous présentez un nouveau produit, indiquez-le dans un communiqué de presse.   La plupart des publications spécialisées auront un numéro spécial foire et feront état des nouveautés intéressantes. Les communiqués de presse d’intérêt général devraient être remis aux journaux, aux publications destinées aux consommateurs et aux stations de radio et de télévision. Si vous faites de la publicité dans les revues spécialisées, ajoutez, de façon bien visible, un message indiquant « N’oubliez pas de nous rendre visite au Stand no ! ». Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

Remettez des invitations gratuites à vos vendeurs pour qu’ils les fassent parvenir à leurs clients et aux clients éventuels au moins deux mois avant la tenue de la foire. Ajoutez des rappels sur les factures et les divers états que vous expédiez. Préparez un dossier à envoyer par la poste aux clients actuels et éventuels. Demandez à votre agence de publicité de préparer une publicité spéciale pour la foire qui apparaîtra dans les publications concernées. L’arrivée d’un nouveau produit présentant un intérêt réel devrait être annoncée lors d’une conférence de presse tenue avant ou pendant la foire. Vous pourrez aussi envisager de produire des documents spéciaux pour la foire, ou d’autres documents connexes, pour vous aider à atteindre vos objectifs. Quand vous participez à une foire destinée aux consommateurs, vous auriez avantage à discuter de vos efforts de promotion avec votre agence de publicité pour vous assurer de toucher le plus grand public intéressé par vos produits ou vos services. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

3.4 - EMPLACEMENT, CONCEPTION ET AMENAGEMENT DU STAND Le choix de l’emplacement, de la conception et de l’aménagement du stand dépend des produits, des exposants, des visiteurs escomptés, des activités du stand et de la taille des stands voisins EMPLACEMENT FAVORABLE En face des points d’entrée A droite des portes d’entrée et des Visiteurs Aux extrémités des groupes de stands Le long des allées principales Aux angles des allées A proximité des services de restauration et des attractions spéciales Tourné vers l’entrée d’un hall   Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

EMPLACEMENT DEFAVORABLE Eloigné des points d’entrée Tournant le dos aux activités Aux extrémités des groupes de stands Eloignés des allées principales Le Long des galeries Dans les sections coupées de la salle principale Derrière de larges piliers ou des escaliers Dans les angles au fond de la salle LA CONCEPTION ET L’AMENAGEMENT du stand dépendent du budget que l’on veut y consacrer. Petit ou grand stand Emplacement : angle, frontal ou latéral Aménagement sobre ou grand luxe Les équipements optionnels : chaises, ventilateurs, climatiseurs, réfrigérateurs, équipements vidéo, spots lumineux, décorations, etc.   Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

3.5 - ACTIVITES DE PRE-OUVERTURE Téléphoner aux contacts importants (clients, organismes professionnels, etc.) pour les inciter à venir visiter le stand ou participer aux réceptions organisées par la société. Rappeler au personnel du stand les fonctions qu’il aura à remplir et les objectifs à atteindre ; Le succès de la participation dépendra du professionnalisme du personnel. S’assurer que les assistants et les interprètes sont capables de renseigner les visiteurs sur les produits. Le personnel doit avoir une tenue vestimentaire impeccable ; S’assurer que le personnel porte distinctement le badge de la société. Les obligations des participants: règlement intérieur de la foire Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

C2- ACTIVITES PENDANT LA FOIRE La participation à une foire n’est pas un séjour de villégiature. De façon générale, il faut réaliser le programme établi en matière d’annonces publicitaires, de réceptions d’affaires, de conférences de presse, de distributions de prospectus, de rendez-vous d’affaires, de recueil d’informations, d’observations des actions des concurrents, de recherches de nouveaux produits, de recueil d’adresses de sociétés ou de clients, d’évaluations périodiques des actions menées pour voir si tout se déroule comme prévu.   Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

I. LA GESTION DE STAND I.1- Attitude correcte et courtoise dans le stand Respecter des heures d’ouverture et de clôture des pavillons. Avoir une bonne disposition des produits exposés Ne pas prendre son déjeuner ou son dîner dans le stand Ne pas dormir dans le stand Eviter d’utiliser les instruments de musique sonore Ne pas transformer le stand en lieu de causerie Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

I.2- Accueil des visiteurs Avoir des approches appropriées Etablir l’identité du visiteur (un prospecteur sérieux ou un simple visiteur) Prendre note des demandes (un formulaire de contacts peut être préparé à l’avance) Enregistrer les demandes pour en assurer le suivi Classer les demandes : commande ou simple information Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

I.3- Discuter affaires avec les visiteurs Produits commandés Prix de vente unitaire Quantité commandée Valeur totale de la commande par produit Date et adresse de livraison Prescription d’emballage et d’étiquetage Mode de paiement (coordonnées bancaires, lettre de crédit, chèque, espèces) Clauses et conditions spéciales (réglementation douanière dans le pays du client) Accord sur les dates de confirmation Rédaction et signature de contrat ou de bon de commande Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

Règlement des questions financières. II. Activités à mener à la clôture de l’exposition   Règlement des questions financières. Rédaction de rapport : valeur commerciale de la foire, chiffre d’affaires des produits exposés, potentiel de vente de nouveaux produits, statistiques communiquées par l’organisateur. Emballages : produits exposés, équipements loués (pour récupérer la caution) Publicité finale (en guise de rappel au public). Réservation anticipée pour la prochaine foire en vue d’obtenir un meilleur emplacement. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

C3- ACTIVITES GENERALES APRES LA FOIRE Faire le bilan de l’exposition Analyser les coûts de l’exposition Estimer les ventes immédiates : suivre les transactions non soldées Evaluer le rapport coût/ profit : ratio entre les commandes et la somme investie Evaluer les résultats de l’entreprise durant l’exposition Repérer les activités à améliorer Noter les idées de création ou d’adaptation de produits Elaborer ou modifier les gammes Dresser la liste des produits ainsi que de leurs emballages spécialement adaptés au client et les lui envoyer Identifier les besoins en matière de nouvelles technologies Préparer un plan marketing pour l’année suivante Préparer un plan d’élaboration des produits pour l’année suivante Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

Planifier l’exposition pour l’année suivante Elaborer le plan de production pour l’année suivante ; Calculer le budget du marketing, du développement, des produits et des expositions pour l’année suivante ; Prévoir les dépenses à engager dans le plan de production Repérer les sources de financement pour les plans marketing et de production Suivre les contacts (Relance des contacts dès le retour dans l’entreprise par : Rédiger les lettres de remerciements Réaliser les visites de prospection Envoyer de pochettes d’informations Archiver les statistiques : nombre de visiteurs commerciaux, noms et adresses des représentants des sociétés, domaines d’intérêts, nombre d’échantillons distribués. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

CONCLUSION Les foires et salons professionnels offrent un avantage unique : combiner de manière simultanée et en un seul lieu, toutes les actions marketing, qu’il s’agisse de la recherche de nouveaux clients, de la présentation des produits, de nouer de nouvelles relations d’affaires et surtout de construire une relation «face to face»,  tant avec les clients qu’avec les concurrents, la foire reste un moyen de promotion le plus adapté pour une entreprise. Cependant pour garantir une participation réussie, cela exige une préparation rigoureuse de chaque étape, comme nous venons de le démontrer. Nous croyons qu’après avoir suivis ces deux jours de formations, vous êtes maintenant outillés pour optimiser votre participation aux foires et surtout à la foire internationale de Lomé. Toutefois nous sommes toujours disponibles et disposé à répondre à vos diverses sollicitations pour réussir votre foire. Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014

MERCI POUR VOTRE ATTENTION PENDANT CES DEUX JOURS Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014